Государство гарантирует своим гражданам не только право на труд, но и ежегодное право на отдых. Когда сотрудник уходит в отпуск, следует перепоручить исполнение его профессиональных обязанностей кому-то другому. Как оформить замещение на время отпуска работника с соблюдением требований законодательства? Как оплатить труд работника, который работает и за себя и за отдыхающего коллегу? А как быть, если в отпуск уходит руководитель организации или главный бухгалтер?
Как оформить замещение работника?
Если работник уходит в отпуск на несколько дней, то необходимости искать замену у работодателя обычно не возникает. Но если отпуск длительный, например, декретный, то следует найти нового работника или поручить кому-либо выполнение этих обязанностей.
Работодатель может поступить следующим образом:
Замещение сотрудника через найм по срочному трудовому договору
Одним из вариантов замещения сотрудника на время отпуска является . Таким образом организация может принять сотрудника со стороны для исполнения трудовых обязанностей работника, ушедшего в отпуск. Но срочный трудовой договор может быть обжалован в суде при последующем увольнении временного работника, если не будет представлено доказательств выхода на работу основного. Если в соглашении написано, что сотрудник принимается до возвращения из отпуска другого работника, то уволить его можно по совершении этого события. Расторжение трудового договора до окончания периода, указанного в нем, будет незаконным и может быть обжаловано в суде. В этом случае работодателю придется оплатить время вынужденного прогула за весь период, пока будут длиться судебные тяжбы. Одним из вариантов замещения может быть найм удаленного сотрудника (фрилансера), → .
В документе необходимо указать период действия и основания для его заключения, например, предоставление отпуска работнику. Если с основанием все понятно, то вопрос срока действия трудовых отношений весьма неоднозначный. Когда четко известно, на какое время предоставляется отпуск, то проблем с отражением срока в договоре возникать не должно. Но может быть, что сотрудник, ушедший в отпуск, заболел в этот период и вышел на работу позже. Ведь если в соглашении указан один срок, а работник продолжает трудиться после его завершения, то оно может стать постоянным. Чтобы избежать такой проблемы, рекомендуется указывать не точную дату завершения трудовых отношений, а формулировку «на период временного отсутствия (Ф.И.О. работника, которого замещают)».
Замещение работника через совмещение нескольких профессий
Чтобы правильно оформить замещение сотрудника на время его отпуска, следует получить письменное согласие на совмещение должностей. Этот вариант, как правило, экономически подходит работодателю больше. Расходы на оплату в случае совмещения должностей меньше, чем заработная плата нового работника, принятого на работу. Работник, совмещающий обязанности, не освобождается от своей основной работы.
При оформлении совмещения на строго установленный период необходимо правильно составить приказ. Часто в этом документе не указывают срок, в течение которого будет производиться доплата за совмещение. В таком случае снять их с работника нельзя, он будет иметь право на получение выплат, и суд в дальнейшем подтвердит это.
Возможна ситуация, когда сотрудник не согласен временно исполнять функциональные обязанности другого. Принудить его работодатель не может, любые действия в этом направлении будут противозаконными и могут иметь серьезные неприятные последствия для организации.
Все решения, касающиеся выполнения дополнительных обязанностей работником, должны оформляться письменно. Устные договоренности не имеют никакой силы, не могут быть основанием для последующей оплаты.
Совмещение профессий представляет собой выполнение дополнительных обязанностей по иной профессии. Если работник будет исполнять дополнительные обязанности по своей профессии (должности), то это оформляется как увеличение объема работ.
Оформляя совмещение профессий, важно соблюсти определенный порядок действий:
- заключить дополнительное соглашение к трудовому договору с обязательным отражением срока исполнения добавочных функций, их характера и величины доплаты;
- составить приказ о совмещении. Форма документа произвольная, но необходимо отразить следующие реквизиты – обязанности, срок совмещения, размер доплаты;
- получить роспись сотрудника об ознакомлении с приказом.
Трудовые функции отсутствующего можно передать не одному, а распределить между несколькими работниками. В таком случае с каждым следует заключить дополнительные соглашения к трудовому договору, письменно отразить обязанности и оплату, заручиться письменным согласием работника.
Замещение работника через временный перевод
Не требуют письменного согласия случаи, связанные с производственной необходимостью (аварии, несчастные случаи на производстве и т.д.). Но такой перевод возможен только на один месяц. При этом оплата труда должна быть не ниже средней зарплаты на предыдущей работе, обязательно составление приказа с письменной отметкой об ознакомлении с ним сотрудника.
Временный перевод возможен на период, когда отсутствующий работник вновь приступит к исполнению своих обязанностей.
При временном переводе следует составить:
- дополнительное соглашение к трудовому договору;
- приказ;
- заручиться письменной отметкой сотрудника об ознакомлении с приказом.
Особо тщательного подхода требует оформление сотрудников, замещающих материально-ответственных лиц.
Внутреннее и внешнее совместительство
Характерным отличием в оформлении внутреннего совместительства является необходимость заключения отдельного трудового соглашения. Связано это с тем, что работник будет делать новую работу в другое, свободное от основного труда время. Этот документ можно заключить с теми лицами, на которых не распространяются ограничения, отраженные в ст. 282 ТК (возраст до 18 лет, вредные или опасные условия труда и т.д.). В трудовом соглашении должно быть указано, что работник принимается на должность на условиях совместительства.
Порядок оформления внутреннего совместительства:
- издание приказа о приеме на работу по совместительству;
- ознакомление работника с приказом под роспись;
- внесение записи в трудовую книжку;
- заполнение отдельной личной карточки.
По внешним совместителям сохраняется та же последовательность документального оформления, перечень ограничений, продолжительность работы и порядок оплаты, что и для внутренних.
Как проходит замещение руководителя
К замещению руководителя на время отпуска предъявляются определенные требования. Обычно это обязательство возлагается на заместителя, в трудовом договоре которого такое обстоятельство оговорено. Это позволяет не издавать никаких дополнительных соглашений. Если же такая возможность в трудовом соглашении не оговорена, то необходимо издать приказ о замещении руководителя. Также порядок замещения руководителя можно отразить в должностной инструкции заместителя. В этом же документе нужно указать, имеет ли право подписи заместитель во время отсутствия руководителя.
Ответы на актуальные вопросы
Ответ. Оплату труда в период замещения главы следует производить согласно приказу, который следует издать руководителю перед уходом в отпуск. В период совмещения обязанностей, увеличения объемов работы заместителю полагается доплата, величина которой устанавливается по соглашению сторон в зависимости от объема дополнительных функций. Если же приказом или дополнительным соглашением не предусмотрена доплата, то оплата труда останется на этот период в прежнем размере.
Вопрос №2. Руководитель предприятия ушел в очередной отпуск. На период отдыха директора его обязанности приказом поручено исполнять главному инженеру. Как правильно это классифицировать, как замещение или совмещение? Надо ли производить доплату?
Ответ. Поскольку главный инженер не прекращает исполнять свои профессиональные обязанности на время замещения директора, то это следует расценивать как совмещение. Поэтому необходимо производить доплату работнику. Величина доплаты определяется соглашением сторон. Закон не регламентирует ни минимальный, ни максимальный размер такой доплаты.
Вопрос №3. График продавца в магазине «шесть дней через шесть». В сентябре один продавец уходит в отпуск, второй будет работать за него после своей смены. Допустимо ли это? Как оплачивать труд при замещении?
Ответ. Такой случай не относится к замещению сотрудника. Это работа в выходные дни. При согласии работника закон этого не запрещает. Основной нюанс заключается в оплате труда. Поскольку это работа в выходные дни, то работодателю придется оплачивать ее не менее, чем в двойном размере.
Вопрос №4. Главный бухгалтер уходит в отпуск. Может ли право второй подписи получить директор, а остальные обязанности на этот период возложить на бухгалтера по зарплате?
Ответ . Нет. Предоставить директору возможность подписывать финансовые документы за себя и главного бухгалтера нельзя. Перед уходом в отпуск главного бухгалтера необходимо обратиться в обслуживающий банк с заявлением об изменении образцов подписей в карточке и передать право второй подписи другому сотруднику. Кроме того необходимо заключить дополнительное соглашение с бухгалтером по заработной плате с отражением суммы доплаты за совмещение. Затем нужно издать приказ о передаче обязанностей главбуха бухгалтеру по зарплате и указать, что право подписи финансовых документов не передается.
Вопрос №5. Как правильно провести документальное оформление замещения обязанностей кассира главным бухгалтером на период пребывания его в очередном отпуске?
Ответ. Перед предоставлением кассиру очередного отпуска нужно составить дополнительное соглашение к трудовому договору с работником, который будет его замещать. В этом документе следует отразить величину доплаты, если таковая будет производиться. Кроме того исполнение обязанностей кассира требует заключения договора о полной материальной ответственности. Затем следует издать приказ о совмещении. Кассир должен передать дела главному бухгалтеру, для чего в обязательном порядке проводится инвентаризация кассы.
- Какие выплаты на время отпуска Работа на время отпуска сотрудника Приказ на время отпуска Обязанности на время отпуска Договор на время декретного отпуска Бухгалтер на время отпуска Заявление на время декретного отпуска Должность на время декретного отпуска Срочный договор на время отпуска На время отпуска другого сотрудника Оставить на время отпуска Временно на время декретного отпуска Сотрудник на время декретного отпуска Отпуск на время сессии Заявление на время отпуска сотрудника Пособия на время декретного отпуска Выход на работу во время отпуска Трудовой договор на время декретного отпуска Срочный трудовой договор на время отпуска Сотрудник работает на время декретного отпуска На время отпуска основного сотрудника Заявление на увольнение во время отпуска Трудовой договор на время отпуска сотрудника Принять работника на время отпуска Работа на время отпуска основного сотрудника
- Пожалуйста кто должен искать замену уборщице на время её отпуска
- Руководитель должен искать замену на время отпусков.
- Заявление на время отпуска
- Договор на время отпуска
- Сотрудников на время отпуска
- Оплата на время отпуска
- Трудовой договор на время отпуска
1. Пожалуйста кто должен искать замену уборщице на время её отпуска.
1.1. Любыми кадровыми вопросами должен заниматься работодатель. Отпуск предоставляется работниками по графику, т.е. работодатель заранее знает, кто и когда должен пойти в отпуск, поэтому и должен предпринять все меры для поиска временного работника. Отказать в предоставлении отпуска работнику на том основании, что работник не подискал себе замену на время отпуска нельзя.
2. Руководитель должен искать замену на время отпусков.
2.1. это проблема руководителя а не ваша - кто будет исполнять ваши обязанности в период нахождения вас в отпуске.
и писать лучше без включенного капслока - крайне не удобно читать - на многих форумах за такое сообщение блокируют или вообще не отвечают.
2.2. Нигде не прописано. Не обязан.
3. Работаю секретарём руководителя, собираюсь в ежегодный оплачиваемый отпуск по графику, на пару дней, отдел кадров заявила искать себе замену на время отпуска. Что мне делать в этой ситуации?
3.1. Уважаемая Ольга!
Пусть работник отдела кадров даст ссылку, в которой записано, что работник обязан искать замену себе во время очередного отпуска.
Можете написать служебную записку на имя руководителя с изложением Вашей ситуации.
Удачи!
4. Работаю почтальоном с 21 августа 2018 года. Хочу уйти в отпуск, но не могу. Начальство говорит, что самой надо найти себе замену на время отпуска. Законно ли это?
4.1. Вы можете уйти в свой законный отпуск, при этом требование начальства незаконны искать замену должны они а не вы.
5. Пожалуйста возможно отстоять временного учителя (который пришел на место основного во время его декретного отпуска)
1,2 класс был один учитель О.Ю.. По причине ухода в декрет О.Ю., класс отдали другому учителю Е.В.. учитель О.Ю. возвращается на работу в школу, ставят на наши класс. А дети уже привыкли к Е.В..класс выпускной. Можно оставить на классе учителя который был на замене? Если да, что нужно сделать для этого?
5.1. Вы можете вместе - все родители написать просьбу директору школы. У вас наверно и родительский комитет есть. Это ее прерогатива. Также продублируйте аналогичное ходатайство в отдел образования.
6. Я работаю на фирме уборщицей одна, замены нет. Через неделю я ухожу в отпуск. Я работаю в другом городе и знакомых у меня нет. Подскажите пожалуйста кто должен искать мне замену на время отпуска.
6.1. Замену вам должен искать руководитель организации, в которой вы работаете. Это не ваша проблема.
6.2. Наталья, Ваше руководство должно заниматься этими проблемами.
6.3. Замену должно искать руководство.
7. Я работаю водителем в сельсовете, на данный момент я в отпуске. Имеет ли право Глава сельсовета взять на замену водителем своего брата на время отпуска основного водителя?
7.1. В соответствии со статьей 59 Трудового кодекса РФ председатель может заключить срочный трудовой договор на период вашего отпуска.
Но, поскольку, трудовой договор заключается с родственником, налицо конфликт интересов.
Я бы на месте председателя не стала брать своего брата на работу, если он будет непосредственно ему подчиняться.
А почему это вас так беспокоит? Вы в отпуске. За вами сохраняется место работы. После отпуска вы спокойно выйдете на работу и продолжите трудиться на прежних условиях.
8. Руководство предприятия на время отпуска требует искать себе замену с письменным согласием. Это законно? Платить совмещение не будут. Гос предприятие.
8.1. Вы не обязаны искать себе замену. График отпусков обязателен как для работника, так и для работодателя.
9. Я работаю педагогам дополнительного образования и по внутреннему совмещению старшим воспитателем. Может ли заведующая оствить меня на замену себя во время отпуска?
9.1. Само по себе законодательство - не против. Но это вопрос внутриорганизационный, и может быть регламентирован внутренними документами организации, а также решениями собственника.
10. В компании работник ушла в отпуск по уходу за ребенком. Мы приняли по срочному трудовому договору новую работницу, Однако и она через некоторое время (в период действия ее срочного трудового договора) ушла в декрет. Нашли ей замену (мать 2-х несовершеннолетних детей). Но основной работник решает уволиться. Скажите пожалуйста, кого перевести на место работницы, которая увольняется и которой бессрочный договор. Та которая находится в декрете, или которую взяли последнюю? Спасибо.
10.1. Переведите последнюю сотрудницу.
11. Я преподаватель государственного вуза. Отпуск обычно летом. Насильно руководство включило в состав приемной комиссии летом. Поэтому отправило в отпуск зимой. Во время отпуска мои занятия заменяли другие сотрудники кафедры. Сказали, что после отпуска буду отрабатывать эти замены, так как у сотрудников получился перегруз. Подскажите, пожалуйста, на какой документ сослаться - ведь это противозаконно?! спасибо. С уважением, Дмитрий.
11.1. Дмитрий, сошлитесь на ТК РФ, Вы не обязаны отрабатывать за кого-то то время, когда Вы были в отпуске. Отпуск для того и представляется, чтобы Вы не работали, а не копили чьи-то там часы.
12. Замена названия профессии когда ничего не меняеться. Лишь то что профессия "водитель" отсутствует в списках вредных и опасных профессий. А как на заданный вопрос об вычислении из льготного стажа времени пробывания в отпусках?
Замещение должности на время отпуска основного работника
Обычно уход сотрудника в отпуск не влечет глобальных проблем для компании. Однако когда отпуск затягивается надолго, например, девушка берет основной отпуск, а затем отпуска по БиР и по уходу за родившимся ребенком либо же когда в отпуск уходит начальник организации, без которого работа, конечно, не встанет, но может застопориться на отдельных моментах, работодателю приходится думать о необходимости замещения.
ТК РФ предусмотрел 4 варианта действий при необходимости временно заменить работника:
Временный перевод работника организации на должность отсутствующего сотрудника
В ст. 71 ТК РФ сказано, что перевод сопровождается изменением для трудящегося трудовой функции, структурного подразделения либо местности, где он работал.
В п. 16 постановления Пленума Верховного суда РФ «О применении судами РФ ТК РФ» от 17.03.2004 № 2 поясняется, что местность считается измененной, если сотрудник станет работать за пределами населенного пункта, где он первоначально исполнял трудовую функцию. Изменением структурного подразделения будет перевод в иной филиал, цех, отдел и т. д.
Изменение трудовой функции предполагает выполнение работ, ранее не исполнявшихся трудящимся. Например, когда бухгалтера временно переводят на место секретаря, он вместо организации и ведения бухучета принимает звонки, организовывает встречи, совещания и т. д.
По ст. 72.2 ТК РФ перевод осуществляется:
- Меньше чем на месяц — без согласия работника, но только в том случае, если перевод необходим по причине исключительного случая, угрожающего жизни населения, а квалификация временной работы не ниже уровня квалификации сотрудника. В соответствии с п. 17 постановления Пленума ВС № 2 при возникновении спора работодатель должен сам доказывать наличие таких обстоятельств.
- Сроком от 1 месяца до выхода основного сотрудника на работу — без согласия переводимого работника в случае, когда перевод не приведет к изменению условий трудового договора. В иной ситуации согласие работника обязательно.
Работа по совместительству
Совместительство заключается в выполнении работником-совместителем трудовых функций на нескольких работах в разное время.
Совместительство возможно в пределах одной организации или у разных работодателей — внутреннее и внешнее совместительство соответственно. При этом количество таких работ не ограничено, за исключением особых случаев:
|
Ограничение |
Основание |
||
|
Рабочий график разных работ совместителя не должен совпадать даже частично |
Ст. 282 ТК РФ |
||
|
Не могут быть совместителями |
Несовершеннолетние |
||
|
Трудящиеся, занятые на работах с опасными, вредными условиями труда |
|||
|
Руководители организации без согласия уполномоченного органа юрлица или собственника имущества юрлица |
Ст. 276 ТК РФ |
||
|
Трудящиеся, чья деятельность напрямую связана с управлением транспортом или обеспечением движения транспорта — если вторая работа предполагает выполнение той же трудовой функции. К таким работам, в соответствии с «Перечнем работ, профессий, должностей…», утв. постановлением Правительства РФ от 19.01.2008 № 16, отнесена, например, работа:
|
Ст. 329 ТК РФ |
||
|
Тренеры и спортсмены — без согласия обоих работодателей |
Ст. 348.7 ТК РФ |
||
|
Работники прокуратуры, кроме совмещения с работами педагогической, научной или творческой направленности |
Ст. 4 закона «О прокуратуре РФ» от 17.01.1992 № 2202-1 |
||
|
Граждане, проходящие альтернативную службу |
Ст. 21 закона «Об альтернативной гражданской службе» от 25.07.2002 № 113-ФЗ |
||
|
Адвокаты, кроме совмещения с работами педагогической, научной или творческой направленности |
Ст. 2 закона «Об адвокатской деятельности и адвокатуре в РФ» от 31.05.2002 № 63-ФЗ |
||
Примечание: помимо ограничений совместительства к работникам отдельных отраслей применяются также некоторые особенности регулирования совмещаемых работ. В частности, такие особенности установлены постановлением Минтруда РФ «Об особенностях работы по совместительству педагогических, медицинских, фармацевтических работников и работников культуры» от 30.06.2003 № 41.
Оплата замещения на время отпуска основного сотрудника
Способы исчисления оплаты труда отличаются в зависимости от способа замещения:
Оплата при переводе
Труд переведенного работника оплачивается с учетом выполненной работы, но ниже суммы среднего заработка на прежней работе. Такое положение закреплено в ч. 4 ст. 72.2 ТК РФ, но касается оно только случаев, когда замещение необходимо из-за чрезвычайных обстоятельств.
Не знаете свои права?
Однако до сих пор действует разъяснение Госкомтруда СССР «О порядке оплаты временного заместительства» от 29.12.1965 № 30/39, где указано, что оплата за временное возложение на рабочего обязанностей другого работника составляется из должностного оклада и премии по результатам фактически выполненной работы. Когда оплата получается ниже среднего заработка на работе до временного перевода, производится доплата недостающей суммы. Применив метод аналогии, получим, что зарплата переведенного работника будет состоять из оклада за выполненную работу и премии, если она предусмотрена в организации, размером не меньше прежней зарплаты.
По ст. 72.2 ТК РФ только с согласия трудящегося его можно перевести на работу с более низкой квалификацией. Очевидно, что зарплата за такую работу будет ниже, и в случае, когда работник согласился на такой перевод без дополнительного условия о размере зарплаты, логичным будет, что он одновременно соглашается и с окладом, который установлен за работу такой квалификации.
Оплата при работе по совместительству и по срочному трудовому договору
Работа по совместительству и принятие на работу нового временного сотрудника сопровождаются заключением трудового договора, определяющего в том числе и оплату труда.
Оплата при совмещении
За выполнение дополнительной работы за отсутствующего сотрудника параллельно с основной работой по ст. 151 ТК РФ полагается доплата, размер которой устанавливается по соглашению между трудящимся и работодателем.
В основе расчета — содержание и объем дополнительных работ. В письме Минздравсоцразвития РФ «О порядке выполнения работы…» от 12.03.2012 № 22-2-897 содержится уточнение, что доплата не производится, если в должностной инструкции работника предусмотрена обязанность выполнять обязанности сотрудника со схожей трудовой функцией в период его отсутствия.
Оформление замещения
Порядок оформления замещения отсутствующего работника предусмотрен ТК РФ:
- Перевод оформляется письменным соглашением (ст. 72.2).
- Совместительство предполагает заключение трудового договора с каждым работодателем или нескольких договоров с одним работодателем (ст. 282).
- Сотрудник временно принимается на работу вместо ушедшего в отпуск или отсутствующего по иной причине работника путем заключения срочного трудового договора (ст. 59).
- Дополнительные обязанности возлагаются на трудящегося только при его согласии. В письме Минздравсоцразвития РФ № 22-2-897 указано, что вменение дополнительных обязанностей сотруднику оформляется дополнительным соглашением или оговаривается при заключении трудового договора (ст. 60.2 ТК).
После заключения трудового договора или допсоглашения составляется приказ о замещении, который доводится до сведения работника под подпись.
ВАЖНО! Ч. 3 ст. 92 Конституции РФ вменила в обязанность Председателю Правительства РФ заменять Президента РФ, когда последний не в состоянии замещать свою должность. По ст. 25 закона «О Конституционном суде РФ» от 21.07.1994 № 1-ФКЗ, председателя КС при необходимости должен заменить его заместитель.
Такие нормы созданы неспроста. Перенесем их из плоскости государственного управления и спроецируем на деятельность любой организации. Заранее определив порядок замещения не всех, но хотя бы ключевых должностей юрлица, и указав его, например, в трудовом договоре или отдельном локальном акте, руководитель сможет избежать таких проблем, как:
- неразграниченность ответственности при отсутствии работника, который ее нес;
- потеря времени, которое уйдет на поиск и назначение временного работника на должность отсутствующего;
- сложности с поиском временного сотрудника, который готов работать незначительный срок.
При этом под порядком замещения следует понимать в первую очередь определение лица, замещающего отсутствующего работника.
Нюансы при оформлении сотрудника на временную замену
При оформлении замены сотруднику в отпуске необходимо учесть следующие моменты:
1. Временный перевод может стать постоянным при условии, что сам работник не потребовал перевода обратно, а работодатель не предоставил ему прежнего места (ст. 72.2 ТК РФ).
2. При сменной работе отсутствующего сотрудника заменяет его коллега, что оформляется в качестве дополнительной обязанности. При этом нужно помнить, что:
- ст. 103 ТК РФ запрещена работа подряд в 2 смены, поэтому при составлении графика смен нельзя допустить стоящих подряд смен замещаемого и замещающего работников;
- смены, которые работник отрабатывает за отсутствующего сотрудника, приходятся на его выходные, поэтому в силу ст. 153 ТК РФ доплата составляет минимум двойной размер оплаты труда замещающего работника.
3. Иногда требуется заполнение дополнительных документов. Например, при замещении должности кассира работодатель может потребовать от замещающего работника заключить соглашение о материальной ответственности. Такое право предоставлено руководителю в соответствии с перечнем должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, утв. постановлением Минтруда РФ от 31.12.2002 № 85.
Подведем итоги с помощью таблицы:
|
замещения |
Временный перевод |
Совместительство |
Срочный трудовой договор |
Дополнительные обязанности (совмещение) |
|
Время работы |
Рабочий день, освобожденный от выполняемой до перевода работы |
За пределами рабочего дня на иной работе |
Рабочий день по графику рабочего времени |
В течение рабочего дня параллельно с основными обязанностями |
|
Оформление |
Трудовой договор |
Дополнительное соглашение к трудовому договору |
||
|
По условиям трудового договора |
По соглашению к трудовому договору |
Когда сотрудник уходит в отпуск, декрет или уезжает в командировку, у коллег прибавляется работы. Порой поиск замены похож на детективную историю. Чтобы сотрудники подменили отпускника, оформите дополнительную работу в связи с временным исполнением обязанностей, совместительство, временный перевод или примите нового сотрудника по срочному трудовому договору. Мы уже рассказывали об этом в , а теперь обратим внимание на достоинства и недостатки каждого варианта.
Временное исполнение обязанностей
По поручению работодателя сотрудник может исполнять обязанности временно отсутствующего коллеги в пределах рабочего дня, смены одновременно с основной работой (ст. 60.2 ТК РФ). Причем как по такой же, так и по другой профессии, должности. Но только если сам согласится.
Если сотрудник готов потрудиться за двоих, заключите с ним соглашение о временном исполнении обязанностей (образец ниже). В соглашении отразите срок, в течение которого сотрудник будет выполнять дополнительную работу, должность, профессию, по которой она поручается, содержание и объем дополнительной работы, размер доплаты (ст. 60.2 , ТК РФ).
Документы. Дополнительное соглашение к трудовому договору, приказ о временном исполнении обязанностей, приказ о прекращении дополнительной работы (если срок дополнительной работы в соглашении указан не конкретной датой, а событием).
Безопаснее установить хотя бы небольшую доплату тому, кто исполняет обязанности временно отсутствующего сотрудника одновременно с основной работой (абз. 5 ч. первой ст. 21, ст. 151 ТК РФ).
Плюсы. Если в должностную инструкцию, трудовой договор включить пункт о том, что сотрудник исполняет обязанности временно отсутствующего коллеги по такой-то должности, это входит в трудовую функцию. За такое совмещение не нужно доплачивать отдельно . Оформить исполнение обязанностей временно отсутствующего сотрудника можно на любой срок.
Чтобы досрочно отменить поручение о дополнительной работе, достаточно предупредить сотрудника за три рабочих дня (ч. четвертая ст. 60.2 ТК РФ). Получать его согласие не нужно.
Минусы. Дополнительный объем работ необходимо рассчитать так, чтобы сотрудник мог выполнять его без ущерба для основной работы. Нельзя установить испытательный срок (ст. 70 ТК РФ). Сотрудник может отказаться выполнять дополнительную работу в любой момент, предупредив об этом за три рабочих дня (ч. четвертая ст. 60.2 ТК РФ).
Екатерина ПРОХОРОВА, юрист, эксперт по трудовому законодательству, главный редактор журнала «Кадровое дело»
Проверьте, соответствует ли квалификация сотрудника поручаемой работе
Прежде чем поручить сотруднику исполнение обязанностей временно отсутствующего коллеги, проверьте его квалификацию. Для некоторых категорий закон устанавливает требования к образованию и стажу (главбух в ПАО, медики, педагоги и т. д.). Убедитесь, что дополнительная работа не помешает исполнять основные обязанности по трудовому договору. В законе нет ограничений по объему, содержанию и видам дополнительной работы для одного работника. Но избегайте перегруженности сотрудника – это отразится на качестве работы.
Cовместительство, срочный трудовой договор
При совместительстве сотрудник выполняет другую регулярную оплачиваемую работу в свободное от основной работы время у того же или у другого работодателя (ч. первая ст. 60.1, ст. 282 ТК РФ). Чтобы поручить работу отпускника внутреннему совместителю, заключите с ним срочный трудовой договор на то время, пока основной сотрудник отсутствует (абз. 2 ч. первой ст. 59, ст. 79 ТК РФ). Исполнять обязанности временно отсутствующего сотрудника по срочному трудовому договору может и новый работник, для которого эта работа будет являться основной или совместительством.
Cформулируйте в срочном трудовом договоре дату или событие, при котором он истекает. Например, «до окончания учебного отпуска основного работника». Если не обозначить срок действия трудового договора, его признают бессрочным (ст. 58 ТК РФ).
Документы. Срочный трудовой договор, приказ о приеме на работу по унифицированной или другому образцу, утвержденному в организации, трудовая книжка , личная карточка работника.
Плюсы. Допустимо включить условие об испытании (ст. 70 ТК РФ). Совместителю можно установить любую продолжительность рабочего времени с учетом ограничений (ст. 284 ТК РФ). В общем случае не более четырех часов в день. В дни, когда по основному месту работы сотрудник свободен от исполнения обязанностей, он вправе трудиться по совместительству полный рабочий день (смену).
В срочном трудовом договоре нужно указать срок, на который он заключен, и обстоятельства или причины, которые позволили оформить трудовые отношения на определенный период (абз. 4 ч. второй ст. 57 ТК РФ, письмо Роструда от 30 ноября 2009 г. № 3523-6-1).
Срок действия трудового договора, который заключен на время исполнения обязанностей отсутствующего работника, истекает, как только основной сотрудник выйдет на работу, хотя бы на неполный день (ст. 79 ТК РФ). Работодатель увольняет временного сотрудника, невзирая на болезнь или беременность, если нельзя перевести женщину до окончания беременности на другую работу (ч. третья ст. 261 ТК РФ). Не нужно предупреждать временного сотрудника об увольнении за три дня.
Минусы. С совместителем заключают отдельный трудовой договор. Зарплату внутреннему совместителю считают отдельно по двум трудовым договорам.
Если совместитель внутренний, нужно раздельно учитывать время, которое работник организации использует для основной работы и для работы по совместительству (ст. 284 ТК РФ). Время работы по совместительству не должно совпадать с периодом рабочего времени по основной работе. Например, когда график работы основного сотрудника и совместителя с 9.00 до 18.00, совместительство не подойдет.
Пример
Марина М., дизайнер, ушла в отпуск по беременности и родам, а затем в отпуск по уходу за ребенком. На ее место по срочному трудовому договору приняли нового работника Светлану Н. Однако временная сотрудница тоже ушла в декретный отпуск. Кадровик приняла по срочному трудовому договору другого сотрудника. В договоре и в приказе она указала, что он принят на период отсутствия временного работника Новиковой Светланы Петровны, но до выхода на работу основного работника Митусовой Марины Александровны (образец ниже). А основание расторжения договора сформулировала так: «До выхода на работу Митусовой Марины Александровны или Новиковой Светланы Петровны».
Скачать и распечатать образец
Временный перевод
По письменному соглашению сторон на должность отсутствующего сотрудника до выхода его на работу можно временно перевести работника организации, выполняющего схожие функции (ст. 72.2 ТК РФ). Тогда он будет исполнять обязанности только по должности, на которую временно переведен. Сотрудник должен согласиться на перевод и не иметь противопоказаний по состоянию здоровья.
Документы. Дополнительное соглашение к трудовому договору о временном переводе на другую работу, приказ о временном переводе.
Плюсы. Сотрудник сможет выполнять обязанности временно отсутствующего работника в полном объеме.
Минусы. При временном переводе на другую работу нужно искать того, кто будет исполнять обязанности по должности переведенного сотрудника. Если срок перевода окончился, а прежнюю работу сотруднику не предоставить и он продолжит трудиться на новом месте, то условие о временном характере перевода утрачивает силу. Перевод считается постоянным. Безопаснее издать приказ об окончании временного перевода.
Пример
Начальник отдела кадров Ирина В. ушла в отпуск с 8 по 21 августа 2016 г. На ее место временно перевели Таисию З. с должности менеджера по персоналу. Руководитель подписал с Таисией соглашение о новых условиях к трудовому договору на период с 8 по 21 августа, издал приказ. 22 августа, когда Ирина В. вышла из отпуска, Таисия вернулась к работе менеджера по персоналу. Если бы 22 августа Таисия продолжила работать в должности начальника отдела кадров, условие о временном переводе потеряло бы силу и перевод стал постоянным с 8 августа. И работодатель уже не вправе без согласия Таисии перевести ее на прежнюю работу.
Чтобы выбрать вариант замены временно отсутствующего сотрудника, учитывайте срок замены, объем работы, возможность и желание персонала выполнять дополнительную работу. Если объем дополнительной работы большой, примите нового сотрудника по срочному трудовому договору. Если стороннего специалиста брать не хотите, оформите внутренний перевод, внутреннее совместительство.
Когда очевидно, что сотрудник успешно справится и со своей непосредственной работой, и с дополнительной, остановитесь на временном исполнении обязанностей. У этого способа меньше организационных сложностей. При необходимости вы можете распределить обязанности временно отсутствующего работника между несколькими сотрудниками. Например, одному передать управленческую функцию, а другому – непосредственное выполнение рабочих задач. Трудовой кодекс это не запрещает. Как только срок временного замещения окончится, обязательства, связанные с поручением дополнительной работы, прекратятся (
