Значение и классификация бухгалтерских документов

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

хорошую работу на сайт">

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Кафедра бухгалтерского учета и аудита

Секция «Бухгалтерский учет»

Курсовая работа на тему

Понятие, значение и классификация бухгалтерских документов

Санкт-Петербург 2012г.

Введение

3. Классификация документов

Заключение

Список литературы

Введение

«Нет документа - нет записи!»

Один из принципов бухгалтерского учета.

В условиях развития рыночных отношений и создания широкой сети негосударственных структур, существенно меняется роль бухгалтерии. Вместо простого учетного органа бухгалтерия становится одним из важнейших подразделений, определяющих финансовую стратегию фирмы и влияющих на развитие ее хозяйственной деятельности.

Организационную основу системы бухгалтерского учета на предприятиях и в организациях различных форм собственности составляет документация. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.

Бухгалтерский документ - это письменное свидетельство, которое подтверждает факт совершения хозяйственных операций, право на их совершение или устанавливает материальную ответственность работников за доверенные им ценности.

Документирование операций - сбор, текущее наблюдение, измерение и запись операций в документах. Для рационального ведения бухгалтерского учета на каждом предприятии должна быть установлена схема документирования хозяйственных операций на основе изучения объектов учета, хозяйственных и производственных процессов и системы управления.

Значение документов в бухгалтерском учете чрезвычайно велико. Они являются источником сведений, необходимых для принятия управленческих решений, обеспечивают контроль, за сохранностью материальных ценностей и денежных средств, имеют документальную (юридическую) силу при возникновении споров или предъявлении претензий и исков, являются источником информации о финансово-хозяйственной деятельности с целью анализа и контроля со стороны учредителей, налоговой службы, аудита. От достоверности, реальности и своевременности составления первичных документов зависит качество бухгалтерского учета.

Документальная регистрация хозяйственных фактов, отражаемых бухгалтерским учетом, остается одним из основополагающих требований его ведения и в условиях применения современной вычислительной техники.

Разнообразие хозяйственных операций требует составления различных по своему содержанию и назначению документов, так как по каждой хозяйственной операции составляется свой документ. Правильному составлению и использованию документов в бухгалтерском учете способствует их классификация. Любая классификация служит дополнительным средством познания явления, более углубленного исследования целого и его частей, способом установления системно-структурных связей между элементами.

1. Делопроизводство в бухгалтерии. История бухгалтерской документации

В бухгалтерии, как и в сфере управления в целом, все работают с документами как с носителями информации. Документ является объектом и результатом труда в сфере управления.

ГОСТ определяет документ как “материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве”. Из определения документа видно, что главное назначение документа, причина его появления - необходимость зафиксировать информацию.

С древнейших времен дошли до нас различные виды документов, с помощью которых мы узнаем историю своей страны, особенности быта и различных отношений, складывающихся в те далекие времена.

Документы возникли вместе с письменностью, вначале как средство закрепления имущественных отношений, а затем, с развитием письменности, стали средством общения, передачи информации. Документы являются одним из важнейших хранилищ человеческой памяти.

В России к началу XVII века первым сложилось приказное делопроизводство. Приказами в то время именовались органы государственной власти. Документы имели форму свитка, составлявшего в длину от 10 до 100 метров.

При Петре первом было введено коллежское делопроизводство, более прогрессивное по сравнению с приказным. Коллегиями назывались центральные учреждения, ведавшие отдельными отраслями государственного управления.

В начале XIX века коллегии были заменены министерствами, коллегиальность в руководстве сменилась единоличием. Сложилось исполнительское делопроизводство. Появились бланки служебных документов, началось внедрение механизации конторского труда.

В годы Советской власти было выработано делопроизводство, характерное для централизованного управления народным хозяйством. В практике документооборота был установлен единый порядок документирования, внедрены стандартные требования к форме и структуре документов. Установлен типовой состав информационных элементов документов. Была предпринята попытка введения Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД). В целях применения средств вычислительной техники в ряде отраслей осуществлялось освоение унифицированных систем документации, позволяющих одновременно использовать их и при традиционных методах обработки документов.

В настоящее время сложившейся система обработки бухгалтерских документов развивается с учетом специфики рыночных отношений, механизации и компьютеризации делопроизводства.

Зафиксировав информацию, документ тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возращение к информации во времени. Документ, регистрируя явления, выполняет функцию учета, используется как доказательство чего-либо. Таким образом, документ может выполнять несколько функций.

Особое место среди документов бухгалтерии занимает организационно-распорядительная документация, обеспечивающая как организацию работы бухгалтерии (положения о бухгалтерии, должностные инструкции сотрудникам бухгалтерии), так и нормативно-правовую основу многих финансовых и расчетно-денежных операций (приказы и распоряжения, акты ревизий, докладные и объяснительные записки и др.).

Правильное составление и оформление этих документов в соответствии с действующими нормативами - одна из обязанностей работников в бухгалтерии.

Другой существенной стороной ведения делопроизводства бухгалтерии является систематизация и хранение всех образующихся здесь документов, необходимых впоследствии не только для анализа финансово-хозяйственной деятельности фирмы, но и для предъявления этих документов при аудиторской проверке, а также для сдачи на хранение в установленном порядке в ведомственные и государственные архивы Андреева В.И. Делопроизводство в бухгалтерии. - М., 2001..

2. Понятие о документе и значение бухгалтерских документов

Для управления производством в современных условиях большое значение имеет получение своевременной, полной и достоверной информации о совершающихся производственных процессах. Основным источником таких сведений является бухгалтерский учет. Он призван своевременно, правильно и с достаточной аналитичностью отражать все хозяйственные операции при такой группировке данных, которая необходима для принятия наиболее обоснованных решений по управлению производством.

Необходимость ведения бухгалтерского учета в организациях различных видов деятельности определена Федеральным законом РФ “О бухгалтерском учете” и учетной политикой организации, разработанной в соответствии с «Положением по бухгалтерскому учету», от 21.11.1996 №129-Ф3 (ред. от 28.11.2011)

Определяя задачи, стоящие перед бухгалтерской службой любой организации, следует отметить, что ими являются:

Формирование полной и достоверной информации о хозяйственных процессах и финансовых результатах деятельности организации, необходимой для оперативного управления, а также для ее использования инвесторами, кредиторами, налоговыми и финансовыми органами, банками и иными заинтересованными лицами:

Обеспечение контроля, за наличием и движением имущества, использованием материальных, трудовых, и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами;

Своевременное предупреждение негативных явлений в финансово-хозяйственной деятельности, выявление и мобилизация внутрихозяйственных резервов.

Выполнение этих задач напрямую зависит от полноты и своевременности отражения на счетах бухгалтерского учета хозяйственных операций, осуществляемых организацией в процессе своей деятельности, что в свою очередь является следствием документального оформления совершенных хозяйственных операций. От правильности его выполнения зависит достоверность учетной информации, представляемой бухгалтерией организации ее пользователям. Поэтому в организациях процессу документирования хозяйственных операций должно уделяться большое внимание со стороны не только работников бухгалтерских служб, но и работников других структурных подразделений, поскольку эффективность ведения бухгалтерского учета в организациях зависит от правильной организации работы с документами.

Если в организации не создана система организации и ведения первичного учета, то не будет эффективно работать система управления при принятии необходимых управленческих решений.

Что касается документирования хозяйственных операций с точки зрения действующего законодательства, то согласно ст. 9 Закона РФ “”О бухгалтерском учете» все хозяйственные операции должны отражаться в учете на основании оправдательных документов.

Начальным звеном в цепочке функционирования хозяйственного учета является первичное наблюдение.

Основным способом первичного отражения и контроля всех хозяйственных операций является документация (документирование).

Как элемент метода бухгалтерского учета документация - это способ сложного и непрерывного отражения хозяйственных операций с целью получения о них данных, требующихся для ведения текущего бухгалтерского учета и контроля, за ними. Документация является как формой и способом отражения хозяйственных операций, так и средством обоснования учетных записей и источником составления свидетельств (доказательств) для решения различных экономических и правовых вопросов.

Обязательным условием отражения хозяйственных операций в системном бухгалтерском учете является оформление их первичными документами, обладающими определенными характеристиками и отвечающими соответствующим требованиям, предъявляемым к ним.

Документ (от латинского: образец, свидетельство) представляет собой письменное свидетельство действительного совершения хозяйственных операций, а также права на ее совершение.

Бухгалтерский документ содержит данные о факте хозяйственной деятельности, которые подлежат обработке и отражению на счетах. Оформление документа должно соответствовать всем юридическим нормам и служить доказательством отражаемого факта. Следовательно, бухгалтерским документом можно назвать любой материальный носитель данных, который позволяет юридически доказательно подтвердить хозяйственные факты и право на их совершение.

Документы в системе бухгалтерского учета имеют важное практическое, юридическое, контрольно-аналитическое, организационно-управленческое и экономическое значение.

Ш Практическое значение документов в оперативно-хозяйственной деятельности предприятий заключается в том, что они используются для передачи распоряжений от распорядителя к исполнителям, т.е. в них правильно, точно и своевременно регистрируются все распорядительные и исполнительные действия. Они подтверждают достоверность и точность данных счетов бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, помогают выявить возможные ошибки в бухгалтерских записях.

Ш Юридическое (правовое) значение документов заключается в том, что, подтверждая правильность зарегистрированных в учете фактов, документы являются неопровержимым доказательством при спорах, возникающих между данным предприятием и другими организациями и лицами. Данные документов используются в качестве получения аудиторских доказательств для составления аудиторского заключения о достоверности бухгалтерской отчетности экономического субъекта хозяйствования

Судебные органы и арбитраж признают за документами юридическую силу письменного свидетельства в том случае, когда они составлены своевременно и оформлены надлежащим образом.

Ш Контрольно-аналитическое значение документов заключается в том, что посредством документации контролируется правильность совершения хозяйственных операций, ведется анализ производственно-хозяйственной и финансовой деятельности, выявляются причины любых хозяйственных нарушений. Они служат источником контрольных данных при осуществлении внутрихозяйственного контроля, за движением имущества с целью установления законности и экономической целесообразности хозяйственных операций. Такие документы являются источником получения аудиторских доказательств, для внешних аудиторов при проведении, аудиторских проверок, служат также и основанием проведения и источником информации контроля и ревизии, судебно-бухгалтерской экспертизы по определению суда или следственных органов.

В процессе оформления и обработки документов осуществляется самоконтроль за соблюдением расчетно-платежной и кредитной дисциплины, за экономным и рациональным расходованием материальных и трудовых ресурсов в первичных подразделениях предприятия.

Ш Организационно-управленческое значение документов заключается в том, что именно они являются источником оперативной информации для принятия организационных и управленческих решений для регулирования процессов деятельности предприятия. С помощью информации бухгалтерских документов можно добиваться взаимодействия всех функций управления (учета, планирования, прогнозирования, контроля, анализа, регулирования) и всех систем хозяйственного механизма для достижения намеченных экономических показателей и получения максимума прибыли от деятельности предприятия.

Ш Экономическое значение документов заключается в том, что они играют важную роль в укреплении хозяйственного расчета на предприятии и в его отдельных центрах ответственности, базирующегося на принципах самоконтроля, самоокупаемости и самофинансирования. Данные документов используются для определения экономических и производственных показателей деятельности предприятия.

первичный учетный бухгалтерский документ

3. Классификация документов

Бухгалтерские документы как носители информации подлежат Единой системе классификации и кодирования (ЕСКК). Код заменяет название объекта и служит средством его идентификации. Он указывается в целях упрощения обработки учетной информации в первичных учетных документах. Такая кодификация удобна при автоматизированной обработке информации. Классификации имеют силу стандарта, поэтому обязательны для всех хозяйственных субъектов. Важная роль в деле унификации, стандартизации и упорядочения документов принадлежит действующим ГОСТам, ЕГСД, межотраслевым типовым проектным решениям (ТПР), пакетам прикладных программ (ППП), комплексной автоматизации обработки данных бухгалтерского учета с применением ЕС ЭВМ.

Для отражения хозяйственных операций в организациях используется большое количество разнообразных документов. Позн0ание особенностей составления и назначения бухгалтерских документов осуществляется путем их научной классификации. Классификацию документов проводят по различным принципам: по назначению документов в бухгалтерском учете, объему содержания сведений, способу отражения операций, количеству учетных позиций, порядку заполнения, форме, воспроизведению информации, срокам хранения (рис.1).

1) По назначению бухгалтерские документы делят на: распорядительные, исполнительные (оправдательные), бухгалтерского оформления и комбинированные.

Распорядительные документы - это документы, содержащие распоряжения на выполнение определенных хозяйственных операций. К ним относятся приказы, распоряжения, чеки на получение денежных средств со счетов в банке, доверенности на получение товарно-материальных ценностей, расходные кассовые ордера и др. Однако они не подтверждают факта осуществления хозяйственной операции, а поэтому основанием для учетных записей они не являются.

Исполнительные (оправдательные) документы представляют собой документы, удостоверяющие факты совершения хозяйственных операций. Они составляются в момент совершения операции и представляют собой первый этап учетной регистрации. К ним относят: накладные на выдачу материальных ценностей, ведомости на получение материальных ценностей, учетные листы на сдельную работу, приходные кассовые ордера и др. Исполнительные (оправдательные) документы являются источником информации текущего и последующего контроля хозяйственных операций.

Документы бухгалтерского оформления - это такие документы, которые создаются работниками бухгалтерской службы организации для упрощения и ускорения учетных записей, а также с целью подготовки исполнительных (оправдательных) и распорядительных документов для отражения в бухгалтерском учете. К ним относятся: бухгалтерские справки, расчеты себестоимости продукции, расчетно-платежные ведомости, накопительные ведомости и т.п.

Комбинированные документы объединяют признаки распорядительных, оправдательных и документов бухгалтерского оформления. Они служат одновременно и распоряжением на выполнение данной операции и оправданием ее выполнения, фиксируют совершенную операцию и в то же время содержат указания о порядке отражения ее на счетах. Эти документы находят широкое применение, так как объединение признаков ряда документов сокращает их поток, что упрощает работу бухгалтерского аппарата. К ним относятся: приходные и расходные кассовые ордера, платежные поручения и требования, учетные листы на выполненные работы, авансовые отчеты подотчетных лиц и т.п.

2) По объему содержания сведений документы делятся на: первичные и сводные.

Первичными называются документы, которые составляются в момент совершения хозяйственной операции (содержится первоначальная исходная информация о конкретных операциях). К ним относятся: приемо-сдаточные акты, накладные, чеки и др.

Сводными называются документы, составляемые на основе первичных документов и отражающие ряд однородных по экономическому содержанию операций в течение определенного периода времени. К ним относятся: авансовый отчет об израсходовании суммы ранее полученной под отчет, отчеты кассира, отчеты о движении продуктов и материалов и др. Данные документы имеют большое значение для сокращения учетной работы и количества составляемых бухгалтерских документов.

3) По способу отражения операций (способу использования) документы делят на: разовые и накопительные.

Разовые документы составляются для отражения данных об одном или несколько однородных, совпадающих по времени фактах хозяйственной деятельности. К ним относятся: приходные и расходные кассовые ордера, авансовые отчеты, счета фактуры, требования, накладные и др.

В накопительных документах отражаются однородные хозяйственные операции в течение определенного периода (дня, декады, месяца). К ним относятся: ведомости на получение материалов, ведомости, реестры, учетные листы на сдельную работу и др. Следует отметить, что накопительные документы отличаются от сводных тем, что сводный документ составляется на основании первичных документов, является их сводкой, а накопительный представляет собой первичный документ, составляемый постепенно, путем накапливания операций.

4) По месту составления документы подразделяются на: внутренние и внешние.

Внутренние - документы, оформляемые в организации и имеющие внутреннее применение. К ним относятся: приходные и расходные кассовые ордера, авансовые отчеты, табели учета рабочего времени, документы бухгалтерского оформления и др.

Внешние - составляемые в других организациях, но используемые в бухгалтерском учете данного предприятия. Это: платежные поручения, товарно-транспортные накладные, счета фактуры и др.

5) По способу обработки (по способу заполнения) документы подразделяются на: документы составляемые вручную, на пишущей машинке и на ЭВМ.

6) По количеству учетных позиций документы различают однострочные (однопозиционные) и многострочные (многопозиционные). Однопозиционными называются документы, в которых регистрируются операции одной позиции (одно наименование продукции, материалов), а документы, в которых регистрируются операции нескольких определенных видов объектов, называются многопозиционными (многострочными). Многострочные документы находят в последнее время широкое применение в практической учетной работе. Преимущество их в уплотнении информации, т.к. справочные сведения по учитываемому объекту заносятся в такие документы один раз. Они более удобны в условиях автоматизации учета.

7) По форме документы выделяют типовые (унифицированные) и специализированные. Типовые (унифицированные) - это документы, утверждаемые в установленном порядке и предназначенные для оформления однородных операций в организациях с различной формой собственности и различными отраслевыми особенностями. К ним относятся: авансовые отчеты, платежные поручения, платежные требования и т.п. Они обязательны к применению всеми организациями, независимо от форм собственности, осуществляющими деятельность на территории РБ.

Автоматизация бухгалтерского учета расширяет возможности разработки и применения типовых (унифицированных) первичных документов и их электронных версий.

Специализированные документы применяются в отдельных отраслях экономики республики (путевые листы строительных машин, в сельском хозяйстве - карточка учета надоя молока и др.)

8) По воспроизведению информации документы подразделяются на: подлинники (оригиналы), копии и выписки из документов.

Подлинник (оригинал) - это оформленный и подписанный соответствующим образом документ в окончательной редакции (первый экземпляр товарно-транспортной накладной).

Копия - это воспроизведение всех реквизитов документа-подлинника (второй и последующие экземпляры товарно-транспортной накладной).

Выписка - копия части документа (выписка из приказа, решения протокола).

9) По срокам хранения различают документы текущего срока хранения от 1 до 5 лет (кассовые ордера, доверенности) и постоянного хранения (баланс).

Кроме того, все перечисленные виды учетной документации можно условно сгруппировать по следующим признакам:

ь организационно-распорядительные - документы, отражающие вопросы общего руководства организацией и ее производственно - эксплуатационной деятельностью. Данные документы составляются органами управления организации;

ь расчетные - документы, способствующие рациональному использованию денежных средств и обобщающие информацию о финансовом состоянии организации и расчетах с другими участниками рыночных отношений. Данный вид документов составляется бухгалтерской службой организации;

ь документы по снабжению и сбыту - материальные документы.

	Виды документов.
По назначению	Распорядительные Исполнительные (оправдательные) Бухгалтерского оформления Комбинированные
	Первичные
По способу отражения	Накопительные
По месту составления	Внутренние
По способу обработки	Составляемые на пишущей машинке Составляемые вручную Составляемые на ЭВМ
По количеству учетных позиций	Многопозиционные Однопозиционные
	Типовые (унифицированные) Специализированные
По воспроизведению	Подлинники (оригиналы) Выписки из документов
По срокам хранения	Текущего срока хранения Постоянного хранения

Рис. 1. Классификация бухгалтерских документов

Движение документов во всех случаях отражает сложившуюся в организации организационную структуру аппарата управления и схему распределения обязанностей между структурными подразделениями и отдельными работниками, поэтому совершенствование документооборота неотделимо от рационализации формирования организационных структур управления.

4. Организация работы с документами

Бухгалтерия, как структурное подразделение, выполняет специфические функции ведения бухгалтерского учета. В небольших организациях эту работу может выполнять один человек - бухгалтер. Однако во всех случаях функция бухгалтерского учета является одной из функций управленческой деятельности.

Бухгалтерия в своей работе с документами руководствуется Инструкцией по делопроизводству в данной организации и номенклатурой дел в бухгалтерии Андреева В.И. Делопроизводство в бухгалтерии. - М., 2001..

Так как бухгалтерия - это структурное подразделение учреждения, организации или предприятия, документы бухгалтерии являются частью документального фонда организации в целом и включены в общий документооборот.

Под документооборотом понимается “движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки”. В Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете указано, что “Движение первичных документов в бухгалтерском учете регламентируется графиком”.

Вся документация бухгалтерии делится на три документальных потока:

1. Входящие (поступающие) документы;

2. Исходящие (отправляемые) документы;

3. Внутренние документы.

Бухгалтерские документы поступают в общем потоке документов, адресуемых учреждению. Они получаются и обрабатываются экспедицией или специально выделенным работником. При получении документов, после проверки правильности их доставки, конверты вскрываются и проверяется правильность вложения и его ценность, т.е. наличие всех страниц документа и всех приложений. Для факса также проверяется как общее количество полученных страниц, их соответствие указанному количеству на первом листе факса, так и их читаемость. В случае неполного получения факсимильного сообщения или плохого качества отдельных страниц об этом сообщается отправителю.

Заканчивается первичная обработка документов сортировкой их на регистрируемые и нерегистрируемые и подачей нерегистрируемых документов в отделы. Бухгалтерские документы достаточно специфичны, поэтому они обычно входят в список документов, не подлежащих централизованной регистрации, и сразу передаются в бухгалтерию. Кроме того, в бухгалтерию поступает достаточно большое количество документов от отделов.

Дальнейшая обработка бухгалтерских документов имеет свою специфику и проходит в бухгалтерии. В соответствии с распределением служебных обязанностей поступивший документ передаются тому работнику бухгалтерии, за которым закреплен этот участок работы. Например, финансовая деятельность, материальная, расчет заработной платы и т.д.

Все первичные документы, поступившие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке как по форме (полнота и правильность оформления первичных документов, заполнение реквизитов), так и по содержанию (законность документируемых операций, логическая увязка отдельных показателей).

“Проверенные и принятые к учету документы систематизируются по датам совершения операций (в хронологическом порядке) и оформляются мемориальными ордерами (накопительными ведомостями)” или “содержащиеся в принятых к учету первичных документах информация, необходимая для отражения в бухгалтерском учете, накапливается и систематизируется в учетных регистрах”.

Порядок записей и формы накопительных учетных документов определены в инструкциях по бухгалтерскому учету.

Подготовка организационно-распорядительных документов ведется в бухгалтерии по общим правилам составления и оформления служебных документов.

Отправка и обработка исходящих документов бухгалтерии производится в общем потоке документов учреждения через секретаря-референта или канцелярию (экспедицию).

При отправке проверяется правильность оформления документа:

1. Наличие подписи;

2. Наличие даты;

3. Наличие заголовка;

4. Правильность адресования;

5. Наличие всех страниц в документе и всех указанных приложений.

Если документ оформлен неправильно или представлен не в полном комплекте, он возвращается в бухгалтерию для доработки.

Заключение

Документ, как носитель информации, выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы.

Таким образом, можно сделать вывод, что роль и значение первичной учетной информации в бухгалтерском учете очень велики. Если учетные документы отражают полную и достоверную информацию, то и в сводной бухгалтерской отчетности мы получим достоверную и полную информацию о финансово-хозяйственной деятельности, необходимую как внутренним, так и внешним пользователям. Владея сопоставимой и достоверной информацией, организация имеет возможность контроля за недопущением убытков и потерь, а при их возникновении - возможность их быстрого устранения, а также возможность планирования дальнейшего перспективного развития, выявления внутрихозяйственных резервов, обеспечения финансовой устойчивости организации.

В свою очередь контролирующие органы имеют возможность, используя первичную учетную информацию, контролировать соблюдение законодательства Российской Федерации при осуществлении организацией хозяйственных операций, их целесообразностью, рациональным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов и своевременность, и полноту уплаты налогов в бюджет.

Группировка по определенным признакам бухгалтерских документов осуществляется с целью их изучения и правильного использования.

Рациональная организация документооборота -- это одно из основных условий правильной постановки бухгалтерского учета.

Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления, поэтому оно является одним из средств укрепления законности и контроля.

От четкости и оперативности обработки и движения документов в конечном итоге зависит быстрота принятия решений. Поэтому в рациональной организации документообороту всегда уделяется большое внимание, особенно в бухгалтерии, где несвоевременная обработка финансовых документов может привести к отрицательным экономическим последствиям.

Список литературы

1. Андреева В.И. Делопроизводство в бухгалтерию. - М., 2001.

2. Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет. М.: Инфра-М,2006.

3. Лозовский Л.Ш., Мельник М.В., Грачева М.Е. Словарь аудитора и бухгалтера. М.: Экономика, 2003.

4. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 21.11.96 №129-Ф3.

5. Кудрявцев В.А. «Организация работы с документами: учебник - М.:Инфра-М,2004.

6. Бабаев Ю.А. Теория бухгалтерского учета: учеб. для вузов / Ю.А.Бабаев. 2е изд.,перераб. и доп. - М.:Юнити-Дана,2002. -304 с.

Размещено на Allbest.ru

Подобные документы

Понятие о документах, их значение. Виды бухгалтерских документов на предприятии, их классификация. Учет формирования и использования амортизационного фонда. Состав и расположение реквизитов документов. Ошибки, допущенные при оформлении документов.

контрольная работа , добавлен 30.08.2013


Значение и цели первичного наблюдения. Классификация бухгалтерских документов. Требования, предъявляемые к заполнению первичных документов. Правила проверки первичных документов и исправления ошибок в них. Порядок изъятия у организации документов.

курсовая работа , добавлен 07.09.2011


Реформирование бухгалтерского учета в России. Значение первичного наблюдения. Классификация бухгалтерских документов. Требования, предъявляемые к заполнению первичных документов. Проверка, унификация, хранение, порядок изъятия у организации документов.

курсовая работа , добавлен 13.07.2011


Понятия фиктивного и подложного документов. Классификация бухгалтерских документов. Группировка бухгалтерских документов, их назначение, порядок составления, способ отражения хозяйственных операций, место составления. Видовое деление подлогов документов.

контрольная работа , добавлен 30.04.2011


Требования к бухгалтерским документам, их виды, роль и классификация. Правила отображения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета. Государственная система документационного обеспечения управления, как унифицированная система документации.

курсовая работа , добавлен 02.11.2013


Правила ведения бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации. Характеристика основных и дополнительных реквизитов бухгалтерских документов. Правильное и своевременное оформление всех хозяйственных операций в документации.

контрольная работа , добавлен 16.11.2014


Понятие, классификация и хранение бухгалтерских документов. Документооборот. Учетные регистры и их классификация. Формы ведения бухгалтерского учёта. Инвентаризация: понятие и порядок отражения ее в бухгалтерском учете. Инвентаризация основных средств.

курсовая работа , добавлен 02.03.2008


Основы первичного учета на предприятии. Понятие учетных документов и их значение. Классификация учётных документов. Форма учётных документов. Организация документооборота в бухгалтерском учете. Система документооборота первичных учётных документов.

курсовая работа , добавлен 29.06.2008


Классификация и виды бухгалтерских документов. Исправление ошибок в первичных документах. Номенклатура дел и требования к хранению документов. Журнал регистрации хозяйственных операций. Шахматная оборотная ведомость. Счета синтетического учёта.

курсовая работа , добавлен 27.12.2011


Организация бухгалтерской учетной работы на предприятии. Документация, ее значение и задачи. Требования к содержанию и оформлению документов, их классификация и порядок составления. Документооборот, принцип его организации. Способы хранения документов.

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

Байкальский государственный университет экономики и права

Кафедра бухгалтерского учета и аудита

КУРСОВАЯ РАБОТА

По дисциплине: «Бухгалтерский учет»

ЗНАЧЕНИЕ И КЛАССИФИКАЦИЯ БУХГАЛТЕРСКИХ ДОКУМЕНТОВ

Исполнитель:

Птушко Т.В.

Иркутск, 2013г.

ВВЕДЕНИЕ

ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К БУХГАЛТЕРСКИМ ДОКУМЕНТАМ

ЗНАЧЕНИЕ И КЛАССИФИКАЦИЯ БУХГАЛТЕРСКИХ ДОКУМЕНТОВ

1 ВИДЫ БУХГАЛТЕРСКИХ ДОКУМЕНТОВ

2 КЛАССИФИКАЦИЯ БУХГАЛТЕРСКИХ ДОКУМЕНТОВ

3 ЗНАЧЕНИЕ БУХГАЛТЕРСКИХ ДОКУМЕНТОВ

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

ВВЕДЕНИЕ

Деятельность любой организации определяется совокупностью определенным образом взаимодействующих документов. Главное назначение документа - необходимость зафиксировать информацию, чем выполняется функция учета на предприятиях.

Одним из структурных подразделений, занимающихся учетом на предприятии, является бухгалтерия. Значимость данного структурного подразделения требует постоянного совершенствования организации и деятельности бухгалтерии, улучшения ее кадрового состава, внедрения прогрессивных информационных технологий обработки экономической информации.

В бухгалтерии документы проходят обработку, систематизируются в дела, хранятся, используются для работы и проверок, затем по истечению установленных сроков уничтожаются или передаются на постоянное хранение.

Правильное составление и оформление бухгалтерских документов в соответствии с действующими нормативами - одна из обязанностей работников бухгалтерии. Бухгалтерия должна иметь весь пакет законодательно-нормативных и методических документов, в которых отражены вопросы документирования бухгалтерского учета.

Классификация бухгалтерских документов позволяет правильно формировать номенклатуру дел и в последующем использовать бухгалтерские и документы в оперативных, контрольных и аналитических целях.

В курсовой работе рассмотрены значение и классификация бухгалтерских документов.

1. ТРЕБОВАНИЯ К БУХГАЛТЕРСКИМ ДОКУМЕНТАМ

Цель бухгалтерского учета - это упорядочение сбора, регистрации и обобщения информации (в денежном выражении) об имуществе, обязательствах предприятия и их движении путем сплошного, непрерывного документального учета всех производимых хозяйственных операций.

Все документы в бухгалтерском учете должны соответствовать требованиям законодательства. Основные требования к бухгалтерским документам изложены в ФЗ №129 ФЗ «О бухгалтерском учете», в «Положении по ведению бухгалтерского учета и отчетности» и других документах.

За правильное составление и оформление документов в соответствии с действующими нормативами, а также за сохранность бухгалтерских документов в течение предусмотренных законодательными актами сроков, несут ответственность работники бухгалтерии во главе с главным бухгалтером.

Качество бухгалтерского учета зависит от правильного и своевременного составления документов, а также их надлежащего хранения.

Документ - это письменное доказательство действительного осуществления хозяйственной операции и права на ее совершение. Бухгалтерские документы являются разновидностью управленческих документов. В управленческой деятельности, особенно бухгалтерской, очень важна юридическая сила документов, так как они служат способом доказательства заключенной в них информации и представляют одну из форм выражения права.

Документы могут изначально обладать юридической функцией, а также наделяться юридической функцией в случае использования их в качестве доказательств в судах и других организациях.

Текст документа должен быть ясным и точным. Необходимо всегда помнить, что документы должны соответствовать действующему законодательству, поэтому в случае необходимости следует сверять документы с законами и подзаконными актами. Особенно важно учитывать это при подготовке решений, приказов и других распорядительных документов. В документах надо использовать только проверенные, достоверные факты.

Управление бухгалтерской документацией и документирование бухгалтерской деятельности осуществляются посредством делопроизводства.

Все хозяйственные операции должны оформляться оправдательными документами - первичными документами. Специфической особенностью бухгалтерского учета в единой системе учетного наблюдения является сплошное по охвату, непрерывное по времени, документальное по регистрации и обобщающее по измерению отражение учитываемых объектов и процессов.

Федеральный закон от 21 ноября 1996г. № 129-ФЗ « О бухгалтерском учете » предусматривает формы первичных документов, которые могут приниматься к учету работниками бухгалтерии. Документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах первичных документов, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

наименование документа;

дата составления документа;

наименование организации;

измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции, и правильность ее оформления;

личные подписи указанных лиц.

Положением по ведению бухгалтерского учета этот перечень дополнен еще двумя реквизитами - кодом формы и расшифровкой подписи ответственного лица. Необходимо контролировать наличие всех реквизитов, предусмотренных альбомом унифицированных форм первичной учетной документации, и правильность их заполнения.

Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. При исполнении документов на машинных носителях информации, организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры (ст.9 Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 21.11.96г. № 129-ФЗ, в ред. от 28.03.2002г. № 32-ФЗ).

Удобство доступа к информации определяется особенностями её структурирования, правильного и качественного оформления бухгалтерских документов изначально.

Любой управленческий документ должен отвечать следующим требованиям:

быть составленным по установленной форме, а в ряде случаев соответствовать стандартам;

издаваться соответствующим компетентным органом или должностными лицами, которым такое право предоставляется законом или соответствующим директивным указанием;

издаваться во исполнение норм права и не противоречить им.

Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел.

В соответствии с требованиями «Государственной системы документационного обеспечения управления» обработка дел и отбор их на государственное хранение должны производиться регулярно по окончании делопроизводственного года.

Записи в учетных регистрах основываются на тщательно проверенных документах, поэтому и сами регистры приобретают доказательную силу при использовании их показателей для анализа хозяйственной деятельности предприятия, при контроле за состоянием средств и при выявлении результатов его работы.

Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их.

При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений. Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления.

Лица, получившие доступ к информации, содержащейся в регистрах бухгалтерского учета и во внутренней бухгалтерской отчетности, обязаны хранить коммерческую и государственную тайну. За ее разглашение они несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

2. ЗНАЧЕНИЕ И КЛАССИФИКАЦИЯ БУХГАЛТЕРСКИХ ДОКУМЕНТОВ

.1 ВИДЫ БУХГАЛТЕРСКИХ ДОКУМЕНТОВ

Стандарт определяет документирование как «запись информации на различных носителях по установленным правилам». Результатом документирования является документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Бухгалтерский учет - это сплошное документирование и обоснование бухгалтерских записей. Бухгалтерские документы должны быть составлены своевременно и достоверно. Различают входящие, исходящие и внутренние документы. Управление бухгалтерской документацией и документирование бухгалтерской деятельности осуществляются посредством делопроизводства.

Нормативная база делопроизводства включает в себя:

указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ, регламентирующие вопросы ДОУ на федеральном уровне;

нормативно-правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.) по вопросам ДОУ общеотраслевого и ведомственного характера;

нормативно-правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации и их территориальных образований, регламентирующие вопросы ДОУ местного характера;

организационно-распорядительные документы предприятий;

государственную систему документационного обеспечения управления (ГСДОУ);

государственные стандарты по вопросам ДОУ;

унифицированные системы документации (УСД);

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) - это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях. ГСДОУ включает основные положения, а также общефедеральные, отраслевые и субъектные методические документы по вопросам ДОУ.

УСД - унифицированная система документации, комплекс взаимоувязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Процесс документирования бухгалтерского учета и отчетности подробно расписан в нормативных документах, подготовленных Правительством Российской Федерации, Министерством Финансов Российской Федерации, Государственной налоговой службой Российской Федерации, Центральным банком Российской Федерации и др.

В процессе деятельности бухгалтерии приходится иметь дело с документами нескольких межотраслевых унифицированных систем документации:

система первичной учетной документации;

система финансовой, первичной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

система расчетно-денежной документации;

система организационно-распорядительной документации.

Весь процесс документирования бухгалтерского учета и отчетности подробно расписан в нормативных документах, подготовленных Правительством Российской Федерации, Министерством Финансов Российской Федерации, Государственной налоговой службой Российской Федерации, Центральным банком Российской Федерации и др.

При отражении хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета документы бухгалтерского учета должны полностью отвечать требованиям законодательства.

Основной задачей бухгалтерского учета для любого хозяйствующего субъекта, работающего в условиях рыночных отношений, является обеспечение многочисленных пользователей специфической экономической информацией, которая необходима для принятия управленческих решений, способных существенным образом влиять на финансовое положение хозяйствующего субъекта, материальное благосостояние его собственников (акционеров), руководителей (менеджеров) и наемных работников, а также на величину поступлений в государственный бюджет.

Разнообразие хозяйственных операций предполагает необходимость создания бухгалтерских документов различных по содержанию и форме. Все бухгалтерские документы делятся на однородные группы по следующим признакам:

По назначению:

распорядительные;

оправдательные;

бухгалтерского оформления;

комбинированные;

По времени составления:

первичные;

По объему информации:

накопительные;

По месту составления:

внутренние;

По структуре:

табличные;

анкетные;

комбинированные.

По срокам хранения бухгалтерские документы подразделяются на четыре группы:

постоянного хранения;

временного хранения (свыше 10 лет);

временного хранения (до 10 лет);

подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

Для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных учетных документах, составляются сводные учетные документы - это учетные регистры, которые, в зависимости от степени автоматизации, могут составляться на бумажных и машинных носителях информации (в электронном виде).

Для отражения информации на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности применяются учетные регистры.

По внешнему виду учетные регистры подразделяются на:

карточки;

свободные листы;

машинограммы (полученные при использовании вычислительной техники);

машинные носители.

Хозяйственные операции должны отражаться в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности и группироваться по соответствующим счетам бухгалтерского учета.

По видам производимых в них записей учетные регистры подразделяются на:

хронологические (регистрационный журнал);

систематические (главная книга счетов);

По степени детализации информации, содержащейся в учетных регистрах, учетные регистры подразделяются на:

синтетические (главная книга счетов);

аналитические (карточки);

комбинированные (журналы-ордера).

Книги представляют собой сброшюрованные свободные листы определенного формата и графления. Применение их ограничено, так как работу по их ведению разделить между счетными работниками нельзя, ее должен вести один человек, примером может служить - кассовая книга. Книги пронумерованы и прошнурованы, а на последней странице указано количество страниц за подписью руководителя предприятия и главного бухгалтера. В книгах исключена возможность замены отдельных листов новыми при злоупотреблениях и хищениях. На предприятиях применяется «Главная книга» - это регистр синтетического учета и «Книга остатков материалов на складах» - это регистр аналитического учета, необходимый для взаимосвязи данных бухгалтерского учета с данными оперативно-складского учета и для контроля за сохранностью собственности.

Карточки предназначены для аналитического учета основных средств (инвентарные карточки), материальных ценностей по местам их хранения (карточки складского учета материалов). На основе карточек бухгалтерия создает картотеку основных средств, а материально-ответственные лица - картотеку материалов, запасных частей, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, готовой продукции.

Свободные листы - это учетные регистры большого формата и с большим количеством сведений по отношению к карточкам. Они предназначены для синтетического и аналитического учета и выполняют роль комбинированных регистров. К ним относятся: журналы-ордера, ведомости, табуляграммы и машинограммы. Это самый распространенный вид учетных регистров.

Правильно оформленные первичные документы принимает бухгалтерия, где их обрабатывают, проверяют и используют для записей в регистрах аналитического и синтетического учета по корреспондирующим счетам. Проверка полученных документов в бухгалтерии проводится в соответствии с законами о бухгалтерском учете и другими нормативными документами. Проверка документов в бухгалтерии проводится по трем направлениям:

Формальная - это проверка правильности оформления документов по форме. Бухгалтер определяет, полностью и правильно ли заполнены все реквизиты.

Проверка по существу, которая предполагает определение бухгалтером законности совершения хозяйственной операции, оформленной данным документом.

Арифметическая - это проверка правильности арифметических вычислений и подсчетов, таксировка данных документов. Арифметическая проверка контролирует подсчет итогов, правильность подсчета количественных и стоимостных показателей в принимаемых бухгалтериях документах.

Проверенные документы подлежат группировке и расценке. Под группировкой документов понимается их сортировка по определенным признакам. Неправильно оформленные документы служба бухгалтерии к исполнению не принимает и возвращает для исправления или задерживает для выяснения обстоятельств.

бухгалтерский документ унифицированный хозяйственный

2.2 КЛАССИФИКАЦИЯ БУХГАЛТЕРСКИХ ДОКУМЕНТОВ

Бухгалтерская документация предприятий в соответствии с функциональным назначением каждого предприятия подразделяется согласно общей классификации бухгалтерских документов следующим образом:

Учетная бухгалтерская документация;

Организационно-правовая документация бухгалтерии;

Отчетная бухгалтерская документация.

К учетной бухгалтерской документации относятся:

документация по учету основных средств;

документация по учету материальных запасов;

документация по учету малоценных и быстроизнашивающихся

предметов;

документация по учету труда и заработной платы;

документация по учету денежных средств, ассигнований, расходов;

документация по учету расчетов;

документы по учету внебюджетных средств.

К организационно-правовой документации бухгалтерии относятся:

план счетов;

документация по учетной политике предприятия;

бухгалтерские учетные регистры (главная книга, журналы,

ордера и пр.);

инструкция об организации бухгалтерской деятельности;

положение о бухгалтерии;

положение о структурных подразделениях бухгалтерии;

должностные инструкции работников бухгалтерии.

К отчетной бухгалтерской документации относятся:

балансы (годовой, квартальные);

отчеты (по видам) (годовые, квартальные);

аналитические документы к балансам и отчетам;

отчеты о проведении проверок (ревизий);

отчеты по налогам;

переписка по отчетам;

документы по инвентаризации;

Все основные группы бухгалтерских документов включают в себя и прочие виды бухгалтерских документов.

Главным документом, на который мы должен опираться бухгалтер предприятия при составлении номенклатуры дел, является «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (утв. Росархивом 06.10.2000 г.). Перечень включает в себя документы, которые образуются при документировании общих для всех предприятий управленческих функций, выполняемых всеми организациями независимо от их сферы деятельности, масштабов и формы собственности.

Для управления бухгалтерской документацией предприятия должен быть организован комплекс мероприятий, охватывающих:

организацию перемещения (движения) бухгалтерских документов в соответствии с графиком;

контроль исполнения бухгалтерских документов;

оперативное хранение бухгалтерских документов, включая их надлежащую подготовку к передаче на архивное хранение в государственный или ведомственный архив;

последующее хранение бухгалтерских документов в архиве.

Для последующего использования бухгалтерских документов в оперативных, контрольных и аналитических целях необходима их классификация, позволяющая правильно формировать номенклатуру дел.

Номенклатура дел - это систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке. В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в результате деятельности предприятия, кроме технической документации и печатных изданий.

Номенклатура дел предприятия разрабатывается специалистом, ответственным за организацию работы с документами.

Бухгалтерские документы следует хранить в составе дел в соответствии с утвержденной номенклатурой.

Эффективность организации текущего хранения документов в значительной степени предопределяется тем, насколько продумана номенклатура дел предприятия. Номенклатура дел - это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения. Дело, согласно ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», - это совокупность документов или документ, относящийся к одному вопросу или участку деятельности предприятия, помещенных в отдельную папку.

Номенклатура дел составляется для обеспечения оптимального распределения документов и формирования дел, в итоге - для обеспечения эффективного поиска документов в процессе повседневной работы с ними и при последующем их хранении.

Различают сводную номенклатуру дел организации и номенклатуру дел структурных подразделений. Сводная номенклатура дел состоит из номенклатур дел структурных подразделений.

В целях унификации группировки документов для предприятий определенной категории существуют примерные и типовые номенклатуры дел. Типовые номенклатуры дел являются методическими пособиями, основываясь на них, организация может составить номенклатуру дел для себя и для своих подразделений.

В небольших организациях, у которых нет структурного деления, составляется одна номенклатура. Если организация сдает документы на государственное хранение, требуется согласование номенклатуры дел с Экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) государственного архива.

Номенклатура дел составляется по установленной форме и должна включать такие реквизиты как: наименование предприятия; наименование вида документа; дату; индекс; место составления; гриф утверждения; заголовок к тексту; текст; подпись; гриф согласования (одобрения).

В номенклатуру дел предприятия также включаются справочные карточки, журналы учета документов.

При оформлении номенклатуры дел необходимо оставлять в каждом ее разделе резервные номера дел (свободное место), которые могут быть использованы в дальнейшем для внесения заголовков дел, не предусмотренных в номенклатуре дел, но сформированных в течении календарного года.

По окончании календарного года в номенклатуре дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел относительно постоянного и временного сроков хранения.

Необходимо систематизировать весь массив документации предприятия, чтобы определить перечень создаваемых дел и установить для каждого из них определенный срок хранения. Систематизация всей документации предприятия называется составлением номенклатуры дел предприятия.

Текст номенклатуры дел оформляется в виде таблицы следующей формы:

Индекс делаЗаголовок делаКол-во ед. хр.Срок хранения дела и № статьи по ПеречнюПримечания12345

В результате деятельности организаций, предприятий и учреждений создаются документы, имеющие различное научное и практическое значение. Значительная часть документов несет в себе информацию разового характера. После использования этой информации в оперативных целях эти документы теряют значение и дальнейшее их хранение нецелесообразно. Другие документы сохраняют свое значение в течение ряда лет. Но есть документы, содержащие ценную для научных и практических целей информацию. Такие документы должны храниться постоянно.

В связи с этим определены разные сроки хранения документов. Срок хранения может быть временным? до 10 лет, временным? свыше 10 лет и постоянным. Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в течение двух лет остаются в структурных подразделениях для справочной работы. Затем дела сдаются в архив организации или хранятся в структурном подразделении, на которое возложены соответствующие функции.

Экспертиза ценности документов? это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

Возможность и длительность использования документов предопределяется значением заключенной в них информации. Назначение экспертизы состоит в том, чтобы определить, какие документы с наибольшей полнотой могут обеспечить государство, общество, науку, отдельных граждан необходимой информацией.

Экспертиза ценности документов проводится на основе перечней? систематизированных списков видов и категорий документов, содержащих нормативные указания о сроках их хранения. Перечни документов позволяют установить сроки хранения или возможность уничтожения многих управленческих документов без их дополнительного изучения.

Экспертиза ценности в делопроизводстве проводится при составлении номенклатуры дел, при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам, а также при подготовке дел к последующему хранению и при выделении дел на уничтожение.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов, их отбора на хранение и уничтожение в учреждении создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). В министерствах и ведомствах, центральных органах общественных организаций для отбора и передачи документов на государственное хранение, а также для контроля и оказания методической помощи подведомственным организациям создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК).

В результате работы экспертной комиссии образуются четыре группы документов с различными сроками хранения:

) постоянного хранения в государственных архивах;

) временного хранения в ведомственном архиве (свыше 10 лет);

) временного хранения (до 10 лет);

) подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

.3 ЗНАЧЕНИЕ БУХГАЛТЕРСКИХ ДОКУМЕНТОВ

Главное назначение бухгалтерских документов - необходимость зафиксировать информацию. Фиксация соответствующей информации различными способами, т.е. создание документов - это процесс документирования управленческой и хозяйственной деятельности предприятия. С помощью фиксации информации выполняется функция учета на предприятиях.

В условиях рыночных отношений перед бухгалтерским учетом ставятся следующие основные задачи:

Формирование полной и достоверной информации о деятельности организации и ее имущественном положении, необходимой внутренним пользователям бухгалтерской отчетности? руководителям, учредителям, участникам и собственникам имущества организации, а также внешним? инвесторам, кредиторам и другим пользователям бухгалтерской отчетности.

Обеспечение информацией, необходимой внутренним и внешним пользователям бухгалтерской отчетности для контроля за соблюдением законодательства Российской Федерации, наличием и движением имущества и обязательств, использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами.

Предотвращение отрицательных результатов хозяйственной деятельности организации и выявление внутрихозяйственных резервов обеспечения ее финансовой устойчивости.

Очень важна юридическая сила документов, так как они служат способом доказательства заключенной в них информации и представляют одну из форм выражения права.

В настоящих условиях расширяется число пользователей учетной информацией, особенно внешних (инвесторов, кредиторов), что, в свою очередь, превращает, бухгалтерскую документацию и бухгалтерскую отчетность организации в важнейший источник достоверной и надежной информации о показателях деятельности организаций для оценки их финансового и имущественного положения.

Бухгалтерские документы являются основанием для контроля за сохранностью имущества, за законностью и целесообразностью хозяйственных операций, проводимых предприятиями. Бухгалтерские документы дают возможность в течение определенного времени пользоваться необходимой информацией для самых различных целей. Все бухгалтерские документы подлежат учёту и сохранности.

Объектами бухгалтерского учета являются:

Имущество предприятия;

Обязательства предприятия;

Хозяйственные операции, совершаемые предприятием.

Бухгалтерский учет осуществляется путем непрерывного, сплошного и документального учета всех хозяйственных операций производимых в организации. Все хозяйственные операции должны оформляться оправдательными документами, которые служат первичными учетными документами, на основании которых осуществляется бухгалтерский учет на предприятии.

Первичные документы фиксируют факт совершения хозяйственной операции, они служат способом доказательства заключенной в них информации и представляют одну из форм выражения права.

К некоторым первичным документам и учетным регистрам приходится обращаться и через несколько лет после их составления (например, при проведении судебно-бухгалтерской экспертизы, проведении документальной налоговой проверки или ревизии).

На основании хранящихся документов архив предприятия выдаёт архивные справки, копии и выписки из документов по письменным запросам организаций или отдельных граждан.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В курсовой работе дан обзор основных бухгалтерских документов, их назначение и классификация.

На основании рассмотренных материалов мною сделаны следующие выводы:

бухгалтерская документация предприятий подразделяется согласно общей классификации бухгалтерских документов;

для правильного формирования и учета дел бухгалтерского учёта на предприятии должна составляться номенклатура дел;

бухгалтерский учет решает задачи по обеспечению информацией внутренних и внешних пользователей;

бухгалтерский учет обеспечивает расчет и анализ показателей деятельности организаций в целях предоставления достоверной оценки финансового и имущественного положения предприятий;

грамотно организованный бухгалтерский учет позволяет избежать отрицательных результатов хозяйственной деятельности предприятия, выявить внутрихозяйственные резервы.

Классификация бухгалтерских документов имеет большое значение в системе документооборота, так как при бухгалтерском сопровождении административно-хозяйственной деятельности предприятий образуется большое количество документов различного назначения.

Классификация бухгалтерских документов позволяет в этом разнообразии документов, при необходимости обращения к ним, найти любой документ для использования его в работе или предоставления информации внешним пользователям.

Использование документов невозможно без их классификации, позволяющей правильно формировать номенклатуру дел и последующее их использование в оперативных, контрольных и аналитических целях.

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1.Федеральный закон от 21.1 1.96 № 129- ФЗ «О бухгалтерском учете»

.Приказ Минфина России от 22.07.03 № 67н «О формах бухгалтерской отчетности организаций»

.Положение о документах и документообороте утв. Минфином СССР 29.07.83 № 105

.«Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ», утв. приказом МФ РФ от 29.07.98 №-34н

.Письмо ФНС РФ от 05.09.2005 № 02-1-07/81 «О подтверждении хозяйственных операций первичными учетными документами»

.Бортник Н.А., Бортник Н.Н. Бухгалтерское дело: Учебное пособие. М., 2008г.

.Журавлев В.Н., Первичные документы и регистры налогового учета, М.: ИНФРА-М, 2006г.

.Климова М.А., Делопроизводство в бухгалтерии. М.: 2004 г.

.Панкратова Н.М. Исправление ошибок в бухгалтерском учете и отчетности //финансовые и бухгалтерские консультации, 2005- № 9, 26 с.

.Самойлов И.В. Ошибки, выявленные в бухгалтерском учете - порядок исправления и внесения изменений // Консультант бухгалтера, 2004-№ 12, 52-57с.

.Уткина С.А. Типичные ошибки в бухгалтерском учете и отчетности:

выявление и исправление. Практическое пособие. М.: Омега - Л, 2008г.

.Рогожин М.Ю. Делопроизводство и документооборот в бухгалтерии, Российский бухгалтер, 2006г.

Заказ работы

Наши специалисты помогут написать работу с обязательной проверкой на уникальность в системе «Антиплагиат»
Отправь заявку с требованиями прямо сейчас, чтобы узнать стоимость и возможность написания.

Совершающиеся в процессе деятельности организаций хозяйственные операции разнообразны по своему содержанию. Этим обуславливается различие форм и содержания документов, которыми оформляются хозяйственные операции. Различия в документах вызываются также способами их оформления и последующей обработки в учетном процессе.

Правильному составлению и использованию документов в бухгалтерском учете способствует их классификация.

Под классификацией документов понимают их группировку по определенным признакам (таблица 5.2).

Таблица 5.2 - Схема классификации бухгалтерских документов

классификации	документа	Характеристика
По назначению	Распорядительные		Доверенность на получение материальных ценностей, чек на получение денег с расчетного счета
	Оправдательные	Составляются в момент совершения хозяйственной операции, отражая ее исполнение лицом, предоставившим такой документ	Товарно-транс-портная накладная, приходный кассовый ордер, авансовый отчет
	Комбинированные	Сочетают разрешительный и оправдательный характер. Их использование позволяет сократить количество документов, упростить и ускорить процесс бухгалтерской обработки информации	Расходный кассовый ордер, лимитно-заборная карта, расчет заработной платы за время отпуска
По месту составления	Внутренние	Составляются и используются для оформления хозяйственных операций, совершаемых внутри организации	Кассовые ордера, платежные ведомости товарные отчеты
		Поступают от других организаций или направляются из данной организации в другие организации	Счет-фактура поставщика, платежное поручение
По степени обобщения информации	Первичные	Составляются в момент совершения хозяйственной операции или непосредственно после ее окончания	Кассовые ордера, платежные требования, платежные поручения
		Составляются для обобщения информации о хозяйственных операциях, оформленных ранее первичными документами	Кассовый отчет, авансовый отчет товарно-денеж-ный отчет

Окончание таблицы 5.2

классификации	документа	Характеристика
По способу охвата операций		Необходимы для отражения одной или нескольких однородных хозяйственных операций, совершаемых одновременно	Товарно-транс-портная накладная, приходный кассовый ордер
	Накопительные	Служат для регистрации и накапливания данных по однородным хозяйственным операциям, совершаемым в разное время в течение определенного периода	Отчет о движении товаров по складу, заборный лист, лимитно-заборная карта

Бухгалтерские документы классифицируются по следующим признакам:

1) по назначению;

2) месту составления;

3) степени обобщения информации;

4) способу охвата операций.

По назначению документы делятся на распорядительные, исполнительные (оправдательные), комбинированные, документы бухгалтерского оформления и нормативные.

К распорядительным документам относятся письменные распоряжения уполномоченных лиц на выполнение определенных хозяйственных операций: приказы, распоряжения, записки о приеме и увольнении с работы, об отпуске и др. Их основное назначение – передача указаний руководящих работников непосредственным исполнителям. Эти документы еще не содержат в себе подтверждения фактов совершения операций, поэтому сами по себе не могут служить основанием для отражения операций в учете.

Исполнительные (оправдательные) документы удостоверяют факт совершения операций, подтверждают их выполнение и составляются в момент совершения операции. К ним относятся различные ведомости по заработной плате, акты, накладные, приходные ордера на поступившие материалы, счета, платежные требования на отпущенную продукцию и др.

Чаще всего на практике применяются комбинированные документы, которые объединяют признаки распорядительных и оправдательных. Они содержат распоряжения на совершение хозяйственных операций и удостоверяют факт их выполнения. К таким документам относятся приходные и расходные кассовые ордера, требования и накладные на отпуск материалов, объявления о взносе наличных денежных средств на расчетный счет, наряды и др.

Так, например, требование на отпуск материалов содержит не только количество затребованного материала и подписи лиц по строке "Затребовал" и "Разрешил", но и фактическое количество отпущенного материала и подписи лиц по строкам "Отпустил" и "Получил". Аналогичным комбинированным документом является и наряд на сдельные работы, где указывается не только заданная работа и ее объем, но также и фактическое исполнение задания с соответствующими подписями и показателями.

К отдельной группе относятся документы бухгалтерского или учетного оформления (комбинированные).

Документами бухгалтерского оформления называются такие документы, которые создаются аппаратом бухгалтерии для подготовки учетных записей. Они составляются в бухгалтерии на основании ранее оформленных документов и предназначены для отражения бухгалтерских записей в учетных регистрах с целью ускорения учетного процесса. В этих документах нет распоряжения на проведение хозяйственной операции и нет подтверждения факта ее совершения. Например, расчет суммы претензии по иску, расчет амортизации основных средств и нематериальных активов, расчеты товарных потерь и т.д.

К документам бухгалтерского оформления относятся также бухгалтерские справки. Они составляются в тех случаях, когда нужно перенести сумму с одного счета на другой, оформить закрытие счета, исправить ошибки, допущенные в учетных записях и т.п. Необходимость в этом возникает довольно часто, и поэтому справки такого рода в бухгалтерской практике весьма распространены.

По месту составления документы подразделяются на внутренние и внешние.

Внутренние документы составляются на том предприятии (организации, учреждении), где произошла (совершилась) хозяйственная операция (приходный кассовый ордер). Эти документы не выходят за пределы организации.

Внешние документы поступают от других организаций (извне) и ими оформляются операции, осуществляемые между предприятиями. Например, платежное требование о перечислении денег за отпущенную продукцию, накладные, счета-фактуры контрагентов. Отдельные внутренние документы в результате совершаемых хозяйственных операций становятся внешними, например, денежные чеки, платежные поручения. При заполнении внутренних документов достаточно указать только обязательные реквизиты, а при составлении внешних документов необходимо еще добавить дополнительные реквизиты документов для полноты характеристики хозяйственной операции.

По степени обобщения информации бываютпервичные и сводные документы.

Первичные документы отражают факт совершения отдельных хозяйственных операций и составляются в момент их совершения. Они являются первым формальным доказательством того, что данные операции действительно выполнены. Примером первичного документа служит приходный ордер. Он составляется при поступлении материалов на склад и свидетельствует о выполнении кладовщиком данного ему распоряжения об их приеме.

Сводными называются документы, составляемые на основе первичных документов. В них отражаются операции, ранее уже оформленные соответствующими первичными документами. К сводным документам относят авансовый отчет, который заполняется на основании первичных документов, где указываются все расходы, произведенные подотчетным лицом, расчетно-платежные ведомости по заработной плате или ведомости выпуска готовой продукции, различные внутренние отчеты (например, отчет о движении материальных ценностей по складу) и др. Все эти документы обязательно содержат дополнительные данные, помимо тех, которые имеются в первичных документах, явившихся базой для их составления.

Сводные документы служат, во-первых, для объединения данных первичных документов и получения укрупненных показателей и, во-вторых, для группировки данных первичных документов с целью получения дополнительных сведений об учитываемых операциях и отражения этих операций в новом разрезе. Следовательно, сводные документы используются как средство обработки исходных первичных данных об операциях.

По способу охвата операций документы делятся на разовые и накопительные.

К разовым относятся документы, отражающие, как правило, одну хозяйственную операцию. Отличительная черта этих документов - сразу же после составления они передаются в бухгалтерию и могут служить основанием для бухгалтерских записей. Примером таких документов служат требования, кассовые ордера, денежные чеки, накладные и др.

Накопительные или многоразовые первичные документы служат для отражения многократно повторяющихся однородных операций, отличающихся только датой и количественными показателями. Эти переменные данные по операциям записываются в документ по мере их осуществления и подтверждаются подписями участников или другим установленным способом. Окончательное оформление документа и передача его в бухгалтерию осуществляются в установленное время, но, как правило, не позже конца месяца.

Такими документами являются лимитно-заборные карты или ведомости на отпуск материалов, маршрутные карты по обработке партии деталей и начислению по ней заработной платы, ведомости учета выработки и др. Накопительные документы экономят время и бумагу на оформление операций, но ограничивают время при обработке их в конце месяца, а также затрудняют группировку (расчленение) информации.

Кроме названных, существует еще целый ряд классификационных признаков для группировки документов.

По виду материальных носителей информации документы делят на традиционные (бумажные) и машинные (технические). Машинные носители информации, наряду с огромными достоинствами в обработке и записи данных, имеют и ряд недостатков, например, для их визуального просмотра и расшифровки необходимы специальные устройства-дисплеи, автоматические печатные устройства, датчики и др. Нет надежных способов подтверждения данных типа печати и подписей лиц, способов защиты в виде бланков, выполненных на специальной бумаге, надежного хранения и т. п. Тем не менее, благодаря этим носителям и современной счетной технике в бухгалтерском учете и других сферах деятельности человека в настоящее время происходит поистине революционный переворот, а в бухгалтерском учете наступает "эра безбумажной бухгалтерии".

По степени использования техники различают документы, заполненные вручную, машинным способом и полученные автоматически.

Документация является основой учета, поэтому от того, как организован первичный учет и каково качество бухгалтерских документов, зависят своевременность и точность отражения хозяйственных операций, последующее принятие управленческих решений и в конечном счете результаты деятельности организации.

Путями совершенствования первичного учета и бухгалтерских документов являются:

1) унификация документов и их материальных носителей, т.е. создание единой структуры документов и форм их носителей для различных отраслей национальной экономики (например, кассовые ордера, банковские документы и др.);

2) стандартизация документов, т.е. создание одинаковых стандартных размеров материальных носителей однотипных документов;

3) автоматический съем первичных данных;

4) широкое применение вместо бумажных технических носителей, терминалов, видеозаписей;

5) сокращение количества документов, не несущих полезных данных для управления;

6) освобождение документов от производственных показателей;

7) изъятие постоянных реквизитов и использование базы данных (БД) и распределенной базы данных (РБД);

8) введение показателей, необходимых для контроля, анализа.