Скачать бланки документов по учету товаров :
Зачем нужен учет в небольшом магазине
Цели учета:
- контроль сохранности продукции;
- контроль объемов продаж;
- получение достоверной информации о товарных остатках, оборачиваемости;
- получение правдивой информации о финансовых потоках, состоянии дел.
Он подразумевает не только управление товарными остатками, закупом, но и контроль за ведением бухгалтерской документации, своевременностью проведения инвентаризации, правильностью оформления возвратов, списаний.
- хищения;
- перерасход денег;
- банкротство предприятия.
Этапы контроля в розничных точках
Контролирует процесс перемещения в магазине материально-ответственное лицо, оно же ведет отчетность. В зависимости от размеров штата, это: товаровед, заведующий, владелец магазина.
Процесс контроля условно делят на 3 вида:
- контроль поступлений;
- продаж;
- хранения.
Мнение эксперта
Аркадий Астрахан, генеральный директор ООО «Номинейшен-Ритейл» (Москва):
«Когда мы начинали в 2006 году сеть Nomination в Иркутске, то учет велся на бумажных носителях: тетрадь учета продаж с копией (под копирку) для бухгалтера, который заносил эти движения в 1С.
1С была полулегальной, поэтому не требовала регулярных затрат.
Минусов у системы тысяча:
- нет статистики движения товаров,
- заказы делаются «наобум»,
- ABC-анализ невозможен,
- отсутствует контроль над продавцами в плане махинаций на скидках,
- нет оперативного контроля за остатками (продажи заносятся в программу учета 1-3 раза в месяц),
- не отслеживается взаимосвязь между движением денежных средств и товаров.
С подобной системой сеть доросла до 9 магазинов в 3 городах, однако устраивать нас перестала намного раньше: системные потери намного превышали стоимость внедрения полноценного учета.
Поэтому программное обеспечение по качественному и всеобъемлющему учету необходимо использовать уже в самом начале торговой деятельности».
Продукцию оприходуют на основании сопровождающих документов поставщика: ТОРГ-12 (товарная накладная), товарно-транспортных накладных, спецификаций.
Обязательно проверяется корректность их заполнения, присутствие оригинальных печатей, подписей руководства, соответствие количественных, качественных характеристик закупки. Проверяют сохранность упаковок, товарный вид, соответствие веса, указанного на упаковке. Для продуктового магазина важно проверить сроки реализации продуктов.
Уважаемые владельцы маленьких магазинов! Программа Бизнес.ру Розница поможет вам легко начать вести учет товара, управлять закупками, получать правдивую информацию о выручке.
Всю отчетность можно будет сформировать за 2 клика!
Если фактические и отписанные поставщиком значения сошлись, экземпляры ТОРГ-12 заверяют печатью, подписью ответственного. Если нет - составляют акт формы ТОРГ-2, в котором перечисляют несоответствия по каждой позиции, фактические количества.
После приемки, поступления распределяют сразу в торговый зал или предварительно заносят на баланс склада.
Разделив процесс на отдельные шаги, получаем:
- прием товаров на хранение;
- размещение на складе в оптимальных условиях;
- контроль за соблюдением температурного режима, правил товарного соседства на складе;
- выдача в торговый зал;
- пополнение запасов.
Ответственность за товары, находящиеся на складском хранении (с момента прихода до продажи), несет заведующий складом, кладовщик, заведующий секцией, магазином. Выбор материально-ответственно лица зависит от размеров магазина, главное - назначить его приказом, заключить договор материальной ответственности.
Он отслеживает движения внутри склада, выдачу в торговый зал, возврат, отвечает за соблюдение условий хранения.
Способ контроля складских остатков определяется видом хранения, объемами, количеством наименований.
Способы складского учета
Оснащение, площадь складских помещений, тип ассортимента влияют на способы хранения, вид учета. В розничной торговле приняты 4 основных способа складского учета:
Онлайн программа Бизнес.Ру для автоматизации небольших магазинов позволит эффективно и без лишних усилий вести складской учёт, получать отчёты по продажам в удобное время!
⦁Партионный : поступившая на склад партия, сопровождающаяся отдельной ТТН или ТОРГ-12, укладывается отдельно. Она содержит позиции разной номенклатуры, сортов. Способ удобен для контроля своевременности оплаты привозов, но подразумевает наличие огромных складских площадей, усложняет отчетность по остаткам каждого наименования: они хранятся в разных местах.
⦁Сортовой : распределение поступлений по складским площадям идет в зависимости от сорта поступившей продукции. Недостаток: трудно найти позиции одного сорта с разными отпускными ценами.
⦁Партионно-сортовой : поступления делят на партии, хранящиеся отдельно, внутри партии разделяют на сорта.
⦁Номенклатурный : используют для дорогих, крупногабаритных товаров. Пример: отдельно ювелирные украшения из серебра, золота, платины, с камнями, без камней и т.п.
Контроль движения номенклатуры на складе неразрывно связан со способами хранения:
1.Партионный способ контролируют партионной картой - ведомостью, заводимой на каждую пришедшую партию, учитывающей все списания, выдачи, приемы, продажи. Ведется в 2 экземплярах: один хранится на складе, второй - в бухгалтерии. Карта содержит данные:
⦁номер товарной партии;
⦁дата открытия карты;
⦁номер, наименование ТТН или ТОРГ-12, сопровождавшей завоз;
⦁наименование товарных позиций;
⦁число мест или масса нетто;
⦁дата выбытия, количество, перечень позиций;
⦁номер, название расходного документа, сопровождавшего выбытие (продажу, списание, возврат);
⦁дата закрытия карты (когда товар партии закончился).
Карта регистрируется в реестре, хранящемся в бухгалтерии. Плюсы: не проводя полную ревизию склада, выявляются недостачи, пересортица, излишки внутри партии.
2.Сортовой способ хранения: учет на нумерованных товарных карточках или в товарных книгах с нумерованными листами. Карточки перечисляют в журнале, выдают под роспись. В товарной книге отдельному наименованию каждого сорта отводят несколько листов. Данные вносят на основании приходных или расходных документов ежедневно.
3.При партионно-сортовом способе хранения ведут одновременно партионную карту и товарные карточки.
4.Номенклатурный способ : ведение товарных карточек, книги.
Упорядочить отчетность, процесс распределения по складу товаров помогает ведение адресного хранения распределение приходов по маркированным ячейкам, складским зонам. Оно освобождает до 30% площади хранения, сокращает отклонения в складском учете с 2,5% до 0,5%.
Контроль продаж
Самые тонкие места учета товаров - процесс передачи со склада в торговый зал, списание естественной убыли или потерь по халатности. Именно на этих этапах товарного движения возможно проведение махинаций, воровства. Существуют государственные нормативы товаров, подлежащих естественной убыли. Таковой не подвержены штучные и фасованные изделия.
Говоря простым языком: если шерстяные платья на складе съела моль, то виновато материально-ответственное лицо, не обеспечившее надлежащих условий хранения, списание проходит из прибыли магазина и его зарплаты.
Учёт продаж ведётся следующим образом:
- Бухгалтерия ведет учет реализации на счете 90 «Продажи», имеющем дебетовую и кредитную части.
- Дебет: цена поставщика, расходы на хранение, налоги (НДС, акциз и т.п.). Кредит: отпускная стоимость, включающая НДС.
- Ежедневные или посменные отчеты кассиров - основа для бухгалтерских проводок реализации. Они отражают объем выручки, долю расходов, чистой прибыли, подсчитывают ежемесячно, отнимая от прибыли дебетовую часть.
Контроль продаж ведут по закупочной или отпускной стоимости. Способ контроля закрепляют в учетной политике организации.
Передача со склада в торговый зал документируется, при автоматизированном учете - программы содержат типовые проводки внутреннего перемещения товаров, при ручном - зависит от способа учета.
Приобретение товаров покупателем подтверждается расчетно-кассовым чеком, отображается в книге кассира-операциониста, куда ежедневно заносят данные промежуточного (Х-, посменного), конечного Z-отчета.
Бухгалтерия ведет учет реализации на счете 90 «Продажи», имеющем дебетовую и кредитную части. Дебет: цена поставщика, расходы на хранение, налоги (НДС, акциз и т.п.). Кредит: отпускная стоимость, включающая НДС.
Ежедневные или посменные отчеты кассиров - основа для бухгалтерских проводок реализации. Они отражают объем выручки, долю расходов, чистой прибыли, подсчитывают ежемесячно, отнимая от прибыли дебетовую часть. Контроль продаж ведут по закупочной или отпускной стоимости. Способ контроля закрепляют в учетной политике организации.
Способы ручного учета в торговле
В процессе учета необходимо каждую поступившую на склад единицу товара записать, фиксируя цену поставки, количество, стоимость продажи. Каждый этап, через который проходит наименование, хранящееся на складе, надо зафиксировать во внутренних документах компании, подтвердить его кассовым чеком, приходным ордером. Только в этом случае бухгалтер составит налоговой отчет, не вызывающий вопросов.
Отчеты движения товаров бывают в двух видах:
- Суммовые;
- Потоварные или аналитические.
Суммовой способ учета подходит для магазинов с небольшим ассортиментом, показывает, как вести учет товара в магазине одежды без компьютера, пользуясь тетрадью «приходов-расходов». Используют сумму документов: пришел товар, посчитали сумму по цене реализации, записали. Каждый день от этой суммы минусуем выручку. Получившаяся разница - складской остаток.
После ревизии: расчетный остаток «минус» фактический остаток «равно» недостача.
- Минус суммового способа : отсутствие товарной аналитики, возможности ABC-анализа подсчет точной прибыли с каждой товарной позиции. При суммовом способе сложно поймать за руку продавца, сбывающего «левый» товар, возможны ошибки калькуляции.
- Плюс : минимум документов, с бухгалтерией справится начинающий.
Аналитический способ позволяет проводить детальный анализ товарных запасов, динамики продаж. Самый простой вариант ведется в Excel, отводя каждому месяцу новую страничку.
В первую графу файла переносят полную информацию о товаре: производитель, вес, цена, вид упаковки.
Во второй отмечают объем поступлений в текущем месяце, в следующей - количество продаж.
Последняя графа - остатки по каждой позиции, отдельно записывают информацию по возвратам, испорченному или просроченному товару, результатам ежемесячных ревизий.
Аналитический способ лег в основу программного обеспечения для бухгалтерского учета.
В розничном магазине используют либо программное обеспечение, устанавливаемое на компьютер, либо бухгалтерские онлайн-сервисы. Выбор зависит от возможностей владельца бизнеса, привычек бухгалтера.
Инструкция ручного контроля движения товаров
Автоматизировать систему бухгалтерского учета, движения товаров могут позволить себе даже небольшие торговые точки. Мы расскажем пошагово, как вести учет товаров в небольшом продуктовом магазине или магазине одежды.
Первый шаг: прием товаров на склад
Любая поставка сопровождается накладными, счетами-фактурами (если поставщик - плательщик НДС). Для них заводят журнал приходных документов, в котором фиксируют номер, дату, сумму. Это можно делать вручную или на компьютере, используя Excel.
Второй шаг: внутреннее перемещение товаров
Со склада товары должны попасть в торговый зал или секцию не только физически, но и по бухгалтерским проводкам. Здесь можно поступить двумя способами: отдать товары под отчет продавцу или переместить в торговый зал, выписав внутреннюю накладную ТОРГ-12. Каждый отпуск со склада заносят в журнал или реестр внутреннего перемещения товаров.
Третий шаг: реализация
Магазин оснащается кассовым аппаратом в обязательном порядке, каждая покупка подтверждается кассовым чеком. Дополнительно контролировать продавцов поможет журнал продаж, ведущийся вручную, в который продавец записывает каждую проданную позицию. В конце смены между чеками и журналами делают сверку.
Как работает онлайн-касса, подробнее читайте .
Если товары продают юридическим лицам, то выписывают копию чека, ТОРГ-12, счет-фактуру, данные заносят в журнал.
По желанию владельца магазина, можно убрать второй этап учета, занося поставки на баланс торгового зала. Такой вариант приемлем для магазинов с небольшой номенклатурой или маленькой площадью торгового зала.
Юридические лица, работающие по упрощенной системе налогообложения, обязаны вести книгу доходов и расходов.
Расходы: закупка товаров, материалов для оказания услуг и т.п.
Доходы: деньги от реализации.
Книга ведется в электронном или бумажном варианте. Электронную версию распечатывают ежемесячно (ежеквартально), нумеруют листы, прошивают. Бумажная сразу ведется на пронумерованных, прошитых листах.
Сложнее юридическим лицам, плательщикам НДС. Они обязаны использовать план счетов бухгалтерского учета, контролировать наличие счетов-фактур, учитывать ассортимент по себестоимости и отпускной цене. Отдельно учитывают номенклатуру, наценку, НДС, расходы, финансовые результаты торговли.
Я уже длительное время пользуюсь специализированными программами, позволяющими вести свою домашнюю бухгалтерию. Для чего мне это нужно, спросите вы? Лично мне это даёт понять на что и какие суммы я трачу. То есть я могу ориентироваться на что я трачу явно лишние деньги, где возможно сэкономить и где это просто необходимо делать чтобы высвободить средства для действительно важных вещей. В подобные программы вы заносите каждую свою операцию (покупку, например), где указываете сумму и категорию расходов (к примеру — «перекусы»). Затем вы можете за определённый период времени быстро вывести отчёт и легко по нему сориентироваться, на что вы реально тратите лишние деньги и стоило бы придержаться в растратах, а где ваши расходы действительно по плану и необходимы. Тоже самое и с вашими доходами. Можно указать откуда и какой в размере вы получаете доход, а затем анализировать в отчётах, с какого направления сколько денег вы получаете и каков ваш общий доход за тот или иной период времени. Также отчёт покажет, например, не тратите ли вы практически полностью все свои доходы на какую-то ерунду ежемесячно?
Для того чтобы вы поняли суть подобных программ и их полезность, приведу несколько наглядных примеров. Ниже вы видите отчёт из программы о доходах и расходах за выбранный период — месяц:
Отмечу сразу, что все эти данные по дням я забивал в программу для того чтобы показать как пример, и к моим личным данным это не имеет никакого отношения:)
А вот отчёт о расходах по определённой категории «Перекусы»:
Также очень наглядно можно посмотреть на что вы тратите больше всего денег в виде диаграммы:
И последнее — отчёт о доходах за месяц через интернет:
Как видите, всё очень наглядно и понятно. Каждый из таких отчетов за месяц / полгода / год или более может сделать определённые выводы для себя. И ещё многое можно понять о своих финансах при помощи подобных программ.
Мой выбор программы для ведения домашней бухгалтерии
Из бесплатных программ под платформу iOS, куда относятся Айфоны и Айпады, я не смог выбрать ничего. Критерии выбора были примерно такими: программа должна уметь работать с несколькими созданными мной счетами, учитывать доходы и расходы по разным счетам, иметь возможность учитывать займы и самое главное — отображать подробные отчеты во всевозможных вариантах по заданным мной критериям с возможностью гибкой настройки. Также необязательно, но неплохо было бы, чтобы программа позволяла вести учет в разных валютах и конвертировать их по текущим курсам к рублю. Самый главный критерий (детальные отчёты) оказался самым непростым:) Какие-то программы не позволяли учитывать расходы / доходы по указанному мной промежутку времени, какие-то учитывали только расходы без доходов, какие-то не позволяли показывать отчёты только по заданным мной категориям расходов. Более того, большинство программ вроде и являлись бесплатными, но просили деньги за использование каких-то важных функций или после пользования ей определённого количества дней. Все эти варианты я отбрасывал.
А при выборе платной программы для меня важным критерием была разовая оплата на постоянный срок пользования. То есть безо всяких ежемесячных платежей. Моим перечисленным выше критериям не отвечали большинство платных программ.
Перелопатив не мало вариантов, читая отзывы, я в итоге остановился на программе «Личные Финансы ПРО». Построена программа на 1С бухгалтерии и уже по отзывам я сразу понял что функционал её очень неплох, а стоимость была порядка 250-300 рублей за постоянное использование. Версия есть как под iOS, так и под Android, а в марте этого года ожидается выпуск и под Windows.
Вот об этой программе я сегодня вам расскажу и для тех кто выберет её для ведения домашней бухгалтерии, данная статья может оказаться полезной. В принципе, ведение домашней бухгалтерии это процесс фактически аналогичный для всех программ, поэтому поняв, что умеет делать программа и зачем она нужна, вы сможете без труда разобраться и с другими подобными программами.
Как работать с программой «Личные Финансы»?
Саму программу покупаем и скачиваем соответственно либо с Play Market, если планируете пользоваться на устройстве с системой Android, либо с App Store, если будете пользоваться на устройстве с iOS.
На изображении ниже показана программа Личные Финансы в App Store, и в данной статье я буду всё рассказывать и показывать именно на примере для iOS:
После того как установите и запустите программу, в первом же окне необходимо выбрать начальное действие. Поскольку программа ставится впервые и ранее с ней не работали, то нужно выбрать «Перейти к вводу начальных остатков», что подразумевает в начале процесс создания кошельков:
Остальные 2 пункта необходимы в случае если вы хотите загрузить данные для программы, ранее экспортированные, например, с других устройств.
Создание кошельков для учёта денежных средств
При работе с программой, она может постоянно выводить подсказки при посещении каждого из разделов. И выглядят они вот так:
Для того чтобы не видеть эти одинаковые подсказки слишком часто, поставьте галочку «Больше не показывать» и нажмите «Закрыть», после чего подсказки больше появляться не будут.
Программа срезу же откроет окно, где необходимо будет ввести наименование первого кошелька и указать его валюту. Кошелёк это то, где хранятся ваши средства. Как правило, удобно создавать несколько кошельков. Например, я создал себе в программе для учёта 2 кошелька: «наличные деньги + карта банка» и «Электронные деньги». Потому как мне удобно вести учёт отдельно денег, поступающих на карту или мне на руки, а также расходы с рук и карточки, и отдельно поступления и расходы электронных денег в интернете. У каждого могут быть свои предпочтения и выбор того как вести учёт.
Но перед тем как указать наименование кошелька, сразу укажем валюту, нажав на стрелочку в поле «Валюта»:
Программа выдаст ошибку, что необходимо сначала указать основную валюту, в которую будут переводиться другие в случае если средства планируем учитывать в разных валютах:
Нажав «ОК», откроется окно с выбором основной валюты. Помните, что вы можете вести учёт, создав кошельки в разных валютах, не только в рублях. Программа сама будет пересчитывать вам всю общую сумму ваших имеющихся средств в основной валюте по курсу на заданный день.
В открывшемся окне нам нужно выбрать основную валюту. Скорее всего, как и у меня, у вас это будет «Российский Рубль». Чтобы сделать выбранную валюту основной, необходимо выделить сроку с нужной валютой, нажав на неё и удерживая в течение пары секунд, после чего вверху нажать кнопку «Основная»:
Валюта создаваемого кошелька будет указана и теперь впишем ещё и название этого кошелька в строке «Наименование». Группу имеет смысл указывать только если вы собираетесь создать для учёта большое количество кошельков, которые удобно было бы группировать по каким-то признакам. Указав наименование и валюту первого кошелька, кликаем по ссылке «Записать и закрыть», что означает сохранение изменений в программе и закрытие текущего окна:
Далее, если программа открыла сама какое-то новое окно, лучше закрыть его (или несколько окон) чтобы перейти в главное окно программы под названием «Рабочий стол» и оттуда продолжить создание кошельков, если у вас их несколько. Чтобы создать ещё один кошелёк открываем значок «Кошельки» на рабочем столе:
В случае, если вы планируете вести учет только лишь по одному кошельку, который вы уже создали ранее, то сразу переходите к следующему заголовку « ».
В разделе кошельков вы увидите созданный кошелёк, в котором пока ещё нет остатка, поскольку до этого ещё не дошли. Для создания следующего кошелька кликаем по ссылке «Создать» в правом верхнем углу:
Точно также вводим понятное для себя наименование кошелька, выбираем валюту и нажимаем «Записать и закрыть»:
И теперь закрываем текущее окно с кошельками и переходим к вводу остатков денежных средств.
Ввод начальных остатков денежных средств в кошельки
Итак, теперь у нас есть кошельки, по которым программа будет вести учёт потока денежных средств. Следующее, что необходимо сделать — ввести начальные остатки в созданные кошельки. Т.е. это те средства, которые у вас уже имеются на каких-то счетах и на руках.
С рабочего стола программы открываем значок «Начало работы», что является вводом остатков:
В окне ввода остатков нажимаем «Создать»:
В следующем окне выбираем «Ввод остатков денежных средств»:
Выбираем один из кошельков из созданных нами:
Теперь откроется уже непосредственно окно для ввода начального остатка. Сумму можно указать как при помощи кнопок в программе, так и при помощи клавиатуры вашего устройства, которая появится если вы выделите верхнее поле «Сумма». Вводим начальный остаток в выбранный кошелёк, после чего нажимаем «Оk» внизу:
Программа вернёт вас в предыдущее окно, где вы увидите кошелёк, куда добавляли начальный остаток и сумму. Если вы ранее создавали не один кошелёк, то соответственно необходимо добавить начальные остатки и в них тоже, нажав снова кнопку «Добавить»:
Если же кошелёк один, то можно закрывать окно и сразу переходить .
Начав добавление нового остатка, как и прежде, выбираем кошелёк (например, второй — «электронные деньги») и указываем начальную сумму для этого кошелька. В конечном итоге в окне вы увидите уже 2 введённых остатка:
Для того чтобы принять изменения, кликаем по уже знакомой ссылке «Провести и закрыть» справа в верхнем углу.
Вернувшись на главное окно раздела ввода остатков, нажимаем «Закрыть»:
Теперь для того чтобы удостовериться, что наши кошельки точно «наполнены» начальной суммой, перейдите с рабочего стола программы в раздел «Кошельки» и посмотрите, зачислены ли в них указанные суммы:
В моём примере, как видим, всё в порядке и можно теперь переходить к созданию категорий расходов.
Категории расходов (в программе это называется «Статьи расходов») — это то, куда вы регулярно тратите деньги. Например, вы можете создать категорию «Проездной» и каждый раз как тратите деньги на проездные, заносите в данную категорию нужную сумму расхода. Или, например, категория «Бензин». Как заправляете автомобиль, заносите в программу операцию расхода с нужной суммой в категорию «Бензин». Создать можно сколько угодно категорий для вашего же удобства ведения расходов и дальнейшего анализа отчётов.
Для создания статей расходов с рабочего стола открываем раздел «Ст. расхода»:
Создадим свою группу, куда будем помещать все статьи расходов. Для создания группы, нажмите на иконку с изображением папки со знаком «+»:
Указываем наименование группы, например «Мои расходы», которая будет объединять все наши категории расходов и кликаем по ссылке «Записать и закрыть»:
Все создаваемые далее категории расходов удобнее всего заносить в эту созданную группу, чем сейчас и займёмся. Выбираем в окне статей расходов только что созданную группу чтобы программа перешла в неё, после чего нажимаем «Создать»:
В новом окне придумываем и вводим название первой категории расходов в поле «Наименование». Как пример: «Перекусы», «Проезд», «Бензин», «Рестораны», «Кино»:
Нажимаем «Записать и закрыть» для сохранения введённой статьи расходов.
Вернувшись в предыдущее окно, увидите первую только что созданную статью расходов в вашей группе:
Конечно, у каждого из нас категорий (статей) расходов может быть сколько угодно, явно не одна:) Поэтому теперь точно таким же образом вам необходимо добавить все остальные категории ваших расходов, которые вы сразу можете вспомнить. Т.е. снова кликаем по ссылке «Создать», вводим новую категорию, сохраняем её:
И так, соответственно, до тех пор, пока не введёте все категории которые на данный момент укладываются в вашей голове:)
После того как нужные для себя статьи расходов вы создадите, закройте окна создания статей расходов и перейдём к аналогичному процессу — созданию категорий ваших доходов.
Для чего нужны категории (статьи) доходов в программе, вы уже наверное догадались сами. У каждого из нас есть источники дохода, у кого-то один, у кого-то их несколько. Как пример — доход от предприятия в котором вы работаете, доход от какой-то второстепенной работы (например листовки раздавать), доход от какого-то проекта в интернете и всё что угодно. А статьи дохода это и есть, соответственно, ваши источники доходов, которые вы разобьёте по категориям, например: «Зарплата от фирмы», «Доход из интернета» или создадите для удобства любые другие категории. Каждый раз как вы будете получать средства, вам необходимо это зафиксировать в программе, создав операцию дохода в указанную категорию с нужной суммой.
И сейчас займёмся созданием этих самых категорий доходов. На рабочем столе программы открываем иконку «Ст. дохода»:
Как и в случае с расходами, в открывшемся окне уже будет создана одна системная группа, которую мы трогать не будем. Создадим свою группу, куда будем добавлять все статьи (источники) доходов. Нажимаем на маленькую кнопку с изображением папки и значка «+» слева:
Группу можно назвать, например, «Мои доходы». Указываем название в поле «Наименование» и нажимаем «Записать и закрыть»:
Создав группу, открываем её и нажимаем «Создать» для ввода первой статьи дохода:
Придумываем и вводим 1-ю категорию доходов в поле «Наименование» и также сохраняем при помощи «Записать и закрыть»:
Точно также вводим другие источники дохода если они у вас имеются. Т.е. нажимаем «Создать», указываем новый источник дохода и сохраняем:
Теперь, после того как мы занесли в программу нужные статьи расхода и дохода, рассмотрим как вести учёт движения наших средств.
Занесение расхода и дохода в программу
Для чего это необходимо, я думаю итак понятно. Когда вы получаете деньги на какой-то свой счёт или на руки, это необходимо занести в программу как операцию дохода. А если вы на что-то потратили деньги, то это заносим в программу как операцию расхода по указанной категории. В итоге, регулярное ведение такого рода учёта позволит вам в дальнейшем в любое время формировать любые отчёты, в которых будет детально видно какой вы получаете доход и из каких источников, на что тратите деньги и в каких суммах.
Перед тем как мы сможем регулярно заносить доходы и расходы в программу необходимо в настройках указать кошелёк по умолчанию из созданных нами ранее, с которого будут совершаться все операции. Для этого переходим с рабочего стола в раздел «Настройки»:
В окне настроек нажимаем на стрелочку в поле «Кошелёк (по умолч.)»:
Выбираем один из созданных вами кошельков, по которому будет происходить основное движение ваших средств:
После занесения операции расхода / дохода в программу вы всё равно сможете изменить кошелёк, с которого / на который эта операция производилась, если это необходимо.
Теперь, когда кошелёк выбран, в главном окне настроек нажимаем «Записать и закрыть»:
Ну и теперь научимся самому главному для любой подобной программы — заносить доходы и расходы.
Занесение расхода в программу
Для того чтобы произвести операцию расхода в программе нужно открыть раздел «Создать расход» с рабочего стола.
В следующем окне программа просит указать статью (т.е. категорию) расходов, в которую будет занесена данная операция. Т.е. если вы потратили деньги на кино, значит выбирайте соответствующую созданную ранее категорию. Думаю тут всё ясно.
Выбрав статью расхода, указываем сумму которую потратили на данную категорию. Теперь, если мы не хотим менять кошелёк заданный по умолчанию, с которого производим данную операцию, то просто сохраняем изменения кнопкой «Провести и закрыть». Если же нужно указать другой кошелёк для совершения операции, а не тот который был задан в настройках по умолчанию, то нажимаем «Оk» внизу окна:
В первом случае операция будет сразу завершена и программа моментально учтёт списание средств с кошелька, который был ранее задан по умолчанию в настройках программы.
Во втором случае откроется ещё одно окно, где вы сможете выбрать кошелёк для списания средств при помощи стрелочки в поле «Кошелёк» и затем уже подтвердить операцию кнопкой «Провести и закрыть»:
Вот и весь процесс создания расхода. Делается это на самом деле за несколько секунд. Таким же точно образом теперь вы можете регулярно быстро заносить расходы в программу для их учёта.
Ознакомиться со всеми своими ранее проведёнными расходами можно в разделе «Список расходов»:
Занесение дохода в программу
Любой полученный вами доход можно занести в программу совершенно аналогичным образом, как и в случае с занесением расхода.
Для внесения дохода зайдите в раздел «Создать доход»:
В новом окне выбираем одну из ранее созданных категорий дохода, т.е. источник дохода, с которого вы на данный момент получили средства:
Весь список доходов вы можете просмотреть в разделе «Список доходов»:
В окне будут отображены все занесённые вами доходы по датам и на указанные кошельки:
Теперь рассмотрим последнюю очень важную возможность программы — вывод детальных отчётов по заданным временным промежуткам.
Создание детальных отчётов по доходам и расходам
Программа позволяет создавать множество различных отчётов по вашим доходам и расходам за определённые периоды времени.
Перейти к формированию отчётов можно с рабочего стола через соответствующую иконку «Отчёты»:
В следующем окне будет представлен полный список возможных отчётов, который вы можете быстро сформировать в программе:
Например, выбрав пункт «Ведомость доходов и расходов», вы сразу же увидите детальный отчёт по вашим доходам и расходам за весь период времени:
В каждом из формируемых отчётов вы можете задать более гибкие настройки выдачи. Для перехода к настройкам выдачи текущего отчёта, нужно нажать кнопку с изображением шестерёнки в верхней части окна. После этого появится несколько опций для настройки отчёта:
Например, вы можете задать нужный временной период, по которому хотите видеть отчёт, а также указать конкретную группу расходов / доходов, фильтруя тем самым не важную для вас на данный момент информацию по вашим транзакциям.
Таким образом, каждый из отчётов, который может сформировать программа можно настроить под свои потребности. Некоторые из примеров отчётов я показывал в самом начале статьи — вот здесь. Я как раз формировал их через данную программу.
Теперь покажу ещё пару опций в настройках программы, таких как удаление старых операций и загрузка / выгрузка данных программы.
Настройки программы
В настройках программы, помимо выбора кошелька по умолчанию, есть ещё пара полезных опций.
Одна из них — возможность удалить какие-то на ваш взгляд ненужные ранее созданные операции или те, что вы добавили по ошибке. Делается это так:
Вторая полезная функция в настройках — возможность экспорта всех операций вместе с настройками в отдельный файл на устройстве или на онлайн диске Dropbox. О том что такое онлайн-диски вы можете прочитать в статье:
Выгрузка (экспорт) данных программы — это своего рода создание резервной копии на тот случай, если вы случайно что-то сделаете в программе и не сможете исправить. Или же вовсе удалите программу, а затем захотите продолжить ею пользоваться. Либо при помощи экспорта данных вы можете перенести их на другое устройство и загрузить в такую же программу.
Перейдя на вкладку «Файл», будет указано, в какую папку и в какой файл вы можете экспортировать данные. Тоже самое и при импорте. Вы также можете указать имя файла самостоятельно. А ещё ниже показана небольшая инструкция о переносе данных в файле между устройствами Apple.
Экспорт и импорт данных в файл / из файла производится простым нажатием соответствующей кнопки.
Резервирование в Dropbox наиболее удобное и безопасное, поскольку файл с данными не будет храниться на вашем устройстве и тем самым вы его не потеряете, а также не придётся в случае чего вручную копировать файл с устройства на устройство, поскольку достаточно будет только авторизоваться в Dropbox на другом устройстве и загрузить ранее сохранённые данные.
Для возможности резервирования в Dropbox, вам соответственно нужна учётная запись в этом сервисе, создать которую вы можете по ссылке:
После этого, когда появится сообщение об успешно проведённой операции (Надпись «Success!»), закрываем данное окно и возвращаемся на главное окно вкладки Dropbox:
Здесь теперь мы видим внизу 2 кнопки — для загрузки и выгрузки данных и можем быстро произвести необходимое действие через аккаунт в Dropbox:
Ну вот и все наиболее важные функции программы. Есть ещё, конечно, и другие полезные, но рассказать обо всех — это всё равно что написать книгу — руководство по эксплуатации данной программы:) Из других полезных функций отмечу возможность ведения займов и накоплений, что кому-то может оказаться нужным. Информация из данной статьи, я надеюсь, прежде всего поможет читателям понять для чего вообще может быть полезным ведение домашней бухгалтерии, а кто-то сможет лучше разобраться именно с этой программой.
На этом пока всё... Удачи Вам! Пока.
Бизнес, связанный с реализацией продуктов питания находится на одной из первых ступеней по среди иных сфер коммерческой деятельности. Объяснение данной закономерности одно. Покупатели всегда могут себя ограничивать в одежде, бытовой технике, культурном проведении досуга, но никогда не останутся без еды. Но для процветания бизнеса в этой сфере необходим не только широкий ассортимент на полках магазина, но и четко настроенный механизм контроля закупок и продаж.
Как только все организационные мероприятия по (оформление предпринимательской деятельности, аренда помещения, договоренности с поставщиками, определение с системой оплаты налогов) решены, нужно создать учет товара. Целью такого контроля является постоянное наличие достоверных сведений о финансовых потоках.
Первым, что надо сделать – это оприходовать весь товар, поступивший от поставщиков. То есть постоянно вести запись, что поступает и сколько стоит. Нужно сразу запомнить, что каждое действие с товаром в бухгалтерии и в системе уплаты налогов подтверждается целым рядом документов. Сюда входят накладные приходного и расходного типа, товарные чеки, выдаваемые кассовыми аппаратами или выписанные от руки на специальных бланках.
Какие способы контроля товара в магазине?
В ответе на вопрос, как вести учет в магазине продуктов, нужно запомнить, что на практике существует две методики – суммовой и аналитический контроль.
Первый проводится по количеству присутствующих документов. Он очень простой, не требующий наличия компьютерной техники. Для его осуществления достаточно иметь под рукой тетрадь и калькулятор. Сначала ставят на приход поступивший товар и устанавливают ему цену. Такой шаг отмечается плюсом. Затем после получения денег от продаж ставится минус. В итоге получается схема учета: поступление – = остаток. Главный недостаток такой методики – это неведение товара за цифрами подсчета. Она не дает возможности провести точный анализ по каждому виду товара в отдельности. Также нет возможности вычислить подставляемые продукты продавцами.
Аналитический контроль полностью исключает все эти недостатки. Для его применения понадобится компьютерная техника. На компьютере должен быть установлен текстовый редактор Word или Excel. В этой программе необходимо каждый день создавать новую страницу, где в первой колонке должен быть перечислен весь ассортимент. Далее указывается вес, наименование производителя и количество, поступившего в текущем месяце. С каждым приходом цифра количества меняется. В следующей колонке (заполняется каждый день) записывается продажа. Последнюю графу следует отвести под остаток. Такой механизм позволит в конце месяца легко проводить ревизию и сделать анализ, что больше пользуется спросом, а что мало интересует покупателей.
На практике в организации учета применяют специальный алгоритм, состоящий из конкретных действий. Ими являются:
Технология рассмотренного алгоритма довольно проста. Она не требует специальной подготовки и знаний. Главное в нем – это внимательность и скрупулезность. Только таким образом идеально работает механизм учета товара в продуктовом магазине.
Как правильно организовать ревизию на продуктовой торговой площадке?
Период проведения составляет 30 дней. То есть она должна быть в конце каждого месяца. Для того чтобы продавцы знали порядок нужно для ревизии назначить конкретный день. Например, вторник последней недели месяца.
Проводится ревизия в несколько этапов:
- Подготовка специального бланка (можно расчертить от руки) и определение остатка для определения недостачи или лишков.
- Этап проверки количества товара. Считать необходимо в две руки. Для этого нужно пригласить постороннее лицо. Запись ведется параллельно по схеме «продавец с владельцем» и «продавец с независимым лицом» на разных листах. Таким образом можно избежать возможных ошибок. Считать необходимо по видам товара. Например, начинают считать подсолнечное масло, затем конфеты и так далее. Просроченный и испортившийся товар записывают отдельно.
- Определение остатка. Вычисляют : «приход за месяц» + «остаток, высчитанный с прошлой ревизии» — «продажа за месяц». В результате получается сумма остатка за прошедший месяц.
В процесс ревизии должен быть заложен процент списания. Он необходим для исключения льда, обрезков, воды и прочих факторов.
Несомненно, учет в магазине проще поручить , но на начальном этапе развития коммерческой деятельности это будет дорогостоящим удовольствием. Поэтому лучше все начинать самостоятельно.
Открытие даже самого маленького магазинчика требует решения множества больших вопросов. Выбор и аренда помещения, официальная регистрация, подбор персонала, договора с поставщиками – все это забирает массу сил, времени и средств.
И вот, когда казалось бы, все вопросы уже улажены остается решить одну, но наиболее важную проблему – проблему ведения учета товаров. Самым простым решением в данной ситуации будет оформление на работу штатного бухгалтера. Но если речь идет о новом учреждении, будет необходим постоянный контроль, который лучше доверить надежному человеку – себе.
Без элементарных бухгалтерских знаний вникнуть во все тонкости ведения учета будет сложно, но самые главные моменты можно уяснить почитав теорию. В данной статье вы найдете всю необходимую информацию, касающуюся правильного учета товаров.
Стандартные способы учета товаров
Любой типичный бухгалтер использует при учете операций с товарами приходные и расходные накладные, а также чеки и квитанции. Но в последнее время наибольшую популярность приобрели следующие виды учета:
- Суммовой – ведется по сумме документов. От прихода товара отнимается выручка, после чего, полученный расчетный остаток сравнивается с фактическим и подбивается недостача.
- Аналитический – ведется по месяцам и включает в себя наименование и количество товара, а также его цену.
В первом случае, учет можно вести даже без компьютера, просто обзаведясь тетрадкой и ручкой. Но данный способ имеет массу недостатков и является жутко неудобным в случае большого товарного ассортимента. При обширном объеме продукции просто невозможно проследить за ценами товара, а это недопустимо.
Второй способ более надежный т. к. является более наглядным. Для его использования необходимо знание двух банальных компьютерных программ – Word и Excel. Кроме того, сейчас существует множество специальных компьютерных программ, предназначенных для ведения учета.
Инновационные способы учета товаров
И все-таки, использование специально разработанных программ для ведения учета больше вас обезопасит. По крайней мере вы будете ограждены от фактических ошибок подсчета, ведь все суммы в таких программах подсчитываются автоматически. Да и легче вести учет в таких программах, ведь при желании более давнюю информацию можно перепроверить, сравнить с новой и т.д.
На какие именно программы следует обратить особое внимание?
- Мой магазин
- Мой склад
Данные программы очень просты в использовании и не требуют наличия каких-либо специальных компьютерных знаний.
Из этого ролика можно узнать, как вести учет товара в небольшой торговой точке:
Складской учет в Excel — это прекрасное решение для любой торговой компании или производственной организации, которым важно вести учет количество материалов, используемого сырья и готовой продукции.
Кому могут помочь электронные таблицы
Крупные фирмы приобретают для этих целей готовые решения в электронном формате. Однако они стоят достаточно дорого, а некоторые сложные программы требуют привлекать к работе на складе квалифицированного сотрудника с высокой зарплатой. Это не под силу начинающим или небольшим компаниям. К счастью, выход есть, и можно использовать таблицы Excel. Этот электронный инструмент, который уступает по популярности только офисной программе Word, имеет функционал, вполне достаточный для решения задач складского учета.
Несколько важных правил
Те, кого интересует вопрос о том, как вести складской учет, должны с самого начала серьезно подойти к вопросу создания собственной компьютерной программы. При этом следует с самого начала придерживаться следующих правил:
- Все справочники должны изначально создаваться максимально точно и подробно. В частности, нельзя ограничиваться простым указанием названий товаров и следует также указывать артикулы, коды, сроки годности (для определенных видов) и пр.
- Начальные остатки обычно вводятся в таблицы в денежном выражении.
- Следует соблюдать хронологию и вносить данные о поступлении тех или иных товаров на склад раньше, чем об отгрузке покупателю.
- Перед заполнением таблиц Excel необходимо обязательно провести инвентаризацию.
- Следует предусмотреть, какая дополнительная информация может понадобиться, и вводить и ее, чтобы в дальнейшем не пришлось уточнять данные для каждого из товаров.
Перед тем как приступить к разработке электронной таблицы для обеспечения нормального функционирования вашего склада, следует учесть его специфику. Общие рекомендации в таком случае следующие:
- Необходимо составить справочники: «Покупатели», «Поставщики» и «Точки учета товаров» (небольшим компаниям они не требуются).
- Если перечень продукции относительно постоянный, то можно порекомендовать создать их номенклатуру в виде базы данных на отдельном листе таблицы. В дальнейшем расход, приход и отчеты требуется заполнять со ссылками на нее. Лист в таблице Excel с заголовком «Номенклатура» должен содержать наименование товара, коды продукции, товарные группы, единицы измерения и т.п.
- Отчет формируется посредством инструмента «Сводная таблица».
- Поступление на склад должно учитываться на листе «Приход».
- Требуется создать листы «Расход» и «Остатки» для отслеживания текущего состояния.
Создаем справочники
Чтобы разработать программу, чтобы вести складской учет в Excel, создайте файл с любым названием. Например, оно может звучать, как «Склад». Затем заполняем справочники. Они должны иметь примерно следующий вид:
Поставщики | |||||
Наименьшее | Юридический адрес | Комментарий | |||
ООО «Москва» | |||||
ООО «Лето-3» | |||||
ЗАО «Утро» |
Чтобы заголовки не «убегали», их требуется закрепить. С этой целью на вкладке «Вид» в Excel нужно сделать клик по кнопке «Закрепить области».
Точно так же выглядит таблица «Покупатели».
Обеспечить удобный и частично автоматизированный бесплатная сможет, если создать в ней вспомогательный справочник пунктов отпуска товаров. Правда, он потребуется только в том случае, если компания имеет несколько торговых точек (складов). Что касается организаций, имеющих один пункт выдачи, то такой справочник для них создавать нет смысла.
Точки учета | |||||
Наименьшее | Комментарий | ||||
Магазин 1 | |||||
Собственная программа «Склад»: создаем лист «Приход»
Прежде всего, нам понадобится создать таблицу для номенклатуры. Ее заголовки должны выглядеть как «Наименование товара», «Сорт», «Единица измерения», «Характеристика», «Комментарий».
- Выделяем диапазон этой таблицы.
- В поле «Имя», расположенном прямо над ячейкой с названием «А», вводят слово «Таблица1».
- Так же поступают с соответствующим диапазоном на листе «Поставщики». При этом указывают «Таблица2».
- Фиксации приходных и расходных операций производится на двух отдельных листах. Они помогут вести складской учет в Excel.
Для «Прихода» таблица должна иметь вид, как на рисунке ниже.
Приход товаров | Поставщик | Точка учета | Ед. измер. | ||||||
Автоматизация учета
Складской учет в Excel можно сделать более удобным, если пользователь сможет сам выбирать из готового списка поставщика, наименование товара и точку учета.
При этом:
- единица измерения и код поставщика должны отображаться в таблице автоматически, без участия оператора;
- номер накладной, дата, цена и количество вносятся вручную;
- программа «Склад» (Excel) рассчитывает стоимость автоматически, благодаря математическим формулам.
Для этого все справочники требуется отформатировать в виде таблицы и для столбца «Наименование» создать выпадающий список. Для этого:
- выделяем столбец (кроме шапки);
- находим вкладку «Данные»;
- нажимаем на иконку «Проверка данных»;
- в поле «Тип данных» ищем «Список»;
- в поле «Источник» указываем функцию «=ДВССЫЛ("номенклатура!$A$4:$A$8")».
- выставляем галочки напротив «Игнорировать пустые ячейки» и «Список допустимых значений».
Если все сделано правильно, то при заполнении 1-го столбца можно просто выбирать из списка. При этом в столбце «Ед. изм.» появится соответствующее значение.
Точно так же создаются автозаполнение для столбцов «Код» и «Поставщик», а также выпадающий список.
Для заполнения графы «Стоимость» используют формулу умножения. Она должна иметь вид — «= цена * количество».
Нужно также сформировать выпадающий список под названием «Точки учета», который будет указывать, куда был отправлен поступивший товар. Это делается точно так же, как в предыдущих случаях.
«Оборотная ведомость»
Теперь, когда вы почти уже создали удобный инструмент, позволяющий вашей компании вести складской учет в Excel бесплатно, осталось только научить нашу программу корректно отображать отчет.
Для этого начинаем работать с соответствующей таблицей и в начало временного периода выставляем нули, так как складской учет вести еще только собираемся. Если же его осуществляли и ранее, то в этой графе должны будут отображаться остатки. При этом единицы измерения и наименования товаров должны браться из номенклатуры.
Чтобы облегчить складской учет, программа бесплатная должна заполнять столбцы «Отгрузки» и «Поступление» посредством функции СУММЕСЛИМН.
Остатки товаров на складе считаем, используя математические операторы.
Вот такая у нас получилась программа «Склад». Со временем вы можете самостоятельно внести в нее коррективы, чтобы сделать учет товаров (вашей продукции) максимально удобным.
