С 1 января 2017 года введена дополнительная форма отчетности в ПФР. Новая отчетность СЗВ-СТАЖ для всех работодателей называется Сведения о страховом стаже застрахованных лиц. Выдавать ее сотрудникам в отдельных случаях надо уже сейчас. Форма, образец и порядок заполнения - в этой статье.

С 2017 года страхователи должны сдавать в ПФР сведения о стаже сотрудников. Фонд утвердил формы постановлением Правления от 11.01.2017 № 3п. Документ вступил в силу 5 марта. Дополнительно фонд утвердил еще три формы. Отчеты могут потребоваться уже в этом году.

СЗВ-СТАЖ - новая отчетность для всех работодателей в ПФР

Форма нового ежегодного отчета в ПФР называется СЗВ-СТАЖ Сведения о страховом стаже застрахованных лиц. Оначастично заменяет отмененную с 2017 года форму РСВ-1, в которой ранее указывались сведения о стаже работников.

Отчет содержит Ф.И.О. и СНИЛС сотрудников, периоды работы, коды условий труда и оснований для досрочной пенсии. Другие формы отчетности по страховым взносам не предусматривают отражения таких данных.

Форму СЗВ-СТАЖ компании будут сдавать в Пенсионный фонд ежегодно. Отчитаться по ней впервые нужно не позднее 1 марта 2018 года (п. 2 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ). Но заполнить СЗВ-СТАЖ уже в этом году надо, если компания ликвидируется, реорганизуется или сотрудник выходит на пенсию. В последнем случае расчет нужно отправить в течение трех календарных дней с даты, когда работник написал заявление о назначении пенсии.

Если сотрудник увольняется в 2017 году, надо выдать ему СВЗ-СТАЖ. Такую же бумагу выдают работнику, с которым закончился договор подряда. То есть пока компании не составляли новый отчет. Но если сотрудник увольняется или с подрядчиком прекращает действовать гражданско-правовой договор, нужно выдать сведения до окончания года (п. 4 ст. 11 закона № 27-ФЗ).

Выдавайте СЗВ-СТАЖ уволенным независимо от того, просил сотрудник документ или нет. Закон не предусматривает штрафы, если компания нарушит такую обязанность. Но, чтобы избежать конфликтов, выдайте документы работникам.

Приведем форму и расскажем, как ее заполнить. Образец заполнения СЗВ-СТАЖ смотрите ниже.

Внимание! Вы читаете полезную статью для бухгалтера!

Весь контент на сайте газеты "Учет. Налоги. Право" предназначен только для профессионального использования и содержит комментарии экспертов, формы и образцы документов.

Зарегистрируйтесь на сайте! Это бесплатно и займет 1 минуту.

Форма СЗВ-СТАЖ

Расскажем об общих требованиях к заполнению формы.

Форма СЗВ-СТАЖ является входящим документом. Страхователи заполняют ее чернилами, шариковой ручкой печатными буквами или при помощи компьютера без помарок и исправлений. Использовать можно любые цвета, кроме красного и зеленого.

При заполнении формы используются:

• сведения о зарплате и ином доходе, выплатах и иных вознаграждениях в пользу застрахованного лица, начисленных, доначисленных и удержанных страховых взносах - на основании данных бухучета;
• сведения о периоде работы застрахованного лица, в том числе корректирующие, - на основании приказов и других документов кадрового учета.

Форму СЗВ-СТАЖ заполняют и сдают на всех застрахованных лиц, с которыми заключены трудовые договоры или гражданско-правовые договоры, договоры авторского заказа и др. На застрахованных лиц, признанных безработными, сведения по форме СЗВ-СТАЖ cдает служба занятости населения.

Образец заполнения формы СЗВ-СТАЖ

Раздел 1 "Сведения о страхователе". В поле "Регистрационный номер в ПФР" указывается регистрационный номер страхователя, присвоенный при регистрации в фонде (состоит из 12 знаков в формате XXX-XXX-XXXXXX).

В поле "ИНН" - индивидуальный номер организации или физлица в соответствии со свидетельством о постановке на учет в налоговой. Состоит из 10 или 12 знаков. Если номер состоит из 10 знаков, в 12 ячейках, отведенных для записи, в последних двух ячейках надо поставить прочерк.

В строке "КПП" указывается 9-значный код причины постановки на учет в налоговой по месту нахождения организации или обособленного подразделения.

В поле "Наименование (краткое)" указывается краткое название организации в соответствии с учредительными документами (допускается наименование в латинской транскрипции) или наименование отделения иностранной организации, осуществляющей деятельность на территории России, обособленного подразделения.

В поле "Тип сведений" знаком "Х" надо указать тип формы (можно указать только один тип):

• исходная;
• дополняющая;
• назначение пенсии.

Форма с типом "Назначение пенсии" подается на лиц, которым для установления пенсии необходимо учесть период работы календарного года, срок представления отчетности за который не наступил.

Форма с типом "Дополняющая" - на лиц, данные по которым в форме с типом "Исходная" не учтены.

Раздела 2 "Отчетный период". В разделе 2 надо указать год, за который сдаается форма СЗВ-СТАЖ в формате ГГГГ .

Раздел 3 "Сведения о периоде работы застрахованных лиц". В графе 1 раздела 3 формы нумерация сквозная. Номер присваивается записи по конкретному застрахованному лицу. Если данные о периоде работы содержат несколько строк, номер присваивается первой записи по застрахованному лицу. Номера должны указываться в порядке возрастания без пропусков и повторений.

Данные в разделе 3 заполняются в именительном падеже: Ф. И. О. застрахованных лиц, на которых представляется форма. Отчество заполняется при наличии.

В графе "СНИЛС" указываются страховые номера индивидуальных лицевых счетов каждого из застрахованных лиц, на которых представляется форма. Данные, указанные в вышеперечисленных графах, должны соответствовать данным, указанным в СНИЛС. СНИЛС должен состоять из 11 цифр по формату ХХХ-ХХХ-ХХХ-ХХ или ХХХ-ХХХ-ХХХ ХХ.

Даты в графе "Период работы" таблицы, должны находиться в пределах отчетного периода, указанного в разделе 2 формы, и заполняются: "с (дд.мм.гггг.)» по «по (дд.мм.гггг.)".

Для отражения нескольких периодов работы по конкретному застрахованному лицу, каждый из периодов указывается отдельной строкой. Графы "Фамилия", "Имя", "Отчество", "СНИЛС" заполняются один раз. Для форм с типом "Назначение пенсии" графа "Период работы" заполняется по дату предполагаемого выхода на пенсию.

Период работы застрахованного лица в рамках гражданско-правового договора заполняется с отражением в графе 11 кодов "ДОГОВОР", "НЕОПЛДОГ" или "НЕОПЛАВТ".

• Если оплата по договору была в отчетном периоде, указывается код «ДОГОВОР».
• Если оплата отсутствует, указывается код «НЕОПЛДОГ» или «НЕОПЛАВТ».

Графа 8 раздела «Территориальные условия (код)» заполняется в соответствии с Классификатором (приложение к Порядку заполнения формы СЗВ-СТАЖ).

Если работник выполняет работы в течение полного рабочего дня в режиме неполной рабочей недели, период работы отражается по фактически отработанному рабочему времени. Если в режиме неполного дня, отражается объем работ (доля ставки) в данный период.

Работа застрахованного лица в условиях, дающих право на досрочное назначение пенсии, отражается в графе 9 «Особые условия труда (код)» в соответствии с Классификатором.

При этом код особых условий труда или условий для досрочного назначения пенсии указывается, если за период работы в условиях, дающих право на досрочное назначение пенсии, уплачены страховые взносы по доптарифу или пенсионные взносы в соответствии с пенсионными договорами досрочного негосударственного пенсионного обеспечения.

При выполнении работником видов работ, дающих право на досрочное назначение страховой пенсии по старости, код профессии работника указывается в соответствии с Классификатором, в следующей строке, начиная с графы "Особые условия труда". Запись кода не ограничена шириной графы.

Графы 9, 12 и 13 раздела не заполняются, если:

• особые условия труда не подтверждены документально;
• занятость работника в особых условиях не соответствует требованиям действующих нормативных документов;
• уплата страховых взносов по доптарифу или пенсионных взносов в соответствии с пенсионными договорами досрочного негосударственного пенсионного обеспечения отсутствует.

Графа 14 "Сведения об увольнении застрахованного лица" заполняется символом "Х" только по застрахованным лицам, дата увольнения которых приходится на 31 декабря календарного года, за который представляется форма СЗВ-СТАЖ.

Разделы 4 и 5 формы СЗВ-СТАЖ надо заполнять только для форм с типом сведений «Назначение пенсии».

В строке "Страховые взносы на обязательное пенсионное страхование за период, указанный в графе "Период работы", начислены (уплачены):" отражается информация о:

• начислении страховых взносов на выплаты и иные вознаграждения в пользу застрахованных лиц по трудовым договорам и гражданско-правовым договорам за периоды работы, указанные в разделе 3;
• уплате страховых взносов на выплаты и иные вознаграждения в пользу застрахованных лиц по договорам авторского заказа, договорам об отчуждении исключительного права и др., за периоды работы застрахованных лиц, указанные в разделе 3.

После заполнения разделов 3-5 необходимо указать наименование должности руководителя, его подпись, расшифровать подпись и проставить дату (печать при наличии).

Формы СЗВ-СТАЖ на каждого работника собираются в пачку и делается опись в форме ОДВ-1 - Сведения по страхователю, передаваемые в ПФР для ведения индивидуального (персонифицированного) учета.

Новые формы документов персонифицированного учета утверждены Постановлением Правления ПФ РФ от 11.01.2017 № 3п, зарегистрированы Минюстом и должны применяться с 4 марта 2017 года. Кто и в каких случаях должен заполнять новые формы документов? В налоговую или ПФ РФ сдавать документы? Какие сроки сдачи новой персонифицированной отчетности? Ответы на эти и другие вопросы вы найдете в данной статье.

Персонифицированный учет с 2017 года

С 1 января 2017 года расчет и уплату страховых взносов, кроме взносов на травматизм, контролируют налоговые инспекции (гл. 34 НК РФ). Но сведения о страховом стаже - по-прежнему контролирует Пенсионный фонд РФ и его территориальные органы. В связи с этим в ПФР нужно представлять два отчета:

• ежемесячный отчет СЗВ-М;
• ежегодный отчет о страховом стаже.

До 2017 года сведения о стаже страхователи показывали в разделе 6 ежеквартального расчета РСВ-1. Однако с 2017 года расчет РСВ-1 больше не применяется. Его форма утратила силу. Взамен него сведения о стаже нужно будет сдавать в составе ежегодной отчетности.

Какие новые формы отчетности утверждены

С формой СВЗ-М организации и ИП «познакомились» еще в 2016 году. Эта форма была утверждена постановлением Правления ПФ РФ от 01.02.2016 № 83п. С применением формы СЗВ-М организации и ИП обязаны ежемесячно подавать в территориальные отделения ПФ РФ данные о своих сотрудниках:

• фамилию, имя и отчество;
• СНИЛС;

Ежемесячные отчеты СЗВ-М в 2017 году нужно сдавать в ПФ РФ не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным.

При этом Постановлением Правления ПФ РФ от 11.01.2017 № 3п утверждены совершенно новые документы персонифицированного учета, с которыми ранее страхователи не сталкивались. Эти нормативным документом утверждены:

• форма «Сведения о страховом стаже застрахованных лиц ()»;
• форма «Сведения по страхователю, передаваемые в ПФР для ведения индивидуального (персонифицированного) учета ()»;
• форма «Данные о корректировке сведений, учтенных на индивидуальном лицевом счете застрахованного лица ()»;
• форма «Сведения о заработке (вознаграждении), доходе, сумме выплат и иных вознаграждений, начисленных и уплаченных страховых взносах, о периодах трудовой и иной деятельности, засчитываемых в страховой стаж застрахованного лица ()».

Также Постановлением Правления ПФ РФ от 11.01.2017 № 3п утвержден Порядок заполнения вышеперечисленных форм документов и формат сведений, необходимый для передачи форм подразделениям ПФ РФ в электронном виде.

Далее поясним, для чего требуются эти формы, кому и когда потребуется их сдавать в подразделения ПФР. В ИФНС эти формы не сдаются. Также вы сможете скачать формы новых бланков и ознакомиться с их образцами. Однако подробной инструкции в данной статье не содержится. Позднее мы опубликуем специальную статью, в которой рассмотрим все основные аспекты, связанные с формированием новой персонифицированной отчетности.

С какой даты применяются

Постановлением Правления ПФ РФ от 11.01.2017 № 3п зарегистрировано Минюстом России 21.02.2017 № 45735. Официально опубликован этот документ 22.02.2017 года на официальной интернет-площадке . Документ вступает в силу по истечении 10 календарных дней после даты опубликования. Следовательно, применять новые формы документов индивидуального (персонифицированного) учета нужно с 4 марта 2017 года.

Форма СЗВ-СТАЖ

Форма утверждена в качестве приложения № 1 к Постановлению Правления ПФ РФ от 11.01.2017 № 3п. Эта форма представляется из себя отчет о стаже, который нужно сдавать ежегодно - не позднее 1 марта после отчетного года. Впервые такой отчет предстоит сдать за 2017 год (подп. 10 п. 2 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).

Форму СЗВ-СТАЖ должны формировать страхователи на всех застрахованных лиц, находящихся со страхователем в трудовых отношениях (в том числе, с которым заключены трудовые договоры) или заключивших с ним гражданско-правовые договоры (п. 1.5 Порядка заполнения формы «Сведения о страховом стаже застрахованных лиц (СЗВ-СТАЖ)», утв. Постановлением Правления ПФ РФ от 11.01.2017 № 3п).

Выглядит эта форма следующим образом:

Как видно, раздел 3 новой формы СЗВ-СТАЖ похож на раздел 6 расчета РСВ-1, который раньше включал в себя информацию о стаже физических лиц. В разделе 3 отчета СЗВ-СТАЖ также потребуется показывать:

• Фамилию, Имя и Отчество каждого застрахованного лица (графы 2,3 и 4);
• периоды работы (графы 6 и 7);
• СНИЛС (графа 5);
• коды территориальных и особых условий труда (графы 8 и 9);
• исчисление страхового стажа (графы 10 и 11);
• условия досрочного назначения страховой пенсии (графы 12 и 13);
• сведения об увольнении застрахованного лица (графа 14).

Коды для стажа

Как и раньше при заполнении раздела 6 расчета РСВ-1, периоды работы застрахованных лиц в форме СЗВ-СТАЖ потребуется сопровождать различными поясняющими кодами. Приведем несколько примеров, допустимой «стажевой» кодировки графы 11 нового персонифицированного отчета:

Некоторые коды для графы 11 раздела 3 формы СЗВ-СТАЖ
Код	Применение
«ДОГОВОР», «НЕОПЛДОГ», «НЕОПЛАВТ».	Этими кодами показывается период работы застрахованного лица в рамках гражданско-правового договора. Если оплата по договору произведена в отчетном периоде, то указывается код «ДОГОВОР». Если оплата в отчетном периоде отсутствует, то указывается код «НЕОЛДОГ» или «НЕОЛПАВТ».
«ДЕТИ»	Отпуск по уходу за ребенком в возрасте до полутора лет.
«НЕОПЛ»	Отпуск без сохранения заработной платы, время простоя по вине работника, неоплачиваемые периоды отстранения от работы (недопущения к работе) и другие неоплачиваемые периоды.
«КВАЛИФ»	Повышение квалификации с отрывом от прозводства.
«УЧОТПУСК»	Дополнительные отпуска тем, кто совмещает работу и учебу
«СДКРОВ»	Дни сдачи крови и предоставленные в связи с этим дни отдыха
«ДЛДЕТИ»	Отпуск по уходу за ребенком от 1.5 до 3-х лет
«ДОПВЫХ»	Дополнительные выходные дни лицам, ухаживающим за детьми-инвалидами.
«ДЕТИПРЛ»	Если отпуск по уходу за ребенком до достижениям им возраста 3-х лет предоставляется бабушке, дедушке, другим родственникам или опекунам

Коды территориальных и особых условий труда в графах 8и 9 раздела 3 формы СЗВ-СТАЖ потребуется заполнять на основании Классификатора параметров, используемого при заполнении сведений для ведения индивидуального (персонифицированного) учета. Такой Классификатор оформлен в виде приложения к Порядку заполнения формы «Сведения о страховом стаже застрахованных лиц (СЗВ-СТАЖ)», утв. Постановлением Правления ПФ РФ от 11.01.2017 № 3п. Далее вы можете:

• форму бланка СЗВ-СТАЖ в формате Excel;
• Классификатор параметров, используемых при заполнении сведений для ведения индивидуального (персонифицированного) учета.

Срок сдачи СЗВ-СТАЖ

Впервые сдать отчет СЗВ-СТАЖ нужно за 2017 год: не позднее 1 марта 2018 года. До этой даты нужно передать в ПФР отчет с типом сведений «Исходная». Такой тип сведений означает, что отчет за 2017 год подается впервые.

Также можно сдавать отчет СЗВ-СТАЖ с типом сведений «Корректирующая». Такой отчет потребуется сдавать в ситуации, когда в отчете с типом «Исходная» были ошибки, которые не позволили разнести данные по индивидуальным лицевым счетам застрахованных лиц (например, если были ошибки в СНИЛС).

Особое внимание полагаем целесообразным обратить на тип сведений «Назначение пенсии». Отчет СЗВ-СТАЖ с таким типом сведений потребуется передать органам ПФР на человека, выходящего на страховую пенсию - в течение трех календарных дней со дня обращения застрахованного лица к страхователю. Это предусмотрено пунктом 2 статьи 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ.

Форма СПВ-2 стала не нужна

К документам персонифицированного учета раньше относилась форма СПВ-2 «Сведения о страховом стаже застрахованного лица для установления трудовой пенсии». Ее нужно было подавать в территориальные отделения ПФР на тех сотрудников, которые выходят на пенсию.

Форму СПВ-2 с 2017 года отменили. По сути, форму СПВ-2 заменили на форму СЗВ-СТАЖ, где есть тип сведений «Назначение пенсии».

Форма СЗВ-КОРР

Форму потребуется заполнять и передавать подразделениям ПФР для корректировки данных, учтенных на индивидуальных лицевых счетах застрахованных лиц, на основании ранее сданной отчетности. Об этом сказано в пункте 4.1 Порядка заполнения формы СЗВ-КОРР, утвержденного Постановлением Правления ПФР от 11.01.2017 № 3п. Этот бланк имеет «говорящее» название - «Данные о корректировке сведений, учтенных на индивидуальном лицевом счете застрахованного лица». Выглядит эта форма так:

В 2017 году появилась форма СЗВ-СТАЖ новая отчетность для всех работодателей. Она была введена по инициативе ПФ, поскольку из-за передачи управления взносами в налоговую, фонд лишился источников информации по стажу работников хозяйствующих субъектов. Сейчас ее нужно выдавать только при увольнении и пенсии, но в 2018 году отчитаться придется всем предпринимателям и организациям с сотрудниками.

Сведения о стаже, который получил работник в течение года, до 2017 года ПФ брал из специального отчета РСВ-1.

Однако после того, как функции по управлению взносами были отданы в ФНС и отчет РСВ-1 был отменен, фонд встал перед проблемой. У него пропал источник, из которого он мог бы оперативно получать всю необходимую для исчисления стажа информацию.

Новая форма, внешне, похожа на еще один новый отчет ПФ - СЗВ-М. Но по сравнению с последним, он содержит более подробную информацию по каждому человеку. Тем не менее, оба документа не отменяют действия друг друга. На основании фонд собирает информацию о работающих в организациях пенсионерах, с целью отмены индексации их пенсии по старости. Из нового же отчета ПФ будет получать сведения о стаже каждого работающего человека в течение года, а также о взносах.

Как годовой отчет, новая форма будет сдаваться только в 2018 году. Однако, если произойдет увольнение работника, то компания должна будет выдать распечатанный бланк на руки. Либо если выходящий на пенсию принесет подтверждение этого события, то электронный отчет нужно будет передать в фонд в течение 3 дней.

Кто должен предоставлять СЗВ-СТАЖ?

По правилам, новый отчет должны будут подать:

• Все компании, а также принадлежащие им подразделения в других регионах;
• Предприниматели, нотариусы, адвокаты и сыщики с лицензией, у которых есть наемные сотрудники.

Внимание! В отчете нужно будет показывать всех оформленных работников, с которыми у ИП либо фирмы заключен , либо , и они получают денежные выплаты, на которые производятся выплаты в соцфонды.

СЗВ-СТАЖ 2017 сроки сдачи

Новый отчет хозяйствующие субъекты с работниками должны пересылать в ПФ ежегодно.

Для подачи определен последний день, когда можно это сделать - 1 марта в том году, который следует за годом отчета. Как обычно, если день сдачи будет выпадать на выходной, то его нужно будет автоматически передвинуть до первого следующего рабочего дня.

В 2017 году по полной форме отчет не отправляется. Первый раз это предстоит сделать до 01 марта 2018 года.

Кроме этого определены сроки двух частных случаев:

• Если работник выходит на пенсию и приносит уведомление об этом - отчет отправляется в ПФ не позже 3 дней с момента информирования;
• Распечатанный и заверенный бланк СЗВ-СТАЖ при увольнении сотрудника нужно отдать на руки в последний рабочий день.

Важно! Если при сотрудник не получил на руки сведения о стаже по форме СЗВ-СТАЖ или же отчет в течение 3-х дней при не отправлен в ФПР, организация может быть оштрафована. О том, какие штрафы существуют за данную отчетность смотрите в конце статьи.

Куда предоставляется отчетность?

Заполненный бланк необходимо отправлять в отделение фонда:

• Если сдает предприниматель - по месту проживания;
• Если сдает фирма - по адресу расположения;
• Подразделения с отдельным учетом - по адресу расположения.

Каким способом можно сдать отчет?

Форма СЗВ-СТАЖ предполагает два способа передачи ее в фонд:

• На бумажном носителе. Но в таком виде сдавать ее имеют право только те хозяйствующие субъекты, у кого оформлено не больше 25 сотрудников. Тогда отчет нужно заполнить на компьютере, распечатать в двух копиях, а также скопировать на переносной носитель (флэшку, например) сам электронный файл отчета. Работник фонда ставит на одной копии бумажного отчета отметку о приеме и копирует к себе электронную версию.
• Электронно. Таким образом обязаны сдавать все фирмы и предприниматели, у которых нанято больше 25 работников. Для сдачи отчетности в электронной форме необходимо приобрести и выбрать организацию, которая будет оказывать услуги по передаче данных.

Форма сдачи отчета

СЗВ-СТАЖ — это объединенные сведения о хозяйствующем субъекте, а также данные о работниках, которые были у него оформлены на протяжении отчетного периода. Кроме этого, вместе с СЗВ-СТАЖ предоставляется опись ОДВ-1, где показываются общие сведения о фирме или ИП и количество сведений и сотрудниках.

Бланк, образец ОДВ-1 и СЗВ-СТАЖ

В формате Excel.

Скачать в формате Excel.

В формате Excel.

В формате Excel.

Образец заполнения СЗВ-СТАЖ

Заполняться бланк может как электронно, так и на бумаге.

Основные принципы заполнения бумажного документа:

• Заполняется бланк ручкой темного оттенка. Не разрешено заполнять красной либо зеленой ручкой.
• Если при заполнении допущена ошибка, то лист нужно переписать снова.
• Вносить исправления при помощи корректирующих средств запрещается;
• Сведения вписываются заглавными буквами.

Раздел №1 — Сведения о страхователе

В поле «Регистрационный номер в ПФР» записывается номер, который присвоен хозяйствующему субъекту в фонде.

Затем идут поля для внесения ИНН и КПП. В поле для записи ИНН предусмотрено 12 клеток. Если бланк заполняется на организацию, номер которой содержит только 10 цифр, две оставшиеся пустыми клетки нужно прочеркнуть. Также поле КПП заполняют только фирмы, ИП оставляют его пустым.

Поле «Наименование» должно содержать краткое название компании или Ф.И.О. ИП согласно учредительных документов.

Блок «Тип сведений» определяет, при какой ситуации подается данный отчет:

• Исходная - бланк сдается в первый раз за год;
• Дополняющая - данный отчет вносит изменения либо дополнения в ранее сданный;
• Назначение пенсии - в отчете подаются сведения на работника (ков), которые оформляют пенсию, и их стаж текущего года нужно принять во внимание при определении выплаты.

Раздел №2 - Отчетный период

Содержит только одно поле, куда записывается номер года из четырех цифр, за который отправляется отчет.

Раздел №3 — Сведения о периоде работы застрахованных лиц

Он построен как большая таблица, в которую необходимо построчно записать сведения о работниках.

В столбцы «Фамилия», «Имя» и «Отчество» записываются данные на каждого работника.

В столбец «СНИЛС» записывается номер, присвоенный гражданину в ПФ.

Столбец «Период работы» делится на два - начало и окончание. Если работник проработал весь период, то сюда заносятся первый и последний дни года. Если необходимо по одному и тому же сотруднику указать несколько периодов, то они записываются друг под другом в отдельных строчках, однако на второй и последующей столбцы с ФИО и СНИЛС остаются пустыми.

Если работник отправляется на пенсию, то заключительной датой проставляется примерная дата этого события. Если сотрудник выполнял работы согласно договору ОПХ, то указывается период его действия, а в графе 11 - код «ДОГОВОР», когда оплата была произведена полностью в отчетном году, а коды «НЕОПЛДОГ», «НЕОПЛАВТ» — если оплата выполнена не была.

Столбец «Территориальные условия» должен содержать код, если работа выполнялась в специфичных окружающих условиях, к примеру на Крайнем Севере. Все коды справочно можно посмотреть в приложении 1.

Столбец «Особые условия» должен содержать код работы, которую выполнял сотрудник, если она дает право оформить пенсию досрочно. Все возможные к использованию коды можно посмотреть в приложении №2.

Внимание! Если сведения о том, что работы выполнялись в особых условиях, не имеют правильного документального оформления, то столбцы 9, 12 и 13 не оформляются.

Столбец «Сведения об увольнении застрахованного лица» должен содержать отметку «Х» в том случае, когда датой увольнения работника является 31 декабря.

Раздел №4 — Сведения о начисленных (уплаченных) страховых взносах на обязательное пенсионное страхование

Этот раздел заполняется только для пенсионеров, т. е. если был выбран признак «Назначение пенсии». Здесь находятся два вопроса, ответы на которые нужно проставить в соответствующих полях.

Раздел №5 — Сведения об уплаченных пенсионных взносах в соответствии с пенсионными договорами досрочного негосударственного пенсионного обеспечения

Это раздел также заполняется только при выходе на пенсию. Здесь необходимо указать периоды, за которые уплачивались взносы и ответить на вопрос - производилось ли в этот период перечисление.

Опись ОДВ-1

Вместе с основным отчетом СЗВ-СТАЖ еще требуется оформлять и отправлять опись ОДВ-1. Она обобщает всю информацию в приложенном отчете.

Опись может иметь один из трех статусов: «Исходная», «Корректирующая» или «Отменяющая». Статус выбирается путем внесения знака «Х» в графе напротив него.

Раздел 1 - содержит реквизиты и заполняется таким же образом, как 1-й раздел отчета СЗВ-СТАЖ.

Раздел 2 - в графу «Отчетный период» всегда записывается «0», а вот в графе «Год» проставляется номер отчетного года.

Раздел 3 - в графу «Количество застрахованных лиц» записывается количество сотрудников, на которых подается информация в СЗВ-СТАЖ.

Раздел 4 - этот раздел нужно заполнять только в том случае, если подаются отчеты со сведениями СЗВ-ИСХ и СЗВ-КОРР с пометкой «Особая», и содержит информацию за весь период, за который строится отчет.

Раздел 5 - заполняется тогда, если с описью подаются отчеты СЗВ-СТАЖ либо СЗВ-ИСХ на тех рабочих, которые наделены правом досрочно получать пенсию за работу в особых условиях.

Нулевая отчетность по форме СЗВ-СТАЖ?

Согласно установленным правилам, новый отчет сдается только компаниями и предпринимателями, у которых принят на работу хотя бы один сотрудник. Если у предпринимателей, адвокатов и прочих самозанятых граждан нет наемных работников, то и сдавать этот отчет нет необходимости. Сдавать нулевой отчет им точно не нужно, да и, согласно формату, отчет обязательно должен иметь хотя бы одну запись, а значит нулевой не сможет пройти проверку на ошибки.

А вот по компаниям ситуация спорная. Дело в том, что у них в любом случае есть руководитель, который прямо прописан в Уставе. С одной стороны, если деятельность не ведется, и ни одного трудового договора не подписано, даже с директором, то и его в отчет включать нет необходимости, и отправлять такой отчет тоже. С другой стороны, если контракт с ним все же был оформлен, но деятельности нет, то в отчете директора показывать надо.

Чтобы до конца прояснить ситуацию, необходимо дождаться каких-либо официальных комментариев от ПФ. На текущий момент таковых пока не было.

Штрафы за не сданный отчет или не выданный при увольнении

Установлено несколько видов штрафов за не сдачу отчета, либо сдачу с неполными данными:

• Если отправка произошла после указанного срока - по 500 рублей по каждому просроченному сотруднику;
• Отчет был сдан в правильные сроки, но в него вошли не все работники - по 500 рублей по каждому не вошедшему;
• Отчет был сдан в верные сроки, но данные на некоторых работников оказались неправильными либо недостоверными - по 500 рублей по каждому работнику, у которого неправильные данные.
• Штраф за должностное лицо (руководитель, главбух) за несоблюдение срока - 300-500 руб.

Кроме этого действуют следующие штрафы:

• Произведена сдача бумажного отчета вместо электронного - 1000 руб.
• Не выдана копия отчета при увольнении, либо не отправлен в срок 3 дней отчет на пенсионера - 50000 руб.

Не редкость, когда бухгалтер, выплачивая ту или иную сумму работнику, задается вопросом: а облагается ли эта выплата НДФЛ и страховыми взносами? А учитывается ли она для целей налогообложения?

СЗВ-СТАЖ при увольнении

Мы рассказывали в о представлении в Пенсионный фонд формы СЗВ-СТАЖ «Сведения о страховом стаже застрахованных лиц» при получении от работника заявления о назначении пенсии. Но форму эту нужно готовить и при увольнении работника. Подробнее о форме СЗВ-СТАЖ 2017 при увольнении работника расскажем в нашем материале.

О справке СЗВ-СТАЖ при увольнении сотрудника

Нужно ли выдавать СЗВ-СТАЖ при увольнении в 2017 году? Помимо того, что работодатель должен в день расторжения трудового договора с работником выдать ему трудовую книжку и произвести окончательный расчет, законодательство обязывает работодателя предоставить работнику определенные документы, в частности, о его заработке и стаже (ст. 84.1 ТК РФ , п. 3 ч. 2 ст. 4.1 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ , ). Речь, в частности, идет о формах СЗВ-М и СТАЖ при увольнении.

Обязанность выдавать форму СЗВ-СТАЖ при увольнении работнику предусмотрена п. 4 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ . И речь в данном случае идет о прекращении как трудового договора, так и договора ГПХ. Главное, чтобы на выплаты таким лицам работодатель начислял страховые взносы.

Поскольку выдать СЗВ-СТАЖ при увольнении - обязанность работодателя, ему нужно подтвердить факт передачи таких сведений. Сделать это можно, например, путем проставления отметки о получения формы на экземпляре, остающемся у работодателя.

Как заполнить СЗВ-СТАЖ при увольнении

Форма СЗВ-СТАЖ и Порядок ее заполнения утверждены Постановлением Правления ПФР от 11.01.2017 № 3п.

Сведения могут быть заполнены чернилами, шариковой ручкой печатными буквами или при помощи компьютера без помарок и исправлений. Цвет для заполнения можно использовать любой, кроме красного и зеленого.

Помимо сведений о страхователе, в справке СЗВ-СТАЖ необходимо заполнить информацию о периодах работы у страхователя увольняющегося работника.

Обращаем внимание, что заполнять графу 14 «Сведения об увольнении застрахованного лица» в справке увольняющегося работника не нужно. Ставить символ «X» в графе нужно, только если работник увольняется 31 декабря.

Если работник увольняется не по причине ухода на пенсию, заполнять разделы 4 и 5 формы СЗВ-СТАЖ не следует.

Приведем при увольнении работника в 2017 году по причинам, не связанным с уходом на пенсию.

В 2017 году была введена в действие СЗВ-СТАЖ новая отчетность для всех работодателей. Автором ее создания был Пенсионный фонд, поскольку при передаче администрирования соцвзносов в ФНС, в фонд перестала поступать информация о трудовом стаже работников. В этом году новую форму нужно выдавать на руки увольняющимся сотрудникам, однако с 2018 года по ней необходимо отчитываться в обязательном порядке всем хозяйствующим субъектам.

СЗВ-СТАЖ - что это за отчетность?

До 2017 года организации и предприниматели подавали в Пенсионный фонд отчет РСВ-1, из которого орган получал сведения о страже застрахованных лиц.

Однако с 2017 года управление взносами был передано, отчет отменили, и у фонда возникла проблема — у него исчез источник необходимых сведений для исчисления трудового стажа.

Для этих целей была разработан и введен СЗВ-СТАЖ. Она по внешнему виду напоминает другой отчет, отправляемый в фонд — СЗВ-М, но содержит по каждому из работников более подробные сведения.

Документы по своему действию не отменяют друг друга — ведь на основании ежемесячных сведений из СЗВ-М пенсионный фонд получает информацию о работающих пенсионерах с целью отмены постоянной индексации пенсии. Новый же отчет будет источником сведений о стаже каждого трудоустроенного работника, а также о размере начисленных на них взносов.

В качестве годового отчета новая форма будет подаваться в фонд только в 2018 году. Тем не менее, если в течение 2017 года работник решит уволиться, организация обязана выдать ему на руки СЗВ-СТАЖ. Кроме этого, при выходе на пенсию, и своевременном уведомлении об этом компании, ответственный работник должен будет подать электронную версию в фонд в период 3 дней по факту обращения.

Кто должен предоставлять СЗВ-СТАЖ?

По разработанным правилам, новый бланк необходимо будет обязательно подавать:

• Компании, а также относящиеся к ним подразделения, расположенные в других регионах;
• Предприниматели, сыщики, имеющие лицензию, адвокаты, нотариусы, у которых есть наемные сотрудники.

Сроки сдачи СЗВ-СТАЖ в 2017 году

Документ СЗВ-СТАЖ субъекты, у которых есть наемные работники, должны сдавать в ПФ каждый год один раз. Крайним сроком подачи этого документа определено 1 марта такого года, который идет за отчетным. На эту даты действует правило, что если она будет выпадать на выходной день, то окончательный срок подачи будет автоматически перемещаться на первый ближайший рабочий день.

В 2017 году этот отчет сдавать в обязательном порядке не было необходимости. Впервые хозяйствующие субъекты это будут делать до 1 марта 2018 года за период - 2017 год.

Однако также есть два случая, при которых необходимо будет незамедлительно оформить СЗВ-СТАЖ:

• Если сотрудник оформляет себе пенсию, и принес в свою бухгалтерию уведомление об это событии, то на него необходимо оформить бланк и передать его в срок трех дней с факта сообщения;
• Необходимо обязательно составлять СЗВ-СТАЖ при увольнении сотрудника. Это должно происходить в завершающий рабочий день при выдаче на руки остальных обязательных документов.

Куда предоставляется отчетность

Оформленный отчет подается:

• Если это делает предприниматель — по месту его проживания;
• Если это делает компания — по ее месту расположения;
• Подразделения, которые ведут учет самостоятельно — по их месту расположения.

Способы сдачи отчетности

У отчета ест два способа его передачи в пенсионный орган:

• Бумажная форма. В таком виде отчет имеют право передавать только те предприятия и предприниматели, у которых принято на работу не более 25 человек. Бланк отчета необходимо заполнить самостоятельно на компьютере, распечатать в двух экземплярах, а кроме этого на флэш-носителе нужно принести электронный файл. Сотрудник фонда дает отметку на одной копии отчета, а также копирует к себе его электронный файл.
• Электронная форма. В этом виде его обязаны сдавать все субъекты, с количеством работников свыше 25 человек. Для того, чтобы сдавать отчетность, нужно оформить электронную цифровую подпись (ЭЦП) и заключить договор с оператором по передаче данных через интернет.

Особенности заполнения формы СЗВ-СТАЖ при увольнении

Форма СЗВ-СТАЖ обязательна к выдаче на руки при увольнении работника. Однако здесь есть свои нюансы. Так, если при сдаче за отчетный год в бланк включаются все имеющиеся работники, то в этом случае в документ вносятся сведения только по одному человеку.

Заполняется бланк следующим образом:

• Форма должна быть отмечена как исходная, отчетный год — год увольнения.
• В таблицу заносят одного человека, период работы — с начала года либо даты приема (если он был оформлен в текущем году) и до даты увольнения.
• В графе 14 ставится отметка только тогда, когда работник уволился 31 декабря.
• Разделы 4 и 5 для увольняющихся не заполняются.

Внимание! Внесение информации по всем лицам в данном случае является нарушением закона о персональных данных и может караться штрафными санкциями для ответственных за это лиц. В отчете указывается только увольняемый.

Форма сдачи отчета

СЗВ-СТАЖ включает в себя общую информацию об организации или предпринимателе, а также сведения о работниках, которые были наняты в течение этого периода.

Помимо самого отчета, вместе с формой еще необходимо сдавать опись ОДВ-1, куда вносят информацию о хозяйствующем субъекте и общее количество сведений о работниках.

Скачать бланки форм отчетности

Скачать в Excel.

Скачать в формате Excel.

Скачать .

Скачать .

Образец заполнения СЗВ-СТАЖ: пошаговая инструкция

Этот документ можно заполнять при помощи компьютера, или от руки на бумаге.

В последнем случае нужно придерживаться следующих правил:

• Нужно использовать ручку с темными чернилами. Запрещается заполнять красной либо зеленой пастой;
• Если произошла ошибка, то тот лист нужно заполнить заново.
• Зачеркивать либо пользоваться средством «Штрих» запрещено;
• При заполнении используются только заглавные буквы.

Раздел №1 - Сведения о страхователе

В графу «Регистрационный номер в ПФР» заносится номер, который ПФ присвоил хозяйствующему субъекту.

После этого располагаются графы для указания ИНН и КПП. В графе для записи ИНН присутствует 12 клеток. В том случае, когда отчет оформляется на организацию, у которой в коде ИНН только 10 цифр, то оставшиеся две клетки прочеркиваются. В графу КПП вносят информацию только организации, поскольку он у них присутствует. Предприниматели оставляют его пустым.

В графу «Наименование» записывается краткое название компании, либо полные Ф.И.О. предпринимателя. Данные заносятся так, как это указано в учредительных документах.

Блок граф «Тип сведений» определяет ситуацию, в которой подается данный отчет:

• Отметка «Исходная» показывает, что отчет передается впервые;
• Отметка «Дополняющая» говорит о том, что данным отчетом производится внесение новых данных, либо изменение сведений в ранее поданном отчете;
• Отметка «Назначение пенсии» говорит о том, что работник, указанных в отчете, выходит на пенсию, и стаж за этот год необходимо принять в расчет при назначении выплаты.

Раздел №2 — Отчетный период

Тут находится единственная графа из четырех квадратиков. Сюда записывается год, за который подается документ.

Раздел №3 - Сведения о периоде работы застрахованных лиц

Этот отчет выглядит как таблица, в которую построчно записывается информация о сотрудниках.

В столбцы «Фамилия», «Имя» и «Отчество» вносится личная информация по каждому работнику. В столбце «СНИЛС» указывается присвоенный ему фондом страховой номер.

Столбец «Период работы» включает в себя два отдельных - «Начало» и «Окончание». В том случае, когда сотрудник проработал весь год, то сюда заносятся первый и заключительный дни года. Если на одного и того же работника необходимо занести более одного периода (если он увольнялся, а потом снова устроился на работу), то их записываю один под другим в разных строках. При этом предыдущие столбцы со СНИЛС и ФИО не заполняются.

Если работник собирается выходить на пенсию, то при заполнении указывается ориентировочная дата события.

Если гражданин производил работы по гражданскому договору, то указывается его период действия, а в столбце 11 проставляется код «ДОГОВОР». Если же работы была выполнена, но не оплачена — то указываются коды «НЕОПЛДОГ», «НЕОПЛАВТ».

В столбце «Территориальные условия» проставляется специальный код, если работник выполнял свои обязанности в особых условиях, к которым относится, например, Крайний Север. Коды, которые можно заносить в этот столбец, для справки приведены в приложении 1 к отчету.

В столбец «Особые условия» вписывается код, если сотрудник осуществлял деятельность в среде, дающей право на досрочное получение пенсии. Все коды, которые можно здесь использовать, приводятся в приложении 2 к отчету.

Внимание! Если информация об особых условиях не имеет документального подтверждения, то сведения в столбцы 9, 12 и 13 не заносятся.

В столбец «Сведения об увольнении застрахованного лица» ставится отметка «Х» только тогда, когда день увольнения - это заключительный день года (31 декабря).

Раздел №4 - Сведения о начисленных (уплаченных) страховых взносах на обязательное пенсионное страхование

Указанный раздел обязателен для заполнения только тем, кто выходит на пенсию (была проставлена отметка «Назначение пенсии». В разделе располагаются два вопроса, и ответы на них необходимо пометить в соответствующем поле.

Раздел №5 - Сведения об уплаченных пенсионных взносах в соответствии с пенсионными договорами досрочного негосударственного пенсионного обеспечения

Указанный раздел также нужно заполнять, только если отчет подается на выходящего на пенсию работника. Здесь указываются периоды, за которые начислялись взносы, а также нужно указать, производились ли за эти периоды перечисления.

Опись ОДВ-1

Одновременно с отчетом нужно также подготавливать и передавать опись ОДВ-1. Здесь обобщаются все данные из основного документа.

Описи можно присвоить один из трех типов - «Исходная», «Корректирующая» или «Отменяющая». Выбор производится путем отметки в графе напротив статуса.

Раздел 1 включает в себя реквизиты хозяйствующего субъекта, и заполняется аналогично разделу 1 основного отчета.

В разделе 2 в графу «Отчетный период» нужно вносить 0, а вот в графе «Год» записывать номер года, за который сдается отчет.

В разделе 3 нужно указать общее количество сотрудников, на которых сдаются данные в СЗВ-СТАЖ.

Раздел 4 заполняется только в той ситуации, если сдаются отчеты, отмеченные СЗВ-ИСХ и СЗВ-КОРР с отметкой «Особая», и сюда записывается обобщающая информация за весь период.

Раздел 5 оформляется в той ситуации, когда данные подаются на рабочих, имеющих право досрочно получать пенсионные выплаты за труд в специальных условиях.

Нулевая отчетность по форме СЗВ-СТАЖ?

Нормативный акт, определяющий как точно необходимо заполнять данный отчет, устанавливает, что СЗВ-СТАЖ отправляется компаниями и ИП, которые выступают работодателями. За отчетный период поэтому у такого субъекта бизнеса должен присутствовать хотя бы один работник.

Когда же ИП, нотариусы, адвокаты, население, имеющее статус самозанятого, не заключало ни одного трудового контракта, то сдавать отчет не надо. Кроме этого, при попытке сдать его система выдаст ошибку, поскольку по правилам документ должен содержать хотя бы одни сведения.

В то же время, до сих пор не ясна ситуация с организациями. Дело в том, что у такого лица всегда есть директор, который указывается в уставе при регистрации. И с одной стороны, если с ним не подписано трудовое соглашение, то и отчет на него подавать не нужно. С другой стороны, если договор с ним подписан, но деятельности никакой нет, то необходимо подавать отчет в ПФР, указав в нем только директора.

На текущий момент ПФ не дал каких-либо разъяснений по сдаче организациями нулевого отчета.

Штрафы за не сданный отчет или не выданный при увольнении

Действующие нормы права предусматривают различные размеры штрафных санкций, связанных с несдачей или недостоверным представлением данных в документе СЗВ-СТАЖ.

• Нарушение сроков направления в ПФР отчета влечет наказание компании штрафом в сумме 500 р. за каждого работника, включенного в него с опозданием.
• За невключение в вовремя сданный отчет отдельных работников — фирме могут предъявить штраф в сумме 500 р. за каждого такого сотрудника.
• Сданный в установленные сроки отчет, содержащий неверные данные на представленных в нем сотрудников, влечет наказание для компании в сумме 500 р. по каждому выявленному такому работнику.
• Существуют также штрафные санкции на должностных лиц организации за несвоевременное представление отчета в размере 300-500 р.
• Если отчет будет представлен в ПФР в бумажной форме вместо установленной электронной, то фирма может быть наказан штрафом в размере 1000 р..
• Если работнику в момент увольнения не выдается СЗВ-СТАЖ или при оформлении пенсии он не был отправлен по запросу в ПФР, предприятие ожидает штраф в размере 50000 р.

Важно! При или другим причина нужно выдавать справку СЗВ-СТАЖ в обязательном порядке.