Нормативно-методическое регулирование ДОУ
Нормативно-методическое регулирование делопроизводства (или документационного обеспечения управления) позволяет грамотно организовать не только деятельность службы ДОУ, но и всю систему делопроизводства в целом.
Данное регулирование осуществляется с помощью нормативно-методической базы делопроизводства, без знания которой невозможно:
правильно создать и оформить документы, придав им юридическую силу;
организовать документооборот;
обеспечить хранение и использование документов в текущей деятельности.
Нормативно-методическая база делопроизводства – это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.
Нормативную базу делопроизводства составляют:
законодательные акты Российской Федерации в сфере документации и информации;
указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации в сфере делопроизводства;
нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.), регламентирующие вопросы документационного обеспечения;
технические регламенты и национальные стандарты в области документационного обеспечения управления;
общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
унифицированные системы документации;
нормативные правовые акты, издаваемые руководством учреждений, организаций и предприятий.
В нормативную базу делопроизводства входят также законодательные акты субъектов Российской Федерации и правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации. Эти акты должны учитываться при организации делопроизводства, прежде всего органами представительной и исполнительной власти субъектов Федерации, а также организациями, учреждениями и предприятиями, действующими на их территории.
РЕШЕНИЯ:
С правовыми актами, нормативными, а также методическими документами в сфере делопроизводства и архивного дела можно ознакомиться, используя следующие информационные продукты:
Информационно-справочную систему архивной отрасли (ИССАО);
Информационную систему архивистов России (ИСАР) – приложением к ИССАО.
"Информационно-справочная система архивной отрасли" – официальная база данных Федерального архивного агентства (соглашение о научно-техническом сотрудничестве между Росархивом, ВНИИДАД и ЗАО "ТЕРМИКА" от 18 марта 2003 г.) является уникальной и единственной информационной системой, содержащей нормативно-методическую базу делопроизводства и архивного дела.
Комплектование раздела ИССАО "Нормативно-методические основы документационного обеспечения управления" возложено после согласования с Росархивом на Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) , кроме этого информационную поддержку по ведению данного раздела оказывает кафедра "Документоведения и ДОУ" Историко-архивного института Российского государственного гуманитарного университета (ИАИ РГГУ) , благодаря чему в "Информационно-справочной системе архивной отрасли" собраны практически все правовые акты, нормативные документы и опубликованы уникальные методические рекомендации, регламентирующие технологию создания документов и организацию работы с ними.
В приложение к ИССАО – "Информационную систему архивистов России" – входят законодательные акты и нормативно-методические документы субъектов Российской Федерации, а также справочник по вузам России, готовящим студентов по специальности "032001 (350800) - Документоведение и документационное обеспечение управления" и справочник диссертационных советов по специальности "05.25.02 – Документалистика, документоведение, архивоведение".
· положением о службе ДОУ;
· инструкцией по делопроизводству;
· должностными инструкциями работников ДОУ.
Положение о службе ДОУ - это правовой акт, определяющий порядок образования, права, обязанности и организацию работы данной службы. Положение о конкретной службе ДОУ разрабатывается на основе примерных положений, приведенных в ГСДОУ и в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ. Данные примерные положения разработаны применительно к организациям, в которых есть такая служба ДОУ, как управление делами, и содержат максимум формулировок, которые можно использовать при составлении положения о любой другой службе ДОУ - канцелярии, общем отделе и др.
Положение, как известно, имеет унифицированную структуру текста и включает в себя следующие разделы:
Общие положения.
Цели и задачи.
Функции.
Права и обязанности.
Руководство.
Взаимоотношения.
Организация работы.
В разделе «Общие положения » определяют место и роль службы ДОУ, ее структура, подчиненность, перечень документов, которыми регламентируется ее деятельность, а также имеются указания на то, кто имеет право возглавить службу ДОУ и какую печать имеет эта служба.
В разделе «Цели и задачи » приводится перечень основных целей и задач. Как правило, основными целями службы ДОУ являются организация, руководство, координация и реализация работ по документационному обеспечению управления на современном уровне. Эта служба решает задачи организации единой системы делопроизводства, единого порядка документирования, разработки и внедрения нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации. Из поставленных целей и задач формулируется набор функций, перечисление которых приводится в следующем разделе «Функции». Функции службы ДОУ можно разделить на три группы:
1. Документирование управленческой деятельности (разработка и ведение табеля форм документов и альбома унифицированных форм документов; разработка и тиражирование бланков документов, их выдача и учет, оформление документов, их подготовка по указанию руководства, документирование заседаний, совещаний и др.).
2. Организация и выполнение работ по обработке документов (прием и первоначальная обработка поступающих документов, регистрация, рассмотрение, доставка документов, контроль за прохождением, исполнением и оформлением документов в организации, информационно-справочное обслуживание, отправка документов, оперативное хранение документов, подготовка дел к сдаче в архив, архивные работы, организация работы с отдельными категориями документов - обращениями граждан, документами с грифом ограничения доступа и др.).
3. Организационные виды работ (организация совещаний, приема посетителей, телефонных переговоров, методическое руководство постановкой делопроизводства в структурных подразделениях и в подведомственных организациях, разработка новейших технологий организации делопроизводства, повышения квалификации работников службы ДОУ и др.).
В разделе «Права и обязанности » приводится перечень прав, которые имеет служба ДОУ, необходимых для успешного выполнения ею своих задач и функций. К ним относятся:
· право иметь доступ к информации (документам и базам данных);
· право запрашивать сведения, необходимые для работы;
· право осуществлять контроль за ведением делопроизводства в организации, за выполнением правил оформления документов и др.
В этом же разделе указывается и ответственность за невыполнение прав и неиспользование обязанностей. Иногда в данном разделе приводятся обобщенные формулировки типа «служба ДОУ несет ответственность за невыполнение или некачественное выполнение своих обязанностей и неиспользование прав, представленных ей настоящим положением в соответствии с действующим законодательством».
Иногда в данном разделе конкретно указывается, на основании чего работники службы ДОУ могут быть привлечены к ответственности, например: «за несвоевременную сдачу документов в архив организации или их утерю». Вне зависимости от того, какой вариант был выбран, вид ответственности, а также сроки или формы наказания невозможно перечислить в данном разделе, поэтому формулировка «в соответствии с действующим законодательством» здесь более уместна.
Раздел «Руководство » в положении о службе ДОУ раскрывает должностные обязанности руководителя службы - управляющего делами, начальника канцелярии, начальника общего отдела. Фактически этот раздел отражает то, что положено включать в должностную инструкцию: как назначается и увольняется, кому подчиняется, требования к уровню квалификации, его обязанности и права, ответственность.
Раздел «Взаимоотношения » содержит информацию о том, с какими подразделениями и по каким вопросам служба ДОУ взаимодействует, например «служба ДОУ взаимодействует с юридической службой по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов в организации».
Раздел «Организация работы » должен содержать информацию об особенностях в работе службы, если они есть, о графике работы, ссылки на действующие документы, в соответствии с которыми организуется работа организации в целом. Для государственных организаций это правила внутреннего распорядка. В этом же разделе должна быть информация о том, как будет происходить реорганизация службы, если в этом возникнет необходимость.
Таким образом, положение о службе ДОУ, которое четко описывает порядок работы и функции, распределение прав и обязанностей, создает необходимую основу для создания другого организационного документа - инструкции по делопроизводству, в которой приводится возложенные на службу ДОУ задачи и функции.
В числе организационных задач, решаемых в процессе создания службы делопроизводства стоит задача нормативной регламентации работы самой службы. Структура, функции, задачи службы закрепляются в ряде внутренних документов – положении, инструкции, правилах, структуре, штатной численности, штатном расписании, приказах о распределении обязанностей.
Важнейшим документом является Положение о службе делопроизводства и должностные инструкции.
Разрабатываются на основе законодательства, нормативно-методических документов и организационных документов самой организации.
Создание этих документов направлено на распределение функций и обязанностей, а также регламентацию технологии работы с документами.
Положение о службе делопроизводства закрепляет задачи и функции, права и обязанности, выполняемые в процессе деятельности службы ДОУ. Кроме того, в нем указывается перечень основных правовых, нормативных и инструктивных документов, которыми служба ДОУ руководствуется в своей работе. Подробно структуру и состав информации Положения о службе ДОУ не разбираем, так как оно не отличается от Положения о любом структурном подразделении (говорить будем позднее).
В должностной инструкции указываются должностные обязанности конкретного работника. О ее структуре также поговорим позднее, при изучении темы «Организационная документация предприятия».
Табель форм документов по типовым управленческим ситуациям – это перечень документов, необходимых и достаточных для реализации управленческой деятельности конкретной управленческой структуры, который содержит характеристика каждого документа, его юридического статуса и этапов документирования. Табель является способом нормативного закрепления состава документов и процедуры их подготовки.
Нормативно-методические документы в которых указывается как правильно выполнять ту или иную операцию. К ним относятся федеральные законы, нормативные акты Президента и Правительства РФ, документы федеральных органов власти (различные постановления), ГОСТы и другие документы.
Для чего они нужны? Всю работу секретаря можно разбить на составные части, простейшие операции, каждую из которых нужно организовать так, чтобы сделать ее как можно лучше и с наименьшими затратами.
Из этих простейших операций сложится полная цепочка научно-организованной работы.
1. Государственная Система Документационного Обеспечения Управления (ГС ДОУ) - основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (закон для секретаря).
2. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ
3. Государственные Стандарты (ГОСТы) с требованиями к оформлению документов:
ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов
ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения
ГОСТ Р 50922-96. Защита информации. Основные термины и определения
ГОСТ 6.10.4-84. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения
ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца
ГОСТ 17914-72. Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования
ГОСТ Р 34.10-2001. Информационная технология. Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи
4. Основные правила работы ведомственных архивов (может быть не отдельно, а в книге)
5. Перечень документов с указанием сроков хранения (Типовой или ведомственный)
6. Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях, в организациях (для учреждений, имеющих дело с любыми видами обращений граждан)
Если секретарю приходиться работать с бухгалтерскими документами, то дополнительно:
7. Федеральный Закон о бухучете
8. Положение о бухучете и отчетности в РФ
9. Положение о документах и документообороте в бухучете
Если секретарь ведет кадровую документацию, то дополнительно:
10. Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях в учреждениях, в организациях
Пакет этих документов обновляется по мере замены нормативно-методических актов новыми.
Это далеко не полный перечень документов регламентирующих делопроизводство, но это минимум.
Для того чтобы грамотно обосновать свою перегрузку, показать что объем работ превышает рабочий день и рассчитать количество необходимых работников нужно знать нормы времени на операции, выполняемые секретарем.
НОРМЫ ВРЕМЕНИ НА ВЫПОЛНЕНИЕ РАБОТ
1. Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работу по документационному обеспечению управления
2. Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления
- прием посетителей
- ведение телефонных разговоров
- вызов абонента к руководителю
- связь руководителя с необходимыми лицами
- получение информации по запросу руководителя
- устная передача руководителю информации
- вызов участников совещания по телефону
- заказ пропуска по телефону
3. Единые нормы времени (выработки) на машинописные работы
предусмотрено 3 вида размеров интервала при печатании документов:
1 инт. 58-61 стр. 3630 зн. 30-35 мин. 16 л. в смену
1,5 инт. 38-41 стр. 2450 зн. 20-25 мин. 23 л. в смену
2 инт. 29-31 стр. 1860 зн. 15-20 мин. 30 л. в смену
данные нормы выработки приблизительные, так как все зависит от сложности материала:
1 группа - печатный или разборчивый рукописный оригинал
2 группа - печатный или рукописный оригинал с поправками и вставка ми, затрудняющий прочтение до 50%
3 группа - неразборчивый рукописный оригинал с большим количест вом поправок, превышающих 50% текста; мелкий типограф ский шрифт
Также учитывается печатание с графлением, без графления, печатание с голоса и прочее.
4. Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров работы по документированию трудовых правоотношений
Во всех этих документах указываются не только виды работ с определением норм времени на их выполнение, НО И ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНО ПЕРЕЧИСЛЯЕТСЯ СОДЕРЖАНИЕ РАБОТЫ, то есть работа раскладывается на составляющие ее операции.
Кроме этого в сборниках освещены вопросы:
- организации труда
- режим труда и отдыха
- рациональное оборудование рабочих мест
- санитарные нормы
Тем более что знание норм на выполнение тех или иных работ поможет правильно спланировать рабочий день и вовремя выполнить все задания руководителя.
1 ВВЕДЕНИЕ 2
2 ПОНЯТИЕ СЛУЖБЫ ДОУ 4
3 ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ СЛУЖБЫ ДОУ 6
4 НОРМАТИВНАЯ РЕГЛАМЕНТАЦИЯ СЛУЖБЫ ДОУ 9
5 СТРУКТУРА И ФУНКЦИИ СЛУЖБ ДОУ 14
6 ЗАКЛЮЧЕНИЕ 26
ВВЕДЕНИЕ
В настоящее время для большинства российских государственных организаций и коммерческих фирм характерно отсутствие упорядоченной системы ведения делопроизводства, несмотря на то, что именно рациональное и четко организованное делопроизводство, определяющее документационное обеспечение управления организацией, может существенно увеличить эффективность деятельности предприятия.
Документационное обеспечение управления - деятельность, охватывающая организацию документирования и управления документацией в процессе реализации функций учреждения, организации и предприятия, действующая на правах самостоятельного структурного подразделения. Это может быть: управление делами, общий отдел, канцелярия или секретариат. Документационное обеспечение управленческой деятельности организации – важнейшая обслуживающая функция управления, от рациональной организации которой зависят скорость и качество принятий управленческих решений, эффективность работы организации в целом.
Актуальность темы курсовой работы заключается в том, что делопроизводство - одна из функций управления основанная на научной организации с применением современной техники. В современных условиях, работа с управленческой документацией во многих учреждениях основывается на компьютерных технологиях, функции службы документационного обеспечения управления не ограничиваются только организацией документооборота учреждения, учетом документов и контролем над их исполнением. Служба документационного обеспечения управленческой деятельности принимает непосредственное участие в постановке задач при разработке автоматизированных информационных систем для работы с документами, в обеспечении режима доступа к информации и защиты информации, в совершенствовании работы с документами. А мы живем в эпоху научного прогресса, где все основано на совершенствовании новых технологий, в дальнейшем помогающим нам в работе.
Целью курсовой работы является исследование научной проблемы управления документацией в организации, описание структуры и раскрытие основных функций службы документационного обеспечения управления, определение назначения в организации.
Исходя из цели были поставлены следующие задачи:
изучение периодического издания, раскрывающего тему курсовой работы;
рассказать о службе документационного обеспечения управления в организации, перечислить ее основные задачи и функции;
рассмотреть структуру служб документационного обеспечения управления и описать их основные функции.
1. ПОНЯТИЕ СЛУЖБЫ ДОУ
Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
Делопроизводство охватывает весь комплекс работ по созданию и оформлению документов, их исполнению и контролю сроков исполнения, по учету документов, формированию дел из исполненных документов, хранению и использованию текущих дел, подготовке их к сдаче в архив.
В настоящее время термин «делопроизводство» чаще звучит как «документационное обеспечение управления» (ДОУ).
Документационное обеспечение управления выполняет специальная служба, действующая на правах самостоятельного структурного подразделения. Это может быть: управление делами, общий отдел, канцелярия или секретариат.
СДОУ - это организационное обособленное структурное подразделение учреждения, выполняющее работу с документами.
Основная задача службы ДОУ является своевременная обработка и передача на разные уровни, управленческой информации, необходимой для осуществления функций.
В небольших организациях, где объем обрабатываемых документов невелик и создание такой службы нецелесообразно, всю работу по документационному обеспечению управления выполняет секретарь руководителя или специально выделенный для проведения этой работы сотрудник.
Документационное обеспечение управленческой деятельности организации - важнейшая обслуживающая функция управления, от рациональной организации которой зависят скорость и качество принятия управленческих решений, эффективность работы организации в целом.
Выбор организационной форма службы ДОУ зависит от решения руководства и самой службы ДОУ. Регламентация выбранной формы работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству
2. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ СЛУЖБЫ ДОУ
В современных условиях, когда работа с управленческой документацией во многих учреждениях основывается на компьютерных технологиях, функции службы ДОУ не ограничиваются только организацией документооборота учреждения, учетом документов и контролем за их исполнением. Служба ДОУ принимает непосредственное участие в постановке задач при разработке автоматизированных информационных систем для работы с документами, в обеспечении режима доступа к информации и защите информации, в совершенствовании работы с документами.
Цели службы ДОУ:
Совершенствование форм и методов работы с документами;
Внедрение единого порядка работы с документами (их подготовка и обработка);
Контроль исполнения и подготовки документов к передаче в государственный архив в соответствии с действующими нормативами;
Сокращение документооборота, количества форм документов;
Разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию ДОУ организации;
Участие в разработке и внедрении прогрессивных технологий ДОУ на базе применения вычислительной и организационной техники, персональных компьютеров.
Таким образом, служба ДОУ решает три основных комплекса задач, а из этих задач вытекают функции:
1. Обеспечение документирования управленческой деятельности. Эти задачи могут быть решены с помощью выполнения следующих функций:
разработка и проектирование бланков, обеспечения их изготовления;
обеспечение изготовления документов, копирования и тиражирования;
контроль качества подготовки и оформления документов, соблюдение.
2. Организация работы с документами в учреждении. Эти задачи решаются выполнением следующих функций:
установление единого порядка прохождения документов (документооборота учреждения);
экспедиционная обработка входящих и исходящих документов;
регистрация и учет поступающих, отправляемых и внутренних документов;
контроль за исполнением документов;
систематизация документов, обеспечение их хранение и использование; организация работы с обращениями граждан;
обеспечение защиты информации.
3. Совершенствование форм и методов работы с документами. Эти задачи включают в себя выполнение следующих функций:
разработку и переработку нормативных, инструктивных, методических документов и доведение их до сведения работников организации;
методическое руководство и контроль за соблюдением установленных правил работы с документами в структурных подразделениях организации;
повышение квалификации работников организации и их консультирование по вопросам работы с документами;
упорядочение документации организации, проведение работ по унификации документов, разработка Табеля и Альбома форм документов, применяемых в деятельности организации;
разработку и внедрение новых форм и методов работы с документами, совершенствование документооборота организации, повышение исполнительной дисциплины;
постановку задач разработки и совершенствования автоматизированных информационных систем и баз данных для работы с документами.
3. НОРМАТИВНАЯ РЕГЛАМЕНТАЦИЯ СЛУЖБЫ ДОУ
Для успешной работы и благоприятных перспектив развития службы ДОУ необходима нормативная регламентация самой службы ДОУ.
Служба документационное обеспечение управления (ДОУ) и ее работники осуществляет свою деятельность на основании следующих организационно-правовых документов:
положения о структурном подразделении;
должностных инструкций;
инструкции по делопроизводству.
В регламентации деятельности делопроизводственной службы значительную роль играет Устав организации - правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы. Разработка устава влияет на общую постановку делопроизводства. Заложенное в уставе организационное построение дает возможность определить комплексы документов, которые будут использоваться в управленческой деятельности.
Организация работы с документами затрагивается во многих нормативных правовых и методических документах. Поэтому в каждой организации в службе документационного обеспечения управления должна быть нормативная правовая, методическая и справочная информация, относящаяся к работе с документами.
Роль и значение нормативно - правовой базы значительно увеличилась в последние годы. Деловое документное общение на всех уровнях стало осуществляться по единым общепринятым правилам. Работа с документами, независимо от организационно-правовой формы, строится на основе законодательных и нормативно-методических актов, касающихся вопросов документирования и работы организаций.
В настоящее время в Российской Федерации действует ряд общегосударственных нормативно-правовых актов, регламентирующих общие правила подготовки, оформления и организации работы с документами. Нормативно-методические документы по документационному обеспечению управления разрабатываются различными органами государственной власти и управления в соответствии с их компетенцией.
Первый, основополагающий закон нашей страны, - это Конституция Российской Федерации. С точки зрения документоведения ее значение состоит в том, что Конституция РФ устанавливает субординацию нормативных правовых актов. Статья 15 Конституции РФ указывает, что Законы и иные правовые акты, принимаемые в Российской Федерации, не должны противоречить Конституции Российской Федерации.
Другим главным источником является закон - это нормативный акт, принятый в особом порядке органом законодательной власти или референдумом, выражающий волю народа, обладающий наибольшей после конституции юридической силой и регулирующий социально значимые, типичные и устойчивые общественные отношения.
Нормативно-правовая база делопроизводства - это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты. Она регулирует правила оформления документов; правила работы с документами; обеспечение сохранности документов; порядок передачи документов на архивное хранение; работу службы делопроизводства; внедрение новых информационных технологий в работе с документами; работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа; юридические аспекты, связанные с документами, и другие вопросы.
Нормативно-правовая база делопроизводства включает в себя:
Конституцию РФ;
Международные договора (регулируют конституционные по своему характеру отношения и при условии их ратификации в РФ, при вступлении в действие имеют приоритет по сравнению с законом);
Законодательные акты Российской Федерации в сфере информатизации и документации;
Указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Председателя Правительства РФ, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне;
Правовые акты федеральных органов исполнительной власти
(министерств, комитетов, служб, агентств и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера;
Правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;
Правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий;
Государственные стандарты на документацию;
Унифицированные системы документации;
Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
Государственная система документационного обеспечения управления, основные требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ);
Нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда;
Нормативные документы по организации архивного хранения документов;
Законодательные акты субъектов Российской Федерации и правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации.
Все они должны учитываться при организации делопроизводства, прежде всего органами представительной и исполнительной власти субъектов Федерации, а также организациями, учреждениями и предприятиями, действующими на их территории.
В настоящее время регламентация документирования, организации и технологии документационного обеспечения управления ведется в нескольких направлениях: законодательное регулирование, стандартизация, разработка нормативных и нормативно-методических документов общегосударственного действия. Как отмечалось, высшей правовой значимостью обладают законы Российской Федерации.
Базовым нормативно-правовым актом является Федеральный закон РФ Об информации, информационных технологиях и о защите информации от 27 декабря 2006 г. №149-ФЗ. Этот закон является дальнейшим развитием замененного им Федерального Закона "Об информации, информатизации и защите информации" от 20.02.1995 г. №24-ФЗ. Новый закон по существу развил многие его положения. Закон более четко определил все положения, касающиеся терминологии данной сферы. Он устанавливает требования к распространению, предоставлению информации, а также к ее защите. Закон закрепил обязательность документирования информации, урегулировал отношения, возникающие при создании и использовании информационных технологий, установил обязанность предоставления информации государственным органам. Закон имеет непосредственное отношение к деятельности служб документационного обеспечения управления всех уровней.
Другой базовый документ для делопроизводственных структур - Федеральный закон РФ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" от 2 мая 2006 г. №59-ФЗ. Этот нормативный акт был особенно необходим, так как имеет прямое отношение к социальной сфере, являющейся одной из важнейших составляющих общественной стабильности. В обращении граждане могут затронуть вопросы, касающиеся как интересов всего общества, так и прав, и законных интересов автора обращения или других граждан.
2006 год ознаменовался принятием и такого необходимого нормативного акта, каким явился Федеральный закон РФ "О персональных данных" от 27 июля 2006 г. №152-ФЗ. В этом законе детально раскрыты вопросы защиты персональных данных. Раньше эти вопросы были рассмотрены только в специальной главе Трудового кодекса (глава 14), посвященной вопросу защиты персональных данных работника. Положения данного закона затрагивают и вносят необходимую ясность в деятельность кадровых и всех делопроизводственных служб.
Федеральным Законом "Об архивном деле в Российской Федерации" №125-ФЗ от 22.10.2004 г. регламентируется организация хранения, комплектования, учета документов и использование данных документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов.
Следующий нормативно-правовой акт, имеющий колоссальное значение в сфере делопроизводственной службы - Федеральный Закон "О коммерческой тайне" от 29 июля 2004 г. №98- ФЗ. Одной из основных целей действия Федерального закона является охрана конфиденциальности информации, составляющей коммерческую тайну
В соответствии с настоящим Федеральным законом и другими федеральными законами, органы государственной власти и иные органы местного самоуправления, обязаны создать условия, обеспечивающие охрану конфиденциальности информации, предоставленной им юридическими лицами или индивидуальными предпринимателями.
Должностные лица, государственные или муниципальные служащие указанных органов без согласия обладателя информации, составляющей коммерческую тайну, не вправе разглашать или передавать другим лицам, другим органам государственной власти, ставшую известной им в силу выполнения должностных обязанностей информацию, а также не вправе использовать ее в корыстных и иных личных целях.
Для придания юридической силы документам в электронном форме важны положения Федерального закона Российской Федерации "Об электронной цифровой подписи" от 10 января 2002 года №1-ФЗ. В законе подробно рассмотрены вопросы использования электронно-цифровой подписи. Целью настоящего Федерального закона является обеспечение правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.
Массовое создание и использование компьютерных баз данных обострило проблему защиты документов и информации от несанкционированного доступа. Этот вопрос рассматривается в целом ряде законов. Прежде всего в Федеральном Законе "О государственной тайне" от 6 ноября 1997 г. Настоящий закон регулирует отношения, возникающие в связи с отнесением сведений к государственной тайне, их засекречиванием или рассекречиванием и защиты в интересах обеспечения безопасности Российской Федерации.
Нормативно-правовой акт, который имеет непосредственное отношение к образованию документоведов, к последующей их практической деятельности - это Федеральный Закон РФ №8-ФЗ " Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления". Был принят Госдумой 21 января 2009 г., одобрен Советом Федерации 28 января 2009 г. и подписан Президентом РФ 9 февраля 2009 г. №8. С 1 января 2010 г. вступил в силу. Впервые в истории Российского государства этот нормативно - правовой акт устанавливает положение, которое фактически устанавливает порядок подотчетности органов власти перед народом.
Следующий пакет законодательных актов - это законы о языке, интересующие службу ДОУ в части использования языка в документах. В первую очередь следует отметить Закон Российской Федерации "О языках народов Российской Федерации" от 25.октября 1991 г. №1807-1. Также следует сказать, о другом законе, который дополняет и расширяет закон 1991г.
Это Федеральный Закон РФ "О государственном языке Российской Федерации" 1 июня 2005 г. № 53-ФЗ, принятый Государственной Думой 20 мая 2005 г. Закон описывает сферы обязательного использования государственного языка Российской Федерации на всей территории Российской Федерации, обеспечение права граждан на пользование государственным языком РФ, защиту и развитие языковой культуры
К работе делопроизводственной службы имеет прямое отношение и Федеральный закон "О бухгалтерском учете" от 21 ноября 1996 г. №129-ФЗ (с изменениями 2006, 2007, 2008 гг.) Закон фиксирует обязательность документирования всех хозяйственных операций, указывает, что первичные документы составляются только по унифицированным формам.
Указы Президента РФ, регулирующие нормативно - правовую и методическую базу современного делопроизводства
Указы Президента РФ в области документационного обеспечения управления можно разделить на 2 группы:
Указы, дополняющие законодательство о работе с документами ограниченного доступа;
Указы Президента о документировании прохождения государственной службы.
Первая группа указов касается документов, содержащих информацию, связанную с государственной и коммерческой тайной. Работники службы ДОУ по роду своей деятельности часто встречаются с документами ограниченного доступа. Указы Президента определяют, какие именно сведения могут составлять государственную тайну и какие относятся к сведениям конфиденциального характера:
Указ Президента РФ "Об утверждении перечня сведений, отнесенных к государственной тайне" от 30 ноября 1995 г. №1203;
Указ Президента РФ "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера" от 6 марта 1997 г. №188.
Вторая группа указов - это указы Президента о документировании прохождения госслужбы, подписанные президентом РФ в 2005 г. №10:
Указ Президента РФ "О проведении аттестации государственных гражданских служащих РФ" от 10 февраля 2005 г. №10;
Указ Президента РФ "О порядке сдачи квалификационного экзамена государственными гражданскими служащими РФ и оценке их знаний, навыков и умений" от 1 февраля 2005 г. №111;
Указ Президента РФ "О конкурсе на замещение вакантной должности государственной гражданской службы РФ" от 1 февраля 2005 г. №112;
Указ Президента РФ "Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего РФ и ведения его личного дела" от 30 мая 2005 г. №609.
Эта группа указов, подробно рассматривающая порядок документирования прохождения государственной службы, прежде всего, нужна работникам кадровых служб.
6 марта 1997 года вышел Указ Президента РФ №188 "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера" (с изменениями от 23 сентября 2005 г.).
Указ Президента "О Национальной стратегии противодействия коррупции и Национальном плане противодействия коррупции на 2010-2011 годы" от 13 апреля 2010 г. №460.
Постановления Правительства РФ, регулирующие нормативно- правовую и методическую базу современного делопроизводства
Следующий уровень нормативных правовых актов - постановления Правительства РФ.
Первое постановление Правительства РФ, имеющее отношение к службе ДОУ - "Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти" от 3 ноября 1994 г. №1233. В нем определен порядок обращения со служебной информацией ограниченного распространения, документами и иными материальными носителями, содержащими подобную информацию служебного характера.
В следующем году принимается постановление Правительства РФ "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба РФ" от 27 декабря 1995 г. №1268.
В 1997 г. было принято постановление Правительства РФ "Об первичных учетных документах" от 8 июля 1997 г. №835. Этим постановлением на Государственный комитет РФ были возложены функции по разработке и утверждению альбомов унифицированных форм первичной учетной документации.
В этом же 1997 году вышло постановление Правительства РФ "Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации" от 13 августа 1997 г. №1009.
Отметим еще два постановления, имеющих непосредственно важное значение:
Постановление Правительства РФ "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи" от 15 апреля 2005 г. №221.
Постановление Правительства РФ "Об утверждении Правил оказания услуг телеграфной связи" 15 апреля 2005 г. №222.
15 июня 2009 г. Правительство РФ приняло Постановление № 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти" . Этим постановлением выведена из действия "Типовая инструкция по делопроизводству" (2005 г.) и введены в действие новые "Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти".
Правила включают как общий порядок подготовки и оформления документов, так и особенности подготовки отдельных видов документов: приказа, указания, инструкции, протокола. В них расписаны процедура регистрации документов, построение поисковых систем для справочной работы, организация контроля исполнения документов, порядок составления и работы с номенклатурой дел, формирование дел, проведение экспертизы ценности документов, оформление дел, составление описей, оперативное хранение дел и передача их на архивное хранение. В приложении даны формы номенклатуры дел, акта о выделении документов к уничтожению, описей и др. Как видно из краткого перечисления содержания, Правила отражают практически все вопросы организации делопроизводства, включая технологии электронного документооборота. И хотя они предназначены, в первую очередь, для министерств и ведомств, ими могут воспользоваться, и найдут много полезного для себя службы делопроизводства организаций любых форм собственности.
Помимо законодательных и правовых актов, важнейшее значение для работников служб документационного обеспечения управления имеют нормативно - методические документы..
Правила, инструкции и положения, как организационно - методические документы, содержат не только указания что делать, но и как выполнить ту или иную работу, что делает их особенно ценными. Нормативные и методические документы вводятся в действие постановлениями или приказами, и тем самым становятся обязательными к исполнению.
Нормативно - правовые акты издаются на основе и во исполнение федеральных конституционных законов, федеральных законов, указов и распоряжений Президента РФ, а также по инициативе федеральных органов исполнительной власти в пределах из компетенции.
Многие из них имеют не ведомственный, а общегосударственный характер, распространяясь на все направление деятельности, возглавляемое соответствующим министерством, комитетом агентством.
Государственные стандарты
Особую группу нормативных документов составляют стандарты, утверждаемые и вводимые в действие Федеральным агентством по техническому регулированию и метрологии. До принятия Федерального закона "О техническом регулировании" от 27 декабря 2002 г. №184-ФЗ выполнение стандартов носило обязательный характер. Выход закона перевел с 2003 г. стандартизацию на принципы добровольного применения стандартов, т.е. ГОСТ теперь не имеет обязательного характера. Но в то же время согласно самому определению стандарта, невыполнение требований стандартов тем самым делает работу не соответствующей требования сегодняшнего дня.
Один их стандартов - это ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство архивное дело. Термины и понятия", посвященный терминологии, используемой в делопроизводстве и архивном деле. На его терминологической основе разрабатываются все нормативно - методические документы по делопроизводству в организации. Здесь даны определения таких важнейших терминов, как документ, делопроизводство, ДОУ, официальный документ, дубликат документа, организационно - распорядительный документ, регистрация документа и многие другие. Всего ГОСТ содержит определения 140 основных терминов в области ДОУ.
ГОСТ Р 6.30-2003 г. "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов", содержит требования к оформлению организационно - распорядительной документации. Стандарт перечисляет 30 реквизитов, которые могут использоваться при подготовке и оформлении документов, дает схему расположения документов, определяет состав реквизитов документов и т.д.
Третий важнейший стандарт, принятый в 2007 г., - это ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 "Управление документами. Общие требования". Регулирует процессы управления документами не только в государственный, но и коммерческих и общественных организациях как внутренними, так и внешнего пользования, распространяется на управление документами всех форматов и на всех носителях, создаваемых или получаемых организациями в процессе их деятельности, содержит положения об ответственности, политике, процедурах, системах и процессах, связанных с документами организаций.
Все больше организаций проходят сертификацию на соответствие международным стандартам ИСО:9000. В ходе подготовки бизнес-процессов к сертификации будут особо актуальны положения ГОСТ ИСО 15489 - 1 - 2007 по управлению документами, так как управление документацией в стандарте рассматривается как часть системы управления качеством, базирующейся на требованиях стандартов ИСО 9001 и ИСО 14001.
ГОСТ содержит методические рекомендации по проектированию и внедрению систем управления документами, необходимые всем организациям, решающим задачи совершенствования работы управленческого аппарата, повышения эффективности работы службы ДОУ и внедрения систем автоматизации делопроизводства, в том числе и электронного документооборота.
Кроме уже рассмотренных. Стоит упомянуть еще действующие стандарты: ГОСТ 9327-60 "Бумага и изделия из бумаги" на форматы бумаги, ГОСТ 17914-72 "Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования", ГОСТ 6.10.3 - 83 УСД "Запись информации унифицированных документов в коммуникативном формате".
23 декабря 2009 г. был издан Приказ Росархива №76 "Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти".
При составлении номенклатуры дел и проведения экспертизы ценности документов абсолютно необходимым справочником являются перечни документов с указанием сроков хранения - систематизированные списки видов и категорий документов, содержащие нормативные указания о сроках их хранения (ГОСТ Р 51141 - 98).
документирование государственный служба
