Для электронного документооборота с ПФР нужно написать заявление и заключить соответствующее соглашение с ПФР о документообороте. Образец можно бесплатно скачать по прямой ссылке на странице
Электронный документооборот c ПФР - будущее правоотношений во всех сферах общества в Москве и других мегаполисах страны. Хождение по инстанциям с горой тяжеленной бумаги, бюрократические цепочки, очереди ушли в прошлый век. Простота документооборота онлайн вытесняет устоявшиеся традиции и позволяет производить функции быстрее и эффективнее. Удобство заключается в отсутствии необходимости посещать лично отделение ПФР. Абонентам для сдачи отчетности в электронном виде нужно написать заявление и заключить соответствующее соглашение с ПФР о документообороте по месту регистрации предприятия. Образец заявления и соглашения в ПФР о электронной взаимной работе можно бесплатно скачать на странице по прямым ссылкам.
Наиболее популярно об электронном документообороте можно ознакомиться в нормативных актах, перечисленных в предмете соглашения. Российская практика внедрения новинок в делопроизводстве требует от ее участников первично посещать организацию с целью просвещения дальнейшей работы с программами. Дальнейшая удаленная возможность обмениваться документацией с государственным учреждением онлайн, позволит сэкономить гораздо больше времени, нервов и бумажных носителей.
Обязательные пункты соглашения с пфр об электронном документообороте
:- Название документа, номер, дата и место его составления;
- Предмет контракта с подробным толкованием функционирования процесса между сторонами;
- Технические условия и порядок обмена информацией;
- Права и обязанности, ответственность сторон, срок действия договора и иные условия;
- Внизу традиционно участники визируют договор подписями и печатями.
- Формируются файлы установленного формата;
- Далее программа ПФР проверяет правильность их формирования;
- При наличии ошибок, требуется произвести корректировки;
- Происходит обязательная проверка на вирусы;
- Затем отчеты подписываются уполномоченным лицом с помощью ЭЦП и отправляются в ПФР;
- Орган ПФР отправляет ответное подтверждение о получении;
- При отрицательном результате приема, абонент получает уведомление об отказе с обоснованием причин;
- В результате требуется новая подача документов;
- Если к пакету документов вопросов нет, они принимаются и сохраняются, о чем отправляется извещение;
- Все сбои возникающие в работе электронного документооборота, регулируются законодательством об электронном документообороте и соглашением, заключенным между сторонами.
Нарушение сроков (разумеется после выяснения причин) влечет наступление ответственности, предусмотренной законодательством. Лучше всего начинать действия по сдаче материалов заблаговременно, а не в последний день и исключить риски наступления штрафных санкций.
После регистрации собственного дела необходимо тесно контактировать не только с налоговой инспекцией, но и с другими организациями. Не лишним будет подписать соглашение об обмене с ПФР – это поможет упростить процесс сотрудничества с данной организацией и другими фондами.
Подобное соглашение подписывается тогда, когда индивидуальный предприниматель или представитель ООО намерен сотрудничать с Пенсионным фондом РФ в электронной форме. Такая методика работы позволяет сэкономить большое количество времени, сил и денежных средств, ведь теперь можно пересылать информацию по почте.
Образец данного соглашения вы можете получить, обратившись в отделение Пенсионного фонда РФ по вашему региону. Также документ можно скачать на официальном сайте данной структуры. Необходимо будет заполнить его в двух экземплярах. Обе копии должны быть заполнены и завизированы представителями Пенсионного фонда, одна из них останется у вас, а вторую нужно будет отдать в ПФР.
При отправлении отчета о деятельности ПФР должен будет провести автоматическую проверку наличия у предпринимателя специального соглашения, которое было подписано при регистрации в налоговых органах. Данные об этом соглашении должны быть указаны в системе СБиС, при этом они должны быть указаны максимально корректно.
Вы можете уточнить номер соглашения и дату его заключения, обратившись в местное отделение Пенсионного фонда России, а также на его официальном сайте. При работе с сайтом необходимо указывать вашу личную информацию, при этом она остается конфиденциальной, никто не сможет ее использовать в своих целях и навредить вам.
Как правильно составить соглашение?
Соглашение об обмене электронными документами ПФР сможет принять только в том случае, если оно было правильно заполнено. Убедитесь в том, что вы корректно указали все необходимые реквизиты в качестве ИП или ООО; при необходимости вы можете проконсультироваться со специалистами ПФР.
В документе указывается информация о местном подразделении Пенсионного фонда РФ и ее представителя, также там можно найти информацию о страхователе (ФИО, регистрационный номер, предприятие, которое он представляет). Если страхователь является представителем ООО, ему придется указывать максимально полную информацию о своем предприятии.
Согласно подписанному документу, Пенсионный фонд РФ и страхователь (который в соглашении указывается, как абонент) имеют право обмениваться документами, используя для этого специальные телекоммуникационные каналы. Речь идет об официальном сайте ПФР, интернет-провайдерах и прочих системах.
Для предоставления документов в электронном виде предприниматель или представитель юридического лица должен обладать ЭЦП. Электронная цифровая подпись может заменить настоящую, используемую при оформлении бумажной документации. Ее оформлением можно заняться сразу же после регистрации ИП или ООО. Создание ЭЦП является платным, за ее получение предпринимателям придется заплатить от 5 тысяч рублей.
Вся информация, которой обмениваются между собой организации, является конфиденциальной, никто не имеет права разглашать ее. При обмене учитываются следующие аспекты:
- электронные документы могут быть получены только от того ресурса, который принадлежит ПФР или предпринимателю;
- файлы в процессе передачи не были изменены, правильность материалов должна быть подтверждена ЭЦП, а при необходимости обе стороны могут осуществлять перепроверку документации;
- принимающая сторона обязана составить специальную квитанцию о получении квитанции и передать ее отправителю письма.
Все рабочие процессы при этом регламентируются действующим законодательством и нормативными актами. Подписание соглашения является бесплатным, сторонам не нужно оплачивать какие-либо государственные пошлины.
Технические параметры
Соглашение об электронном документообороте с ПФР предусматривает, что абоненту придется самостоятельно приобретать и устанавливать программное обеспечение. В дальнейшем страхователю необходимо сделать все, чтобы ПО работало корректно. Вся информация в электронно-цифровой подписи должна быть защищена с помощью криптографических систем.
Именно абоненту придется оплачивать все средства связи, с помощью которых передаются все рабочие материалы, связанные с отчислением налогов. ПФР в данном случае не нуждается в предоставлении документов, подтверждающих оплату, данная процедура полностью ложится на плечи абонента.
Пенсионный фонд в данном случае может помочь абоненту и предоставить ему список организаций, которые занимаются созданием и сертификацией ЭЦП. Ключи шифрования также создаются данными предприятиями: страхователю понадобится лишь своевременно оплатить услуги и предоставить электронно-цифровую подпись в ПФР.
Как осуществляется обмен?
Договор с ПФР об электронном документообороте предусматривает возможность передачи всех документов с помощью механизмов, установленных законодательством. Правильность передачи контролируется ФЗ №27 от 01.04.1996 г., ФЗ №56 от 30.04.2008 г., и ФЗ № 212 от 24.07.2009 г., с которыми можно ознакомиться на официальном сайте Пенсионного фонда РФ.
Информационный обмен должен осуществляться с помощью телекоммуникационных каналов связи, зарегистрированных на территории Российской Федерации. Законодательством оговаривается список провайдеров и ресурсов, которыми можно воспользоваться.
Если сертификатом ключа, используемого для обмена, обладает не руководитель предприятия, он должен назначить представителя интересов организации. ПФР должно быть извещено о наличии данного представителя с помощью официального уведомления. Нужно будет представить копию приказа, согласно которому владелец сертификата имеет право представлять интересы организации в Пенсионном фонде. Представитель ИП или ООО должен действовать согласно имеющему законодательству, в противном случае на него будет наложено взыскание.
Обязанности и права обеих сторон: ПФР
Соглашение с ПФР об электронном документообороте не только предоставляет возможность обмениваться материалами с помощью интернета, но и накладывает на обе стороны определенные ограничения и ответственность. Обе стороны должны быть осведомлены о ней при подписании соглашения.
Пенсионный фонд со своей стороны обязан обеспечить корректную работу оборудования, иначе абонент не сможет ею пользоваться и вовремя предоставлять документы по выполненным отчислениям. При каких-либо изменениях во всех электронных документах, которые обрабатываются фондом, его представители обязаны предупредить абонента об этом в сроки, оговоренные российским законодательством.
ПФР обладает правом самостоятельно изменять процедуру функционирования обмена документами между организациями. Соответствующие изменения в перечне документов и формах должны быть указаны на официальном сайте организации за несколько дней до даты их официального введения.
Обязанности и права обеих сторон: абонент
Соглашение на электронный документооборот с ПФР также предусматривает определенную ответственность и для абонента. Абонент обязан обеспечить корректную работу всего оборудования, используемого для передачи документов от Пенсионного фонда РФ и в обратном направлении.
Также пользователю придется заключить соответствующий договор, согласно которому для него будет изготовлены шифровальные ключи и электронно-цифровая подпись. Реестр организаций, способных изготовить эти продукты, будет предоставлен ПФР. Пользователь имеет право воспользоваться предложенным списком или же заказать документы в другом учреждении.
Абонент также должен всеми силами стремиться обеспечить конфиденциальность получаемых и отправляемых данных. Специально для этого необходимо соблюдать все требования, которые предъявляются правилами эксплуатации. Периодически необходимо проверять компьютерную среду, в которой происходит работа, на наличие вирусов и разрушающих программ. Для этого необходимо установить специальное антивирусное оборудование. Если при проверке будет обнаружен вредоносный код, прием данных автоматически будет заблокирован, а пользователь должен будет получить соответствующее уведомление.
Если ключ шифрования оказался скомпрометирован и попал в чужие руки, его владелец обязан в кратчайшие сроки прекратить пользоваться им и ЭЦП. После этого необходимо поставить в известность УПФР, интернет-провайдера, СКЗИ, а также разработчика программного продукта. Уведомление должно быть официальным – тогда контролирующие организации должны будут разобраться в данной ситуации.
Также пользователь не имеет права уничтожать архивные документы, принадлежащие открытым . Это касается также журналов и квитанций. Передача информации должна быть осуществлена после соответствующей зашифровки сообщения. Если одна из сторон не может исполнять наложенные обязательства, она обязана своевременно известить об этом другую. После этого действие соглашения приостанавливается или оно расторгается совсем. Все спорные моменты разрешаются контролирующими органами, согласно существующему законодательству.
Ответственность обеих сторон
Если вы знаете, как заключить соглашение с ПФР об электронном документообороте, вы должны полностью понимать, что обе стороны несут ответственность согласно существующему законодательству. Управление Пенсионного фонда РФ не несет ответственность в том случае, если ущерб системе был причинен из-за неправильных действий абонента. Особенно это касается того случая, если клиент вовремя не предупредил абонента о том, что его ключи являются скомпрометированными. Если эти ключи оказались в руках сторонних людей и те сумели нанести вред организации, решать эту ситуацию абоненту придется самостоятельно.
Все абоненты должны тщательно охранять ПО системы, позволяющей им обмениваться материалами с Пенсионным фондом РФ. Архивная информация по открытым ключам и электронным документам также должна находиться под строгим контролем.
Если у одной из сторон имеются претензии относительно какого-либо электронного документа, ситуация усложняется. Если другая сторона получила спорный документ, и она не может предоставить его первой стороне, она признается виновной в данном конфликте. При необходимости конфликтная ситуация может быть разрешена с помощью контролирующих органов.
Сторона, которая взаимодействует с Пенсионным фондом РФ, должна действовать согласно инструкциям от ФАПСИ. В ее задачу входит выполнение всех указаний, которые указываются координирующим органом, занимающимся криптографической защитой. Как правило, данная функция ложится на специальное отделение ПФР, которое обеспечивает безопасность взаимодействия фонда с его пользователями.
Дополнительные условия и сроки действия
Соглашение об обмене электронными документами в системе предусматривает возможность замены ключей, их уничтожения. Это может быть осуществлено в том случае, если они были скомпрометированы или оказались в свободном доступе. Механизм замены в данном случае должен был определен поставщиками услуг.
Соглашение с УПФР об обмене электронными документами начинает действовать с того момента, когда обе стороны его подписывают. Срок действия является неограниченным, он зависит от возможностей и желания сторон сотрудничать друг с другом. Если обе стороны принимают решение завершить сотрудничество, через 3 года соглашение автоматически прекращает функционировать.
Если одна из сторон нарушает свои обязательства перед другой, вторая имеет право расторгнуть договор в одностороннем порядке. Сторона, нарушившая принципы работы в данной системе, должна получить уведомление от второго участника процесса в течение календарного месяца. Уведомление должно быть официальным и заверено печатью. Если одна сторона намеревается расторгнуть договор, она должна предупредить другую сторону за 30 календарных дней.
Документ должен быть составлен сразу в двух экземплярах, и оба они обладают одинаковой юридической силой согласно законодательству РФ. При подписи соглашения обе стороны подтверждают, что они знакомы с условиями электронного обмена документами, и согласны с работой по данной схеме.
В самом конце документа указываются данные об абоненте системе и его представителе, а также о местном управлении Пенсионного фонда РФ. При утере договора обе стороны могут воспользоваться вторым экземпляром для его скорейшего восстановления.
С января 2014 года все компании, численностью более 50 человек, обязаны предоставлять отчетность в Пенсионный Фонд в электронном виде. Для удобства подготовки и отправки отчетности не только в ПФ РФ, но и в налоговую инспекцию, ФСС, Росстат мы рекомендуем использовать нашу систему.Программа СБиС++ электронная отчетность позволяет отправлять любые документы в контролирующие и проверяющие органы посредством интернет.
Электронная отчетность в ПФР через СБиС++, разработанная Компанией Тензор
Стоит помнить : прежде, чем отправлять отчетность в Пенсионный фонд, необходимо по месту регистрации компании зарегистрировать в Управлении ПФР «Соглашение об обмене электронными документами в системе электронного документооборота ПФР по телекоммуникационным каналам связи». Форму ПФР «соглашение об электронном документообороте» можно скачать на сайте Пенсионного фонда по адресу: www.pfrf.ru
Формы отчетности в Пенсионный фонд могут меняться согласно Постановлениям ПФР, но программа СБиС регулярно обновляется, поэтому вам всегда будет предложена самая актуальная форма подготовки и сдачи отчетности. Узнать стоимость и можно на нашем сайте.
Далее рассмотрим на примере, как осуществляется подготовка и отправка электронной отчетности в ПФ РФЧтобы сформировать электронную отчетность в Пенсионный фонд для отправки через интернет, вам необходимо в программе :
- Нажать кнопку «Новый отчет».
- Выбрать "Расчеты страховых взносов и индивидуальные сведения".
В мастере заполнения формы перейдите к следующему шагу. Для этого используйте кнопку "Далее".
Шаг 1. Здесь необходимо указать следующие данные: отчетный период, номер пачки и состав комплекта электронной отчетности
Система СБиС в автоматическом режиме поставит в качестве получателя тот Пенсионный фонд, который настроен для вашей организации. Если вы сдаете отчетность с несколько отделений Пенсионного фонда, то кликните мышкой на тот филиал, который вам нужен.
- Установите нужный вам отчетный период. В зависимости от периода, который вам необходим, программа предложит актуальный комплект отчетности.
- Номер пачки система СБиС определяет автоматически, применяя сквозную нумерацию в соответствии с требованиями Пенсионного фонда (т.е. все отчеты, которые вы отправляете в ПФ, нумеруются по порядку, не зависимо от типа сведений или периода отчетности). При необходимости вы всегда можете поменять номер пачки на нужный вам.
- Дата составления документов - дата формирования документов в СБиС++. Стоит помнить, что если вы загрузили отчетность из другой программы, то указана именно дата загрузки комплекта в СБиС++.
В мастере подготовки электронной отчетности в Пенсионный фонд по умолчанию программа сформирует полный комплект квартальной отчетности ПФР (РСВ и индивидуальные сведения), который включает в себя расчет страховых взносов РСВ-1, индивидуальные сведения СЗВ-6-1, СЗВ-6-2 и опись АДВ-6-2. Если вы указали период отчетности за IV квартал, то в комплект также будут включены и сведения о сумме выплат СЗВ-6-3).
Вы можете выбрать Расчет страховых взносов (РСВ), например, для формирования корректирующего отчета РСВ. Если Пенсионный фонд потребовал предоставить только Индивидуальные сведения (СЗВ-6-1, СЗВ-6-2, АДВ-6-2 или СЗВ-6-3), вы можете отдельно сформировать именно эту отчетность.
При необходимости, данные в систему могут быть загружены из файлов. Не забудьте проверить совпадение по отчетному периоду и наименованию страхователя, иначе программа не позволит загрузить отчетность.
При необходимости, данные в комплект могут быть загружены из файлов. Но данные будут загружены только в том случае, если страхователь и отчетный период в файле и программе совпадают.
Шаг 2. Заполните форму РСВ-1
Порядок заполнения формы отчета представлен Пенсионным фондом и носит рекомендательный характер. Следует отметить, что не все разделы обязательны для заполнения. Так, титульный лист, Разделы 1 и 2 обязательны для всех, а Разделы 3, 4 и 5 заполняют только определенные категории страхователей.
Отчет РСВ-1 можно заполнить данными из файла
- Нажмите "Загрузить" и выберите файл, содержащий данные РСВ-1.
Данные будут загружены только в том случае, если страхователь и отчетный период в файле и программе совпадают.
Если будет выбрано несколько файлов с РСВ-1, то загружен будет только один. Файлы, содержащие прочие формы отчетности в ПФР, загружены не будут.
Шаг 3. Перейдите к заполнению СЗВ-6
Реестр индивидуальных сведений может содержать три вкладки:
- СЗВ-6-1(2) - исходные сведения СЗВ-6-1 и СЗВ-6-2 за текущий период.
- СЗВ-6-3 - реестр сведений СЗВ-6-3. Появится, если на первом шаге указан период отчетности "4 квартал".
- КОРР. - реестр корректируюших и отменяющих сведений СЗВ-6-1 и СЗВ-6-2. Появится, если на первом шаге установить флаг "Корректирующая отчетность".
Индивидуальные сведения сотрудников могут быть заполнены или дополнены данным из файла.
- Нажмите "Загрузить" и выберите файлы, содержащие сведения СЗВ-6-1, СЗВ-6-2 или СЗВ-6-3.
Сведения будут загружены только в том случае, если страхователь и отчетный период в файле и программе совпадают.
Обратите внимание, что если выбран тип комплекта "Индивидуальные сведения", то сведения СЗВ-6-3 не будут загружены в комплект.
Для формирования сведений СЗВ-6-1 и СЗВ-6-2 в программе:
- Нажмите "Добавить сотрудника".
В открывшемся справочнике укажите сотрудника. Для быстрого поиска наберите первые буквы фамилии. По клавише
На заметку!
Чтобы добавить сведения сразу для нескольких сотрудников, предварительно отметьте их с помощью клавиши <Пробел> (на всех сотрудников -
- сведения о страхователе и сотруднике, а также период в отчете уже будут заполнены.
В форме есть блок "Задолженность на начало периода". Значения, указанные в нем, в электронной отчетности в ПФР не передаются.
Они нужны для того, чтобы программа с учетом задолженности по сотруднику смогла рассчитать для него сумму уплаченных взносов на основании данных РСВ-1. Первый раз необходимо ввести ее вручную, а в последующих периодах, когда в программе уже будут данные за предыдущее периоды, задолженность будет рассчитывать автоматически. Сумму начисленных взносов можно указать вручную, а можно рассчитать с помощью "Электронная отчетность СБиС++". Укажите облагаемый взносами доход, нажмите
В индивидуальных сведениях по каждому сотруднику за отчетные периоды 2012 года начисленные взносы должны быть не более, чем сумма равная = предельная база (ПБ) * на тариф (ПБ на 2012 год установлена 512 000 руб.).
На заметку! Вид сведений СЗВ-6-1 или СЗВ-6-2 определяется программой при заполнении формы в зависимости от данных о стаже. Если у сотрудника непрерывный стаж и нет особых условий труда, то создается форма СЗВ-6-2. Данные о стаже вводятся по нажатию кнопки «Ввод данных о стаже работы застрахованного лица».
- Сохраните отчет по кнопке "Сохранить и выйти".
Аналогичным образом добавьте в реестр сведения для остальных сотрудников
Дополнительно
- После завершения формирования реестра - проверьте сведения.
- Есть также удобная возможность проконтролировать себя - это контроль страховых взносов, причем в двух режимах:
- ведомость по задолженностям;
- контроль страховых взносов нарастающим итогом.
Шаг 4. Сформируйте опись АДВ-6-2
Опись сведений АДВ-6-2 заполняется на основании индивидуальных сведений. Для изменения данных в описи следует вернуться на предыдущий шаг (кнопка "Назад") и изменить их в индивидуальных сведениях. При формировании описи, программа автоматически создаст пачки с учетом всех требований ПФР, и итог будет виден в описи.
Шаг 5. Завершите формирование комплекта документов электронной отчетности в Пенсионный фонд
Нажмите "Далее" для перехода на вкладку "Готовые пачки".
В финальном окне мастера показана группировка заполненных сведений по пачкам: можно просмотреть ее номер, состав, распечатать документы, входящие в пачку.
Для того чтобы облегчить работу бухгалтера, в частности, чтобы подключить документооборот с ПФР, необходимо выполнить ряд действий: заполнить заявление о подключении к электронному документообороту ПФР и соглашение с ПФР об электронном документообороте 2017. Подробнее об этих тонкостях в материале.
Ввиду очень насыщенного информационного потока очень важно оптимизировать работу бухгалтера. Одним из способов достижения этой цели является подключение к электронному документообороту с Пенсионному фонду. Преимущества такого взаимодействия очевидны — нет необходимости посещать Пенсионный фонд и сдавать отчетность, кроме того есть возможность оперативно выявить и исправить ошибки.
Цифровой документооборот с Пенсионным фондом безопасен. По закону, вся информация, участвующая в документообороте, не подлежит передаче третьим лицам.
Что нужно для подключения электронного документооборота
Организации для начала документооборота с ПФР необходимо заполнить следующие документы:
- заявление о подключении к электронному документообороту в 3 экземплярах;
- соглашение о подключении к электронному документообороту в 2 экземплярах.
Вышеперечисленные документы необходимо передать в отделение Пенсионного фонда, с которым, собственно, и будет заключено соглашение. Предоставить их может либо руководитель, либо другое лицо, на основании доверенности от этой организации. Доверенность может быть составлена в произвольной форме, она должна содержать информацию о том, что данное физическое лицо имеет право доставлять и получать документы, связанные с оформлением подключения электронного обмена бумагами с Пенсионным фондом. Такую доверенность должен подписать руководитель, также в ней необходимо проставить печать организации-страхователя.
Перед заполнением заявления и соглашения необходимо определиться с выбором аккредитованного удостоверяющего центра или его уполномоченных представителей, которые берут на себя техническую сторону подключения по телекоммуникационным каналам связи. На сегодняшний день , более чем достаточно.
Что касается соглашения о подключении к электронному обмену документами, то его бланк можно скачать на сайте ПФР.
Как заполнить заявление на электронный документооборот с ПФР
Суть заявления в том, что организация-страхователь намерена наладить обмен документами с Пенсионным фондом. В шапке заявления необходимо указать, в какое именно отделение вы подаете заявление, а ниже — дату, с которой необходимо подключить услугу. Затем заполняют следующие данные:
- наименование организации;
- ИНН, КПП;
- регистрационный номер в ПФР;
- данные о банке, в котором обслуживается данная организация;
- юридический и фактический адрес;
- среднесписочная численность сотрудников.
После того как данные о юридическом лице будут заполнены, необходимо внести информацию о выбранном удостоверяющем центре или о его уполномоченном представителе.
В завершении заявитель подписывает документ и ставит на нем печать, подтверждая таким образом свое согласие с условиями.
Работники ведомства после получения заявления должны предоставить Соглашение о подключении электронного документооборота по телекоммуникационным каналам связи. Этот документ также необходимо заполнить. На рассмотрение заявления Пенсионный фонд может потратить от одной недели до месяца. В случае если в реквизитах страхователя будут ошибки, заявление не примут.
Соглашение о подключении к электронному документообороту с ПФР
Неправильно заполненный бланк работники Пенсионного фонда вернут на исправление, поэтому будьте внимательны. Если вы получили бланк в Пенсионном фонде, то обычно реквизиты нужного отделения ведомства уже заполнены. Если вы скачали Соглашение о подключении к электронному документообороту без реквизитов Пенсионного фонда, то тогда вам необходимо прописать наименование и контактную информацию того отделения фонда, куда вы обратились. Необходимо также заполнить все данные страхователя. После этого надо подписать документ и поставить печать. Образец шапки этого документа представлен ниже.
Обратите внимание: в Соглашении о подключении к электронному обмену документами ПФР указано, что вы можете рассчитывать на обмен информацией с Пенсионным фондом посредством интернета, факса и других современных коммуникационных систем. После получения всех документов ведомство может рассматривать их от двух недель до месяца.
Внимание! При переходе к другому специальному оператору договор необходимо перезаключить. Бывает, что не все УПФР требуют перезаключения соглашения, однако по регламенту это необходимо сделать.
После того как заявитель получит обратно подписанные экземпляры заявления и соглашения, можно начинать настройку программы, с помощью которой шифруются и передаются данные в отделение пенсионного страхования. По завершении процедуры можно начинать обмен.
Образец заполнения Заявления в ПФР об подключении электронной отчетности
Заявление стандартной формы
Наиболее популярная ошибка в составлении заявления об электронном документообороте с пфр является халатное и неточное предоставление реквизитов своей компании
Отнеситесь к этому внимательно и скрупулезно. Если возникают какие-либо туманности и непонятные моменты в соглашении, то смело обращайтесь к сотрудникам пенсионного фонда Российской Федерации. У вас есть такая возможность, ведь оба экземпляра заявления вам нужно будет отнести в пфр.
В соглашении об электронном документообороте обязательно укажите реквизиты, наименование и контактную информацию, которая касается отделения пенсионного фонда Российской Федерации, в который вы обращаетесь. Следует прописать и все данные страхователя. Если у вас нет на руках этой информации, то вы можете её получить в местном отделе пфр. В том случае, когда страхователь – это сотрудник компании, на имя которой пишется соглашение, то здесь мы даем полную информационную выкладку об организации.
Соглашения создаются в количестве двух штук, один экземпляр остается у сотрудников Пенсионного фонда, а другой — у написавшего заявление
Если мы внимательно прочитаем бланк соглашения с пфр об электронном документообороте, то увидим там следующие условия: с подписанием этой бумаги вы можете рассчитывать на обмен информацией с пенсионным фондом Российской Федерации посредством интернета, факса и других современных коммуникационных систем. Но есть одно условие: вам нужно иметь ЭЦП. Что такое эцп? Эцп сокращенно называют электронную цифровую подпись. То есть это та форма, которая в электронном документообороте заменяет «бумажную». Сразу предупредим, что электронную цифровую подпись для своей компании лучше сделать сразу после открытия, ибо она в дальнейшем может заметно облегчить жизнь своим сотрудникам.
Но, как и все хорошее в этом мире, это средство не является бесплатной опцией. В среднем за создание электронной цифровой подписи специалисты берут тысяч шесть или семь рублей. Естественно, стоимость может отличаться, в зависимости от региона проживания, а также в зависимости от финансовой ситуации в стране.
Многие спрашивают, а является ли электронный документооборот безопасным способом обмена информации? Вопрос понятен, ведь изнанку своих финансовых дел не хочет показывать ни одна компания, будь то крупный торговый концерн или будь то пивной ларек. По закону, вся информация, все данные, которые передаются в виде электронного документооборота между какой-либо компанией и пенсионным фондом Российской Федерации не подлежит передаче третьим лицам. То есть, говоря простыми словами, пфр не имеют права разглашать в каком-либо виде ваши передаваемые данные.
Особенности соглашения с пфр об электронном документообороте
Теперь разберем несколько нюансов, которые касаются электронного документооборота между компанией и пфр:
- Цифровые данные могут быть посланы посредством электронных средств связи только от компании или от пенсионного фонда Российской Федерации
- Данные, которые передаются в виде текстовых файлов, не могут меняться и исправляться в процессе передачи
- Электронная цифровая подпись является гарантом правильности и корректности вводимых данных
- Адресат, которому отправляются данные, обязан составить некий документ, в котором будет отражен факт приема информации. Обычно этим документом является квитанция
