Выдача денег подотчет подрядчику. Типичные ошибки при расчетах с подотчетными лицами. Как отчитывается руководитель

В некоторых ситуациях организации необходимо выдать своим сотрудникам наличные деньги под отчет. В каких ситуациях это возможно, и как это делается, вы можете узнать из следующей статьи.

На какой срок выдается наличность

Предприниматель или управляющий организации вправе сам решить, на какой срок выдать деньги. Законодательством данный вопрос не регулируется. Самое главное, чтобы этот срок был указан в заявлении сотрудника, и управляющий был полностью согласен с этим сроком.

Как уже было написано выше, подотчетная наличность должна быть возвращена не позднее, чем по истечению трех дней с момента окончания срока, на который выдавались средства. В случае если в заявлении не указывается, на какой срок сотрудник получает наличность, возвратить их нужно будет в течение трех дней с момента получения.

Если наличность была выдана на длительный период (к примеру, несколько месяцев), сотрудник имеет полное право не возвращать их до окончания назначенного срока. Досрочно их вернуть можно по собственному желанию, или при увольнении.

Документальное оформление выдачи

При выдаче подотчетных средств должны быть оформлены следующие документы:

1. Служебная записка от инициатора выдачи – в ней должно быть обоснование того, что выдача денег действительно нужна. Также, должен быть прописан исполнитель. Если инициатором выступает управляющий компании, оформлять данную записку нет необходимости.
2. Приказ руководства о подотчетных сотрудниках – в нем отражается, кому может быть выдана наличность и в каких суммах.
3. Кассовые ордера по расходу.
4. Специфические документы (с учетом содержания трудовых поручений). Такими документами могут выступать:

• Удостоверение работника, направленного в командировку;
• Рабочее задание;
• Книга регистрации работников, отправленных в командировки;
• Доверенности на оплату товаров и работ от лица компании, книги учета таких доверенностей.

Процедура выдачи наличности

Выдача денежных средств под отчет осуществляется в несколько этапов:

1. Проверка наличия долга по ранее предоставляемым суммам. Стоит узнать, не имеется ли у сотрудника долга по полученным ранее подотчетным деньгам. Если задолженность есть, выдавать деньги нельзя.
2. Получение заявление.

Сотрудник должен написать заявление на имя директора компании о выдаче ему денег под отчет. Законодательно установленной формы заявления нет, поэтому оно может быть составлено в произвольной форме. Главное, чтобы в тексте было прописано: сумма выдаваемой наличности и срок выдачи.

Управляющий должен проставить на заявлении свою подпись и дату. Выдавать подотчетные средства без данного заявления нельзя.

1. Оформление расходника.

После того, как заявление было получено и подписано, можно оформлять расходный кассовый ордер. Ордер может оформить:

• Главный бухгалтер;
• Бухгалтер или иной должностной сотрудник (в том числе кассир);
• Управляющий компании (если отсутствует бухгалтер или главный бухгалтер).

Также, бухгалтер или главный бухгалтер должны подписать данный документ. Если ни одного из них нет на рабочем месте, расходник подписывает директор организации.

Подробнее о расходном кассовом ордере читайте в .

1. Передача ордера в кассу.

Кассир обязан проверить полученный расходник. Если он составлен верно, то получатель средств должен предъявить кассиру документ, подтверждающий личность. После этого подотчетные средства могут быть выданы из кассы. Получатель денег и кассир должны поставить на ордере свои подписи.

1. Проверка кассовой книги.

В кассовой книге необходимо сделать запись о выписанном ордере. При этом записи в кассовой книге необходимо сверять со сведениями из ордеров. Делать это должен или бухгалтер, или главный бухгалтер. Если они отсутствуют – управляющий компании.

Подробнее о кассовой книге читайте в .

Авансовый отчет

• Истечения срока, на который были выданы деньги;
• Возвращения из командировки;
• Выхода на работу (с отпуска или с больничного).

К отчету необходимо приложить бумаги, которые могут подтвердить осуществление расходов. Этими документами могут быть различные чеки. Сдается данная отчетность либо бухгалтеру, либо главному бухгалтеру, а при их отсутствии – директору компании.

Сотрудник, которому был сдан отчет, должно проверить его на:

• Наличие подтверждающих бумаг;
• Целевое расходование денег;
• Правильность оформления самого отчета и подтверждающих бумаг;
• Соответствие потраченных сумм.

Срок проверки, утверждение отчета и окончательный расчет устанавливает директор организации. После того, как отчет был утвержден, подотчетные средства списываются с баланса организации.

Но не все так просто. Бывают случаи, когда сотрудник потратил больше или меньше денег, чем получил под отчет. Разберемся, что делать в таких ситуациях.

1. Потратил меньше. В такой ситуации, для принятия денег обратно, главный бухгалтер должен оформить кассовый ордер по приходу, в котором он должен отразить возвращаемую сумму.
2. Потратил больше. После того, как авансовая отчетность была утверждена, перерасход возвращается сотруднику по ордеру по приходу. Реквизиты данного ордера должны быть внесены в авансовый отчет.

Образец приходного ордера можно найти в .

Также может возникнуть ситуация, когда сотрудник вовремя не отчитался о полученных средствах и не вернул остаток. В таком случае, не возвращенные деньги можно вычесть из его зарплаты. Для этого необходимо:

• Получить согласие от сотрудника на вычет данной суммы (если он не согласится, можно взыскать деньги путем обращения в суд).
• Управляющий организации должен издать приказ об удержании. Сделать это нужно в течение месяца со дня истечения срока возврата подотчетных средств. Если данный срок не соблюсти, получить деньги обратно можно будет только через суд.
• Ознакомить сотрудника с текстом данного приказа.

Следует учитывать, что сумма удержаний должна быть не более двадцати процентов от суммы заработной платы сотрудника. Если размер долга больше, чем данный предел, удержания производятся из нескольких зарплат.

Максимальная сумма подотчета

В соответствии с законодательством, расчеты по одному договору должны составлять не более ста тысяч рублей. Считается, что данное ограничение нельзя превышать. Однако некоторые нюансы все же имеются.

Данное ограничение установлено только на расчеты по договорам между компаниями и предпринимателями. А на расчеты с гражданами, которыми являются работники организации, данный лимит не распространяется. В данные расчеты входят выдача наличности под отчет, выплата заработной платы и социальные выплаты.

Главное, чтобы при расчетах с предпринимателями и компаниями, сотрудники не превышали лимит в сто тысяч рублей.

То есть, руководитель организации может выдавать подотчет любую сумму средств, в пределах финансовых возможностей.

Могут ли кассиры получать подотчетные средства

Подотчетные деньги выдаются из кассы компании. Если касса в организации временно отсутствует, данные суммы можно выдавать кассирам. Однако данное действие обязательно должно быть согласовано с кредитной организацией.

То есть, организация может выдавать кассирам денежные средства на выплату зарплаты работникам при правильном оформлении всех необходимых документов.

Выдача в подотчет в бюджетных компаниях

Выдача наличности в подотчет в бюджетных компаниях полностью совпадает с процедурой выдачи в частных компаниях.

Если средства выдаются на расходы в командировке, их размер определяется или коллективным контрактом, или нормативным актом.

Денежные средства также выдаются только по заявлению работников. Обязательно нужно проверить, отчитался ли сотрудник за прошлые полученные деньги.

Спорные ситуации

1. Сотруднику нужно срочно получить подотчетные средства, а управляющий компании находится в отпуске – деньги может выдать или финансовый директор или бухгалтер, но только при наличии доверенности.
2. Директор в устной форме попросил бухгалтера выдать ему деньги – выдавать деньги нельзя, это можно сделать только по письменному заявлению.
3. Сотруднику необходима сумма более ста тысяч рублей – выдать наличность можно, так как предельный лимит распространяется только на расчеты с предпринимателями и организациями.
4. Если необходимо приобрести материалы по гражданско-правовому контракту, наличность выдается подрядчику – в данном случае никаких нарушений кассовой дисциплины нет, так как с июня 2016 года сотрудник, работающий по такому договору, считается сотрудником организации.
5. Бухгалтер настаивает на том, чтобы подотчетный сотрудник подписал договор о материальной ответственности – выдача наличности под отчет не служит основанием для заключения такого договора. Если сотрудником не будут возвращены оставшиеся средства, их можно будет удержать из зарплаты работника.

Небольшая памятка бухгалтерам

Бухгалтера всегда должны помнить следующие правила:

1. Работник должен написать заявление на получение наличности из кассы.
2. Операция по выдачи средств должна быть оформлена ордером по расходу.
3. Если средства израсходованы не полностью, они должны быть возвращены обратно в кассу.
4. Новый аванс нельзя выдать до тех пор, пока сотрудник не отчитался за старый.
5. Одному подотчетному лицу нельзя выдать более ста тысяч за один раз.
6. Расходование средств должно быть подтверждено документально (чеками, квитанциями, актами, накладными).
7. Для того чтобы подтвердить оплату товара, недостаточно одного кассового чека, нужен еще товарный.
8. Если деньги не были возвращены в установленный срок, их удерживают из зарплаты работника. На суммы подотчетный средств начисляется НДФЛ. Если возникнут спорные ситуации, их необходимо оспаривать через суд.

Подробнее о бухгалтерском учете подотчетных средств читайте в .

В кассовых операциях немалое значение имеют авансовые отчеты. В случае неправильного заполнения документов налоговая может доначислить НДФЛ, а также штраф. Чтобы снизить риск пени, нужно соблюдать правила выдачи в подотчет средств: выдавать деньги на основе заявления и получать отчет в срок. Но есть иные нюансы оформления операций.

Цель

Выдача в подотчет денег под отчет может потребоваться с целью:

• покупки ТМЦ;
• оплаты командировочных расходов;
• расчетов по договорам.

Такие операции регулируются указанием Банка России № 3210 «О порядке ведения кассовых операций».

Алгоритм

Прежде чем принимать новое заявление, нужно проверить, не числится ли за сотрудником аналогичная задолженность. Если таковая имеется, то документ принимать нельзя. Сотрудник должен составить заявление на выдачу в подотчет (директору) в произвольной форме. В тексте должны быть указаны сумма и срок получения средств. Руководитель должен подписать заявление. Далее бухгалтер оформляет и подписывает расходный кассовый ордер (КО-2). На основании этого документа кассир, по предъявлению паспорта сотрудником, выдает ему наличные деньги. Ордер подписывается кассиром и получателем. Операция должна быть отображена в кассовой книге.

Заявление на выдачу денег в подотчет должен писать также и руководитель. С ним у компании заключен такой же договор, как и с остальными сотрудниками. Если заявление отсутствует, налоговые органы могут удержать дополнительные суммы НДФЛ.

Документы

Сотрудник должен отчитаться об использовании денег. Авансовый отчет должен быть предоставлен в течение 3 рабочих дней после возвращения из поездки, выхода на работу или истечения срока, на который предоставлялись деньги. Документ сдается бухгалтеру или руководителю. Принимающая сторона проверяет полное использование средств, наличие подтверждающих документов и правильность оформления отчета. Если ошибок нет, то документ подписывает руководитель, после чего деньги списываются. Вот как осуществляется выдача средств в подотчет. О том, как писать заявление, читайте ниже.

Заявление на выдачу в подотчет: образец

Директору ООО «(наименование)» Ф. И. О.
от водителя Ф. И. О.

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу выдать под отчет денежные средства в сумме 6 000 (шесть тысяч) рублей на срок восемь календарных дней для покупки тосола для рабочего автомобиля «ТАТА».

Баланс расчетов по ранее выданным суммам:

задолженность сотрудника по ранее выданным суммам в подотчет отсутствует.

Бухгалтер ____________ Ф.И.О.

Директор _____________ Ф.И.О.

Нюансы

Если потрачено меньше средств, чем было выдано, то остаток возвращается в кассу, и на него оформляется приходный ордер. В обратной ситуации сумму перерасхода организация должна вернуть сотруднику на реквизиты, указанные в отчете. Эта операция, как и выдача в подотчет, оформляется расходным ордером.

Если средства не возвращены в кассу, то они должны быть удержаны из зарплаты (ст. 137 ТК РФ). Сотрудник должен дать на эту операцию письменное согласие. В противном случае взыскание будет осуществляться через суд. Сумма удержания за месяц не может превышать 20 % зарплаты сотрудника.

Лимиты

Выдача денег в подотчет из кассы ограничена 100 тыс. руб. Есть некоторые условия. Если сотрудник подотчетными средствами от своего имени оплатил оказанные ему услуги (например, во время командировки), лимит не применяется. Если он использует подотчетные деньги для расчетов по договорам, заключенным от имени организации, нужно соблюдать лимит - 100 тыс. рублей по одной сделке. Максимальный срок в законодательстве не прописан. Но если деньги выдаются на длительный период, инспекторы могут расценить сумму как заем и начислить все налоги.

Если учетной политикой предусмотрена выдача подотчетных средств путем перечисления их на карту, необходимо, чтобы у предприятия был заключен соответствующий договор с банком.

Если заявление на выдачу в подотчет не содержит даты возврата средств, то считается, что деньги выданы на один день. В случае нарушения сроков сдачи отчетности на потраченную сумму начисляется НДФЛ. С целью регулирования сроков предоставления документов можно составить приказ на выдачу в подотчет. Образец:

ООО «(наименование)»

Приказ № 1
об утверждении сроков выдачи сумм в подотчет

В целях контроля расходов подотчетных сумм устанавливаю такие правила:

1. Сотрудники, получившие средства, должны представить отчет об их использовании:

• по хоз. нуждам – не позднее 15 дней с даты выдачи средств;
• по командировочным расходам – в течение 3 дней после возвращения.

2. Средства должны расходоваться только по назначению.
3. На хозяйственные расходы и на покупку товаров деньги могут выдаваться в пределах 100 тыс. руб.
4. Ответственность за выполнение приказа возлагается на главного бухгалтера.

Директор ______________ Ф.И.О.

Спорные операции

Для удобства и лучшего восприятия материал данного блока мы решили поместить в таблицу.

Операция	Решение
Сотруднику требуются деньги под отчет, но руководитель отсутствует	На основании доверенности оформить операцию может бухгалтер или финдиректор
Директор устно просил бухгалтера выдать ему денежные средства	Выдача в подотчет должна быть оформлена письменно
Работнику требуется сумма, превышающая лимит расчетов (более 100 тыс. руб.)	Такие сделки оформляются, только если речь идет о наличных расчетах с другими организациями
Для покупки материалов по гражданско-правовому договору средства выдаются подрядчику	С 01.06.14 лицо, трудоустроенное по гражданско-правовому договору, считается работником организации. То есть никаких нарушений кассовой дисциплины нет
Бухгалтер настаивает на подписании договора о полной материальной ответственности	Выдача в подотчет не является основанием для заключения такого договора. Если сотрудник не вернет деньги, их можно будет удержать с зарплаты.

Проверка отчета

Средства должны быть потрачены целенаправленно. Каждый расход должен быть подтвержден чеками. Также должно быть оформлено командировочное удостоверение, транспортные документы. Если дойдет до суда, важно, чтобы первичная документация была оформлена правильно. Тогда суд примет сторону компании. Рассмотрим детальнее реквизиты документов.

Если сотрудник перед отъездом в командировку получил наличными деньги на билеты и суточные, а затем поездка была продлена, дополнительную сумму можно перевести на карту. Получается, что работник получил средства повторно. Но, поскольку они перечисляются по одной и той же поездке, отчитаться сотрудник должен в один день за все суммы сразу.

Кассовый чек

Если в нем отсутствует полное наименование покупки или плохо пропечатаны реквизиты, то он принимается к учету, только если дополнительно предоставляется товарный чек. Товар должен быть куплен в рабочее время. За переработку полагается доначисление зарплаты. Кассовый чек подтверждает факт передачи средств. Чтобы включить расходы в целях налогообложения, нужны другие документы с такими реквизитами: Ф. И. О. должностных лиц, их подписи.

Товарный чек

В нем часто отсутствует печать или номер. Хотя эти реквизиты не являются обязательными для заполнения, налоговики могут не принять документ. Хуже обстоят дела, если даты на кассовом и товарном чеках не совпадают. Такие расходы можно будет отстоять только через суд.

ТОРГ-12

В ТТН обязательно должны быть указаны грузополучатель, адреса погрузки и выгрузки, номер путевого листа, марка и номера автомобилей. Без них документ не принимается к учету. В товарной накладной часто отсутствуют должность лица, подписавшего документ, печать грузополучателя, дата. Эти реквизиты считается обязательными для заполнения.

Каждый работодатель, согласно ч. 1 ст. 19 ФЗ от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», обязан организовать и вести внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной деятельности. Порядок контроля за выдачей денег подотчетным лицам должен определить глава компании. Он может издать приказ со списком лиц, обладающих правом на получение денежных средств из кассы организации.

Подотчетными являются лица, которым организация или ИП выдает деньги для выполнения поручений и которые обязаны предоставить отчет об их использовании. Подотчетными лицами могут выступать любые работники предприятия

Как получить деньги

До 19.08.2017 г. работник для получения денег под отчет должен был направить в бухгалтерию или отдел кадров заявление, в котором указывалась необходимая сумма и пояснение, на что она будет потрачена.

Однако с 19 августа стало проще выдавать подотчетные. Поправки предусмотрены Указанием ЦБ РФ от 19.06.2017 № 4416-У. С указанной даты заявление предоставлять не обязательно. Для выдачи денег достаточно приказа директора или другого распорядительного документа компании. Форма такого документа — произвольная. Но в нем обязательно должны содержаться следующие реквизиты:

• Ф.И.О. подотчетного лица;
• регистрационный номер документа;
• о сумме наличных денег;
• о сроке, на который выдаются наличные деньги;
• о назначении (не обязательно);
• подпись директора и дата.

Заявление от работника

Приказ о подотчетных лицах

Какую сумму можно выдавать под отчет

В РФ все расчеты в национальной валюте, которые осуществляются в рамках одного договора, не должны превышать 100 тыс. рублей. Указание на это имеется в п. 5 и 6 Указания ЦБ РФ от 07.10.2013 № 3073-У.

Считается, что это ограничение превышать нельзя. Но есть и свои нюансы. Этот лимит на расходы установлен только для расчетов с другими организациями и ИП (см. п. 6 Указаний ЦБ РФ № 3073-У). А на расчеты с физлицами, которыми в данном случае выступают сотрудники предприятия, он не распространяется. Сюда входит заработная плата, социальные выплаты, личные нужды руководителя организации и выдача денежных средств под отчет. В этом случае выдача большей суммы не будет считаться нарушением кассовой дисциплины.

Необходим ли отчет за полученную сумму

Согласно п. 6.3 Указаний ЦБ РФ от 11.03.2014 г. № 3210-У, до 19.08.2017 г. нельзя было выдавать деньги под отчет, если сотрудник не предоставил отчет о ранее полученных суммах.

Но ЦБ внес изменения в подотчет. Теперь подотчетные можно выдавать, даже если работник не погасил задолженность по ранее выданным денежным средствам. Однако это не значит, что оформлять авансовые отчеты по израсходованным суммам сотрудникам больше не нужно. Отчетные документы о потраченных деньгах работник в обязательном порядке должен передать в бухгалтерию.

Сроки отчета

Законодательно конкретный срок, в течение которого сотрудник должен подать отчет о потраченных деньгах, нигде не установлен. Поэтому он указывается, как правило, в приказе работодателя.

Согласно п. 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У, работник обязан предоставить отчет по полученным суммам не позднее трех рабочих дней после истечения срока, на который эти суммы были выданы.

Если же срок возврата установлен не был, сотрудник должен сдать отчет в тот же день, в который их получил. Указание на это имеется в письме ФНС России от 24.01.2005 № 04-1-02/704.

А вот для существуют особые условия . Согласно п. 26 Положения, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, сотрудник отчитаться по ним обязан в течение 3-х рабочих дней со дня возвращения.

Изменяем положение о ведении кассовых операций

Изменения по подотчетным суммам в 2019 году коснулись и документации. Так как с 19 августа 2017 года порядок выдачи денег в подотчет изменился, предприятиям следует обновить положение о работе с подотчетными суммами.

Сотрудники могут получать подотчетные средства наличными в кассе предприятия. Также компания может перевести деньги на банковскую карту, в том числе на зарплатную карту работника (см. Указание № 3073-У, письмо Минфина России от 25.07.2014 № 03-11-11/42288). Чтобы это стало возможным, порядок расчета с подотчетными работниками следует зафиксировать в учетной политике компании.

Через кассу деньги выдаются согласно следующим требованиям:

1. При оформлении кассовых документов бухгалтер обязан руководствоваться положениями указания № 3210-У.
2. Деньги подотчетному лицу выдаются на основании приказа (или иного распорядительного документа) или его письменного заявления. Согласно письму ЦБ РФ от 06.09.2017 № 29-1-1-ОЭ/2064, приказ должен быть подписан директором, в нем должна быть указана дата и регистрационный номер.
3. Срок, на который выданы подотчетные средства, устанавливается в распорядительном документе на их выдачу. Срок отчета, согласно абз. 2 п. 6.3 указания № 3210-У, составляет 3 дня. В течение этого времени подотчетник должен отчитаться или вернуть деньги организации.
4. Выдача денег в подотчет из кассы оформляется расходным ордером. Возврат остатков подотчетных сумм — приходными ордерами. Деньги в подотчет могут выдаваться и путем их перечисления на банковскую карту заявителя (письмо Минфина от 25.08.2014 № 03-11-11/42288). Вернуть деньги подотчетник тоже может путем перечисления средств на расчетный счет предприятия. Однако возможность безналичных подотчетных расчетов должна быть закреплена в учетной политике.
5. Лимит сумм, которые можно выдать в подотчет, не установлен. Поэтому предприятие вправе выдать подотчетному лицу деньги в любой сумме. Лимит расчетов (100 000 руб. по одному договору) необходимо учитывать только при расчете между предприятиями.
6. Выдача денег в подотчет лицу, у которого имеется задолженность по подотчетным суммам, с 19.08.2017 не является нарушением закона.
7. Организации и ИП могут выдавать деньги в подотчет не только тем работникам, которые трудятся на основе постоянного трудового договора, но и тем, кто состоит с предприятием в гражданско-правовых отношениях (письмо ЦБ РФ от 02.10.2014 № 29-1-1-6/7859).
8. Выдача из кассы в подотчет оформляется проводкой Дт 71 Кт 50. Также можно указать Дт 71 Кт 51 при переводе денежных средств на карту.

Главные правила

Подведем итог вышесказанного:

1. Под отчет может быть выдана любая сумма.
2. С 19.08.2017 г. работнику для того, чтобы получить деньги под отчет, достаточно распоряжения главы компании. Заявление можно не писать.
3. Также про подотчетные лица изменения 2019 говорят, что с 19.08.2017 г. получить наличные под отчет они могут, даже если не погасили задолженность по прошлому авансу.
4. Подотчетные суммы можно переводить на банковские карты.
5. С 19 августа 2017 году нужно обновить локальные акты о расчетах с подотчетными лицами.

Ответственность

Организациям и ИП важно соблюдать порядок ведения кассовых операций. Ведь за нарушение этого порядка грозит немаленький штраф (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ):

• для организации — от 40 000 руб. до 50 000 руб.;
• для ее должностных лиц и ИП — от 4000 руб. до 5000 руб.

На нашем форуме очень часто появляются вопросы, связанные с выдачей наличных денежных средств под отчет. Чтобы помочь начинающим бухгалтерам, мы решили составить алгоритм для выдачи наличных под отчет, а также рассказать о том, как поступать в неоднозначных ситуациях, возникающих при работе с «подотчетниками».

Алгоритм выдачи наличных

Выдать работнику наличные деньги под отчет может потребоваться, например, в целях:

• покупки товарно-материальных ценностей;
• осуществления расходов в командировке;
• расчетов по договорам, которые заключены от имени организации.

Основной документ, который устанавливает правила для выдачи денежных средств под отчет — это указание Банка России «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (далее — Указание). Для выдачи наличных под отчет в общем случае мы рекомендуем придерживаться следующего алгоритма:

Шаг 1: Получите заявление

Работник должен подать на имя руководителя заявление о выдаче ему денежных средств под отчет. Единой формы заявления нет, поэтому может применяться произвольная форма. В тексте заявления должны быть отражены:
- сумма наличных денежных средств;
- срок выдачи.
Руководитель должен согласовать выдачу денег и проставить на заявлении свою подпись и дату (подпункт 6.3 Указания). Без заявления выдавать наличные под отчет нельзя (за исключением случаев, когда для расчетов заведена корпоративная банковская карта).

Шаг 2: Оформите расходный кассовый ордер

После получения заявления оформите расходный кассовый ордер. утверждена постановлением Госкомстата РФ .
Кассовый ордер может оформить (подпункт 4.2 п. 4 Указания):
- главный бухгалтер;
- бухгалтер или иное должностное лицо (в том числе кассир), определенное в распорядительном документе, или должностное лицо организации, физическое лицо, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета;
- руководитель (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера).
Кассовый ордер должен быть подписан главным бухгалтером или бухгалтером. В случае их отсутствия — руководителем (подпункт 4.3 п. 4 Указания).

Шаг 3: Передайте ордер в кассу

Кассир проверяет полученный ордер. Если ошибок нет, то после предъявления паспорта или другого документа, удостоверяющему личность, работнику выдаются наличные деньги (подпункт 6.1 п. 6 Указания). Кассовый ордер подписывается получателем и кассиром.

Шаг 4: Проверьте кассовую книгу

По оформленному ордеру кассир должен провести запись в кассовой книге. При этом записи в кассовой книге сверяются с данными кассовых документов главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии — руководителем) и подписываются лицом, проводившим указанную сверку (подпункт 4.6 п. 4 Указания).

Если в компании нет кассира (работника, в должностные обязанности которого входит ведение кассовых операций), то подписать кассовый ордер и выдать наличные может руководитель (пункт 4 Указания).

Авансовый отчет

Получивший деньги работник должен отчитаться за них, то есть представить авансовый отчет. Отчет должен быть представлен в течение трех рабочих дней со дня (подпункт 6.3 п. 6 Указания, пункт 26 «Положения о командировках», утв. постановлением правительства РФ ):

• истечения срока, на который выдавались деньги;
• возвращения из командировки;
• выхода на работу (например, после отпуска или болезни, если срок выдачи денег попал на этот период).

К отчету должны быть приложены документы, подтверждающие расходы (например, товарные и кассовые чеки). Авансовый отчет предъявляется главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии — руководителю.

Лицо, которому представлен авансовый отчет, проверяет целевое расходование денежных средств, наличие подтверждающих документов, правильность их оформления и подсчет сумм. После этого авансовый отчет утверждается руководителем. Срок, в течение которого осуществляется проверка данного отчета, его утверждение и окончательный расчет, устанавливается руководителем (подпункт 6.3 п. 6 Указания). После утверждения авансового отчета производится списание подотчетных денежных сумм. Однако случается, что работник потратил меньше или больше денежных средств, чем получил под отчет. Как быть в этих случаях?

Потрачено меньше

Чтобы принять оставшиеся деньги главному бухгалтеру следует оформить и подписать приходный кассовый ордер, в котором, в частности, отражается возвращаемая денежная сумма.

Потрачено больше

После утверждения авансового отчета руководителем организации перерасход следует вернуть работнику по расходному кассовому ордеру, реквизиты которого вносятся в авансовый отчет.

Если деньги не возвращены

Если авансовый отчет не утвержден или не возвращен остаток, то деньги можно удержать из зарплаты (статья 137 ТК РФ). Для этого следует:

• получить согласие работника на удержание соответствующей суммы (если работник не согласен на удержание, взыскать деньги можно через суд);
• в течение месяца со дня истечения срока, установленного для возврата подотчетных средств, издать приказ руководителя организации об удержании (если пропустить срок, то взыскивать деньги придется в суде);
• ознакомить с приказом работника (письмо Роструда ).

Неоднозначные ситуации

Ситуация	Решение
Заявление на выдачу денег
Работнику требуются наличные деньги под отчет, но руководитель в отпуске.	По общему правилу, на заявлении должна быть проставлена дата и подпись руководителя компании. Однако на основании доверенности согласовывать заявления о выдаче денег могут и уполномоченные лица (например, бухгалтер или финансовый директор).
Генеральный директор устно просит бухгалтера выдать ему под отчет наличные денежные средства.	Безопаснее получить от директора заявление о выдаче денег. Дело в том, что в силу подпункта 6.3 пункта 6 Указания письменное заявление от подотчетного лица необходимо.
Лимит выдаваемых сумм
Работнику требуется наличная сумма, превышающая лимит наличных расчетов (более 100 000 рублей).	Предельный размер расчета наличными по одной сделке (100 000 руб.), в принципе, не применяется при выдаче подотчетных сумм. Однако этот лимит следует учитывать, если деньги выдаются для расчетов с другими организациями или предпринимателями по договору с ними.
Внештатный работник
Для покупки материалов по гражданско-правовому договору денежные средства требуется выдать исполнителю или подрядчику по договору ГПХ, а не штатному работнику.	С 1 июня 2014 года деньги под отчет можно выдавать и лицам, работающим по гражданско-правовым договорам. С этой даты для целей работы с наличными и соблюдения кассовой дисциплины работником считается человек, с которым заключен трудовой либо гражданско-правовой договор.
Материальная ответственность
Бухгалтер настаивает на заключении с подотчетным лицом договора о полной материальной ответственности.	Выдача денег под отчет не является основанием для заключения с сотрудником договора о материальной ответственности. Список сотрудников, с которыми должен быть заключен этот договор, приведен в приложении 1 к постановлению Минтруда России . Кроме того, если работник не вернет полученную сумму, то ее можно удержать из заработка и без такого договора.
Использование банковских карт
Работник просит перечислить подотчетную сумму (на административно-хозяйственные расходы) на зарплатную банковскую карту.	Существует мнение, что денежные средства можно перечислять на банковские карты сотрудников в целях: Оплаты командировочных расходов; Компенсации документально подтвержденных расходов. Для этого в учетной политике организации должен быть предусмотрен такой порядок расчета с подотчетными лицами (письмо Минфина России № 02-03-10/37209, см. « »; письмо Казначейства России № 42-7.4-05/5.2-554 от 10.09.13). Мы не исключаем, что перечислить денежные средства на личные карты сотрудников, в принципе, можно и для оплаты административно-хозяйственных расходов. Однако в этом случае целесообразно сделать следующее: Предусмотреть такую возможность в локальном акте; Указать в платежке, что перечисляется именно подотчетная сумма; Получить заявление от работника, с просьбой перечислить средства на карту.

Частая практика на предприятии, при которой происходит выдача наличности бухгалтером предприятия подотчет определенным лицам, при этом необходимо произвести выдачу таким образом, чтобы не возникло вопросов со стороны контролирующих органов.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Общая информация

Обязанность каждого бухгалтера знать определение подотчетной суммы и основные правовые нормы, для законной выдачи наличности подотчетному лицу.

Выдача наличных денег подотчет представляет собой операцию, осуществляемую субъектом предпринимательства. Законодатель не выдвигает ограничений по сумме выдаваемых материальных средств. В некоторых случаях подотчетные средства могут быть переданы безналичным способом.

Условия

Материальные средства могут быть выданы:

• на хозяйственные нужды;
• на вынужденные расходы структурного подразделения компании в рамках осуществления деятельности.

Особенности:

• командировочные средства выдаются лицу в размере, необходимом для выполнения поставленной задачи;
• подотчетное лицо обязуется предоставить в бухгалтерию подробный отчет о понесенных затратах в процессе выполнения своих обязанностей;
• дальнейшая передача подотчетных средств иным лицами не допускается;
• следующий факт выдачи подотчетных средств лицу возможен только после предоставления подробного отчета по ранее выданным средствам.

На каждом предприятии издается соответствующий приказ, в котором отображаются правила и порядок выдачи и списание подотчетных средств, который обязаны подписать:

• лица, котором возможна выдача денег;
• период, на которые предоставляются средства;
• утверждение правил и порядка предоставления авансового отчета.

Законодательство

Бухгалтеры обязаны руководствоваться Правилами ведения кассовых операций , согласно Указанию БР от 11.03.2014 года .

Правила выдачи

Лицо, имеющее право на получение материальных средств согласно утвержденного приказа обязано обратиться к руководителю организации с письменным заявлением.

Руководитель предприятия на заявлении указывает сумму, подлежащую выдаче и срок, а также ставит дату и подпись.

На основании подписанного сотрудником и утвержденного руководителем заявления бухгалтер выписывает расходный-кассовый ордер, являющийся основанием для выдачи материальных средств.

Сотрудник обязан отчитаться за потраченные средства в сроки, указанные в заявлении. Несмотря на то, что законодательно не установлены предельные размеры выдачи материальных средств, однако существую пределы по расчетам наличными средствами – 100 тыс. рублей.

К примеру, закупка товара подотчетным лицом у посторонней компании может происходить в рамках одного платежа, не превышающего установленный лимит.

Работник, предъявив паспорт, имеет право на получение подотчетной суммы, одобренной руководителем предприятия. Если подотчетное лицо не распишется в получении денежных средств, то такая сумма будет расценена как недостача, и подлежит взысканию с кассиров.

Этапы движения подотчетных средств:

• предоставление наличности и их использование по назначению;
• подача отчета;
• заключительные расчеты.

Закон запрещает выдавать денежные средства лицам, работающих на основании гражданского-правового договора. Более того, лица, имеющие право на получение подотчетных средств, определяются отдельным приказом.

Подотчетным лицам может быть выданы:

• деньги в национальной и иностранной валюте;
• талоны на ГСМ;
• дорожные чеки.

Документы

Выдача наличных денег в подотчет сотруднику осуществляется по письменному распоряжению или приказу руководителя предприятия.

В распоряжении должна быть отображена информация о:

• лицах, имеющих право на получение денег;
• занимаемые должности;
• суммы, предполагаемые к выдаче;
• срок, на который выдаются средства;
• срок подачи отчета.

Каждый сотрудник, указанный в приказе о выдаче денежных средств обязан ознакомиться с ним и поставить подпись, выражая свое согласие.

В целях обеспечения безопасности и сохранности денежных средств, с каждым сотрудником, имеющим право на получение подотчетных денег заключается соглашение о материальной ответственности.

В служебной записке или заявлении работника содержится информация, отображающая причину для выдачи подотчетных денег.

Конечный документ – расходный кассовый ордер.

На каких основаниях выдаются денежные средства

Кассир или бухгалтер предприятия имеет право выдать деньги исключительно на основании расходно-кассового ордера, в котором содержится назначение подотчетных средств. Расходовать деньги в иных целях запрещено.

Для каких целей

Согласно действующего законодательства средства разрешается использовать на:

• выплату зарплаты и иных перечислений работникам;
• выплату стипендий;
• оплату товаров, услуг, и выполненной работы;
• оплату страховых платежей физлиц.

Правила оформления выдачи наличных денег в подотчет

Выдача денежных средств сотруднику происходит в несколько этапов:

1. Подача служебной записки или заявления на имя руководителя.
2. Одобрение руководителей и визирование заявления с указанием сроков и суммы денежных средств;
3. Выдача расходно-кассового ордера;
4. Выдача денег;
5. Составление отчета о расходовании денег.

Какими проводками отображается

Бухгалтера отображают подотчетные средства по счету 71:

• выданные деньги;
• невозвращенную выданную сумма;
• списание денег;
• списанные затраты;
• сумма НДС;
• неиспользованные деньги и внесенные в кассу.

Особенности

Немаловажно не только выдать денежные средства, но и знать, как правильно их списывать. Также возникают сложности с подотчетными средствами, выданных директору или работнику бюджетной организации.

Списание

Для того, чтобы бухгалтер мог законно списать потраченные подотчетные средства сотрудник обязан предоставить авансовый отчет.

Приложением к авансовому отчету могут быть кассовые либо товарные чеки с указанием предмета расходов.

Бухгалтер должен удостовериться, что:

• совпадает наименование организации с информацией на чеках;
• документы выданы в рабочие дни;
• отображены реквизиты;
• фактическое соответствие приобретенного товара с указанным в документации.

После проведенной сверки бухгалтер ставит подпись и производит списание. Неизрасходованные денежные средства подлежат возврату в кассу.

Касса временно отсутствует

Если на предприятии отсутствует касса, то денежные средства могут быть выданы кассиром предприятия. Такая выдача должна быть в обязательном порядке согласована с банковским учреждением. Передавать подотчетные средства от одного лица к другому запрещена.

Сроки

Законодательно не выдвигается требований относительно ограничений сроков, на которые могут быть выданы подотчетные деньги. Однако стоит помнить, что лицо, получившее денежные средства обязано в трехдневный срок предоставить в бухгалтерию предприятия отчет по истечении установленного руководителем предприятия срока, на который выдавались деньги.

Руководитель должен отобразить в приказе также сроки проведения проверки предоставленной отчетности.

Получение денежных сумм директором

Учитывая, что директор является таким же наемным работником, как и остальные сотрудники, то выдача подотчетных денежных средств осуществляется на общих основаниях. Несмотря на условную абсурдность ситуации, при которой директор дает одобрение на выдачу денежных средств самому себе, однако это условие должно быть выполнены во избежание наложения штрафных санкций.

Условия для бюджетных организаций

Счет №020800000 используется при выдаче подотчетных денежных средств в бюджетном учреждении.