Российские компании, госучреждения, предприниматели и иные субъекты правоотношений в процессе коммуникации между собой регулярно используют официальные документы. Важнейший аспект корректного взаимодействия организаций и физлиц - использование реквизитов. Их перечень определяется российским законодательством. Реквизиты документов - это важнейший атрибут официальных источников, издаваемых предприятиями, органами власти или же составляемых физлицами при обращении в какие-либо структуры. Каковы особенности работы с ними?
Определение
Реквизиты документов - это обязательные, утвержденные на уровне государственных, отраслевых или корпоративных стандартов элементы визуального оформления различных источников информации, представленных, как правило, в печатном, бумажном виде.
Те виды документации, которые относятся к категории организационно-распорядительных, оформляются в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003. Данный источник норм включает унифицированные критерии, обязательные к применению в ходе обмена документов с участием российских предприятий, органов власти и иных учреждений с официальным статусом.
Рассмотрим важнейшие реквизиты документов, определяемые указанным государственным стандартом.
Основные реквизиты по ГОСТ: герб РФ
Многие официальные документы должны включать герб России. Данный государственный символ может быть представлен в трех разновидностях: как многоцветный на геральдическом щите, как одноцветный - с аналогичным элементом или без него. Многоцветный герб РФ должен размещаться на документах, содержащих положения федеральных конституционных законов и ФЗ, нормативных актов, издаваемых Президентом, Правительством, Федеральным Собранием.
Одноцветный герб РФ без геральдического щита должен размещаться на документах, которые издаются:
- Межведомственной комиссией по государственной тайне;
- федеральными судами;
- прокуратурой;
- Следственным комитетом и иными органами аналогичного профиля.
Герб РФ используется в качестве элемента в письмах и иных документах.
Герб субъекта РФ и муниципальных образований
В состав реквизитов документов, принимаемых в субъектах РФ, включается собственный герб региона. Правила его размещения регламентируются нормативными актами, принимаемыми в конкретном субъекте. Также на уровне региона могут утверждаться правила размещения герба РФ на тех или иных бумагах. Реквизиты документов, издаваемых на уровне муниципальных территорий, в свою очередь, могут содержать герб города и иного населенного пункта или муниципального образования. Правила размещения данного реквизита устанавливаются нормативными актами, принимаемыми органами местной власти.
Товарный знак
Оформление реквизитов документов в организациях может предполагать использование эмблемы или товарного знака. Размещаются такие элементы в соответствии с положениями устава компаний. При этом эмблема не размещается на документах одновременно с гербом РФ, субъекта РФ или муниципального образования. В качестве товарных знаков могут выступать слова и изображения. Цвет соответствующего реквизита может быть любым.
Код организации
В соответствии с Общероссийским классификатором предприятий реквизитом документа также может быть код организации. Данная информация обычно выполняет справочную функцию. Основной документ, в структуре которого присутствует код организации, - письмо.
ОГРН
В большинстве случаев реквизиты первичных документов организации требуют включения в свою структуру ОГРН. В письмах данный элемент указывается как часть справочных сведений об организации. Также ОГРН используется при выпуске фирменных бланков компании. Для предпринимателей существует похожий реквизит - ОГРН ИП. Он используется в основном в тех же целях, что и соответствующий элемент в документообороте с участием юридических лиц.
ИНН и КПП
Данные реквизиты, наряду с ОГРН, чаще всего используются в первичной документации, а также в бланках писем, составляемых сотрудниками организации. КПП - элемент, свойственный для юридических лиц. Индивидуальные предприниматели подобный реквизит не используют.
Код формы документа
В соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации в структуре реквизитов различных источников должен присутствовать код формы. Данный элемент главным образом задействуется для оптимизации темпов передачи файлов по электронным каналам.
Название фирмы
Обязательные реквизиты документа включают такой элемент, как название организации. Важно, чтобы оно соответствовало тому, что указано в учредительных документах фирмы. На бланках обязательно указывать полное наименование компании. Сокращенное можно располагать рядом (под ним или за ним).
Справочные сведения
Следующий элемент реквизитов документов - справочные данные о фирме. Их структура предполагает включение почтового адреса, телефонов и иных сведений, которые компания посчитает нужным разместить. Также, как правило, проставляются код организации, ОГРН, ИНН и КПП.
Название вида документа
Документ должен быть корректным образом классифицирован по виду. Соответствующее наименование вида фиксируется в уставе фирмы. Также оно должно соответствовать критериям, включенным в ОКУД. Обычно рассматриваемый элемент фиксируется в бланках. Для писем данный реквизит (наименование документа) не характерен. Пишется прописными буквами.
Дата документа
Следующий важный реквизит - дата документа. Он должен отражать время создания соответствующего источника или же, например, подписания его. Дата проставляется человеком, который имеет полномочия, связанные с подписанием документа, или же внутренней службой организации, ответственной за обмен соответствующими источниками. В некоторых случаях дату может проставлять составитель документа.
Регистрационный номер
Регистрационный номер (индекс) - реквизит, который фиксируется для облегчения классификации источника во внутренних реестрах и архивах организации, а также как идентификатор в процессе документооборота с другими фирмами. Правила проставления соответствующего реквизита отражаются в распорядительных источниках, утверждаемых компанией.
Также в ряде случаев рассматриваемый элемент может быть дополнен ссылкой, которая включает в себя, собственно, регистрационный номер, а также дату документа, требующего ответа. То есть данный реквизит часто используется в письмах, которые составляются в ответ на обращения в фирму.
Место составления
В ряде случаев может указываться место составления того или иного документа. Например, если определить его на основе других реквизитов сложно. Но если место составления уже указано в других элементах документа, то соответствующий реквизит включать в структуру источника не обязательно.
Адресат
Следующий значимый реквизит - адресат. Он указывается, если есть необходимость направить документ в конкретное структурное подразделение фирмы, с которой ведется переписка. Также адресатом может быть должностное лицо или гражданин в статусе физлица.
Гриф утверждения
Может потребоваться использование грифа утверждения источника. Данный реквизит может придавать документу нормативный характер. Например, директор компании может использовать гриф типа «утверждаю», после чего положения в источнике приобретут характер обязательных для исполнения сотрудниками компании.
Резолюция
Другой интересный реквизит - резолюция. Он задействуется, если должностное лицо, например директор компании, желает озвучить решение, принятое по существу информации в документе. Данный реквизит содержит также Ф.И.О, содержание распоряжения, срок, к которому оно должно быть выполнено, подпись, дату. Могут указываться исполнители поручения.
Заголовок
В некоторых документах используется заголовок. Его предназначение - изложение краткой сути сведений, присутствующих в источнике. По смыслу он должен коррелировать с наименованием документа. Пример заголовка: «Приказ о формировании аттестационной комиссии».
Отметка о контроле
В ряде случаев документ требует такого реквизита, как отметка о контроле. Данный элемент свидетельствует о том, что источник принят компетентной структурой в фирме и по нему ведется работа. Обычно данный реквизит выглядит в виде штампа со словом «контроль».
Текст документа
Вероятно, ключевой реквизит документа. Он отражает суть информации, передаваемой посредством бумажного носителя. В общем случае он составляется на русском языке или том, который имеет статус официального в субъекте РФ. Текст может включать таблицы, различные элементы форматирования.
Структура текста обычно представлена в виде двух частей: в первой отражаются причины и цели отправки документа, во второй - основная идея обращения, просьба, рекомендация и т. д. В некоторых случаях допустимо использовать только вторую часть структуры соответствующего реквизита.
Отметка о приложении
Бывает так, что в тексте документа проблематично отобразить все необходимые данные. В этом случае источник может быть дополнен приложениями. Этот факт должен отображаться на документе посредством соответствующего реквизита. Каким образом отметка, о которой идет речь, может быть включена в структуру источника? Как правило, пишут: «Приложение на таком-то количестве листов в таком-то объеме экземпляров». В некоторых случаях может возникнуть необходимость в указании наименования документа, содержащего приложение.
Подпись
Важнейшие виды реквизитов документов включают такой элемент, как подпись. Ее ставит должностное лицо, фиксируя тем самым достоверность информации, содержащейся в источнике. И это не просто автограф - подпись как самостоятельный реквизит должна содержать название должности человека, который подписывает документ, а также расшифровку.
Гриф согласования
Требования к реквизитам документов, устанавливаемые в некоторых организациях, предполагают наличие грифа согласования. Он используется в тех случаях, когда нужно зафиксировать тот факт, что информация в источнике одобрена компетентным лицом или структурой в фирме.
Гриф должен включать слово «согласовано», а также сведения о должности лица, которое одобряет соответствующую информацию, его подпись и расшифровку. Ключевой признак грифа согласования - использование при документообороте с участием нескольких организаций.
Виза согласования
Достаточно близким к грифу элементом можно назвать визу согласования. Ее ключевой признак - используется только внутри организации. При этом виза может быть проставлена несколько раз по мере последовательной проверки документа теми или иными отделами.
Печать
Практически всегда реквизиты платежных документов, а также иных видов первичных источников требуют от организаций проставления печати. В РФ она, как правило, чернильная. В структуре печати обычно содержится информация о фирме - название, ОГРН, ИНН и иные реквизиты.
Оформление документов: нюансы
Мы определили, что реквизиты документов - это важнейший критерий организации корректных процедур взаимодействия фирмы с партнерами, государственными органами, а также осуществления внутрикорпоративных коммуникаций. Какие можно отметить нюансы, характерные для практического осуществления документооборота в российских фирмах?
Можно отметить, что проставление всех предусмотренных ГОСТом реквизитов - редкое явление. Каждый документ требует использования соответствующего набора элементов. Например, что касается официальных писем, то в них чаще всего используются такие реквизиты, как герб РФ, субъекта федерации, города или же эмблема фирмы, код предприятия, ОГРН, ИНН, КПП, а также название организации.
Наименование вида документа на письмах обычно не ставится. В то время как, например, такие виды источников, как приказ, акт, докладная записка или решение, должны содержать в своей структуре соответствующий элемент. В письмах необходимо указывать полное наименование компании, в которую отправляется документ, а если есть предусмотренное официальными источниками сокращенное название, его также следует указывать (писать в скобках после полного наименования).
Есть несколько корректных методов сокращения названий организаций: по первым буквам (то есть получается аббревиатура наподобие НИИ), по начальным слогам (например, может получиться "Уралмаш") или же иным способом, утвержденным в официальных документах фирмы-адресата.
Другие важные реквизиты документов - это почтовый адрес, а также номера телефонов, факсов. Также в официальных письмах обычно указываются банковские реквизиты организации. Другой важнейший элемент соответствующего документа - дата, которая отражает момент его подписания. Затем официальная бумага подписывается, на ней ставится печать компании.
Состав реквизитов организационно-распорядительных документов и требования к их оформлению устанавливаются ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее — ГОСТ Р 6.30-2003) . Однако, к сожалению, в тексте ГОСТа не оговариваются следующие важные моменты:
- «Резолюция»;
- «Отметка о контроле»;
- «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело»;
- «Отметка о поступлении документа в организацию».
Какой набор реквизитов нужно использовать при оформлении определенного вида документа и дальнейшей работе с ним?
Здесь нужно иметь в виду, что различные виды документов состоят из разного набора реквизитов и что при составлении одного документа не нужно использовать их все. Некоторые реквизиты являются взаимоисключающими. Например, реквизит «Справочные данные об организации» и реквизит «Наименование вида документа». Первый из них указывается только на письмах, а второй — на всех остальных организационно-распорядительных документах, кроме писем.
Какое основное назначение имеют те или иные реквизиты и для чего они используются?
Исходя из практики подготовки и работы с документами, все реквизиты можно условно классифицировать по их назначению. Так, есть реквизиты, которые используются на бланках документов: «Государственный герб Российской Федерации», «Герб субъекта Российской Федерации», «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)», «Код организации», «Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица», «Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП)» и другие. Реквизит «Текст документа» непосредственно раскрывает содержание документа. Ряд реквизитов используется при оформлении документа: «Адресат», «Отметка о наличии приложения» и другие. Реквизиты «Гриф согласования документа» и «Виза согласования документа» нужны для закрепления результатов процесса согласования. Реквизит «Подпись», а в отдельных случаях «Гриф утверждения документа» и / или «Оттиска печати», позволяют проекту документа стать документом, имеющим юридическую силу. Реквизит «Отметка о заверении копии» проставляется только на копиях или выписках из документов с целью заверениях их подлинности.
Среди реквизитов также можно выделить те, которые служат для отражения этапов обработки документа или хода его исполнения . К этим реквизитам относятся:
Рассмотрим основное назначение и способы оформления вышеуказанных реквизитов .
Реквизит «Отметка о поступлении документа в организацию»
Фрагмент документа
Фрагмент документа
Из вышеприведенных фрагментов можно сделать вывод, что реквизит «Отметка о поступлении документа в организацию» проставляется на входящих (или поступивших) документах, а точнее, в нижнем правом углу первого листа. Основное назначение данного реквизита — это подтверждение получения входящего документа и его дальнейший учет (см. Пример 1).
Стоит обратить внимание на то, что данный реквизит не указывается на внутренних документах (служебных записках, докладных записках и т.д.) при передаче их из одного структурного подразделения в другое. Документы в организации должны регистрироваться один раз: поступающие — в день поступления, создаваемые — в день подписания или утверждения. Несколько регистрационных номеров и дат на документе будут создавать только путаницу. Если необходимо фиксировать передачу документа между подразделениями, то следует составлять реестр внутренней передачи документа.
При оформлении реквизита «Отметка о поступлении документа в организацию» часто указывается сокращенное наименование организации получателя документа (адресата). Такое оформление допускается, а несколько лет назад было обязательным, так как закреплялось в Государственной системе документационного обеспечения управления . Поэтому, скорее всего, упоминание в реквизите сокращенного наименования организации-получателя происходит в связи со сложившейся практикой работы с входящими документами, которая еще не успела отмереть.
Порядковый номер в реквизите может дополняться индексами:
- индексом корреспондента,
- индексом вида документа,
- индексом подразделения — исполнителя и т.д.
Отметку о поступлении документа в организацию чаще всего проставляют в момент регистрации входящего документа , которая должна осуществляться в день поступления документа в организацию.
В Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. № 536, рассматриваемый нами реквизит имеет два наименования. Причем в разных разделах Типовой инструкции к нему предъявляются не совсем одинаковые требования. Сравните фрагменты текста, приведенные в Таблице 1.
Таблица 1.
Возникает вопрос: отметка о поступлении документа и регистрационный штамп — это одно и то же? Конечно, можно проставлять и две отметки, но целесообразно ли это? С одной стороны, такой подход позволит учитывать общее количество всех входящих в организацию документов, как регистрируемых, так и нерегистрируемых. Однако, с другой стороны, две отметки, содержащие частично одинаковые данные, будут, скорее всего, создавать путаницу при учете и работе с документами. Поэтому практически во всех организациях используют только одну отметку.
Давайте попробуем разобраться, почему в Типовой инструкции по делопроизводству содержатся неоднозначные требования к интересующему нас реквизиту.
Для этого сначала обратимся к предыдущей Типовой инструкции, утвержденной приказом Росархива от 27 ноября 2000 г. № 68. Первым делом нужно отметить, что ее раздел «Оформление реквизитов в процессе подготовки документов» не содержал никакой информации о реквизите «Отметка о поступлении документа в организацию». И это правильно, так как обсуждаемый нами реквизит используется не в процессе подготовки документов, а при обработке входящих, уже полностью подготовленных документов. При этом в разделе «Прием, обработка и распределение поступающих документов» предыдущей Типовой инструкции говорилось именно о регистрационном штампе.
При разработке новой Типовой инструкции ее раздел «Оформление реквизитов в процессе подготовки документов в федеральных органах исполнительной власти» был переписан в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003, введенным в действие 1 июля 2003 г. Видимо, информация о реквизите «Отметка о поступлении документа в организацию» в данный раздел была внесена случайно. При этом в разделе «Прием, обработка и распределение поступающих документов» была оставлена информация о регистрационном штампе.
Отсюда можно сделать вывод: под вышеназванным реквизитом и регистрационным штампом понимается одно и то же.
Реквизит «Резолюция»
Большинство входящих документов после регистрации направляются на рассмотрение руководителю организации или руководителю структурного подразделения. Результатом их рассмотрения является вынесенная на документ резолюция (см. Пример 1).
Резолюцией называется реквизит , содержащий поручение руководителя. Другими словами, основное назначение резолюции — это отражение поручения руководителя, которое выносится на основании документа и является обязательным для исполнения определенным должностным лицом или должностными лицами.
Следует отметить, что резолюции могут выноситься не только на входящие документы, но и на внутренние документы: заявления, докладные записки, объяснительные записки и т.д.
Фрагмент документа
Из приведенного выше фрагмента документа делаем вывод о структуре резолюции :
- 1 часть — фамилия в дательном падеже и инициалы (указанные после фамилии) исполнителя или исполнителей;
- 2 часть — содержание поручения с указанием срока исполнения, т.е. той даты, когда поручение должно быть исполнено;
- 3 часть — личная подпись руководителя;
- 4 часть — дата создания резолюции, оформленная цифровым способом (день месяца и месяц обозначают двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами; например, 11.01.2007).
Если в резолюции указано несколько исполнителей, то ответственным за ее исполнение считается исполнитель, названный в резолюции первым. Указание остальных исполнителей выражает требование руководителя привлечь их к исполнению.
Содержание резолюции должно четко определять суть задания, срок исполнения и форму представления результатов исполнения. От того, как написано содержание, зависит качество и своевременность исполнения поручения. Поэтому к резолюции предъявляются следующие требования: четкость, конкретность, краткость. Нецелесообразно применять выражения типа «Прошу исполнить», «К исполнению» или предварительные резолюции: «Прошу переговорить», «Прошу зайти ко мне» и т.п.
В резолюции необходимо указывать срок исполнения документа, который может быть типовым (определяемый в нормативных документах) или индивидуальным (определяемый содержанием документа, а также трудоемкостью и сложностью поручения).
Данный реквизит, как правило, пишется от руки руководителем на подлиннике документа на свободном от текста месте. Однако в схеме расположения реквизитов документов, являющейся приложением к ГОСТу Р 6.30-2003, данному реквизиту отводится место справа над текстом документа (см. Пример 1). Поэтому именно такое расположение резолюции на документе встречается наиболее часто.
Следует также отметить, что оформление резолюции допускается на отдельном листе, обычно формата А6 (10,5 × 14,8 см), на котором в обязательном порядке должны указываться регистрационный номер и дата документа (уменьшенный вариант показан в Примере 2), а сам он должен прикрепляться к документу. После исполнения лист с резолюцией должен подшиваться в дело вместе с документом.
Поручения «движутся» сверху вниз: от руководителей к их непосредственным подчиненным. В крупных организациях со сложной структурой и несколькими уровнями подчиненности на один документ может создаваться несколько резолюций с одним содержанием, но разными авторами и исполнителями. Например, в крупных организациях резолюции первых руководителей почти всегда адресуются их заместителям или руководителям самостоятельных структурных подразделений. Они же, в свою очередь, выносят новые «подчиненные» резолюции на документ и перепоручают исполнение своим подчиненным, которые могут являться как непосредственным исполнителями, так и руководящим звеном, накладывающим еще одну «подчиненную» резолюцию.Реквизит «Отметка о контроле»
Реквизит «Отметка о контроле»
Основное назначение реквизита «Отметка о контроле» — это обозначение того, что поручение, созданное на основании документа (т.е. резолюция ) или содержащееся в нем (т.е. фрагмент распорядительного документа), поставлено на контроль.
Отметку о контроле обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль», которые наносятся справа на верхнем поле первой страницы документа (см. Пример 1).
Контролю должны подлежать все поручения, требующие исполнения, как содержащиеся в документах так и созданные на их основе. Соответственно, входящий документ после вынесения на него резолюции должен возвращаться в службу документационного обеспечения управления (службу ДОУ) и ставиться там на контроль. При постановке на контроль в регистрационно-контрольную форму должны вноситься все необходимые данные о поручении.
Реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело»
В случае качественного и полного исполнения поручения оно снимается с контроля. Снятие поручения с контроля осуществляет руководитель, установивший контроль, или по его поручению служба ДОУ. Снятие поручения с контроля оформляется с помощью реквизита «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» .
Если было создано несколько поручений, связанных с одним документом, то реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» должен оформляться только после исполнения всех поручений.
Фрагмент документа
|
ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов 3.28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа — краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ. |
Данный реквизит оформляется на первом листе документа в левом нижнем углу. Результаты исполнения могут формулироваться следующим образом «Направлен ответ от 11.01.2007 № 11», «Издан приказ от 11.01.2007 № 11», «Вопрос решен 11.01.2007 по телефону» и т.д. (см. Пример 1).
Из общего списка реквизитов, содержащихся в ГОСТе Р 6.30-2003, именно реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» оформляется последним. Он свидетельствует о том, что работа над документом закончена. После его оформления документ подшивается в дело.
1 ГОСТ Р 6.30-2003 носит рекомендательный характер для всех организаций, кроме федеральных органов исполнительной власти. Несмотря на это, четкое исполнение его положений говорит о высокой культуре документирования информации и работы с документами.
1.1. Оформление реквизитов
Стандарт – документ, устанавливающий характеристики продукции, правила осуществления и характеристики процессов производства, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации, выполнения работ или оказания услуг в целях многократного использования.
Реквизиты документа – надписи, которые являются обязательными элементами оформления официальных документов.
Каждый документ имеет индивидуальный набор реквизитов, которые отражают его особенности и назначение.
Формуляр документа – набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.
Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.
Заголовочная часть (реквизиты: с 01 по 17 и 19) содержит сведения об организации и первичные данные о самом документе.
Оформляющая часть (реквизиты с 22 по 30) содержит реквизиты, подтверждающие подлинность документа и достоверность содержащихся в нем сведений.
Помните!
Реквизиты влияют на юридическую силу документа, поэтому важно правильно его оформить в соответствии с действующими нормативами.
Среди обязательных реквизитов есть постоянные и реквизиты, которые изменяются или меняются полностью.
Реквизиты документа располагаются на лицевой стороне листа бумаги.
Двустороннее оформление документов допускается при составлении документов с краткими сроками хранения.
Документы, подлежащие многолетнему, длительному хранению целесообразнее оформлять с одной стороны листа для обеспечения большей степени сохранности бумаги.
В соответствии с разделом 2 ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» в состав реквизитов документа входят 30 элементов.
01 – Государственный герб Российской Федерации;
02 – герб субъекта Российской Федерации;
03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 – код организации;
05 – основной государственный регистрационный номер предприятия;
06 – индивидуальный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 – код формы документа;
08 – наименование организации;
09 – справочные данные об организации;
10 – наименование вида документа;
11 – дата документа;
12 – регистрационный номер документа;
14 – место составления или издания документа;
15 – сведения об адресате;
16 – гриф утверждения документа;
17 – резолюция;
18 – заголовок к тексту;
19 – отметка о постановке документа на контроль;
20 – текст документа;
21 – отметка о наличии приложений;
22 – подпись;
23 – гриф согласования документа;
24 – визы согласования документа;
25 – оттиск печати организации;
26 – отметка о заверении копии документа;
27 – отметка об исполнителе документа;
28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 – отметка о поступлении документа в организации;
30 – идентификатор электронной копии документа.
Схема 1. Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка (размеры указаны в мм).
Схема 2. Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка.
Схема 3. Образец бланка письма с угловым расположением реквизитов.
Схема 4. Образец бланка письма с продольным расположением реквизитов.
Реквизит 01. Государственный герб РФ
В соответствии с Положением о Государственном гербе, утвержденным Указом Президента РФ от 30 ноября 1993 г. № 2050, Государственный герб изображается на бланках:
Президента Российской Федерации;
Палат Федерального Собрания;
Правительства Российской Федерации;
Конституционного Суда Российской Федерации;
Верховного Суда Российской Федерации;
Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации;
Центральных органов федеральной исполнительной власти (министерств, ведомств);
Федеральных судов;
Прокуратуры Российской Федерации;
Центрального банка Российской Федерации;
Уполномоченного по правам человека;
Счетной палаты;
Дипломатических представительств, консульских учреждений и иных официальных представительств Российской Федерации за границей.
Изображение герба располагается на верхнем поле документа центрованно относительно наименования организации.
Помните!
В документах, создаваемых в негосударственных организациях, герб не изображается.
Реквизит 02. Герб субъекта Российской Федерации
Герб субъекта РФ помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами органов власти субъектов РФ. Как правило, герб субъекта РФ изображается на бланках представительных и исполнительных органов власти и управления республик, краев, областей, автономных образований и городов федерального подчинения – Москвы и Санкт-Петербурга, а также на бланках организаций, находящихся в их подчинении. То же касается и изображения на бланках гербов муниципальных образований (городов, сельских поселений).
Реквизит 03. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)
Эмблема организации или товарный знак (иные знаки обслуживания) используются в соответствии с Законом РФ от 23 сентября 1992 г. N 3520-I «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров» (с изм. и доп. от 27 декабря 2000 г., 30 декабря 2001 г., 11, 24 декабря 2002 г.).
Эмблема предприятия – это графическое обозначение, которое позволяет отличить товары и услуги одних юридических или физических лиц от однородных товаров других.
Помните!
Нельзя заменять название предприятия или учреждения эмблемой.
Эмблема должна быть зарегистрирована официально.
Товарный знак запрещается использовать другим лицам.
Если на бланке указан герб, то эмблема не воспроизводится.
Товарный знак (эмблема) размещается на верхнем поле документа центровано относительно наименования организации.
Допускается располагать эмблемы на части площади, занимаемой реквизитом «Наименование организации».
Реквизит 04. Код организации
Код организации имеют все зарегистрированные учреждения. Код организации проставляется согласно Общероссийскому классификатору предприятий и учреждений (ОКПО).
Код организации – автора документа служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества ошибок, возникающих при передаче длинных и сложно воспринимаемых названий организаций.
Реквизит 05. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) предприятия (юридического лица)
Реквизит 06. Индивидуальный номер налогоплательщика /код причины постановки на учет (ИНН/КПП)
Проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Реквизит располагается на бланке правее или ниже реквизита 04 по ОКПО.
Пример нанесения реквизитов: 04, 05 и 06 показаны на схемах 3 и 4.
Реквизит 07. Код формы документа
Код формы проставляется в случае, если соответствующая разновидность документа включена в классификатор согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД), класс 0200000. Этот реквизит печатается при составлении конкретного вида документа и включается в состав справочных сведений об организации в бланках писем, в остальных случаях проставляется рядом с наименованием вида документа.
Пример оформления и расположения кода формы документа
Реквизит 08. Наименование организации
Помните!
Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации.
Наименование организаций субъектов РФ, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов РФ, печатают на двух языках.
Наименование организации на государственном языке субъекта РФ или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.
Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного.
Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.
Реквизит 09. Справочные данные об организации
Этот реквизит используется только при переписке и не проставляется на внутренних документах.
Справочные данные об организации включают: почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).
Почтовый адрес оформляется в соответствии с требованием Правил оказания услуг почтовой связи.
Помните!
В почтовой адресе не должно быть сокращенных названий или условных знаков.
Порядок написания адреса адресата :
1) наименование адресата (для физических лиц – фамилия, имя, отчество);
2) название улицы, номер дома, номер квартиры;
3) название населенного пункта (города, поселка);
4) название области, края, автономного округа, республики;
5) страна (для международных почтовых отправлений);
6) почтовый индекс;
7) номер телефона, факса, электронной почты и сайта;
8) банковские реквизиты (письма по вопросам расчетно-денежных операций).
Реквизит 10. Наименование вида документа
Вид письменного документа – это его принадлежность по признакам содержания и целевого назначения к системе документации.
Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).
Помните!
В письме вид документа не указывается.
Реквизит 11. Дата документа
Дата – один из основных реквизитов, обеспечивающий юридическую силу документа.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенных точкой; год – четырьмя арабскими цифрами.
Даты могут иметь другую последовательность в соответствии с международными стандартами: год, месяц, число:
2005.29.12
Допускается оформление словесно-цифровой даты:
Помните!
Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события.
Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.
После написания дата, слово «год» не ставится.
Не допускается употребление римских цифр.
Дату на документе проставляет должностное лицо, непосредственно при подписании или утверждении.
Дата может быть проставлена от руки.
Реквизит 12. Регистрационный номер документа
Регистрационный номер (индекс) документа – это цифровое или буквенно – цифровое обозначение, присваиваемое каждому исходящему (отправляемому), внутреннему и входящему (поступившему) документу при его регистрации. Регистрация документов ведется в соответствии с принятой в организации системой индексации, основу которой составляет порядковый номер документа.
В зависимости от видов документов, типа действующей в организации системы делопроизводства, наличия классификаторов и т. д. к порядковому номеру могут добавляться другие составные части, например при регистрации служебных писем к порядковому номеру добавляется индекс дела по номенклатуре дел, а при необходимости – код документа по тематическому классификатору, код корреспондента и др.
На документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные номера авторов проставляют через косую черту в порядке указания авторов в документе. Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив организации и находится под ее контролем и ответственностью.
Реквизит состоит из трафаретной части «_________№_______», которая заполняется от руки датой и регистрационным номером.
Реквизит проставляется только на ответных исходящих письмах и включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ:
На № 03–15/ 45 от 29.12.2005
Реквизит 14. Место составления или издания документа
Реквизит используется только в общих бланках и бланках конкретных видов документа (кроме письма). При оформлении этого реквизита учитывается административно-территориальное деление страны с использованием общепринятых сокращений. Например:
Москваг. Балаково Саратовской обл.
г. Георгиевск Ставропольского краяс. Ивановка Мытищинского района Московской области.
Место составления или издания документа может не указываться, если название территории входит в наименование организации:
Самарская академия культуры и искусств
Помните!
Необходимо учитывать административно – территориальное деление, так как возможны повторения наименований некоторых населенных пунктов в различных регионах.
Сокращение «г.» не ставится при названии «Москва» и при названиях городов, оканчивающихся на «град» и «бург».
Реквизит 15. Сведения об адресате
Адресат – это организация, структурное подразделение, должностное или физическое лицо, кому адресован документ.
Реквизит используется в письмах и внутренних документах, предназначенных для рассмотрения руководством (заявления, докладные, объяснительные записки и др.). В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес.
Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.
ЗАО «БИЗНЕСКОНСАЛТ», но не
«В акционерное общество „Бизнесконсалт“
Документ может быть адресован руководителю организации, в этом случае указывают в дательном падеже название должности, включающее наименование организации и инициалы и фамилию руководителя. Инициалы проставляются перед фамилией:
Генеральному директору
ЗАО «Бизнесконсалт»
А. П. Игнатьеву
При адресовании документа руководителям структурного подразделения или специалистам адресование начинается с указания наименования организации в именительном падеже:
ЗАО «Бизнесконсалт»
Главному бухгалтеру
И.П. Карповой
ЗАО «Бизнесконсалт»
Начальнику отделапо связям с общественностью
С.Б. Маркину
При обращении к должностному лицу употребляется слово-обращение (академик, господин, профессор):
Президенту АКБ
«Росинвест»
г-ну Панюкину А.К.
Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке:
Председателю садоводческого товарищества
«Заволжские дали»
Крюкину О.П.
Если письмо адресуется организации, а не конкретному лицу, указывается наименование и почтовый адрес:
Всероссийский научно-исследовательский институтдокументоведения и архивного дела
Профсоюзная ул., д. 82,
Москва, 117393
Иногда документ приходится отправлять сразу в несколько однородных организаций. Такие документы адресуются обобщенно:
Генеральным директорам предприятийгазового комплекса
При адресовании документа физическому лицу указывают сначала почтовый адрес, затем инициалы и фамилию получателя:
Ул. Тулупная, 10, кв. 32
пос. Алексеевка,
Самарской обл., 419108
И.С. Шептуну
При адресовании внутренних документов можно указать только название подразделения или должность, инициалы и фамилию его руководителя.
Помните!
Почтовый адрес не указывается, если документ направляется в высшие органы государственной власти и управления, вышестоящую организацию, подведомственные организации или постоянным корреспондентам.
Реквизит проставляется на бланке документа справа.
Старайтесь направлять документ конкретному лицу.
На документе может быть указано не более четырех адресов.
Реквизит 16. Гриф утверждения документа
Гриф утверждения – реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.
Управленческие документы, требующие грифа утверждения.
Акты, задания, инструкции, нормативы, перечни, отчеты, планы, программы, положения, сметы, тарифные ставки, формы унифицированных документов, штатные расписания, должностные инструкции, расценки на производство работ или услуг.
Документ утверждается:
Должностным лицом (руководителем);
Изданием соответствующего распорядительного документа;
Коллегиальным органом.
При утверждении документа гриф содержит слово УТВЕРЖДАЮ, наименование должности лица, утверждающего документ, личную подпись, ее расшифровку и дату утверждения:
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ЗАО «Бизнесконсалт»
Подпись А. П. Игнатьев
29.12.2005
Если документ утверждается распорядительным документом или коллегиальным органом, то гриф утверждения должен содержать наименование, номер и дату документа, в котором зафиксировано решение об утверждении.
УТВЕРЖДЕНО
приказом
Генерального директора
ЗАО «Бизнесконсалт»
от 29.12.2005 № 178
Если на документе несколько грифов утверждения, то они располагаются параллельно (слева и справа) на одном уровне.
Помните!
Гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ без кавычек.
При утверждении документа наименование утверждающего документа приводится в творительном падеже.
При утверждении документа несколькими лицами их подписи приводятся на одном уровне.
Реквизит 17. Резолюция
Резолюция – это надпись на документе, которую проставляет должностное лицо и содержит принятое им решение.
Указания по исполнению документа должны содержать: фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения и срок исполнения.
Резолюция пишется от руки в заголовочной части документа на любом свободном от текста месте. Допускается оформление резолюции на отдельных листах бумаги с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.
И.С. Боткину
Подготовить проект контрактак 26.12.2005
Подпись 12.12.2005
Если в документе указано несколько исполнителей, то первый назначается ответственный, но ни каких дополнительных пометок не делается.
Реквизит 18. Заголовок к тексту
Заголовок текста – это краткое содержание документа.
Грамматически заголовок согласован с наименованием вида документа:
приказ о приеме на работу, протокол собрания акционеров, должностная инструкция инженера – технолога, положение об отделе внешних контактов, правила внутреннего трудового распорядка, распоряжение о предоставление отпуска работнику.
Помните!
Заголовок располагается слева над текстом документа.
Заголовок к тексту на документах формата А5 не указывается.
Заголовок печатается под реквизитами бланка без кавычек и не подчеркивается.
В конце заголовка точка не ставится.
Объем не должен превышать 5 строк, в каждой не более 28–30 знаков.
Реквизит 19. Отметка о постановке документа на контроль
Отметка о контроле обозначает, что документ поставлен на контроль в процессе его исполнения с целью обеспечения установленных сроков, указанных в резолюции, или типовых сроков исполнения.
Существует два вида срока исполнения документа:
1) типовой срок исполнения документа – срок исполнения документа, для группы типовых документов (например, для обращений граждан) срок исполнения типовых запросов и т. д.;
2) индивидуальный срок исполнения документа – срок исполнения документа, установленный поступившим документом, поручением или указанный в резолюции. Контролю подлежат все документы, требующие исполнения.
В соответствии с ГОСТ отметка о контроле за исполнением проставляется на наиболее важных документах и обозначается буквой «К», словом или штампом «Контроль». Для наглядности этот реквизит может быть выделен цветом.
Реквизит 20. Текст документа
Текст документа – это основной реквизит документа, который содержит объективную и достоверную информацию, изложенную кратко, точно, ясно и безупречно в юридическом отношении.
В соответствии с законодательством РФ и субъектов РФ о государственных языках текст документа составляют на русском или национальном языке.
Документ может быть представлен в виде анкеты, таблицы, текста.
Тексты большого объема разбиваются на параграфы, пункты, подпункты, разделы, которые нумеруются арабскими цифрами:
1.1.Подраздел
1.1.1.Пункт
1.1.1.1.Подпункт
Связанный текст большого размера, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывается причина, основание и цель составления документа.
Во второй части излагаются решения, выводы, просьбы, предложения и рекомендации.
В документах (приказ, распоряжение и т. д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).
В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).
В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).
Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).
В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят»).
Текст в форме анкеты содержит постоянную информацию об одном объекте по ряду показателей. Анкетные тексты чаще всего используются в кадровых и маркетинговых документах.
Текст в форме таблицы содержит информацию о нескольких объектах по ряду признаков. Таблицы широко используются в отчетных, плановых, финансовых и других документах.
Если таблица размещается на нескольких страницах, графы нумеруются, и на следующих страницах печатаются только номера граф. Если документ содержит несколько таблиц, то над таблицей справа пишется слово «Таблица» и указывается ее порядковый номер без знака
Связный текст может составляться произвольно либо на основе трафаретов, содержащих постоянную информацию и пробелы для внесения переменной информации:
Применение трафаретных текстов позволяет значительно повысить быстроту составления документов, при этом исключаются стадии редактирования текста и перепечатки. Особенно эффективно использование трафаретов при составления документов на компьютера.
Помните!
Тексты документа пишутся на русском языке при направлении их:
1) федеральные органы государственной власти;
2) в органы государственной власти субъектов РФ;
3) в организации и на предприятия, не находящиеся в ведении данного субъекта;
4) в организации и на предприятия, расположенные на территории других субъектов РФ.
Реквизит 21. Отметка о наличии приложений
В распорядительных документах сведения о наличии приложений указывают в тексте.
Сведения о наличии приложений к письмам, справкам, планам, отчетам и т. д. оформляются в следующем порядке.
Если в тексте содержится полное наименование приложения, то отметка о наличии приложений оформляется сокращенно.
Приложение: на 3 л. в 3 экз.
Если документ имеет приложение, не указанное в тексте, то в отметке о его наличии необходимо указать полное наименование входящих в него документов.
Приложение: 1. Типовая инструкция по делопроизводству – на 2 л. в 2 экз.
2. Перечень документов с указанием сроков хранения – на 4 л. в 2 экз.
Если к письму прилагается документ, уже имеющий приложение, то отметка о наличии приложений оформляется следующим образом.
Приложение: Договор аренды от 03.04.2003 № 07/23 и приложения к нему, всего на 12 л.
На сброшюрованных приложениях количество листов не указывается.
Если документ отправляют в несколько адресов, а приложение к нему – не во все адреса, то это отражают в отметке о наличии приложения.
Приложение: на 3 л. в 2 экз. только в первый адрес
На самих приложениях в правом верхнем углу проставляется отметка, где пишется слово «Приложение», арабскими цифрами номер приложения (если их несколько), наименование, дата и номер основного документа.
Приложение 1
от 26.12.2005 № 76
Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:
Приложение 1
к приказу директора ЗАО «Атлант»
от 26.12.2005 № 76
Реквизит 22. Подпись
Подпись – это обязательный реквизит любого документа, как служебного, так и личного. В состав реквизита «Подпись» входят:
1) наименование должности лица, подписавшего документ (с названием организации, если документ оформлен не на бланке, и без названия организации, если документ оформлен на бланке);
2) личная подпись;
3) расшифровка подписи (инициалы и фамилия).
Генеральный директор ЗАО «Бизнесконсалт» Подпись А.П. Игнатьев
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой, в соответствии с занимаемой должностью:
Генеральный директор ЗАО «Бизнесконсалт» Подпись А. П. Игнатьев
Главный бухгалтер ЗАО «Бизнесконсалт» Подпись И.П. Карпова
Если документ подписывают несколько равных по должности лиц, их подписи располагаются на одном уровне, например.
Все экземпляры документов, остающиеся в делах предприятия, должны содержать подлинные подписи должностных лиц и визы согласования. Исключение составляют лишь копии исходящих писем, в которых вместо подписи ставится отметка о заверении копии.
Если должностное лицо, подпись которого на проекте документа была предусмотрена, отсутствует, то документ может быть подписан его заместителем или лицом, исполняющим его обязанности. При этом обязательно следует указать фактическую должность и фамилию лица, подписавшего документ. Исправления «Зам.» или «И.О.» вносятся от руки или машинописным способом, не допускается ставить косую чету или предлог «за» перед наименованием должности.
Документы коллегиального органа (Общего собрания участников АО, Совета директоров и т. п.) подписываются председателем этого органа и секретарем.
B документах, подготовленных комиссией, указывают не фактические должности лиц, составивших документ, а распределение обязанностей в составе комиссии (Председатель, Члены комиссии).
Реквизит «Подпись» проставляется под реквизитом «Текст» и печатается следующим образом: должность – от границы левого поля; расшифровка подписи – после 48 печатных знаков от границы левого поля
Реквизит 23. Гриф согласования
Согласование – это предварительное рассмотрение вопросов, содержащихся в тексте документа, необходимое для принятия правильных управленческих решений. Согласование может осуществляться как с должностными лицами внутри организации (внутреннее согласование), так и с должностными лицами других организаций (внешнее согласование). К внешнему согласованию относится и согласование документа с общественными объединениями (советами трудовых коллективов, профсоюзными органами и т. п.).
При внутреннем согласовании применяется визирование документов, при внешнем – гриф согласования.
Гриф согласования содержит слово «СОГЛАСОВАНО» без кавычек, наименование должности лица, с которым согласуется документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты.
СОГЛАСОВАНО
Начальник отдела по связямс общественностью
ЗАО «Бизнесконсалт»
Подписи С.Б. Маркин
29.12.2005
При согласовании документа с коллегиальным органом в грифе согласования указывают название документа (в именительном падеже) его дату и номер
СОГЛАСОВАНО
Протокол собрания акционеров
26.12.2005 № 6
Если согласование документа осуществляется путем издания другого документа, то в грифе согласования указывается вид документа, его автор (наименование организации), дата и индекс документа:
СОГЛАСОВАНО
Письмо Президиума РАН
от 26.12.05 № 08-124
Помните!
Реквизит «Гриф согласования» располагается ниже реквизита «Подпись», а если грифов согласования несколько, то их, как правило, располагают на отдельном листе согласования.
Реквизит 24. Визы согласования документа
Визы согласования документа – реквизит документа, указывающий на согласие или несогласие должностного лица организации – автора документа с его содержанием.
Документ - визируется в зависимости от характера и содержания документа исполнителем, заинтересованными должностными лицами, ответственными лицами юридической, финансовой и экономической служб, заместителем руководителя организации, курирующим данный вопрос, руководителем службы делопроизводства.
Виза включает подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату; при необходимости – должность визирующего:
Подпись А.С. Антоненко
29.12.2005
Если есть замечания к документу, то делается пометка об их наличии:
Замечания прилагаются
Директорзавода «Красная заря»
Подпись А.С. Антоненко
29.12.2005
Визы проставляют на оборотной стороне последнего листа подлинника распорядительного документа, на копии отправляемого документа (письма).
Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути.
Реквизит 25. Оттиск печати организации
Оттиски печати с изображением Государственного герба РФ, герба субъекта РФ, герба города, района Российской Федерации, а также печати организаций (с наименованием организаций), не имеющих право изображать государственную символику (далее – печать), ставятся на документах, требующих удостоверения подлинности подписи в соответствии с действующим законодательством или нормативным актом организации. Примерный перечень документов, на которые ставится оттиск печати: акты, договоры, доверенности, гарантийные письма, поручения, сметы, удостоверения, уставы и положения об организациях, штатные расписания, нормы и др.).
Печати бывают гербовыми и простыми.
Гербовая печать круглая, в центре расположено изображения герба, а по окружности указывается полное название учреждения.
Простые печати по форме могут быть: круглые, квадратные, треугольные и прямоугольные. На таких печатях нет изображения герба, а только название учреждения или его структурного подразделения.
Помните!
Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы оттиск проставляемой печати и личная подпись были хорошо читаемы.
Письма, выполняемые на бланках не требуют удостоверения печатью.
Перечень документов, на которых ставится гербовая печать:
1) гражданско-правовые договоры или контракты (о поставках, подрядах, совместной деятельности, аренде помещений, о производстве работ и т. д.);
2) трудовые договоры, договоры о материальной ответственности;
3) доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т. д.);
4) акты приема объектов, оборудования, выполненных работ, списания, экспертизы и т. д.;
5) гарантийные и коммерческие письма (на выполнение работ, услуг и т. д.);
6) справки, подтверждающие юридический факт;
7) официально-личные документы (диплом об образовании, трудовые книжки, свидетельство о браке и т. д.);
8) бухгалтерские документы (наряды и др.);
9) заявление на аккредитив, об отказе от акцепта и т. д.;
10) поручения бюджетные, банковские, пенсионные, платежные (сводные в баю на получение и перевод валюты, на импорт и т. д.);
11) реестры чеков, бюджетных поручений, представляемые в банках
12) справки о выплате страховых сумм, отчисленной и причитающейся зарплат и т. д.;
13) смета расходов (на производство новых изделий на капстроительство, калькуляцию к договору и т. д.);
14) заявки на оборудование и т. д.;
15) командировочные удостоверения;
16) образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций;
17) спецификации (изделий, продукции и т. д.);
18) штатные расписания и изменения к ним.
Реквизит 26.Отметка о заверении копии документа
Данный реквизит проставляется для придания копии юридической силы. Отметка о заверении копии документа состоит из слова «верно», наименовании должности сотрудника, заверившего копию, личной подписи, ее расшифровки и даты заверения.
Верно
Начальник отдела по связям с общественностью
ЗАО «Бизнесконсалт» Подпись С.Б. Маркин
29.12.2005
Помните!
Если копия документа пересылается в другое учреждение или выдается на руки, то заверительную отметку удостоверяют печатью.
Документ, посланный по факсу не имеет юридической силы, поэтому заверенные копии высылаются по почте.
Реквизит 27.Отметка об исполнителе документа
Реквизит обеспечивает оперативную связь с тем, кто составил документ, для разъяснения и уточнения каких-либо вопросов.
Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона.
Располагается реквизит на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
Ю.П. Кондратьева
248 75 39
Юлия Павловна Кондратьева 248 75 39
Если документ подлежит размножению, то отметка об исполнителе ставится на лицевой стороне.
Реквизит 28.Отметка об исполнении документа и направления его в дело
Реквизит проставляется только на исполненных документах, которые подшиваются в дело для последующего хранения и использования в справочных целях.
Оформляют реквизит на первой странице документа на нижнем поле.
Помните!
Реквизит включает в себя:
Слово «В дело»;
Номер дела, в котором будет храниться документ (можно с указанием года);
Подпись исполнителя документа;
Дату проставления отметки.
Отметку об исполнении проставляет и датирует или сам исполнитель, или руководитель структурного подразделения.
В дело 13–45 за 2005 г.
Подпись 24.01.2005
Направлено письмо
23.12.2005 № 01–11/201
В дело 7–1 Подпись 24.12.2005
Сообщено по телефону О.А.Антоновой 23.12.2005
В дело 02-7
Подпись 24.12.2005
Реквизит 29.Отметка о поступлении документа в организацию
Отметка о поступлении документа в организацию проставляется на входящих документах от руки или с помощью специального регистрационного штампа.
Реквизит включает порядковый номер, дату поступления документа, по необходимости часы и минуты.
Отметка располагается в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа.
Реквизит 30.Идентификатор электронной копии документа
Идентификатор электронной копии документа – это отметка, которая проставляется в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержит наименование файла на машинном носителе, код оператора, дату, место изготовления и другие поисковые данные, принятые в организации.
Желательно указывать полный путь к файлу:
С: Приказы по личному составу Измайлов
ГОСТ Р6.30-2003 содержит требования к бланкам на которых оформляются документы предприятия. В соответствии с требованием ГОСТа используются бланки формата А4 (210х297 мм) или А5 (148х210).
Таблица 1. Размерные характеристики потребительских бумажных форматов (мм)
Бумага, применяемая для изготовления бланков, должна быть белого цвета или, в исключительных случаях, слабо окрашена в кремовые или желтые тона. Бланки для документов постоянного хранения следует изготовлять на бумаге высших сортов.
На бланках документов левое поле должно быть не менее 20 мм, правое – не менее 10 мм, верхнее (включая поле для реквизитов 01,02,03,16,19) – не менее 20 мм, нижнее – не менее 20 мм.
Бланки документов должны изготавливаться преимущественно типографским способом. Для документов временного срока хранения допускается использовать бланки, полученные с помощью средств оперативной полиграфии (ксерокопии), а также воспроизводить все необходимые реквизиты бланка непосредственно при создании конкретного документа на персональном компьютере.
Исключительно типографским способом изготавливаются бланки, имеющие в качестве реквизита Государственный герб РФ или герб субъекта Федерации и являющиеся объектом строгой отчетности. Этим же правилом следует руководствоваться при изготовлении бланков организаций и изображении зарегистрированного логотипа организации.
ГОСТ устанавливает следующие виды бланков организационно-распорядительных документов для организации, ее структурного подразделения и должностного лица:
1) общий бланк для изготовления любого вида документа (кроме письма);
2) бланк письма;
3) бланк конкретного вида документа (кроме письма).
Бланки всех видов могут изготовляться на основе как углового, так и продольного расположения документов. При продольном расположении реквизитов их границы продлеваются до границы правого поля бланка.
В случаях, когда реквизиты, печатаемые на национальном и русском языках, размещаются в пределах площади, отводимой для углового варианта, целесообразно изготовлять бланки с угловым расположением реквизитов. При этом каждый реквизит указывается сверху на национальном языке, а ниже – на русском.
Из книги Инвестиционные проекты: от моделирования до реализации автора Волков Алексей Сергеевич4.3.5. Оформление сделки Оформление сделки (структурирование) состоит в проведении следующих шагов:? шаг 1 – определение и согласование структуры сделки (term-sheet);? шаг 2 – проведение инвестиционного комитета – защита инвестиционного проекта перед инвестором;? шаг 3 –
Из книги Налоговые преступники эпохи Путина. Кто они? автора Виткина Юлия Владимировна1.2. Оформление сделок Если во взаимоотношения фирмы и ее дочки вмешиваются третьи лица, это всегда подозрительно, и будет тщательно проверяться, что также следует из дела «Удмуртнефти». Товар, который она купила (через другие организации) отпустил РАО «Норильский Никель».
Из книги Кадровая служба предприятия: делопроизводство, документооборот и нормативная база автора Гусятникова Дарья Ефимовна2.6.4. Оформление отпуска Основанием для предоставления отпусков и издания соответствующих приказов служит личное заявление работника. Заявление имеет произвольную форму, но должно содержать следующие реквизиты: должность и фамилия, имя, отчество руководителя,
Из книги Как правильно применять «упрощенку» автора Курбангалеева Оксана Алексеевна8.2. ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ Альбом унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденный постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 № 71а, содержит только форму карточки учета нематериальных активов (форма № НМА-1). Ее применяют для учета всех видов
Из книги Кадровая служба без кадровика автора Гусятникова Дарья Ефимовна4.1. Оформление отпуска Главой 19 ТК РФ предусмотрены следующие виды отпусков: ежегодный основной отпуск, дополнительный отпуск и отпуск без сохранения заработной платы. Кроме того, в ТК РФ предусмотрены также отпуска, предоставляемые женщинам, лицам с семейными
Из книги Делопроизводство для секретаря автора Смирнова Елена ПетровнаГлава 1. Состав реквизитов документов В делопроизводстве существует ряд единых требований и правил оформления документов, которые установлены государственными нормативными актами-стандартами. Выполнение правил оформления документов обеспечивает их: юридическую
Из книги Делопроизводство. Подготовка служебных документов автора Демин ЮрийГлава 2. Правила оформления реквизитов Реквизиты – обязательные элементы оформления служебного документа.Каждый вид документа (приказ, письмо, акт и т. д.) имеет определенный набор реквизитов, которые располагаются и оформляются на документе в соответствии с
Из книги Турфирма: с чего начать, как преуспеть автора Мохов Георгий АвтондиловичПриложение Оформление стандартных реквизитов управленческих документов 2.3.1. При оформлении стандартных реквизитов управленческих документов используются положения ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система
Из книги Современные требования к кадровой службе (отделу) автора Пономарева Наталья Г.Оформление офиса турфирмы Если бюджет позволяет, рекомендуем воспользоваться услугами профессионального дизайнера; поверьте, потраченные деньги на создание красивого и располагающего офиса вам вернут постоянных клиентов и устойчивые продажи.Если вы готовы сами
Из книги Делопроизводство компании автора Непогода Александр В.3.4. Оформление отпусков В соответствии с п. 5 ст. 37 Конституции РФ каждый имеет право на отдых. Работающему по трудовому договору гарантируется установленный федеральным законом оплачиваемый ежегодный отпуск.По поводу оформления отпусков возникает много вопросов.
Из книги Уплата налогов и сборов: как получить отсрочку автора Клокова Анна Валентиновна3.5. Формирование и оформление дел Формирование дел – это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.В дела подшиваются только исполненные документы, в которых заполнен реквизит «Отметка об
Из книги Все о счетах-фактурах автора Клокова Анна Валентиновна5.2. Документальное оформление Для получения отсрочки, рассрочки или инвестиционного налогового кредита налогоплательщик должен подать заявление соответствующей формы, рекомендуемая форма которого дана в Приказе Федеральной налоговой службы РФ № САЭ-3-19/798@ от 21 ноября
Из книги Управление качеством. Практикум автора Ржевская Светлана1.5. Отсутствие реквизитов В предыдущем разделе приведены реквизиты, которые должны обязательно содержаться в выдаваемых счетах-фактурах. Если предъявить НДС к зачету по счетам-фактурам с каким-либо отсутствующим реквизитом, то налоговые органы при проверке откажут в
Из книги Реклама. Принципы и практика автора Уэллс Уильям6 Оформление отчета о НИР
Из книги Фирменный стиль ресторана автора Грибова Наталья Анатольевна Из книги автораОформление рефератов 1. Текст реферата оформляется машинописным способом, расстояние между строчками полтора интервала, шрифт – Times New Roman, размер шрифта 14;2. Работа выполняется на листах формата А4. Листы нумеруются (кроме титульного), и скрепляются любым приемлемым
ТЕСТ ИТОГОВЫЙ
1 вариант
Укажите, кто является автором документа:а) организация;
2. Укажите, в какой резолюции срок исполнения указан правильно:
а) подготовить ответ, срок 10 дней;
б) подготовить ответ до 25.10.2003;
в) подготовить комплексную программу к 25.10.2003;
г) подготовить комплексную программу, срок две недели.
3. Укажите, какой реквизит не входит в состав формуляра-образца приказа по основной деятельности:
а) наименование организации;
б) наименование вида документа;
г) регистрационный номер;
д) место издания;
е) заголовок к тексту;
4. Укажите, с помощью какого реквизита оформляется внешнее согласование документа:
а) визы согласования;
б) грифа согласования.
5. Укажите, что является датой решения:
а) дата составления проекта;
б) дата проведения заседания коллегиального органа, на котором было принято решение;
в) дата подписания;
г) дата согласования.
6. Документ, составленный несколькими лицами, подтверждающий факты или события, называются:
а) акт; г) постановление;
б) контракт; д) протокол.
в) решение;
7. К протоколу в качестве приложения должен быть оформлен список присутствующих:
а) если присутствующих более 5 человек;
б) если присутствующих более 10 человек;
в) если присутствующих более 15 человек
г) при любом количестве присутствующих;
д) если на совещании присутствуют приглашенные из других организаций.
8. Укажите, в каком падеже при составлении заявления указывается должность, фамилия, имя, отчество автора:
9. Укажите, в каком документе определяется фонд заработной платы работников организации:
а) штатной численности;
б) штатном расписании.
10. Укажите, что является датой штатного расписания:
а) дата подписания;
б) дата утверждения;
в) дата согласования;
г) дата события.
11. Укажите, что такое номенклатура дел:
а) список заголовков дел;
б) систематизированный перечень заголовков дел;
в) систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков хранения.
12. Формирование дел – это:
а) группировка документов в дела;
б) группировка документов в дела в соответствии с номенклатурой дел;
в) систематизация документов внутри дела:
г) группировка документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
13. Укажите, какие документы предъявляются работником при поступлении на работу:
а) заявление, паспорт, трудовая книжка, документ об образовании;
б) паспорт, трудовая книжка, документ об образовании, автобиография ;
в) паспорт, трудовая книжка, диплом, свидетельство государственного пенсионного страхования.
14. Укажите, что является основанием для издания приказа о приеме работника:
в) штатное расписание;
г) правила внутреннего трудового распорядка;
д) все перечисленные документы.
8. Укажите, кто подписывает инструкцию:
а) руководитель организации;
б) руководитель структурного подразделения;
в) составитель.
а) структурного подразделения;
б) структурного подразделения и порядкового номера дела в пределах организации;
в) структурного подразделения и порядкового номера дела в пределах структурного подразделения.
10. Укажите, какие документы подшивают в дело:
а) исполненные;
б) неисполненные;
в) подлинники;
г) черновики документов;
д) заверенные копии.
11. Укажите, в каком случае трудовой договор имеет юридическую силу:
а) если трудовой договор подписан руководителем предприятия и заверен печатью;
б) если трудовой договор подписан руководителем и работником;
в) если трудовой договор подписан руководителем и работником и заверен печатью;
г) если трудовой договор подписан работником.
12. Укажите, кто заполняет личную карточку формы Т-2:
а) работник;
б) работник кадровой службы.
13. Укажите, в каком падеже при составлении заявления указывается должность, фамилия, имя, отчество автора:
а) в родительном падеже с предлогом «от»;
б) в родительном падеже без предлога;
в) в дательном падеже.
14. Документ, содержащий краткие сведения библиографического характера, применяемый для сбора первоначальной информации претендентов на трудоустройство, называется:
а) анкета; в) резюме.
б) автобиография;
15. Документ, составленный несколькими лицами, подтверждающий факты или события, называются:
а) акт; г) постановление;
б) контракт; д) протокол.
в) решение;
а) организация;
б) должностное лицо, подписывающее документ;
в) лицо, составившее документ.
17. Укажите, где проставляется реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату документа»:
а) под реквизитом «Место составления или издания»;
б) под реквизитом «Наименование вида документа»;
в) под реквизитами «Дата документа» и «Регистрационный номер документа».
18. Укажите, на каких документах проставляется реквизит «Адресат»:
а) на всех исходящих документах;
б) на письмах, справках;
в) на всех документах.
19. Дайте определение делопроизводства:
а) процесс создание и оформления документов;
б) движение документов в организации;
в) отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами.
1. Реквизит документа – это:
а.Его отдельный элемент.
б.Часть служебного письма.
в.Фирменный бланк.
2. При адресовании должностному лицу инициалы ставят:
а.Перед фамилией адресата. б. После фамилии адресата.
3. В каком случае правильно оформлен реквизит, если о приложении не упоминалось в тексте служебного письма:
а. Приложение: 1. Справка о согласовании проекта на 4 л. в 1 экз.
б. Приложение на 3 л. в 2 экз.
4 .С какой целью на проекте документа указывают фамилию и телефон исполнителя:
а.Для придания документу юридической силы.
б.Для оперативной связи.
5. На бланке документа наименование организации, являющейся автором документа, воспроизводят на иностранном языке в тех случаях, когда:
а. Наименование закреплено в ее учредительных документах.
б. Организация ведет совместную с иностранными партнерами деятельность.
в.Организация является филиалом иностранной фирмы.
6. Из каких элементов состоит реквизит 27?
7. Какой реквизит не входит в состав формуляра – образца приказа:
а.Наименование организации. д.Вид документа.
б. Дата. е. Адресат.
в. Подпись. ж. Текст.
г.Заголовок к тексту. з. Место издания
8. Что означает виза юриста на приказе:
а.Внутреннее согласование, подтверждающее, что приказ не противоречит закону.
б. Обязательный реквизит приказа, придающий ему юридическую силу.
9. Что является датой протокола:
а.Дата заседания. б.Дата подписания протокола.
в.Дата регистрации. г.Дата согласования.
10. Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в ____________части ________________стороны последнего листа _____________________документа.
11 . Исходящий номер служебного письма – это:
а.Регистрационный номер, проставляемый адресатом.
12. Кем подписываются документы, составленные комиссией:
а.Председателем.
б.Председателем и секретарем.
в.Руководителем организации.
г.Председателем и членами комиссии
13.Что является датой документа:
а. Дата его подписания
б.Дата его утверждения
в.Дата события, которое в нем зафиксировано
г.Все перечисленное
14. Каким образом следует проставлять на документе оттиск печати?
15. Укажите правильные примеры оформления даты:
16. Возможно ли оформление виз документа на отдельном листе согласования?
17.В состав реквизита «Адресат» входят элементы:
а.Наименование учреждения
б.Наименование структурного подразделения
в.Наименование должности получателя
г.Наименование должности отправителя
д.Инициалы и фамилия
е.Почтовый адрес
ж.Все перечисленное.
18. В каком случае указывают место составления или издания документа?
19.Сколько всего реквизитов:
20. На бланке может быть герб России и герб субъекта Федерации одновременно?
21. Символическое графическое изображение, отражающее направление деятельности организации, предприятия, фирмы - это.
22. ОКПО – это
23. Какой реквизит является обязательным реквизитом, определяющим юридическую силу документа?
24. ОГРН - это
25. С чем должен быть согласован заголовок?
26. Код формы документа проставляют по
27. Код унифицированной формы документа (код) состоит из _______цифровых десятичных знаков и ________________числа.
28. Сколько степеней подведомственности указывается в реквизите 08?
29. Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ___________или _____________от наименования на государственном языке Российской Федерации.
30. Справочные данные об организации включают в себя:
а. почтовый адрес;
б. номер телефона;
в. номер факса;
г. номер счета в банке;
д. адрес электронной почты.
31. Точка в конце заголовка:
а.не ставится;
б. ставится.
32. Какой реквизит указывается только в служебных письмах?
33. Что такое резолюция?
34. Какой обязательный реквизит отсутствует только на служебном письме?
36. Какими буквами печатают реквизит 10?
37. Реквизит 12 включает в себя следующие элементы:
38. Какой реквизит помещается только на бланке для писем?
39. Допускается ли центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке?
40. Отметьте ошибки в данном реквизите
« УТВЕРЖДАЮ»
Президент ЗАО "Ростекстиль"
Личная подпись Степанов А.В.
41. ВНИИДАД – это
42. Где располагают гриф утверждения документа?
43. Допускается ли оформление резолюции на отдельном листе?
44. Заголовок не должен превышать_______ строк.
45. На документах, требующих исполнения и взятых на контроль какой ставится реквизит?
46. При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи:
а. не указывают;
б. указывают.
47. Какой реквизит проставляется только на документах, которые проходят процедуру внешнего (т.е. в других организациях) согласования?
48. Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в _____________части _______________стороны ______________отправляемого документа.
49. Что включает в себя реквизит 29?
50. Допускается ли проставление косой черты перед указанием должности или предлога «За»?
Вопросы для подготовки к экзамену
1. Какие документы входят в систему организационно-распорядительной документации?
3. В чем заключается принцип многофункциональности документов?
4. Что составляет формуляр документа, типовой формуляр? Для каких документов строится формуляр-образец?
5. Назовите реквизиты документов, придающие им юридическую силу.
6. Какие отметки на документах Вы знаете?
7. С какими функциями по делопроизводственному обслуживанию связана отметка «Об исполнении и направлении документа в дело»?
8. Какие виды внутреннего и внешнего согласования Вы знаете?
9. Из каких элементов состоит гриф согласования?
10. Как оформить приложение к документу?
11. Сколько адресов можно максимально поместить на одном документе?
12. Какие элементы входят в реквизит «Подпись»?
13. Какие реквизиты входят в состав грифа утверждения? Где они располагаются?
14. Как формируется заголовок к тексту? В каких документах заголовок согласуется с наименованием вида документа в падеже?
15. Что такое бланк документа, виды бланков? Основные требования к разработке и оформлению бланков.
16. Назначение и оформление реквизита «Резолюция».
17. Каков порядок подготовки распорядительных документов в условиях единоличного принятия решения?
18. Назовите реквизиты приказа по основной деятельности.
19. Каков порядок согласования проекта приказа?
20. Из каких частей состоит текст приказа? Как формируются пункты распорядительной части приказа?
21. Какие реквизиты используются при составлении протокола?
22. Структура текста полного протокола. Кто подписывает протокол?
23. Какие реквизиты используются при составлении делового письма?
24. Композиционная структура текста делового письма.
25. Какие реквизиты используются при составлении заявления, представления, телеграммы?
26. Какие реквизиты используются при составлении акта?
27. Требования к составлению и оформлению докладной записки, справки.
28. Назначение и состав справочно-информационной документации.
29. Какие виды докладных записок Вы знаете?
30. В чем заключается цель документооборота?
31. Какие документы позволяют осуществить анализ и совершенствование документооборота?
32. По каким признакам строятся номенклатура дел?
33. Из каких элементов состоит регистрационный индекс документа?
34. Из каких разделов состоит контрольная карточка?
35. Какие сроки исполнения документов Вы знаете?
36. Основные методы совершенствования документооборота.
37. Порядок прохождения исходящих и внутренних документов в процессе их подготовки.
38. Порядок прохождения и исполнения входящих документов.
39. Перечислите требования, которые необходимо учитывать при составлении описей дел.
40. Какие требования предъявляются к заголовкам дел?
41. Дайте определение экспертизы ценности документов.
42. Выполнение каких операций предусматривается при полном оформлении дел?
43. Требования к изготовлению, учету и хранению бланков с воспроизведением государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.
