Для совершения отпуска материальных ценностей со склада оформляют внутренний документ – расходная накладная, бланк которой не утвержден в едином виде. На практике применяют несколько разных форм, в зависимости от особенностей конкретного случая. Образцы документов и правила заполнения – об этом прямо сейчас.
В основном используется оптовыми торговыми компаниями, когда нужно отразить факт перемещения:
- товаров;
- сырья;
- готовых продуктов;
- оборудования и механизмов.
Под перемещением в большинстве случаев понимается отпуск имущества со склада в связи с покупкой – т.е. передача покупателю. Основное назначение в том, что именно в нем отражается информация о:
- количестве отпущенных ценностей;
- дате перемещения;
- общей сумме продукции;
- ответственных лицах, которые организовали операцию.
Таким образом, с помощью неё администрация предприятия:
- отслеживает все материальные потоки;
- может точно установить ответственного за перемещение при необходимости;
- может проанализировать и составить схему передвижения продукции для коррекции логистических потоков на складе (это особенно актуально для крупных компаний).
Ведение накладных обязательно для всех компаний, в том числе ИП, юридических лиц, общественных объединений и т.п.
Образец 2017 — 2018
В законодательстве не предусмотрено обязательное применение какой-либо формы документа, поскольку единого образца не существует. Соответственно, в каждом случае используется свой бланк. При этом допускается применение и собственного образца, утвержденного в учетной политике предприятия. Однако он обязательно должен отражать такие сведения:
- Название («расходная накладная») и номер (обычно ведется в хронологическом порядке, отдельно по каждому обособленному подразделению; с начала календарного года начинается новая нумерация).
- Наименование организации (допускается сокращенный вариант, например, ООО «Иберико»).
- Суть операции – отпуск или выдача продукции со склада.
- Полное наименование товара или других материальных ценностей.
- Измерение и количество отпущенных единиц.
- Общая стоимость.
- Итоговое количество (заполняется сразу под табличной частью).
- Официальные названия должностей всех ответственных лиц, участвовавших и в операции и разрешивших ее исполнение, подписи.
- Дата составления – по факту отпуска продукции.
Примерный бланк расходной накладной, который можно взять за основу и использовать как образец, приведен ниже.
Можно использовать и более простой вариант – например, такой.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Составляется она исключительно по факту, в момент отпуска товаров. Не следует составлять и тем более подписывать накладную до фактической выдачи – в этом случае велика вероятность ошибок.
Если в один день произвести всю выдачу запланированной партии невозможно, значит, нужно оформить 2 накладные – 1 по факту отпущенных сегодня товарных единиц, а вторая оформляется на следующий день.
Образцы серии ТОРГ 2017 — 2018
На практике предприятия очень часто пользуются расходными накладными серии ТОРГ:
- 12 – для передачи товаров, сырья, оборудования и других имущественных объектов контрагенту (любому юридическому лицу или реже частным лицам);
- 13 – для передачи ценностей в пределах одного предприятия (как в пределах одного склада, так и между разными обособленными подразделениями);
- 14 – для фиксирования факта отпуска малыми предприятиями, занимающимися мелкорозничной торговлей.
Они имеют сходную форму, но немного отличаются отдельными графами, поскольку применяются в разных ситуациях.
ТОРГ 12
На самом деле с 2013 года единую, ранее действующую форму отменили. Однако многие предприятия продолжают пользоваться прежним старым бланком, что совершенно не противоречит закону. Документ составляется при реализации товаров покупателю. При этом чаще всего покупателем выступает юридическое лицо, хотя допустимо использовать форму и при отпуске физическим лицам.
При заполнении граф важно понимать, что она впоследствии будет использоваться в бухгалтерском учете. Поэтому даже отсутствие одного сведения и она уже будет недействительной, что может повлечь санкции в случае обнаружения недостатка при проверке:
- название и дата составления;
- название компании;
- наименование;
- натуральное и денежное измерение единиц;
- должности отпустившего и принявшего лица;
- подписи, расшифровки подписей;
- печать компании.
В шапке указывается порядковый номер документа, а также:
- В графе «Грузоотправитель» приводится название компании, осуществившей отправку груза. Обычно в роли этой компании выступает сам поставщик, поэтому содержание соответствующих сведений дублируется.
- Сведения о структурном подразделении записываются только в тех случаях, если товары были отправлены из обособленного подразделения поставщика.
- В графе «Грузополучатель» приводятся реквизиты компании, получившей груз.
- В графе «Плательщик» – реквизиты компании, оплатившей покупку: контактные данные, юридический адрес, реквизиты банковского счета и название банка, ИНН, БИК.
- Код вписывается в соответствии с классификатором ОКПО.
- В строке «Основание» обычно приводится формулировка
«Договор», а также допускается «Счет». - По виду операции обычно ничего не вписывают, но если в компании принята внутренняя классификация видов хозяйственных операций, приводят соответствующую формулировку.
Правила оформления списка товаров описаны в таблице.
| столбцы | как заполнять |
| 1 | порядковые номера в списке |
| 2 | полное название позиции в соответствии с номенклатурной системой, принятой в компании, а также характеристики (сорт, артикул, марка – приводятся через запятую) |
| 3 | поле обычно остается пустым (или можно поставить прочерк), однако если по самому названию позиции невозможно однозначно выделить тот или иной объект, то приводят дополнительно и код |
| 4,5 | единицу измерения прописывают в виде кода по системе ОКЕИ |
| 6 | в большинстве случаев здесь ставится прочерк, реже указывается «деревянный ящик», «картонная упаковка» и т.п. |
| 7,8 | обычно в этом поле тоже ставится прочерк, а общее количество прописывается в 10 строке |
| 9 | массу брутто нужно указывать только при необходимости, в большинстве случаев графу также прочеркивают |
| 10 | здесь указывается общее количество всех отпущенных товаров в тех единицах измерения, которые приняты |
| 11 | здесь приводится точная цена одной единицы без учета НДС |
| 12 | здесь приводится цена за всю партию, без учета НДС |
| 13,14 | приводятся размер НДС и ставки |
| 15 | здесь указывается сумма всей партии с учетом НДС |
В результате указывают суммарные количества:
- записей (строк);
- мест;
- массы груза;
- массы;
- стоимость.
Подписывают:
- главный бухгалтер;
- сотрудник, который разрешил отпуск;
- сотрудник, который непосредственно осуществил отпуск имущества.
ТОРГ 13
Расходная накладная этой формы отправляется во всех случаях, когда товар перемещается в пределах одной компании – например, переходит из зоны ответственности одного сотрудника в зону ответственности другого или просто меняет место расположения. Порядок оформления по сути одинаковый.
Эта форма документа используется для тех случаев, когда на продукцию не оформляются товарные отчеты:
- продавцы в лотках;
- с тележек;
- с разносов;
- прочие мелкие торговые точки.
Формирование расходной накладной происходит тогда, когда идет движение товарно-материальных средств. Наиболее широкое распространение она имеет на заводах, фабриках и производствах с собственными отгрузочными складами, а также на предприятиях, работающих в сфере торговли, причем их область деятельности роли не играет: это может быть продажа инструментов и оборудования, бытовых товаров, продуктов питания и т.д.
ФАЙЛЫ
Для чего используют бланк расходной накладной
Любое перемещение продукции, товаров и материалов должно быть зафиксировано в специальной сопроводительной документации. Одним из таких документов является расходная накладная. Она подтверждает отпуск товара, а также служит основанием для проведения различных бухгалтерских операций (в первую очередь, списания товарно-материальных ценностей со склада).
Таким образом, приоритетное значение документа заключается в учете движения продукции внутри самой организации.
Расходная накладная может использоваться также при возврате товара поставщику, например, в тех случаях, когда в ходе реализации или уже после покупки в изделии был обнаружен дефект, поломка или брак, а также тогда, когда выяснилось, что продукция поставлена не в нужной комплектации или имеет низкое качество.
Кто составляет документ
Обычно обязанность по формированию расходной накладной лежит на материально–ответственном лице: это может быть продавец, менеджер, кладовщик и т.д. В дальнейшем документ передается в бухгалтерию, где специалист отдела проводит все дальнейшие необходимые действия.
На каком этапе отгрузки товара формируется накладная
Накладная составляется непосредственно в момент совершения сделки.
Поскольку на ее основе проходят , к ее заполнению следует относиться очень внимательно. В частности нежелательно допускать в накладной какие-то ошибки и неточности, делать исправления.
И уж совсем нельзя вносить в бланк недостоверные или заведомо ложные сведения – при вскрытии таких фактов контролирующими органами, ответственные лица или даже организация могут понести серьезное административное наказание, в виде крупных штрафов.
Также следует иметь ввиду, что в некоторых случаях накладная может обрести статус юридически значимого документа – когда какая-либо из сторон в силу каких-то неблагоприятных обстоятельств надумает обратиться в суд.
Образец составления расходной накладной
С 2013 года единые, стандартные унифицированные формы первичных бухгалтерских документов отменены, поэтому и типовой формы расходной накладной нет. Сотрудники компаний могут составлять ее в произвольном виде, по ранее действующим, обязательным к применению образцам документа (форма ТОРГ 12, ТОРГ 14 и т.п.), или же, если в организации есть собственный разработанный и утвержденный шаблон накладной – на его основе. Главное, чтобы по своей структуре она соответствовала некоторым стандартам делопроизводства, а по содержанию включала в себя ряд определенных сведений.
Условно накладную можно поделить на три части: «шапку», основную часть и заключение.
В первую
вносится по порядку:
- номер и дата составления документа;
- наименование организации, которая производит отпуск товара и наименование организации, которая его получает (если это физическое лицо или ИП, соответственно, сюда вписывается его фамилия-имя-отчество);
- также здесь делается ссылка на договор, в целях реализации которого происходит данная операция (указывается его номер и дата заключения);
- если одно из лиц, задействованных в передаче товарно-материальных ценностей действует на основании доверенности, информацию об этом также надо внести в расходную накладную, указав ее номер и дату выдачи.
Во второй , основной части документа, которая формируется, как правило, в виде таблицы, содержится подробная информация об отпускаемых товарно-материальных ценностях:
- их название;
- количество (в соответствующих единицах измерения – штуках, литрах, килограммах, метрах и т.п.);
- цена за штуку;
- общая стоимость.
Если есть необходимость, этот раздел документа можно дополнить и другими сведениями, в том числе сюда можно вписать сорт, категорию, вид, назначение, особенности, упаковку, условия хранения изделий и т.п. Длина таблицы зависит то того, сколько товаров в нее вносится.
В заключительную часть бланка включается следующая информация: количество наименований товара и итоговая сумма (оба эти значения берутся из таблицы).
Оформление документа
Также как и содержание, оформление бланка полностью зависит от видения документа представителями организаций и их потребностями. Бланк можно составлять на простом чистом листе А4 формата или на фирменном бланке предприятия, причем заполнять его можно как от руки, так и на компьютере.
Важное условие! Накладная должна содержать в себе «живые» подписи материально-ответственных сотрудников: того, кто разрешил отпуск продукции, того, кто его непосредственно осуществил и покупателя.
При этом удостоверять расходную накладную при помощи штемпельных изделий нужно только в том случае, если норма по их использованию закреплена во внутренних нормативно-правовых актах фирмы.
Документ делается всегда как минимум в двух идентичных экземплярах , один из которых передается на руки представителю принимающей стороны, второй – остается у работника отпускающего продукцию предприятия.
Расходная накладная - бухгалтерский документ, предназначенный для перемещения материальных ценностей как внутри компании, так и за ее пределы. Документ является первичным, поскольку с его помощью фиксируется факт совершения определенной хозяйственной операции и на его основе составляется соответствующая корреспонденция.
Бланк расходной накладной
оформляется для разнесения операции по счетам бухгалтерии, а потому является аналитическим регистром учета. На его основании сведения поступают в синтетические регистры учета, где собирается информация по одинаковым документам.
Расходная накладная имеет четыре унифицированных формы, и применяется в зависимости от направления использования:
- товарная накладная для передачи ТМЦ другой организации (форма ТОРГ-12
);
⇒ Скачать форму ТОРГ-12 (word, excel, pdf)
⇒ Образец заполнения формы ТОРГ-12 - накладная на внутреннее перемещение для отпуска ТМЦ в собственное пользование в организации (форма ТОРГ-13
);
⇒ Скачать форму ТОРГ-13 (word, excel, pdf)
⇒ Образец заполнения формы ТОРГ-13 - расходно-приходная накладная для передачи товаров под последующую реализацию (форма ТОРГ-14
);
⇒ Скачать форму ТОРГ-14 (word, excel, pdf)
⇒ Образец заполнения формы ТОРГ-14 - накладная (форма М-15
) предназначена изначально для перемещения ТМЦ внутри организации (при передаче ТМЦ своему подразделению, находящемуся на удалённой территории), или сторонней организации при не торговых операциях (возврат брака, передача сырья и т.п.). Но в соответствии с налоговым кодексом, где не определена форма накладной, которую следует применять при торговых операциях, форму М-15 можно применять при перемещении ТМЦ с целью продажи. При этом передача может быть простым перемещением по какому-либо основанию (договору, соглашению) или же в целях продажи ценностей.
⇒ Скачать форму М-15 (word, excel, pdf)
⇒ Образец заполнения формы М-15
Унифицированные формы бланков расходных накладных носят рекомендуемый характер - организация может на основании унифицированной формы разработать свой собственный документ. Он обязательно должен утверждаться локальной документацией предприятия и содержать все необходимые реквизиты.
Поэтому популярна не унифицированная форма накладной, в которой отражаются грузоотправитель и грузополучатель, перечень передаваемых ценностей, основание для их передачи, а также доверенность, предъявленная при получении. В накладной обязательно указывается, кто разрешил отпуск и на какую сумму передано ТМЦ.
Унифицированные стандартные образцы бланков расходных накладных приняты Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 г. № 132. Кроме этого, специальное Постановление Госкомстата РФ от 24.03.1999 г. № 20 свидетельствует о том, что организация имеет право вносить в бланкинеобходимые дополнения или реквизиты. При этом в унифицированных формах нельзя изменять или убирать реквизиты, установленные законодательством. Если вносятся изменения в бланк расходной накладной , они должны быть отражены в организационно-распорядительной документации компании.
⇒ Скачать бланк расходной накладной (word, excel, pdf)
⇒ Образец заполнения расходной накладной
Заполнять расходную накладную необходимо в двух экземплярах: первый из них остается у оформителя, второй передается тому, кто забирает товарно-материальные ценности. При этом отпускать ТМЦ имеет право только материально-ответственное лицо, установленное приказом руководителя. Подписывать и проставлять печати организации необходимо с обеих сторон операции - и кто передает ТМЦ, и кто их получает.
Согласно ст.120 НК РФ при отсутствии в организации первичных документов в одном налоговом периоде налоговики имеют право оштрафовать компанию на сумму 10 тыс. руб.; при повторном нарушении - 30 тыс. руб. Если нарушение повлекло за собой уменьшение суммы налога к уплате, штраф составит 20% от неуплаченного налога (не меньше 40 тыс. руб.).
Накладная может быть разработана самостоятельно, но в ней должны быть обязательные основные реквизиты, указанные в ч.2 ст.9 Закона от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ. Их пропуск налоговики могут также расценивать как грубейшее нарушение норм и правил осуществления бухгалтерского учета, а потому имеют право взыскивать штраф и пени.
Расходную накладную скачать можно в любом из представленных вариантов, в зависимости от ваших целей.
