Значительную часть дипломатической документации государств составляют документы, имеющие внутриведомственный характер. Другая категория - это документы, посредством которых осуществляются письменные официальные сношения между государствами и которые выражают их позиции по тому или иному вопросу.
Немалоечисло дипломатических документов, затрагивающих важные проблемы международной жизни, достаточно широко публикуются и оказывают серьезное воздействие на формирование имиджа государства на мировой арене, на его престиж. Вместе с тем большая часть материалов не обнародуется ввиду малозначительности или частного характера рассматриваемых в них вопросов (ноты с просьбой о выдаче виз, уведомляющие о поездке дипломата по стране и т.п.). Наконец, существует документация, носящая в силу определенных обстоятельств сугубо конфиденциальный характер (нередко при выполнении поручения центра текст соответствующего "устного послания" зачитывается, но не передается адресату официально).
Дипломатическая переписка ведется с соблюдением традиционных правил протокола, выработанных в течение длительной практики и являющихся на сегодня общепринятыми в международной деятельности. А составление дипломатических документов, требующее определенных профессиональных навыков, является одним из важнейших направлений деятельности ведомств иностранных дел Контроль за соблюдением установившейся практики переписки возлагается, как правило, на протокольные службы.
В международной и российской дипломатической практике наиболее часто применяются следующие виды документов:
- личные ноты;
- вербальные ноты;
- памятные записки;
- меморандумы;
- частные письма полуофициального характера.
Формально министерство и посольство имеют право вести дипломатическую переписку на языке своей страны. Однако иногда это может вызывать трудности у получивших документ с переводом и таким образом затруднить и задержать рассмотрение вопросов. поставленных в документе. С целью преодоления этого переписка может вестись по договоренности на каком-либо третьем языке; на практике чаще используется язык своей страны с приложением к каждому документу его неофициального перевода. Не будет ошибкой ведение посольством дипломатической переписки на языке страны пребывания; однако необходима осторожность, когда в стране два или несколько официальных языков. Ведение переписки на одном из них может вызвать нежелательные осложнения.
Нота направляется по вопросам важного и принципиального значения или содержит официальную информацию о каком-либо событии (например, об изменении названия государства, о сформировании нового правительства, по важному вопросу двусторонних или международных отношений ит.п.). Посол посылает личные ноты коллегам по дипломатическому корпусу о вручении верительных грамот и отвечает на такие же ноты коллег; министру иностранных дел о временном или постоянном отъезде из страны пребыванияи о назначении временного поверенного в делах; о возвращении в страну пребывания и др.
Личные ноты посылаются по протокольным вопросам: поздравления по случаю национального праздника, личных событий у главы государства, главы правительства, министра иностранных дел, других лиц, с которыми посол или иной дипломатический работник знаком и поддерживает связи; соболезнования; по другим протокольным вопросам. Личная нота посылается в ответ на полученную.
Личной ноте свойствен ряд формальных признаков, которые принято соблюдать: нота составляется в первом лице, печатается на нотном бланке; в правом верхнем углу печатаются название города отправки (столицы) и дата отправления; исходящий номер на подлиннике, как правило, не проставляется. Текст личной ноты начинается с обращения, например: (Господин Министр. Господин Посол, Ваше Превосходительство, Господин Поверенный в Делах (в личной ноте, направляемой Временному поверенному в делах, слово "временный" опускается). С учетом характера личных отношений с адресатом, взаимности и местной протокольной практики перед вышеперечисленными обращениями пишется слово "уважаемый" (исключение делается лишь для обращения "Ваше Превосходительство").
После обращения следует текст, начинающийся, как правило, словами "Имею честь" (они опускаются в нотах, содержащих соболезнование или протест). Заканчивается текст выражением уважения (комплиментом) - формальным, но важным элементом, которому подчас придается исключительно большое значение (прежде всего в развивающихся государствах, особенно чувствительных к разного рода престижно-протокольным соображениям). Некорректное употребление комплимента (особенно в сторону занижения его) может быть расценено как умышленное стремление нанести ущерб лицу, которому адресована нота.
Комплименты применяются с учетом политического, служебного положения или ранга соответствующего лица. Например, и обращениях к премьер-министру, председателю парламента, министру иностранных дел и Другим министрам, послам принято писать: Прощу Вас (указывается должность) принять уверения в моем весьма высоком к Вам уважении". На комплимент - "весьма высокое уважение", как и на обращение "Ваше Превосходительство", - имеют право также лица, находящиеся в отставке. Заместителям министра, директорам департаментов, если они не имеют ранга посла, посланникам, советникам-посланникам и лицам равноценного им положения - "Прошу Вас (указывается должность) принять уверения в моем высоком уважении". Временному Поверенному вделах (не имеющему ранга посланника) - "Прошу Вас, Господин Поверенный в делах, принять уверения в моем глубоком уважении (или почтении)". В местной протокольной практике отдельных стран могут быть некоторые особенности в применении комплиментов (или отклонении от общепринятых).
После комплимента следует личная подпись посылающего ноту лица, которая должна быть разборчива. Печать на личной ноте не ставится. В левом нижнем углу, всегда на первой странице, пишется адрес лица, которому направляется нота. Адрес состоит из соответствующего титулования ("Его Превосходительству", или "Е.П.", например), имени и фамилии, полных официальной должности этого лица, конституционного названия представляемой им страны и ее столицы. Этот же адрес печатается на конверте, в котором отправляется личная нота.
Со времен второй мировой войны и образования антигитлеровской коалиции впрактику дипломатической переписки прочно вошел обмен личными письмами и посланиями между главами государств и правительств. Ввиду исключительной политической значимости содержания, высокого положения отправителя и получателя, такие документы выходят за рамки обычных личных нот и должны быть выделены в самостоятельный подвид. К указанной категории относят и письма министров иностранных дел, особенно широко применяющиеся в контактах с ООН, ее специализированными учреждениями и другими международными организациями. Все эти документы имеют традиционные протокольные атрибуты (обращение и комплимент) и личную подпись отправителя.
Наиболее распространенным в современной дипломатии видом переписки являются вербальные ноты (означает: "бумага, которая должна быть серьезно принята во внимание"), в основном посредством которых и осуществляют официальные контакты министерства иностранных дел и посольства.
В вербальной ноте излагаются разнообразные вопросы, возникающие в деятельности министерства или дипломатического представительства. В них могут затрагиваться политические, экономические, культурные и иные проблемы двустороннего и многостороннего плана, доводиться информация представительского характера, сообщаться об автодорожных и иных происшествиях с участием сотрудников посольства, запрашиваться визы и т.п. Какой-либо регламентации подлежащих изложению в вербальных нотах вопросов не существует - ориентиром здесь являются традиция исуществующая практика страны пребывания. Текст ноты составляется только в третьем лице, печатается на бумаге высшего качества, специальном нотном бланке, изготовляемом типографским способом, ине подписывается. Иногда под текстом ставятся инициалы лица, выпускающего ноту, что делается, как правило, если этого требует местная практика. В конце текста ставится гербовая печать посольства (министерства).
Вербальная нота начинается с обращения, которое должно содержать комплимент, например: "Посольство Российской Федерации свидетельствует свое уважение Министерству Иностранных Дел Республики Уганда и имеет честь... (далее следует текст)". После текста принято снова употреблять комплимент типа: "Посольство возобновляет Министерству уверения в своем весьма высоком уважении". Затем впечатываются название столицы идата. При повторениях в тексте упоминаний о Министерстве иностранных дел и посольстве можно избегать их полных наименований, ограничиваясь, как и показано выше, словами ""министерство" и "посольство". В нижнем левом углу первой страницы всегда располагается адрес, который воспроизводится и на конверте.
Иногда взаключительной части ноты - в комплименте -используется витиеватая формула "Посольство пользуется случаем". Вообще диапазон формул вежливости весьма широк, что даст возможность составителю ноты придать ей строгую сухую тональность или, напротив, большую теплоту. Избегаются резкости, риторические обороты, намеки, восклицания, недопустимы и сокращения - "и т.д., и т.п." Даже готовя ноту протеста, необходимо учитывать, что она, ввиду чрезмерной резкости может быть не принята, а это ведет чаще всего к конфликтной ситуации с подчас труднопрогнозируемыми последствиями.
По понятным причинам комплимент не используется в вербальных нотах, сообщающих об объявлении траура встране или выражении соболезнования, а также в нотах, содержащих протест в связи с недозволенными или наносящими ущерб престижу государства акциями. Комплимент опускается и втех случаях (исходя из принципа взаимности), когда он в силу каких-то внутренних причин не используется в дипломатической переписке той или иной страны. С 50-х годов достаточно активно применяется обмен вербальными нотами между правительствами, в которых, как правило, также отсутствует формула вежливости.
В недалеком прошлом выбор формы ноты - личной (подписанной) или вербальной - увязывался с состоянием отношений между государствами - субъектами переписки. Историками дипломатии в этой связи упоминается, в частности, факт перехода России в преддверии первой мировой войны в своих сношениях с правительством Австро-Венгрии лишь на вербальные ноты по всем поводам, что сведущими людьми расценивалось как явный признак натянутости, ухудшения отношений между двумя странами. В наши дни выбору формы ноты (личная или вербальная) уже не придается такой драматизации, и они рассматриваются как полностью равноценные.
Не требуют комплиментарного оформления такие документы дипломатической переписки, как памятные записки и меморандумы.
Памятная записка вручается лично после устного заявления или просьбы с их изложением с целью усилить значение сделанного заявления; подчеркнуть важность обозначенной просьбы; способствовать успешному, а иногда - и ускоренному продвижению дела; предупредить возможность неправильного толкования или понимания сообщенного в дипломатической беседе. Разумеется, далеко не каждая из бесед должна завершаться вручением записки.
Обычно памятная записка составляется в безличной форме "Доводится до сведения", ""Сообщается", "Возбуждается просьба" и т.д. Вполне допустимо се сразу начинать с существа дела. Текст записки не содержит ни обращения, ни комплимента, печатается на простом листе бумаги; под текстом проставляется название столицы и дата вручения; печать не ставится. Если памятная записка содержит изложение устного заявления или само заявление без вышеуказанных вводных фраз, в конце ее название столицы идата также не пишутся. Над текстом печатается надпись: "Памятная записка".
Возможны случаи, когда посольство не предполагало вручать памятную записку, но собеседник по своей инициативе попросил ее передать. При отсутствии серьезных причин, препятствующих этому, записка посылается с личной или вербальной нотой (вариант: с визитной карточкой) со ссылкой на просьбу.
В настоящее время из дипломатической практики постепенно уходят памятные записки, направляемые с курьером. По форме они близки вербальной ноте (составляются в третьем лице, содержат обращение и комплимент, имеют регистрационный номер и т.п.), однако в отличие от нее на записках не ставится печать и не указывается адрес.
Меморандум представляет собой документ, подробно излагающий фактическую сторону того или иного вопроса, содержащий анализ соответствующих положений, аргументацию в защиту своей позиции и (или) полемику с доводами другой стороны. Этот вид документа весьма объемен - может содержать несколько страниц текста.
Меморандум вручается лично или пересылается с нотой. При вручении он печатается на нотном бланке, не имеет обращения и комплимента, под текстом указываются место и дата вручения, печать не ставится. Меморандум, посылаемый с нотой, печатается на нотной бумаге (не на бланке); место и дата отправления не указываются (хотя напечатание их не будет ошибкой); печать также не ставится. Приложение меморандума к ноте позволяет сократить текст самой ноты идает определенные преимущества при изложении вопроса, являющегося предметом переписки.
Частное письмо направляется знакомым официальным лицам, когда посылка личной или вербальной ноты по тем или иным причинам не представляется возможной.
Вписьме может быть высказана просьба об оказании содействия по вопросам, являющимся предметом официальной переписки или переговоров, и тем самым подчеркивается заинтересованность автора в конкретном деле, в ускорении решения проблемы и т.п.
Данный вид дипломатической переписки используется и по протокольным поводам - для поздравлений с личными и семейными событиями (день рождения, продвижение по службе, получение ордена, рождение ребенка в семье, а также траурные события и др.). С частным письмом препровождаются сувениры.
Частные письма пишутся на обычной бумаге (в пол-листа), иногда на бланке с напечатанными типографским способом в левом верхнем углу именем и фамилией или официального положения отправителя. Обратная сторона листа не используется. Типовые обращения: "Уважаемый г-н Министр", "Уважаемый г-н Директор" и т.п. Заключительный комплимент в письме зависит от служебного или общественного положения адресата и характера отношений с ним (за основу могут быть взяты рекомендации о комплиментах при посылке личных нот). Частное письмо предпочтительнее писать от руки, чем подчеркивается особое уважение лицу, которому посылается письмо. Адрес пишется только на конверте.
Полагается уметь правильно выбирать подобающий каждому конкретному случаю вид дипломатической переписки, исходя из повода, сути затрагиваемой проблемы. И важно запомнить протокольную заповедь: "Всякое письмо требует ответа". Поэтому, если нет извиняющих или особых тактических причин, ответ на ноту, письмо или другой дипломатический документ необходимо давать в максимально короткий срок. Любой документ дипломатической переписки должен быть напечатан на хорошей (не мягкой ине загрязненной) бумаге машинной резки, безупречного внешнего вида; текст - хорошо размещен. Совершенно недопустимы исправления иподчистки, как бы искусно они ни были выполнены. Для посылки документов выбираются конверты должного качества и формата. Допускается складывание документа, но только в пол-листа (иногда в одну треть).
Дипломатический акт – письменный текст, который вручается или присылается органами внешних сношений одного государства органам внешних сношений другого государства. Наиболее распространёнными дипломатическими актами являются нота ,меморандум ,коммюнике , дипломатическое письмо .
Нота – официальное обращение одного государства к правительству другого; документ, содержание которого должно быть предметом серьёзного и скорейшего рассмотрения. Нота – дипломатический акт, с помощью которого может быть заявлено право или притязание, протест против неправильных актов другого правительства. Ноты, как и другие формальные дипломатические документы, могут не заключать в себе прямого согласия или протестов, а носить информационный характер. Но и в этом случае они имеют известное юридическое значение: факт, изложенный в ноте в определённой формулировке, выражает официальную точку зрения данного правительства.
Нота должна быть по содержанию краткой, без лишних фраз, тщательно отредактированной.
Ноты разделяются на вербальные иперсональные (личные) .
Вербальная нота составлена от имени одного представительства в адрес другого. Вербальная нота пишется безлично, т.е. в третьем лице, на бланке, содержит обращение, вступительный комплимент (Министерство иностранных дел свидетельствует свое уважение посольству Италии и имеет честь сообщить… ), заключительный комплимент (Министерство иностранных дел Российской Федерации пользуется случаем, чтобы возобновить Посольству Французской Республики в Российской Федерации уверения в своем высоком уважении ), не подписывается (могут быть только инициалы главы посольства), но скрепляется печатью и имеет номер, внизу ноты указываются адресат и город его нахождения.
Вербальная нота – дипломатическая нота, приравниваемая к устному заявлению (раньше вербальной нотой называли документ, не предназначенный для опубликования, т.е. заявление, сделанное в устной форме, а потом записанное).
Личная нота – документ, составленный от первого лица на бланке с государственным гербом и подписью под гербом («Министерство иностранных дел» или «Посольство» ). Личная нота содержит обращение, документ может быть напечатан, но обращение и заключительный комплимент обязательно пишутся от руки (в противном случае это будет неуважением к адресату). Обычно личной нотой посол извещает других послов о вручении им верительных грамот или оповещает о прибытии в столицу страны пребывания. Обращения, используемые в личных нотах, строго регламентированы:
– к министру иностранных дел: господин Министр или Ваше Представительство;
– к послу: господин Посол или Ваше Представительство;
– к лицам духовного звания: к Папе – Ваше Святейшество, к кардиналу – Ваше Преосвященство, к архиепископу – Милорд или Ваша Светлость, к епископу – Милорд или Ваша Милость;
– в Англии при обращении к государственному деятелю обязательно упоминание дворянского титула (баронет, лорд и т.д.).
Личная нота начинается с официального обращения, потом следует комплимент (если сообщается что-то официальное, то нота начинается со слов: Имею честь сообщить Вам, что… ), завершающий комплимент (Прошу Вас, < титул или обращение>, принять заверения в моём глубочайшем к Вам уважении… ).
Меморандум (англ. memorandum от лат. memorandum ‘то, о чем следует помнить’) – дипломатический документ, вручаемый представителю другой страны, с изложением взглядов правительства на какой-нибудь вопрос.
Меморандум чаще всего является приложением к ноте. В меморандуме подробно излагается фактическая сторона того или иного вопроса, даётся анализ каких-либо положений или содержатся возражения на доводы другой стороны. Меморандум-приложение пишется не на бланке, документ не нумеруется, обычно (но не во всех странах) в нём указываются место и дата отправления. Если же меморандум послан отдельно (так называемый меморандум-экспресс) или с нарочным, то он составляется на бланке, с указанием места и даты отправления, но всегда без подписи и печати.
Коммюнике (фр. communiqué от лат. communico ‘сообщаю’) – официальное сообщение высших органов государственной власти, органов внешних сношений, представителей различных государств или международных организаций о событиях международного характера: положении в какой-либо области межгосударственных отношений, ходе или результатах переговоров, ведущихся военных действиях и т.д. Помимо сугубо информационных задач, коммюнике зачастую несет и более существенную смысловую нагрузку: в том случае если в нем освещается позиция публикатора по политико-правовым проблемам, дается их оценка, обнародуются обязательства и цели заинтересованных субъектов, их намерения, предостережения. В некоторых случаях коммюнике могут включать материалы, содержащие документально оформленные итоги состоявшихся межгосударственных контактов.
Дипломатическое письмо . В дипломатической практике иногда пользуются дипломатическими письмами, которые в основном представляют собой одну из форм личной ноты. Официальные письма и ноты составляются, как правило, на языке отправителя или на одном из дипломатических языков. Письма пишутся на официальном бланке (посла или министра иностранных дел). Дата и подпись в дипломатическом письме обязательны.
Назначением частного письма полуофициального характера является установление личных контактов с разными целями: установления деловых связей, получения политической информации и т.д. В Англии, например, подобные письма после приглашения на частный приём подтверждают намерение продолжать общение, а отсутствие письма говорит о нежелании поддерживать отношения. Но бывают лица, которым вы не можете не послать ответного письма (например, королеве).
Любой дипломатический документ имеет свой протокол составления , который в письменной форме выражает уважение к адресату. Как правило, дипломатический документ начинается с принятого социального комплимента и заканчивается им же.
Важную роль в деловой переписке играет речевой этикет . Правильно составленные письма создают благоприятное впечатление об отправителе.
Основу правил делового этикета составляет вежливое и уважительное отношение к деловому партнеру, соблюдение
определенной дистанции между работниками, занимающими разное служебное положение, умение говорить нет
, не обижая партнера, терпимость к чужому мнению, способность быть самокритичным.
Составителям деловых писем не следует побуждать адресата к спешке или навязывать ожидаемый исход, используя предложения типа: Прошу решить вопрос положительно .
В деловой и дипломатической сфере обязательным является наличие визитной карточки. В дипломатической практике визитная карточка используется не только для представления ее владельца. С помощью кратких символов, которые пишутся в левом нижнем углу, можно выразить:
Визитная карточка – это атрибут делового общения. Н.В. Гоголь в поэме «Мертвые души», высмеивая губернских дам, саркастически замечал: «Визитная карточка, будь она писана хоть на трефовой двойке или бубновом тузе, но вещь была очень священная. Из-за нее две дамы, большие приятельницы и даже родственницы, перессорились совершенно, именно за то, что одна из них как-то манкировала контрвизитом». Гоголь высмеивал неуместность визитной карточки в неформальном дамском общении. Очевидно, что это было слепое подражание моде.
В практике делового общения очень важно соблюдать правила ведения деловых бесед. В книге О. Эрнста «Слово предоставлено Вам: Практические рекомендации по ведению деловых бесед и переговоров» рассмотрены некоторые недостатки в стратегии проведения переговоров, это:
· «холодный запуск» – партнер вступает в переговоры, не обдумав в достаточной степени их необходимость, цель, сложности и возможные последствия. В этом случае он будет делать лишь «ответный ход», т.е. реагировать, а не действовать. Инициатива будет исходить не от него;
· «отсутствие программы» –у партнера нет четкого плана действий относительно достижения максимальных и минимальных целей. Разумнее вести переговоры, предусмотрев различные варианты действий;
· «главное, чтобы меня это устраивало» –партнер настольно увлечен отстаиванием собственных интересов, что представители другой стороны не видят для себя никаких преимуществ. Подобные несовпадения интересов, зачастую вызываемые узковедомственными или просто эгоистичными соображениями, блокируют собеседника, у которого пропадает желание вести переговоры;
· «пускать все на самотек» –партнер не имеет конкретных предложений, аргументов и критериев оценки предмета переговоров, не высказывает детальных требований, не имеет четкого представления о позиции и возможной реакции противной стороны. Эффективность переговоров снижается в силу их недостаточной подготовки;
· «коммуникативные заморочки» –достижение целей переговоров затрудняется по причине неправильного поведения одного из участников, который:
· не слушает партнера;
· постоянно пытается перейти от диалога к монологу;
· проявляет излишнюю эмоциональность, несдержанность;
· упрямо отстаивает свою позицию, никак не аргументируя ее;
· не приводит новых фактов, а только известные, мешающие решению проблемы доводы;
· не руководствуется общими интересами, совместной ответственностью за результаты переговоров.
Вопросы для самоконтроля
1. Какие приемы расположения к себе собеседника выделил Д. Карнеги?
2. Какие недостатки в стратегии ведения переговоров отметил О. Эрнст?
3. Каковы правила телефонного делового разговора?
4. Какие виды дипломатических актов Вам известны?
5. В чем состоит различие между личной и вербальной нотами?
6. Какие формулы обращения регламентированы для личной ноты?
7. Что представляет собой коммюнике?
8. Чем отличается дипломатическое письмо от обычного?
9. В каком подстиле официально-делового стиля особенно важно соблюдать регламент и почему?
Домашнее задание
1. Сделайте конспект второй части книги Д. Карнеги «Большой секрет искусства общения с людьми» («Шесть способов понравиться людям») и составьте вопросный или тезисный план для ее пересказа.
2. Составьте (письменно) образец делового телефонного разговора.
3. Сравните этот образец с тем, что Вам приходится слышать в повседневной жизни.
4. Умеете ли Вы говорить по телефону? Надо ли этому учиться? (Дайте развернутые письменные ответы на поставленные вопросы.)
5. Существуют ли принципиальные национально-специфические отличия ведения телефонных бесед?
6. Обратите внимание на то, что в письменной форме официально-делового стиля существуют семантически дифференцированныесинтаксические скрепы – формулы информативной части, позволяющие вводить новый отрезок письма. Переход от абзаца к абзацу реализуется при помощи скрепы присоединения (К тому же… При этом… Кроме того… Одновременно с этим… ), есть также скрепы противопоставления (Однако… Тем не менее… ) и скрепы обобщения (В заключение… Суммируя / учитывая всё вышесказанное… Ввиду всего сказанного выше… ). Расширьте ряды указанных скреп своими примерами.
7. Прочитайте предложения, найдите стилистические ошибки, объясните причину их появления и напишите исправленный вариант: Ты на самом деле очень прекрасно выглядишь. «Фарси» - самый иранский ресторан в Москве. Наша экономика упала больше чем другие, правда, в этом году отросла. Вы так вкусно рассказываете, что я тоже захотел купить этот автомобиль. Мы все отнеслись к этому с понятием.
Обязательная литература
Карнеги Д. Большой секрет искусства общения с людьми. – Ставрополь, 1992.
Колтунова М.В. Деловое общение: нормы, риторика, этикет: Учеб. пособие. – М., 2005.
Дополнительная литература
Эрнст О. Слово предоставлено Вам: Практические рекомендации по ведению деловых бесед и переговоров. – М., 1988.
Тема 6. Искусство ведения переговоров
Переговоры – частный случай общения людей. Для успешного ведения переговоров необходимо знать принципы эффективного общения , которые формулируются с помощью перечня максим, основанных на совмещении принципа взаимной вежливости.
Максима – краткая формула, выражающая какое-либо моральное требование, логические или этические принципы. Существует несколько видов максим.
· Максима такта
(Не нарушай границ личной сферы!
). Это максима деликатного отношения к личной сфере партнера.
В идеале любой коммуникативный акт предусматривает соблюдение определенной дистанции между участниками. Не следует затрагивать потенциально конфликтные темы (частную жизнь, индивидуальные предпочтения).
· Максима великодушия (Не затрудняй других! ). Это максима необременения собеседника. Деловое предложение должно быть сформулировано таким образом, чтобы его можно было отложить; не следует связывать партнера обещанием или клятвой, требованием дать немедленный ответ по причине особых финансовых или других объективных причин.
· Максима одобрения (Не ругай других! ). Это максима позитивности в оценке других. Атмосфера, в которой происходит речевое взаимодействие, определяется не только позициями собеседников по отношению друг к другу, но и позицией каждого по отношению к миру и тем, совпадают ли эти позиции. Если оценка мира (позитивная или негативная) не совпадает с оценкой собеседника, то это сильно затрудняет реализацию собственной коммуникативной стратегии.
· Максима скромности (Отстраняй от себя похвалы! ). Одним из условий успешного развертывания коммуникативного акта является реалистическая, по возможности, объективная самооценка. Сильно завышенные или сильно заниженные самооценки могут отрицательно повлиять на установление контакта.
· Максима согласия (Избегай возражений! ). Это максима неоппозиционности. Она предлагает отказ от конфликтной ситуации во имя решения более серьезной задачи, а именно – сохранения предмета воздействия, «снятия конфликта» путем взаимной коррекции коммуникативных тактик собеседников.
· Максима симпатии
(Демонстрируй благожелательность!
). Это максима доброжелательности, которая создает благоприятный фон для перспективного предметного разговора. Недоброжелательность делает речевой акт безуспешным. Определенную проблему в общении представляет так называемый
безучастный контакт
, когда собеседники, не будучи врагами, не демонстрируют доброжелательности по отношению друг к другу. Максима доброжелательности дает основание рассчитывать на положительное развитие речевой ситуации с намечающимся конфликтом.
Особенность принципа взаимной вежливости состоит в том, что не только его нарушение, но и неумеренное, слишком усердное соблюдение вызывает дискомфорт. Примеры нарушения этого принципа продемонстрировали герои литературных произведений: Манилов в поэме Н.В. Гоголя «Мертвые души» и Демьян в басне И.А. Крылова «Демьянова уха».
Чтобы общение было эффективным ,
· искренне интересуйтесь делами других. Человеческая жизнь и деятельность – это всегда кооперация, совмещение усилий многих людей. Надо отказываться от привычки всех критиковать, проявлять недовольство окружающим миром. Именно среди людей, занятых исключительно самими собой, чаще всего встречаются неудачники. Надо относиться к другим так, как к самому себе, следуя Нагорной проповеди Христа;
· будьте хорошим слушателем и поощряйте своих собеседников говорить о самих себе. Хорошие слушатели встречаются реже, чем хорошие ораторы. Человек, который умеет побуждать других говорить о себе и внимательно слушать, считается отличным собеседником, даже если при этом сам мало говорит;
· старайтесь говорить о том, что интересно вашему собеседнику;
· внушайте вашему собеседнику сознание его значительности, так как человек ищет одобрения со стороны тех, с кем общается. В процессе общения вы должны показать, что готовы поучиться у своего собеседника; избегайте говорить человеку, что он не прав. Уважайте его мнение;
· драматизируйте свои идеи, подавайте их эффектно;
· старайтесь отдавать приказы в вопросительной форме, используя приемы непрямой коммуникации;
· демонстрируйте открытость, чаще улыбайтесь. Улыбка длится мгновение, а в памяти порой остается навсегда;
· запоминайте имя человека и демонстрируйте свое знание.
В ситуацииасимметричной коммуникации
(т.е. если позиция одного слабее позиции другого) необходимо следовать
определенным правилам:
· при любых обстоятельствах внимательно слушать партнера;
· никогда не подчеркивать своих преимуществ, относиться уважительно к партнеру;
· выражаться ясно, избегая недопонимания;
· пользоваться любой возможностью, чтобы проявить любезность и дипломатичность;
· сохранять хладнокровие в обстановке самой жаркой дискуссии;
· всегда стремиться к компромиссу.
Не случайно Б. Шоу на вопрос, почему у человека два уха и один язык, ответил, что нам надо больше слушать, чем говорить.
До начала переговоров имена их участников необходимо запомнить или расставить двусторонние таблички.
Нельзя вести переговоры свысока, допускать презрительные жесты и реплики, надо исключить из обсуждения все личные темы. Лучший способ достичь взаимопонимания – постараться поставить себя на место оппонента. Хороший участник переговоров должен уметь молчать.
Нередко говорят, что на переговорах надо проявлять дипломатичность . Но следует помнить, что это понятие неоднозначно. Искусство вуалировать неприятности потоком банальностей факты может восприниматься негативно.
Важные качества дипломата – осторожность, умение сгладить острые углы, любезность, умение хранить тайны.
Речь дипломата уклончива. Выдающийся французский дипломат Талейран (1754-1838) после победы Французской революции долгое время был министром иностранных дел Франции, верным соратником Наполеона, затем предал его и тем не менее оставался у власти. Корыстолюбивый, беспринципный человек, но, безусловно, одаренный дипломат, символ непотопляемости и приспособленчества, он сравнивал дипломатов с дамами: Если дама говорит «нет», она имеет в виду «может быть»; если дама говорит «может быть», она имеет в виду «да»; если она вдруг говорит «да», то она не дама. Если дипломат говорит «да», он имеет в виду «может быть»; если он говорит «может быть», он имеет в виду «нет»; если он говорит «нет», то он не дипломат.
Нужно овладеть искусством создания у партнера впечатления, что у вас нет никакой твердой позиции и вы совместно с ним ищете путь решения. Недаром говорят, что компромисс – это искусство разрезать пирог так, чтобы каждому его кусок казался лучшим.
Дипломатическая переписка ведется между суверенными государствами, другими полноправными субъектами международного права и их полномочными представителями. Она требует строгого учета правового равенства партнеров, взаимного уважения и корректности. Именно эти принципы определяют конструктивность международных отношений, регулярное и содержательно насыщенное многостороннее общение суверенных государств, высокую эффективность дипломатии.
Официальную переписку на дипломатическом уровне от обычного служебного делопроизводства отличает соблюдение целого ряда норм международно-правового характера, протокольных требований, а также устоявшихся обычаев и традиций. Отступление от общепринятых в дипломатической переписке норм, а тем более их игнорирование, могут быть восприняты не только как свидетельство низкой культуры делопроизводства, но и как проявление неуважения к стране-адресату.
Составление дипломатических документов - важнейшая форма деятельности МИДа. Как правило, контроль за соблюдением установившейся практики подготовки, оформления и передачи дипломатических документов возлагается на протокольный отдел. Весь формальный обмен информацией между дипломатическим представительством и правительством зарубежного государства, в столице которого расположено представительство, как правило, осуществляется непосредственно между главой дипломатического представительства или другими лицами, действующими от его имени, и министерством иностранных дел (либо его эквивалентом), если не существует специального разрешения на установление отношений с каким-либо другим учреждением.
Каждый вид дипломатического документа - это, прежде всего, продукт творческого мышления. Также как в других сферах деятельности, главным требованием к документу остается его логичность, точность и мотивированность
На их стиле сказываются традиции, языковые, исторические и культурные особенности отдельных стран. Однако с точки зрения формального построения, того, что называют архитектурой документа, все они следуют традиционной схеме. Включают целый ряд элементов (реквизитов), которые имеют постоянный, неизменный характер. Остановимся на некоторых из них. Как видно из схемы, протокольные формулы, обращение и заключительный комплимент, как бы, обрамляют документ. Об их значимости в дипломатической сфере деятельности следует говорить отдельно.
Протокольные формулы. Об истории возникновения и формирования формул обращения и титулов нет конкретных сведений в имеющихся изданиях по этикету и дипломатическому протоколу. Хотя протокольные формулы (обращения, выражение уважения и заключительный комплимент) сами по семе не имеют связь с мотивом, абсолютно лишены какого-либо политического содержания, они являются, тем не менее, составной и неотъемлемой частью документа и их правописание игнорированию не подлежит. В современной дипломатической переписке строгое соблюдение титулов и их точное использование не утратило свою важность. Это продиктовано еще и формой государственной власти в различных государствах, Например, нижеследующие формы обращения к главам государств надо считать нормой. «Императору Японии …», «Султану Бруней Дару Ассалам …», «Эмиру Кувейта ...», «Президенту Соединенных Штатов Америки …», «Великому Герцогу Люксембургскому …». В ряде случаев встречаются специфические формы титулов. В Англии принято обращаться в форме: «Ее Высочестве Королеве Объединенного Королевства Великобритании и Северной Ирландии…». Для облегчения работы дипломатических представительств в каждом государстве МИД ежегодно издает для служебного пользования специальный информационный справочник - «Дипломатический лист». В дипломатических кругах его принята называть «ВАДЕ - МЕЖУМ» . Здесь можно найти все, что касается посольств, консульских учреждений и представительств международных организаций в государстве пребывания (фамилии, имена, должности, семейное положение, адреса, номера телефонов и др.)
Формулы обращения, характерные в современной дипломатической переписке, в результате процесса унификации стали универсальными и более лаконичными. Формулы «Ваше превосходительство », «Уважаемый », «Уважаемый, Господин », «Господин » по своей частотности считаются основными формулами обращения. По мнению специалистов различного рода формулы приветствий повторяясь из письма в письмо приобретают формальность и вносят лишь избыточность в текст документа. Заключительные комплименты Личных нот, личных посланий, телеграмм в основном имеют стандартизированную формы. Употребительными считаются формулы «С уважением!», «С глубоким уважением!».
Таким образом, обращение указывает на должность или официальный титул адресата. Например: Уважаемый господин Президент, Уважаемый господин Министр, Уважаемый господин Посол или Посланник. В обращении может также присутствовать почетный титул (титулование) адресата. К примеру: Ваше превосходительство господин Посол .
При обращении к духовным лицам употребляются следующие формы: к папе Римскому и патриархам: Ваше Святейшество ; к митрополитам: Ваше Высокопреосвященство ; к кардиналам: Ваше Высокопреосвященство господин кардинал; к архиепископам и епископам: Ваше Преосвященство (в англоязычных странах к архиепископу: Ваша светлость и к епископу - Ваша милость ); к духовным лицам и священникам без указания официального титула: монсиньор или (англоязычных странах) Ваше преподобие .
Комплименты. Это выражения вежливости, которыми начинается и/или завершается письмо, послание, нота или любой другой документ. Комплименты могут меняться в зависимости от характера переписки. Они, к примеру, могут быть следующими: в начале послания, личной ноты или письма полуофициального характера, направленном главе государства, правительства, председателю парламента, министру иностранных дел, послам или другим должностным лицам равного им положения или ранга: имею честь; в завершение прошу Вас (указывается должность) принять уверения в моем самом высоком к Вам уважении . В отношении заместителей министра, директоров департаментов, если у них нет личного ранга посла, временных поверенных в делах, посланников, советников посланников, генеральных консулов и других лиц равного им положения применяется комплимент в форме: в моем высоком уважении.
В случаях межправительственной переписки используется следующий комплимент: «Правительство Республики Казахстан свидетельствует свое уважение ». В личной переписке полуофициального характера могут использоваться и такие формы комплиментов как: «С глубоким уважением », «С уважением », «Искренне Ваш ».
Основное предметное содержание документа. Оно состоит из смыслового ядра, включающего фактическое содержание и аргументационную часть. Смысловое ядро . Как видно из самого названия, смысловое ядро - это основная часть дипломатического документа. Именно эта часть, независимо от его объема, заключает в себе суть документа и является как бы концентрированным выражением позиции государства (МИД, посольства) по рассматриваемому вопросу. Содержание дипломатического документа определяется смысловым ядром и на этой базе тоже можно классифицировать документы.
Что касается классификации дипломатических документов по смысловому ядру, следует отметить, что документы, принадлежащие одному и тому же виду могут быть кардинально противоречивыми по содержанию. Например, вербальная нота может содержать просьбу, отказ, предложение, приглашение и т. д. Или же, наоборот, разные документы, отличающиеся по формальным признакам, могут быть однотипными по смысловому ядру. И личная нота, и вербальная нота и телеграмма могут быть одного содержания. Классификация дипломатических документов по содержанию:
в) предупреждающие о возможных ответных шагах;
г) фиксирующие политическую или международно-правовую позицию к той или иной акции другого государства или государств или к международному событию;
д) информирующие о намечаемых или проведенных мероприятиях, имеющих международное значение;
е) оформляющие договоренность или достигнутую степень согласия.
В дипломатической сфере деятельности важным этапом переговоров считается подготовка заключительного документа. Выше было отмечено, что работа над документом, это, прежде всего, работа над словом. По мнению специалистов, для заключительных документов высокочастотными надо считать нижеследующие конструкции:
Стороны едины в том,….;
Стороны решили начать в ближайшее время переговоры ……………………(о том-то);
Была признана целесообразность и своевременность того….;
Стороны признали необходимым…;
Было достигнуто согласие о целесообразности…;
Стороны признали полезным осуществление ……….(таких-то шагов, мер);
Стороны придерживаются мнения…
Обычная схема коммюнике (совместного заявления, декларации) выглядит следующим образом:
1. Отмечается факт переговоров или визита.
2. Продолжительность.
3.Указание на состоявшиеся встречи
4. Перечисление участников встреч и переговоров.
5. Характеристика атмосферы бесед и переговоров.
6. Круг рассматриваемых вопросов.
7. Изложение результатов достигнутого согласия.
8. Значимость и важность продолжения диалога.
9. Протокольные элементы (город, дата, язык).
10. Подписи.
Аргументационная часть. Точность в подборе фактов, цифровых данных четкость формулировок особенно необходимы в любом документе в сфере дипломатических и межгосударственных отношений. Однако документ не должен иметь характер статистической таблицы. Аргументы должны отвечать целям и потребностям. Врагом любого документа считается облегченность мысли и неуместная экономия языковых знаков (слов). Аргументационная часть дипломатического документа начинается чаще всего с изложения причин, приведения оснований, которые возбуждают, дают право выступить с данным дипломатическим документом, обратиться к данному адресату или адресатам. Любой документ тогда имеет больше шансов быть правильно понятым читателем, когда предмет рассматривается всесторонне и объективно, когда аргументы имеют реальную почву под собой, когда позиции сторон и их предложения носят конструктивный характер. К сожалению, в дипломатии и ныне Талейрановский афоризм «Язык дан человеку, чтобы скрывать свои мысли » продолжает царствовать.
Аргументационная часть многосторонних документов, в отличие двусторонних, согласовывается довольно тяжело. Вероятность возражений и контраргументов становится явным даже тогда, когда стороны прекрасно понимают важность выхода из тупика общими усилиями.
Часть, излагающая факты. Главное требование, предъявляемое к данной части, точность формулировок, и их соответствие излагаемым фактам. Преднамеренное преувеличение или преуменьшение сути проблемы надо считать искажением факта. При этих обстоятельствах документ становится уязвимым и бросает тень на отношения между сторонами. Проверка и перепроверка фактов иногда может занимать очень длительное время. Очень важным требованием к использованию фактов в дипломатических документах является их соразмерность и уместность. Естественно, что каждый факт - это результат совершенных действий. Всякая информация о планах предстоящих действий не может служить поводом для дипломатической акции.
Подпись. Личная подпись удостоверяет документ, следует сразу же после заключительного комплимента. Подпись должна быть разборчива. Если письмо составлено на официальном или именном бланке, то фамилия лица, поставившего свою подпись обычно не печатается.
Кардинальные сдвиги, произошедшие в современной дипломатии, утверждение в ней открытости и гласности, демократизация ее методов, возрастание роли международных организаций лишь отчасти сказались на традиционных формах дипломатической переписки. Но вот протокольные формулы – правила, традиции и условности, принятые при составлении документов международного характера практически не изменились.
В советской дипломатии часто употреблялся принцип двух адресов при подготовке документов. Каждый дипломатический документ готовился как бы в два адреса - к правительству и одновременно к народу. Подобный подход может быть применен как специальный прием, привлекающий к той или иной проблеме широкую общественность в своей стране.
Очень важно правильно и без ошибок составить документ. Все факты, даты и ссылки следует тщательно проверить, чтобы не ввести в заблуждение адресата и тем самым не усложнить общение с ним. В Великобритании- при подготовке корреспонденции пользуются золотым правилом «пяти С»: clear - ясно, complete - полно, concise - сжато, courteous - учтиво, correct - правильно.
Лекция 13. Дипломатический язык, стиль и их особенности
1. Понятие «дипломатический язык».
2. Международный дипломатический язык.
3. Понятие «стиль» и его виды.
4. Особенности стиля дипломатической документации.
5. Стандартизация, унификация и трафаретизация языка дипломатической документации.
1. Понятие «дипломатический язык»
Выражение «дипломатический язык » предполагает сдержанность и осторожность (cautious understatement) и используется для обозначения трех различных понятий:
1) сам язык (будь то латинский, французский или английский), который употребляется дипломатами для устного или письменного общения;
2) под ним понимаются профессиональные термины, которые в течение веков вошли в общепринятый дипломатический словарь;
3) те сдержанные, осторожные фразы, которые позволяют дипломатам и министрам говорить друг другу самые резкие вещи, не утрачивая такта и не проявляя неучтивости.
Как по языку человека во многом создается его облик, так и по стилю дипломатических документов в немалой степени судят о лице государства. Поэтому существуют высокие требования к языку. Каждый дипломат однозначно воспринимает и сам активно использует такие понятия и термины (в том числе пришедшие в современный язык из латыни), как "пакта сунт серванда" ("договоры должны соблюдаться "), "модус вивенди" ("способ существования "), "вето", "добрые услуги", "холодная война", "разрядка" и др. Вместе с тем в современной переписке не принято злоупотреблять спецификой дипломатического языка: учитывается открытость современной дипломатии и презумпция широкого обнародования, а значит, и доступности разрабатываемого документа.
Так, если государственный деятель или дипломат заявляет правительству другой страны, что его собственное правительство «не может остаться безразличным» ("cannot remain indifferent to") к какому-нибудь международному конфликту, то все явственно понимают: он намекает, что его правительство непременно вмешается в этот конфликт.
| Говорит дипломат | Надо понимать |
| В таком случае правительство,., будет вынуждено пересмотреть свою позицию | "Дружба в любой момент превращается во вражду" |
| Правительство считает необходимым сохранить за собой право | "Правительство не позволит" |
| В таком случае правительство будет вынуждено позаботиться о своих собственных интересах или оставляет за собой свободу действий | "Предполагается разрыв отношений" |
| Его действия (правительства) будут рассматриваться как недружелюбный акт. Правительство не может отвечать за последствия | "Угроза войны. Правительство готово вызвать инцидент, который приведет к войне" |
| Потребует ответа, скажем, до шести часов вечера | "Ультиматум" |
Преимущество такой условной формы общения состоит в том, что она сохраняет атмосферу спокойствия и вместе с тем дает государственным деятелям возможность делать друг другу серьезные предупреждения, которые нельзя ошибочно истолковать. К сожалению, недостаточный профессионализм некоторых дипломатов сегодня (по западным данным, лишь треть дипломатов, работающих в посольствах, являются профессиональными дипломатами) мешает им в составлении хороших документов.
Часто пресса упрекает то или иное посольство в «недостаточно острой реакции», недостаточной защите интересов страны, не понимая, что употребленные МИДом выражения на самом деле имеют не совсем тот смысл, который в них вкладывается большинством людей.
Дипломатические документы это документы, образующиеся в результате деятельности министерства иностранных дел и высших органов государственной власти и управления на международной арене. Эта группа включает в себя следующие подгруппы документов:
- 1. Внутриведомственные дипломатические документы;
- 2. Дипломатическая переписка;
- 3. Международные правовые акты.
К внутриведомственным дипломатическим документам относятся документы, с помощью которых происходит обмен информацией между министерством иностранных дел (центром) и дипломатическими представительствами в зарубежных странах или при международных организациях, либо между двумя и более представительствами одной страны, расположенными в одном или разных государствах (например, переписка между Посольствами России в Латвии (Рига) и Литве (Вильнюс).
Дипломатическая переписка представляет собой комплекс документов, «посредством которых осуществляются письменные официальные сношения между государствами и которые выражают позицию государства по тому или иному вопросу международной жизни». К ним относятся: выступление гос-х деятелей, послания, ноты, меморандумы, письма, телеграммы глав государств, правительств с изложением в них позиции государств по актуальным проблемам современности. Содержание дип-х документов отражает многообразие самой жизни. По форме это могут быть и послания с признанием независимости государств и предложением установить дипломатические отношения и заявления, затрагивающие судьбы всех народов (ядерное разоружение).
В дип. практике наиболее традиционными являются следующие виды. дип. переписки: личные ноты; вербальные ноты; памятные записки, меморандумы; частные письма полуофициального хар-ра.
Некоторые из этих документов обрамлены так называемыми формулами вежливости, комплиментами. В других документах таких формул нет.
· Личная нота направляется по вопросам важного и принципиального значения или содержит информацию о каком-либо крупном событии. Нота составляется в первом лице от имени подписывающего ноту и начинается с обращения «Уважаемый господин посол». Тональность личных нот м.б. более или менее теплой и закончить «С искренним уважением».
Дип. практика постоянно развивается, отход от сложившихся форм. Появилось личное послание главы (гос-ва или правит-ва). В силу высокого положения отправителя и получателя - принято выделять в самостоятельный вид дипломатической переписки.
- · Вербальная нота - наиболее распространенный в настоящее время документ. МИД и Посольства ведут дип. переписку путем направления вербальных нот. Используются для рассмотрения и решения широкого круга вопросов. В них излагаются политические, экономические, научно-технические и другие проблемы как 2-х стороннего так и многостороннего характера, начинается и заканчивается комплиментом, нота начинается с полного наименования отправителя и покупателя. Текст составляется в третьем лице.
- · Встречаются 2 вида памятных записок: Памятные записки - переданные лично, и памятные записки, направленные с курьером. Памятная записка обычно вручается лично с целью усилить значение или подчеркнуть важность сделанного во время беседы устного заявления или просьбы, облегчить дальнейшее продвижение дела, предупредить возможность неправильного толкования беседы.
- · Меморандум - представляет документ, в котором рассматривается фактическая сторона вопроса, содержит анализ его отдельных аспектов, излагается аргументация в защиту своей позиции, доводы др. стороны.
Международные правовые акты это документы, закрепляющие регулируемые международным правом двусторонние или многосторонние отношения государств по тем или иным вопросам, в соответствии с которыми стороны приобретают определенные права и берут на себя определенные обязательства. Формы документов международных правовых актов каждого вида определяются нормами международного права, либо общепринятыми в международной практике обычаями, либо по обоюдному согласию договаривающихся сторон. Обычно такие документы составляются на нескольких языках (по числу договаривающихся сторон) и отдельные экземпляры документов на разных языках являются аутентичными.
Одним из важнейших компонентов работы внешнеполитического аппарата является составление дипломатических документов. В законодательной практике документированной информацией, или проще, документом, является зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Под дипломатическими документами в иных современных публикациях подразумеваются профессиональные деловые дипломатические бумаги. К ним предъявляются такие же требования, как и ко всем деловым материалам: к докладам, переписке, протоколам. Но сверх того еще и претензии сугубо дипломатического характера.
История международных отношений знает немало случаев, когда из-за небрежности в языковом оформлении дипломатических документов или служебных сообщений, из-за нескольких слов происходили не только недоразумения, но и инциденты. В апреле 1938 г. советское правительство информировало Саудовскую Аравию о замораживании дипломатических контактов между двумя странами под предлогом их бесперспективности и исключительно протокольным характером связей. Инициатором столь неразумного решения выступил Наркомат иностранных дел СССР. В 40-х и позднее СССР предпринял несколько попыток наладить взаимоотношения с саудовским руководством, но безуспешно. Видимо, не последнюю роль в этом сыграла обида короля бесцеремонным закрытием советской миссии. Более полувека контакты двух государств осуществлялись через посольства в Лондоне. Восстановлен дипломатический обмен на уровне послов был только в сентябре 1990 г.
Существует прописная истина, что жизнь в современной дипломатии проходит не на паркете, а за письменном столом. Однако ее нельзя понимать столь буквально. «В смысле анализа, обобщения прочитанного, услышанного и увиденного, - пояснял посол А. Степанов, - да, но согласитесь, чтобы собрать огромный фактический материал, получить личные впечатления, безусловно, необходимо значительную часть времени проводить «на колесах» и в беседах, ну а размышлять в позе скульптурного персонажа Огюста Родена предпочтительно... по вечерам и выходные дни.
Тем не менее, львиную долю времени сотрудники внешнеполитических представительств затрачивают именно на составление и написание различных бумаг. Указанная часть деятельности занимает до 90% времени дипломатов высших и средних рангов министерства иностранных дел. Больше половины рабочего дня составление документов занимает у дипломатов в странах пребывания. «... Будни посольства, - подтверждал советский дипломат Р.А. Сергеев, - не отмечены яркими красками. Дипломатическое ремесло состоит из достаточно прозаического труда по подготовке различного рода документов и материалов».
На основе анализа и обобщения всех получаемых сведений посольства готовят справки и другие сообщения о внутренней и внешней политике страны пребывания. Спектр и реестр документов весьма широк и разнообразен. Обычно они подразделяются на две большие группы. Во-первых, документы сугубо внутриведомственного характера. Во-вторых, документы, посредством которых осуществляются письменные официальные сношения между государствами, причем часть из них носит конфиденциальный характер.
Дипломатические документы являются своеобразной продукцией, выпускаемой во внешний мир органами внешних сношений, т.е.
Они предназначены не только для внутреннего потребителя, но и для внешнего читателя. Отсюда следует четко представлять, что стиль общения государств и правительств не является языком начальника и подчиненного. Это разговор равных субъектов международного права, а всякое умаление достоинств и престижа другого суверенного государства вряд ли допустимо.
Документооборот в международных отношениях часто осуществляется путем дипломатической переписки. До недавнего времени в специальной литературе выделяли пять видов документов дипломатической переписки: личные ноты, вербальные ноты, памятные записки, меморандумы и частные письма полуофициального характера. Этот перечень Ан. Ковалев склонен пополнить личными посланиями глав государств и правительств.
Безусловно, хороший личный контакт между руководителями государств является в современной дипломатии важным фактором успешного развития двухсторонних связей, способствует формированию отношений взаимного доверия между официальными представителями и народом. В конечном счете, это позволяет наиболее эффективно защищать национальные интересы, откровенно и доверительно доносить до партнеров существо позиции того или иного государства. Именно личное участие Президента РФ и его договоренности с лидерами ряда европейских стран позволили выйти на взаимоприемлемые развязки по проблеме «калининградского» транзита.
Впрочем, Ан. Ковалев также считает, что нельзя оставлять в стороне и те формы дипломатических документов, которые не попали в «пятерку», но, тем не менее, выполняют свои функции в осуществлении внешней политики и дипломатической деятельности. К ним относятся заявления правительства, заявления МИД для печати, заявления представителей государства в международных организациях и т.п. В отличие от собственно дипломатической переписки они могут не являться прямым обращением к определенному государству и не обязательно требуют официального ответа.
В большинстве видов дипломатических документов выделяют четыре составные части: протокольные формулы; смысловое ядро; аргументационную часть; изложение факта или фактов. Деление, конечно, весьма условное. Однако главной частью, бесспорно, является смысловое ядро. «Суметь найти и выделить смысловое ядро, - подчеркивал Ан. Ковалев, - значит правильно схватить содержание дипломатического документа». Объем дипломатического документа зачастую зависит от аргументационной части. В своей совокупности аргументы должны сходиться на одной точке и поддерживать смысловое ядро.
Основными внутренними документами, которые обычно готовит посольство или представительство, являются следующие: 1) отчет посольства (это документ обобщающего характера, где содержится анализ развития событий, оценки, перспективы и выводы. Он может быть ежеквартальным, полугодовым и годовым); 2) политические письма посла (посылаются, как правило, в промежутках между отчетами, составляются по наиболее важным и актуальным проблемам); 3) справки по различным вопросам, которые пишут работники посольств (они бывают двух категорий: так называемые справки по схеме и тематические, которые подразделяются на аналитические и информационные); 4) записи бесед; 5) обзоры прессы (общие и тематические); 6) хроники событий (в отличие от обзора, охватывают лишь наиболее значимые и, по возможности, завершенные события, предельно сжаты и лаконичны).
Многостраничный годовой отчет посольства, пожалуй, считается главным итоговым документом внешнеполитического представительства. На практике в Центре к такого рода пухлым бумагам сложилось весьма специфическое отношение. К ним относятся как к материалам скорее справочно-информационного характера, нежели оперативного. Ход вполне логичный, ибо важнейшая информация и предложения посольств по судьбоносным вопросам направляется по шифросвязи по мере поступления и актуализации. Для посольских же работников польза в составлении отчетов заключается, по мнению дипломата С.Я. Синицына, в инвентаризации накопленной совместными усилиями информации, ее осмыслении, возможности внести индивидуальный вклад в оценку положения дел в стране, в направлении в Москву своих соображений и рецептов.
Каких-либо трафаретов и единых правил в подготовке внутриведомственных документов не существует, каждый из них индивидуален. Вместе с тем имеются и некоторые общие положения, которые необходимо учитывать как по форме, так и по содержанию. В частности, по переписке генерального секретаря НКИД СССР А.А. Соболевым с посланником СССР в Венгрии Н.И. Шароновым можно судить о требованиях, которые предъявлял Центр к политическим письмам еще в 1941 г. «Что касается... информационного письма от 28 мая, - писал А.А. Соболев, - то оно страдает отсутствием оценки внешнего и внутриполитического положения страны... пребывания. В письме Вы не идете дальше изложений впечатлений, вынесенных Вами из бесед с дипломатами, причем в этом письме, направляемом в адрес руководства, случайные и непроверенные заявления Ваших собеседников превращаются в категорические утверждения... Политическое информационное письмо посланника, являющееся для НКИД важнейшим материалом, должно составляться на основе глубокого и тщательного изучения внешней и внутренней политики страны пребывания и не может подменяться поспешным некритическим обобщением бесед».
Давно замечено, что при подготовке проектов документов начинающий специалист постепенно вырабатывает четкость мышления, а умение выражать свои мысли письменно всегда являлось одним из непременных условий для успешной карьеры. «В бытность молодым чиновником, - вспоминал знаменитый английский писатель Дж. Ле Карре, - мне приходилось писать множество отчетов. В британском МИДе к ним предъявляли очень высокие литературные требования - не менее высокие, чем к точности и ясности изложения». И еще одно правило следует выполнять неукоснительно, которое, в общем, касается простейших вещей. «Писать только о том, - замечал в этой связи уже советский дипломат С.А. Богомолов, - что увидели глаза. Не домысливать».
В принципе существует примерный перечень вопросов, в которых дипломат должен реализовывать свои знания и навыки по работе с документами и материалами. Это, прежде всего, участие в составлении политического отчета, политического письма, докладов в области информационной, научной, культурной, консульской и кадровой работы; составление тематических справок; проектов шифротелеграмм и почтовой корреспонденции; характеристик на иностранных деятелей; подготовка обзора иностранной прессы; аннотация книг и других изданий; составление планов работ по текущим и перспективным вопросам и т.д.
Дипломатическая же переписка ведется с соблюдением традиционных правил дипломатического протокола. Их преднамеренное игнорирование или нарушение зачастую приводит к усилению непонимания, а то и к росту недоверия в отношениях между государствами. Так, в ряде посланий У. Черчилля к И.В. Сталину по польскому вопросу, а также в заявлениях британского посла К. Керра вновь и вновь регистрировались угрозы в адрес СССР. Они, естественно, вынудили Кремль реагировать надлежащим образом. В письме У. Черчиллю от 23 марта 1944 г. глава Советского правительства обратил внимание на недопустимость подобной практики, которая противоречила союзническим контактам. «Бросается в глаза, - протестовал он, - что Ваши послания, так и особенно заявление Керра пересыпаны угрозами по отношению к Советскому Союзу. Я бы хотел обратить Ваше внимание на это обстоятельство, так как метод угроз не только неправилен во взаимоотношениях союзников, но и вреден, ибо он может привести к обратным результатам».
