В зависимости от степени интеграции, системы электронного документооборота можно разделить на следующие виды:
- Универсальные системы электронного документооборота (EDMS системы) . Это независимые системы документооборота, полностью предназначенные для автоматизации процесса управления документацией. Как правило, такие системы используют клиент-серверную технологию работы.
- Системы управления групповой работой . Эти системы обеспечивают распределенную работу с документами и данными группы пользователей. Их основное назначение – обеспечить совместную работу. Поэтому, системы управления групповой работой имеют значительно меньший функционал, чем EDMS системы.
- Встроенные модули в составе информационных систем управления . Такие модули имеют все ERP системы. Данные модули также имеют ограниченный функционал (в сравнении с EDMS системами) и, как правило, без внедрения базового функционала ERP системы не работают.
Еще одним направлением, по которому можно структурировать системы электронного документооборота, является область применения. Существуют системы электронного документооборота, которые ориентированы на специальные виды документации или сферы деятельности. Например, PDM системы, системы поддержки разработки ПО, системы типа HelpDesk, системы поддержки медицинской документации, и пр.
Преобразовать в формат вывода, включая формирование данных. Документы в формате вывода могут быть электронным образом подписаны или автоматически снабжены электронной печатью и отметкой времени. Служба файлов является ключом ко всему процессу обработки документов, даже после архивирования и измельчения.
Управление документацией охватывает весь жизненный цикл документов. Документ всегда регистрируется в центральном или, соответственно, профсоюзное управление, которое выделит его отделу. Для следующего назначения документ присваивается окончательному процессору, который будет обрабатывать его по своей природе. Во время обработки документа к нему автоматически привязывается цифровое изображение документа. Как правило, документы объединяются в файлы в основном контексте. Документы создают собственные документы, которые обычно отправляются партнерам и клиентам за пределами офиса через реестр.
Внедрение системы электронного документооборота
Внедрение системы электронного документооборота включает в себя несколько этапов, которые организация должна выполнить самостоятельно вне зависимости от участия поставщика системы. Эти этапы включают в себя набор логически взаимосвязанных действий и мероприятий, которые позволят организации оценить проект в целом, и повысить вероятность успешного завершения проекта.
Во время процесса обработки пользователь имеет возможность запросить авторизированное преобразование из своих собственных полномочий по каждому документу, как с электронного на бумагу, так и наоборот. Если работа с файлом завершена, можно закрыть файл. Когда файл закрыт, содержимое файла проверяется. Закрытые файлы затем передаются в ЗАГС для обеспечения их безопасного хранения. По истечении срока хранения реестр проводит процесс хранения. Если Управление использует Региональный цифровой реестр, можно экспортировать документы и файлы из реестра.
Общая схема этапов внедрения системы электронного документооборота представлена на рисунке.
Основные этапы внедрения системы электронного документооборота включают в себя:
Этап 1. Определение базовых процессов и процедур.
Цель данного этапа заключается в четком определении состава существующих процессов документооборота и процедур обработки документации. Для этого необходимо провести детальный анализ существующих процессов и процедур.
На протяжении истории история сохраняется. Пользовательская среда всегда содержит только функции, которые могут выполняться в данный момент, и поэтому не отменяет пользователя с количеством непригодных ставок. Файловая служба связана со всеми программами информационной системы и может быть доступна непосредственно из связанной повестки дня. По сравнению с другими файловыми службами он использует легкую клиентскую среду, и нет необходимости беспокоиться о многих версиях из-за динамически развивающихся веб-браузеров. Гарантия законодательной точности процесса. Связано с одним хранилищем, которое обеспечивает среднесрочное хранение доверенных документов.
- Процесс обработки является понятным, понятным и простым в использовании.
- Термический мониторинг и массовые действия значительно облегчают работу.
В ходе этого этапа необходимо:
- определить процессы верхнего уровня;
- определить детальный состав процессов;
- определить бизнес цели для процессов документооборота;
- определить технические цели для процессов документооборота.
Этап 2. Определение требований к процессам документооборота.
На данном этапе определяется, какие изменения необходимо внести в процессы документооборота, чтобы они работали эффективно и могли быть автоматизированы.
В каждом документе есть как минимум один отправитель, адресат. Регистры подразделяются на Регистр населения и Регистр экономических субъектов. Разумеется, они проверяются против Информационной системы базовых регистров и возможности использовать уведомление об изменении данных по этому вопросу.
Информационная система для ящиков данных
Затем листинг подается в службу подачи в качестве ответа на запрос с личной доставкой заявителю. Пары документов хранятся в предопределенном файле. В листинге содержится заполненная электронная форма дампа в качестве приложения. У каждого пользователя есть возможность проверить, что объект принадлежит почтовому ящику данных и активен ли он. Реестр может загружать и отправлять сообщения данных и доставку данных. Отдельное право на работу с сообщениями данных предоставляется только уполномоченному или уполномоченному персоналу Управления для выполнения этой деятельности.
На данном этапе необходимо:
- провести технологическую оценку процессов документооборота;
- определить бизнес требования к процессам;
- подготовить карты процессов «как должно быть»;
- установить измеряемые характеристики процессов;
- сформулировать технические требования к процессам документооборота и подготовить техническое задание .
Пример документов:
Оба типа пакетов имеют сходную структуру, разница в основном заключается в наличии электронных документов. Дальнейший процесс, приводящий к удалению документов и файлов и их содержимого, осуществляется в Региональном цифровом реестре. Унифицированное хранилище - это среднесрочное хранилище доверенных цифровых документов. Сертификат наличия и действительности сертификатов проверяется во время хранения, при необходимости может быть добавлена системная метка и отметка времени. Вы можете включить проверку действительности временной отметки и ее предварительную маркировку до истечения срока действия.
| Карта процесса "Управление входящей корреспонденцией" | Карта процесса "Управление исходящей корреспонденцией" | Техническое задание на автоматизацию документооборота | |
 |  |  | |
Этап 3. Формирование критериев выбора системы электронного документооборота.
Интерфейс включает методы, которые влияют на весь жизненный цикл документа в файловой службе. Таким образом, можно достичь ситуации, когда пользователь всегда работает в одной информационной системе, но данные зеркалируются в другой. Информационная система повесток дня, связанная с этим интерфейсом, становится частью интегрированной информационной системы Управления.
Уполномоченное обращение от офиса к официальному
Внутри файловой службы каждый пользователь имеет возможность запросить авторизированное обращение от официально назначенного офисного работника. Преимущество этой связи заключается в том, что ввод или вывод берется из файловой службы, поэтому нет необходимости обрабатывать процесс доставки, Предоставление входных и выходных данных при конверсии посредством более сложного подхода.
На основании данных первого и второго этапов необходимо сформулировать набор критериев для выбора системы электронного документооборота. Критерии выбора системы электронного документооборота будут во многом определять объем дальнейших работ и порядок организации взаимодействия с поставщиком системы.
На данном этапе необходимо:
Входящие должны соответствовать требованиям как формата, так и размера вложений. Метка штрих-кода может быть напечатана на зарегистрированном документе, чтобы обеспечить массовое сканирование. Пользовательские документы, если они должны быть отсканированы, например, после публикации на официальной плате, могут быть снабжены штрих-кодом при создании документа. Массовое сканирование выполняется в приложении сканирования, где штрих-код используется как разделитель и идентификатор документа. После сканирования файлы автоматически сохраняются в репозитории и связаны с записанными записями.
- классифицировать существующие документы по видам;
- провести оценку существующих форм документов;
- определить состав данных, которые будут перенесены в электронный вид;
- определить требования к пользовательскому интерфейсу;
- составить набор критериев выбора системы электронного документооборота.
Этап 4. Выбор системы электронного документооборота.
Управление документацией также очень важно для организации. Используя комплексное решение, вы получаете правильный процесс работы с документами, которые появляются или создаются организациями, обрабатываются, архивируются или удаляются после закрытия. Все время вы будете работать в приятной и целенаправленной пользовательской среде.
Даже в организации ключевым приложением является файловая служба, которая обеспечивает весь процесс обработки документов, входящих и возникающих в организации. Однако существуют различия, на которые реагирует система. Документ всегда регистрируется в реестре, который назначен для обработки. В рамках следующей процедуры документ присваивается конечному процессору, который по своей природе обрабатывает его. Во время назначения цифровое изображение документа прикрепляется к документу. Документы создают собственные документы, которые обычно отправляются за пределы организации через реестр.
Этот этап позволяет организации определить основные технологии, на основании которых будет работать система электронного документооборота, выбрать подходящую систему и определить поставщика услуг по внедрению системы электронного документооборота.
На данном этапе необходимо:
- определить состав функций системы документооборота;
- определить вид системы документооборота, наибольшим образом соответствующий потребностям организации;
- сформировать список возможных поставщиков системы электронного документооборота;
- выбрать поставщика системы электронного документооборота.
Этап 5. Управление проектом внедрения системы электронного документооборота.
Закрытые файлы затем передаются в регистрационную комнату организации для обеспечения их хранения. По окончании периода хранения реестр выполняет процедуру удержания. На протяжении истории история поддерживается для реконструкции процесса обработки. Системные компоненты, которые можно использовать, включают.
Информационная система ящика данных, Национальный цифровой архив, единое хранилище, общий интерфейс
Регистры подразделяются на регистр населения и регистр предприятий. Собственные документы, если они должны быть отсканированы, могут быть снабжены штрих-кодом при создании документа. Основные принципы, которые должны соблюдаться для долговременного хранения важных электронных документов, можно резюмировать следующим образом: проверить достоверность электронных подписей, а не прерывать подпись и сортировать документы к моменту их сохранения в неоспоримом состоянии. Создание архивов с долгосрочной проверкой значительно облегчается стандартами, издаваемыми Европейским институтом стандартов электросвязи в соответствии с Директивой о электронной подписи европейских сообществ.
После выбора поставщика системы электронного документооборота необходимо разработать план внедрения. Этот этап может занять достаточно много времени, однако время на планирование поможет значительно сократить время на внедрение системы. План может быть разработан совместно с поставщиком услуг.
План управления проектом должен включать следующие работы:
Соблюдение этих стандартов дает организации уверенность в том, что документы имеют все необходимые реквизиты и получают необходимую помощь. Цель обеспечения непрерывности цифровых данных заключается в обеспечении того, чтобы любой электронный документ мог быть удален из архива в любое время в будущем и использоваться в качестве неоспоримого документа, будь то доказательства, аудит или контроль или другая аналогичная ситуация. Это подразумевает три требования.
В ряде ситуаций необходимо удалить документ и отправить его в юридический отдел или законный представитель банка. Если документ не предоставил сам документ, и необходимы дополнительные доказательства, ситуация будет неудобно сложной. Юридическая эффективность документа не должна нарушаться каким-либо будущим технологическим открытием. Например, если шифр, на котором используется сертификат подписи, и в этом случае содержимое документов может быть скорректировано, подлинность тех документов, которые уже принадлежат организации, не подрывается.
- проектирование функционала системы;
- внедрение системы;
- тестирование и оценка работы системы;
- опытная эксплуатация системы;
- доработка и настройка системы.
Этап 6. Документирование системы.
Этот этап может выполняться параллельно с предыдущим этапом. Целью данного этапа является создание определенных организационных правил, которые обеспечат стабильную работу системы электронного документооборота.
Поэтому в дополнение к исходным файлам в примитивных форматах они также преобразуются в формат, который гарантирует открытость и удобочитаемость с помощью любого инструмента. Принцип 1: архивируйте только те документы, подлинность которых была подтверждена путем надлежащей проверки подлинности. Если вначале документ содержал ошибку, было бы бессмысленно вкладывать средства в его хранение.
Обеспечивая эти три требования, цель достигнута, а именно, что электронный документ является неоспоримым, т.е. существует ясное и принципиально неопровержимое доказательство того, что документ существует, кто и когда он был санкционирован и с какой целью, а не причина спора между экспертами в области информационных систем, Говоря на законодательном языке, документ должен оставаться верным «вне всяких сомнений».
На данном этапе необходимо:
- провести обучение персонала;
- разработать процедуры и регламенты взаимодействия пользователей;
- разработать руководства по работе с системой.
Критерии выбора системы электронного документооборота
Критерии выбора системы электронного документооборота во многом зависят от потребностей и возможностей организации. Детальный состав критериев должен определяться непосредственно на основании бизнес целей и технических целей процессов документооборота.
В мире бумажных документов решения - это физические архивы, в которых хранятся документы с правильными подписями и штампами, их сотрудники регулярно проверяют документы, пылятся, охраняют нужное количество влаги и защищают документы от мышей. Электронные архивы могут обеспечить еще более высокий уровень надежности, но некоторые принципы должны соблюдаться.
Электронный документ должен быть без доказательств даже вне информационной системы, в которой он хранится. Только архивируйте те документы, подлинность которых подтверждена надлежащей аутентификацией. Неправильный документ может привести к непреднамеренной ошибке. Даже публичный орган может отправлять неверно созданный документ через почтовый ящик данных.
Помимо детальных критериев, организация должна использовать и обобщенные критерии, которые связаны с видами систем электронного документооборота и применяемыми технологиями.
К таким обобщенным критериям относятся:
- «зрелость» системы электронного документооборота . Необходимо оценить уровень «зрелости» выбираемой системы. Такая оценка позволит понять, как долго система существует на рынке, какое количество организаций применяет эту систему, существуют ли обновления системы. Если система новая, и только вышла на рынок, то существует большая вероятность ошибок в работе системы. Это может привести к проблемам в ходе эксплуатации системы электронного документооборота.
- Соответствие стандартам отрасли . В различных видах деятельности существуют свои стандарты, прямо или косвенно влияющие на документооборот организации. При выборе системы необходимо обращать внимание, каким образом требования этих стандартов учитываются в системе электронного документооборота.
- Соответствие целям и критическим факторам успеха . При выборе системы необходимо учитывать степень соответствия целям организации. Важно, чтобы система максимально соответствовала целям и ключевым требованиям организации. Если система не соответствует требованиям, то необходимо изменить выбор системы, но не менять ключевые требования и цели. Организация может изменить часть требований под конкретную систему документооборота, но только если эти требования не являются критическими для процессов организации.
- Уровень технической поддержки . Этот критерий относится к выбору поставщика системы электронного документооборота. Необходимо оценить уровень технической поддержки системы, как во время внедрения, так и во время эксплуатации системы.
- Масштабируемость системы . Этот критерий выбора важен с точки зрения расширения деятельности организации. При увеличении объемов работ и расширении базы пользователей системы она должна позволять организации масштабировать решения.
- Доступность системной документации . Помимо пользовательской документации для организации может быть важным иметь доступ к документации по администрированию или изменению настроек системы.
- Защита системы . При выборе системы электронного документооборота необходимо обращать внимание на применяемые меры обеспечения безопасности в системе. У организации могут существовать свои требования по политике безопасности и конфиденциальности данных. Выбираемая система должна позволять настраивать доступ к информации и документам в соответствии с политикой безопасности организации.
- Отказоустойчивость системы . Для некоторых организаций время простоя системы электронного документооборота может быть критическим фактором. При выборе системы необходимо обращать внимание, сколько времени может потребоваться на восстановление системы в минимальной рабочей конфигурации.
- Стоимость владения . При выборе системы необходимо учесть общую стоимость владения системой: стоимость покупки лицензий, стоимость администрирования, стоимость расширения системы, стоимость технической поддержки и обновления, стоимость аппаратного обеспечения и пр.
Данные критерия включают в себя наиболее общие аспекты выбора системы электронного документооборота. Для разработки полного состава критериев необходимо привлекать многие подразделения организации: руководство, юридическую службу, ИТ подразделения, технических специалистов, специалистов по документообороту и пр.
Система автоматизации документооборота , система электронного документооборота - организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации.
Основные понятия электронного документооборота
Основные принципы электронного документооборота
- Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ в любой инсталляции данной системы.
- Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения
- Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса).
- Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов.
- Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём.
- Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.
