Система автоматизации электронного документооборота. Система электронного документооборота

11 октября 2012 г.

Чтобы понять, что такое ЭДО и для чего он нужен, необходимо знать общее понятие и принципы документооборота в целом. Документооборот - это составление первичных учетных документов, их получение от сторонних организаций, их обработка и передача в архив. Все данные операции происходят по утвержденному графику, который составляется бухгалтером каждого предприятия.

И поскольку статистика чрезвычайно важна, мы можем сказать, что компании, которые решили управлять своей информацией и документами с помощью электронного архивирования, зафиксировали более низкие затраты на архивирование до 70%. Электронные документы хранятся в структурированной библиотеке в каталогах и подкаталогах в соответствии с внутренними потребностями клиента.

Доступ к документам осуществляется в соответствии с необходимостью знать пользователей, которые могут иметь доступ для просмотра, изменения или удаления в соответствии с их назначенными правами. Допускается несколько операций с документами, автоматическое их ведение версий при каждой модификации содержимого, ведение истории версий, их организация, а также электронное подписание документов независимо от их формата. Несколько пользователей могут внести свой вклад в создание документа, и ответственность за окончательную форму документа составляет лицо, инициировавшее сотрудничество.

График устанавливает рациональный оборот документов и определяет оптимальный срок нахождения каждого первичного документа в подразделении. После этого документы анализируются и отправляются в архив.

До недавнего времени вся процедура документооборота проходила при помощи бумажных документов. А профессионалы, смотря в будущее, говорили о переходе на электронные документы. Однако изменение формы документов произошло гораздо быстрее, чем предполагалось изначально. Сейчас даже на государственных предприятиях применяется ЭДО, и интерес к такой форме постепенно растет.

Управление рабочим процессом

С помощью этого инструмента вы можете обратиться за помощью к любому коллеге, независимо от вашей специализации и отдела, в котором вы находитесь. Позволяет настроить электронные потоки, которые будут обрабатывать рабочие документы компании, с учетом самых разных бизнес-требований. Потоки могут быть определены для соответствия различным правилам доступа и критериям распределения, срокам выполнения и поведенческим правилам в конкретных ситуациях.

Управление задачами

С помощью этого модуля документы с истекшим сроком службы могут архивироваться в электронном виде в соответствии с действующим законодательством. Архивированные документы можно просматривать в соответствии с их правами доступа и не могут быть изменены или удалены.

Так зачем нужен документооборот?

Начнем с того, что в каждой организации либо есть, либо нет оборота документов. Если компания успешная, ей не избежать бумажной волокиты, составлению документов и созданию бухгалтерского учета. Так, по крайней мере, можно упорядочить всю документацию, и если ею не управлять, то со временем могут возникнуть существенные проблемы. Некоторые документы теряются, а обнаруживаются лишь тогда, когда уже отпала необходимость. Навести порядок, поможет электронный документооборот. Он может быть простой, где учитываются лишь внутрикорпоративные стандарты и нормы, а также юридически значимый, который регламентируется соглашением двух и более организаций.

Таким образом, добавление, редактирование, копирование документов становится чрезвычайно простым. Доступ к электронной библиотеке, потокам электронных документов и управлению рабочей нагрузкой также может осуществляться с мобильных устройств через специальное приложение.

Аутентификация может выполняться как по имени пользователя, так и по паролю, а также с цифровым сертификатом, позволяющим интегрироваться с интегрированным решением для проверки подлинности. Доступ к функциям и данным различается и осуществляется по схеме доступа по умолчанию, и все операции в системе регистрируются.

Если эту процедуру проводить в бумажном виде, тогда компании не избежать множество ненужных процедур, например, для передачи документа контрагенту потребуется из учетной системы вывести его на печать, передать его по почте нужному человеку, который в свою очередь должен будет внести документ вручную в свою базу.

Эта процедура может проходить от одного дня до нескольких недель, в зависимости от того, где находится контрагент. Если все документы находятся в цифровом виде, тогда их передача сводится к тому, что компания может по электронной почте просто передать файл, а контрагент внесет его в свою учетную систему.

Пользователи уведомляются по электронной почте или в приложении о задачах службы, которые они получают, независимо от того, являются ли они заданиями на предопределенные или устаревшие электронные каналы. Уведомления помогают управлять сроками и организовывать повестку дня пользователя, даже если они не подключены к приложению.

Он содержит как отчеты о деятельности и нагрузках сотрудников, так и статистические отчеты о рабочих процессах или завершенные, срочные или устаревшие, на основе которых можно принимать решения для оптимизации деятельности. Технология управления контентом, состоящая из, обладает функциями для эффективного управления, быстрого доступа и безопасного управления информацией по всему документообороту.

Для этого придумывают схему размещения файлов на специальном сервере и используют электронную почту в качестве средства передачи документов. Однако такие действия помогут лишь до поры до времени. Увеличение объема документации означает, что средств хранения информации не хватает и возникает необходимость внедрения такой системы, как ЭДО.

Найдите идеальное решение для вашего бизнеса с нами

Благодаря привлекательной цене и основным функциям этот продукт разработан специально для малых предприятий и отдельных рабочих станций. Следите за увеличением ежедневного потока документов? реализовать концепцию безбумажного офиса в организации? Понять рабочие процессы быстрее? легко и прозрачно управлять своим почтовым архивом? работать более продуктивно в команде и успешно управлять своей повседневной жизнью? хранить электронные документы в надежном месте?

Просто лучше организовано

Найти документы быстро и эффективно? . Это означает, что программное обеспечение может быть использовано в течение очень короткого времени после установки с минимальным временем проживания.

В первую очередь, когда компания переходит на электронный документооборот, она преследует цель увеличения эффективности учета документов. При этом у компании сокращаются расходы на бумагу, уменьшается рабочее время сотрудников на обработку информации, ускоряются информационные потоки и изменяется корпоративная культура.

Функции импорта и экспорта приложения позволяют пользователям переносить документы, папки и шкафы между компьютерами или переключаться на более сложные версии приложения. Эта функциональная совместимость между продуктами обеспечивает восстановление гарантированных инвестиций в случае значительного развития учреждения.

Гибкая интеграция во все офисные приложения

Кроме того, приложение может быть развернуто быстро, легко и гибко. Эта платформа, нейтральная для приложений, опосредует взаимосвязь между приложениями таким образом, что их сложности не раскрываются пользователям.

Надежность в сочетании с чрезвычайной доступностью

Система управления документами - это программная система, которая обычно обеспечивает хранение, управление версиями, метаданные, безопасность, индексирование и быстрый поиск документов.

Эффект электронного документооборота можно пронаблюдать, если исследовать порядок согласования каждого документа. Бумажные документы, прежде, чем они вступят в силу, должны быть подписаны руководством. На это уходит время, причем по словам некоторых аналитиков, время согласования может составлять до 70 процентов рабочего времени бухгалтера или другого сотрудника. Цифровые же документы, по законодательству имеют такую же юридическую силу, как на бумажном носителе. Для первичной документации в законе отведена отдельная статья 9 пункт 7, где указано право составления такого документа, как на бумаге, так и в электронном виде. Все договора, соглашения и прочая подобная документация имеет силу согласно Гражданскому кодексу. В Налоговом кодексе также предусмотрена электронная документация, которая приобрела такую же силу, как и документы на бумажных носителях.

Прослеживаемость документов и документирование версий организации. Централизованное хранение всех значимых электронных документов для организации. Унифицированное резервное копирование для всех документов организации. Моделирование, контроль и контроль потока документов внутри организации.

Электронные документы делятся на следующие классы. Документы, разработанные в текстовых редакторах. Электронная копия документов на бумаге. Эта категория включает любой другой тип файла. Обработка документов и управление ими переплетаются с повседневной работой внутри учреждения. От учредительных актов до финансовой, юридической и повседневной корреспонденции все должно управляться таким образом, чтобы упростить процесс. Управление документами или управление документами - это процесс создания, хранения, организации, идентификации, управления, редактирования и использования документов организации для удовлетворения своих интересов.

Внешний документооборот

Достаточно часто компании встречаются с проблемами обмена документами между организациями, которые внедрили у себя различные системы ЭДО. Оперативность этого обмена сильно усложняется из-за бумажных документов. Но сейчас, в связи с тем, что цифровые документы приобрели такую же юридическую силу, как и документы в бумажном виде, все упрощается. Кроме этого, в законодательстве был принят закон о том, что ЭДО возможен при наличии электронной подписи.

Система управления документами. Такая система управляет цифровыми активами организации, изображениями бумажных документов, внутренними рабочими процессами организации и управления записью. Метаданные хранятся для каждого документа. Например, метаданные могут включать дату документа и пользователя, создавшего документ.

Метаданные делятся на две категории. Общие метаданные - дата документа, автора, дата последнего изменения, автор последней версии, размер документа, текущая версия, внутренний номер - уникальный, регистрационный номер, регистр документа. Конкретные метаданные - в зависимости от категории документов, в которых был создан файл.

Обмен документами может осуществляться благодаря специальным программам и сервисам. ООО «Арча-сервис» предлагает свои услуги по разработке специального программного обеспечения для ЭДО для любой компании. Она имеет 20 летний опыт работы в данной сфере, поэтому специалисты знают все нюансы. Данная компания по требованию клиентов выдает все документы в электронном виде, подписанные электронной подписью. Благодаря разработанной специалистами компании системе ЭДО, фирмы смогут обмениваться электронными документами между своими сотрудниками, оправлять их своим контрагентам, составлять счет-фактуры, накладные, акты и прочую документацию.

Выделенный текст может быть сохранен как метаданные изображения или отдельно в качестве источника для механизма поиска. Пример. Счет-фактура поставщика может содержать следующие связанные метаданные: поставщик, фискальный код, номер, дата, значение, ключевые слова для выставленных счетов.

Интеграция Многие системы управления документами интегрируются с другим программным обеспечением, поэтому пользователи могут извлекать свои документы непосредственно из контейнера документов. Но доступность через множественное добавление большего количества ресурсов, особенно третьих сторон, также добавляет огромную сложность для управления документами пробных сайтов. Вы осознаете эффективность в эффективности, отслеживание хода выполнения клинических испытаний в режиме реального времени последовательно управляет документами клинических испытаний в соответствии с хорошей клинической практикой и обеспечивает их готовность к проверке. Электронный репозиторий документов обеспечивает централизованное управление документацией и позволяет удаленным сайтам легко получить доступ и обмениваться информацией. Интегрируя модели соответствия и безопасности и обеспечивая контролируемый доступ, это облегчает безопасный обмен информацией между расширенным предприятием и гарантирует, что люди видят только то, что имеет к ним отношение. Это плавное сотрудничество сокращает время цикла при мониторинге клинических исследований, сборе материалов и управлении изменениями в процедурных документах. Кроме того, вы можете выбрать традиционное развертывание на месте, которое дает вам полный контроль. Модульные макеты позволяют им персонализировать свои рабочие пространства и безопасность классов, создавать резервные копии и восстанавливать их для просмотра информации. Используя фасетную навигацию, основанную на стандартных словарях эталонных моделей и таксономиях, ваша команда может быстро получить запрошенные документы. Более быстрый ответ на аудиты, упрощенные проверки и более быстрое согласование. Решение также поддерживает службы управления печатью и предварительно сконфигурированные динамические водяные знаки и накладки для обеспечения безопасности документов. Информация может быть изменена без предварительного уведомления. Комитет по развитию информационного общества при Министерстве транспорта и коммуникаций реализовал проект «Развитие безопасности и функциональности системы совместимости учреждений государственного управления», который также привел к созданию совместной службы по подготовке, управлению и хранению электронных документов от государственных и муниципальных учреждений, органов и предприятий.

Таким образом, электронный документооборот от ООО «Арча-сервис» поможет компаниям эффективно обмениваться цифровой документацией и сократить временные затраты на ее учет и обработку.

В настоящее время обмен документами между хозяйствующими субъектами и физлицами постепенно переходит с бумажного на электронный. Система электронного документооборота имеет ряд преимуществ перед простой бумагой - она позволяет сэкономить время и увеличить эффективность принимаемых решений. СЭД может быть построена как внутри компании, так и между разными фирмами через сеть Интернет.

Литовская главная архивистская служба также внесла свой вклад в реализацию этого проекта в пределах своей компетенции. Инструкции по эксплуатации для использования. Вы всегда будете видеть эти приглашения, нажав кнопку «?» У администратора сервиса! и нажмите ссылку «Быстрая справка» со стороны пользователя.

В разделе администрирования вам нужно будет ввести только имя пользователя и пароль пользователя, которые будут предоставлены сотрудниками Центра регистратора после подписания контракта. Служба сотовой подписи предоставляется Государственным корпоративным центром регистров. Дополнительная информация будет предоставлена вам.

Электронный документооборот - это система процессов по обработке документов в электронном виде. Большинство современных бухгалтерских и кадровых программ умеют формировать электронные документы в стандартном установленном на законодательном уровне формате. Но чтобы такой документ обладал юридическим весом, он должен быть подписан обеими сторонами электронной подписью.

Желательно, чтобы в этом разделе был задействован сотрудник, ответственный за управление документами в учреждении. Регистрация документов возможна только тогда, когда собираются все файлы и регистры и утвержденный план досье. Обучение работников работе с системой.

Начало работы. По завершении обучения сотрудников сообщите нам, по крайней мере, за 5 дней до начала работы с реальными документами. На основании запроса ваша учетная запись будет очищена от всех ваших попыток, оставив структуру, пользователей, файлы, реестры, план досье и другие настройки.

Электронный документооборот можно разделить на два больших вида - обмен документами внутри фирмы либо между разными компаниями по каналам связи. Допускается объединить эти две системы в одну глобальную.

Использование электронного документооборота внутри компании требует приобретения необходимого программного пакета (платформы ЭДО), а также оборудования для его функционирования (сетевого оборудования, сервера и т. д.).

Для того, чтобы произвести обмен документами между двумя компаниями необходим оператор электронного документооборота. Он гарантирует доставку сообщений, контролирует формат пересылаемых документов, требует заверения работы с данными электронной подписью, хранит архив документов.

Внимание! Одним из таких сервисов является . Документы, полученные через него, являются юридически значимыми, если на них находится отметка от ЭПЦ обеих сторон документооборота.

Преимущества и недостатки ЭДО

Основные преимущества

Электронный документооборот обладает неоспоримыми преимуществами перед бумажным:

Упорядочивание делопроизводства - система не даст присвоить один и тот же номер разным документам, поскольку это будет происходить по порядку и автоматически;
Отслеживание положения каждого документа - в любой момент времени можно будет узнать кто именно работает с документом. Сотрудник не сможет его испортить или потерять. Удаленный случайно или специально документ все равно можно восстановить;
Ускорение обработки документов - если отделы компании разбросаны по нескольким зданиям, то бумажный документ необходимо лично нести туда для согласования. При ЭДО необходимый документ попадает к работнику за доли секунды;
Удобная работа с версиями - при редактировании система сохраняет каждую версию. При необходимости можно проследить кто и когда вносил в документ изменения;
Круглосуточный удаленный доступ - при необходимости, доступ к системе ЭДО можно организовать через интернет с любого компьютера земного шара. Работник может работать с документами находясь в командировке, в отпуске или на больничном;
Планирование работы - благодаря указанию даты создания и срока исполнения, можно планировать исполнение поступающих документов согласно очереди;
Поиск документов - можно произвести поиск в общей базе документов по ключевым словам и выражениям;
Экономия бумаги - нет необходимости распечатывать все документы в необходимом количестве.

Основные недостатки

Несмотря на явные достоинства, у систем ЭДО есть и недостатки, которые могут остановить фирму от внедрения.

К ним относятся:

Нужно затратить денежные средства на приобретение системы, которые в зависимости от количества пользователей могут составлять до 100 тыс. руб.;
После покупки длительное время занимает ее установка, внедрение и отладка;
Необходимо провести обучение всех пользователей, которые будут в ней задействованы;
Обеспечение безопасности системы - разграничение доступа между пользователями, выпуск необходимых электронных подписей, защита от проникновения извне;
В штате фирмы должен быть администратор, который будет следить за функционированием системы, выполнять сервисные действия, решать вопросы пользователей;
В целях сохранности информации необходимо выполнять резервное копирование базы с документами;
Если ЭДО отсутствует у фирм-партнеров, необходимо обеспечить существование и электронной, и бумажной системы.

Функционал электронного документооборота

Любая система документооборота должна обеспечивать выполнение множества действий:

Работать с любыми видами документов - создавать их, оформлять, обрабатывать, регистрировать, контролировать их выполнение, согласовывать и т. д.;
Организовывать потоки документооборота - определять маршруты внутри компании, разграничивать доступ между отдельными пользователями, предоставлять возможность работы с одним документом сразу нескольким лицам;
Организовывать архив документов с возможностью их поиска, хранения.

Внимание! Электронный документооборот должен обеспечивать ту же возможность работы с документами, как и традиционный бумажный.

Крупные развитые системы предоставляют возможности:

Регистрации всех проходящих документов - входящих, исходящих, внутренних, с дальнейшим перенаправлением их к руководителю;
Обеспечивать единый порядок работы с документами в каждом подразделении фирмы;
Работать с документом как индивидуально, так и коллективно;
Обмениваться документами между подразделениями и конкретными сотрудниками;
Разграничивать доступ к документам;
Использовать стандартные формы для всех документов;
Контролировать, что согласование, исполнение и прочая работа с документом будет выполнена вовремя;
Формировать отчетность - аналитическую, статистическую и т. д.;
Организовывать архивное хранение с фиксацией даты и времени доступа к ним пользователей.

Можно ли совмещать бумажный документооборот с электронным?

После перехода на электронный документооборот в организации, первое время все равно не получится полностью отказаться от бумажных документов.

Произойти это может по нескольким причинам:

Не все контрагенты пользуются ЭДО;
На предприятии уже существует множество бумажных документов, находящихся в архиве.

Тем не менее, существуют принципиальные отличия в работе с электронными и бумажными документами. К примеру, бумажный документ нужно распечатать и принести на подпись руководителю, в то время как электронный подписывается в самой системе. Бумажные бухгалтерские документы, отправленные контрагенту, могут потеряться на почте во время пересылки, в то время как электронные доходят до адресата.

Главным отличием работы с двумя типами документов является их хранение. Электронные документы сразу попадают в систему, где с ними могут работать все пользователи. Для бумажных документов должен все равно быть организован архив, где они будут храниться в упорядоченном виде. В то же время, после попадания в компанию бумажный документ должен быть отсканирован, и эта скан-копия должна быть загружена в систему для дальнейшей работы.

Внимание! Таким образом, работа внутри компании все равно должна вестись только в электронном виде. Если приходит бумажный документ, то его видят только те, кто его получает или подписывает. В то же время, работа с электронной копией позволяет защитить оригинал от почти либо утраты, и позволяет работать с ним сразу нескольким пользователям одновременно.

Какие существуют программы ЭДО?

На рынке существует множество систем документооборота, у каждой есть свои достоинства и недостатки. Наиболее распространенные системы:

Система	Особенности	Стоимость
Дело	Одна из крупнейших программ по ЭДО. Большая функциональность, простота и удобство использования.	От 11 до 13,5 тыс. руб. за одно рабочее место
Логика	Может использоваться в компаниях любого размера, легка в освоении, гибкая подстройка под пользователя	От 4900 до 5900 за одно место.
Евфрат	Считается самой продвинутой из систем, в поставку входит собственная система баз данных, легкий и приятный дизайн	От 5000 руб за рабочее место при развертывании на сервере организации, от 10000 руб. при размещении на оборудовании разработчика.
1С:Архив	Полная интеграция с любыми продуктами 1С, возможность хранения любых файлов - текстовых, графических, видео и аудио.	От 12 до 57 тыс. руб. за всю программу.
DIRECTUM	Оптимальная система для малых и средних предприятий, можно совмещать электронные документы с бумажными.	От 7 тыс. руб. до 2 млн. руб. за лицензию
OPTIMA-WorkFlow	Новая система, которая только начинает активно развиваться. Есть несколько функций, уникальных для этой системы.	От 55 до 75 тыс. руб. за лицензию.

Взаимодействие электронного документа с другими программами

Занимая свое место в электронной среде организации, система ЭДО должна во время работы свободно поддерживать другие бизнес-приложения, уже функционирующие в ней. К примеру, необходимо свободно обрабатывать бухгалтерские документы - счета-фактуры, акты, накладные, доверенности и т. д.

Кроме этого, система электронного документооборота должна работать со всеми согласованно, и оперировать одними и теми же данными. Поэтому необходимо, чтобы система могла поддерживать справочники, которыми пользуются в электронной среде, и умела обновлять данные в них.

Кроме этого, необходимо учитывать и работу с внешними данными - электронной почтой, торговыми площадками и т. д.

При выборе ЭДО необходимо обращать внимание на возможности ее взаимодействия с другими средствами и источниками данных, имеющимися на предприятии. Обычно, популярные, а потому активно развивающиеся системы, имеют в своем составе множество модулей для наиболее популярных программ - 1С, Парус, Oracle и многих других.

К примеру, электронный документооборот программы 1С может позволять прямо из нее формировать, принимать и отправлять электронные бухгалтерские документы, при этом подтверждая их квалифицированной подписью.