Подотчетные лица - работники организации (в том числе и совместители), которым выданы из кассы наличные деньги с условием представления отчета об их использовании. Как правило, список подотчетных лиц, а также порядок выдачи в организации наличных денег под отчет устанавливает руководитель, хотя о приказе со списком подотчетных лиц и сроках сдачи авансовых отчетов в Положении ЦБ РФ от 12.10.2011 N 373-П "О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой» не упомянуто.

Чаще всего под отчет наличные деньги выдаются:

- в качестве аванса на командировочные расходы;

- на хозяйственные нужды (на приобретение канцелярских и хозяйственных товаров, бензина через АЗС, на оплату мелкого ремонта и т. п.).

Чтобы получить деньги под отчет, работник должен написать заявление.

Рассмотрев заявление, руководитель обязан сделать собственноручную надпись о сумме и сроке. Только при наличии такого документа кассир вправе выдать деньги.

Выдавать деньги под отчет (как и раньше) можно только при условии, что подотчетное лицо полностью погасило задолженность по предыдущим суммам.

Выдача работнику из кассы деньги под отчет, оформляется проводкой по дебету счета 71:

Дебет 71 Кредит 50 - выдана работнику из кассы подотчетная сумма.

Каких-либо ограничений на суммы, выдаваемые работникам под отчет, законодательство не устанавливает.

Однако, оплачивая расходы, подотчетное лицо действует от имени организации. Следовательно, работник, получивший деньги под отчет, должен соблюдать предельный размер расчетов наличными (100000 руб. по одной сделке). Если работник нарушит установленный лимит расчетов, то организация может быть оштрафована.

Работник, получивший подотчетную сумму, должен за нее отчитаться, представить в бухгалтерию авансовый отчет (с приложением документов, подтверждающих расходы), а неизрасходованные средства вернуть в кассу организации (суммы, обоснованно истраченные сверх выданной подотчетной суммы, могут быть возмещены работнику).

Целесообразность расходов должна быть проверена и подтверждена руководителем организации.

Срок, на который можно выдать наличные деньги под отчет на хозяйственные нужды, законодательно не ограничен. Такой срок может (но не обязан) установить руководитель организации. Если руководитель такой срок установил, работник должен отчитаться за потраченные деньги не позднее чем через 3 рабочих дня после истечения такого срока.

Списание израсходованных подотчетных сумм отражается по кредиту счета 71 на основании авансового отчета работника:

Дебет 20 (26, 10, 08, ...) Кредит 71 - произведены расходы за счет денег, выданных ранее под отчет.

Если работник вернул в кассу неизрасходованный остаток подотчетной суммы, делают проводку:

Дебет 50 Кредит 71 - возвращены неиспользованные деньги.

Если работник не возвратил подотчетную сумму в установленный срок, делают проводку по дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей":

Дебет 94 Кредит 71 - отражена не возвращенная в срок подотчетная сумма.

Её можно удержать эту сумму из заработной платы работника:

Дебет 70 Кредит 94 - невозвращенная подотчетная сумма удержана из зарплаты работника.

Пока не сданная в срок сумма числится за работником, она расценивается как предоставленный ему заем. В этом случае организация должна исчислить материальную выгоду, полученную работником от использования заемных средств.

Если долг будет списан за счет средств организации, эту сумму придется включить в совокупный доход работника.

Если срок возврата денег, выданных на хозяйственные нужды, установлен не был, оснований для включения подотчетных сумм в совокупный доход работника не имеется.

Командировочные расходы

Командировка - это поездка работника в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы по распоряжению работодателя.

Служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются.

В командировку может быть направлен только штатный работник организации, с которым заключен трудовой договор. Поездка в другую местность работника, с которым заключен гражданско-правовой договор (например, договор подряда или поручения), командировкой не считается.

Если такому работнику возмещаются расходы по той или иной поездке, то сумма возмещения является частью его вознаграждения по договору.

Не могут быть направлены в командировку:

Беременные женщины;

Работники младше 18 лет (за исключением творческих работников средств массовой информации, театров и т.п., а также профессиональных спортсменов).

Допускается направление в командировку с их письменного согласия и при условии, что это не запрещено им медицинскими рекомендациями (ст. 259 ТК РФ):

Женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет;

Работников, имеющих детей-инвалидов в возрасте до 18 лет;

Работников, осуществляющих уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением.

Эти работники должны быть в письменной форме ознакомлены со своим правом отказаться от служебной командировки.

Работник, находящийся в командировке, должен работать по графику, установленному в организации, в которую он прибыл.

Если период командировки включает выходные и праздничные дни, то другие дни отдыха по возвращении работника из командировки ему не предоставляются.

Если работник специально был командирован для работы в выходные и праздничные дни, то за работу в эти дни ему должна быть начислена доплата.

Работа в праздничные и выходные дни оплачивается в двойном размере.

Если работник выезжает в командировку в выходной день, ему по возвращении из командировки предоставляется другой день отдыха по его заявлению. При этом в приказе о направлении в командировку оговаривают, что работник должен выехать в выходной день в связи со служебной (производственной) необходимостью.

За рабочие дни в командировке работнику выплачивается средняя заработная плата за все рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы.

Оформление командировки

Перед тем как направить работника в командировку, необходимо оформить:

служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении по форме N Т-10а. При направлении работника в командировку заполнять раздел 11 "Краткий отчет о выполнении задания" формы N Т-10а не нужно. Этот раздел заполняется работником после возвращения из командировки;

приказ о направлении работника в командировку по форме N Т-9 (если в командировку направляется один работник) или N Т-9а (если в командировку направляются несколько работников);

командировочное удостоверение (форма N Т-10).

По возвращении из командировки подотчетное лицо должно представить в бухгалтерию авансовый отчет по форме N АО-1.

К авансовому отчету прилагаются все документы, подтверждающие расходы работника во время командировки (проездные билеты, счета на оплату жилья и т.д.).

Работник, вернувшийся из командировки, не позднее трех дней после возвращения должен составить авансовый отчет (форма N АО-1) и представить его в бухгалтерию.

Если работник возвратился из заграничной командировки, авансовый отчет составляется не позднее 10 дней после возвращения (Положение о порядке покупки и выдачи иностранной валюты для оплаты командировочных расходов, утвержденное Банком России 25 июня 1997 г. N 62).

К авансовому отчету прилагаются все документы, подтверждающие расходы работника во время командировки (билеты на проезд, счета на оплату жилья и т.д.).

Бухгалтеру следует проверить целевое расходование средств, выданных командированному работнику, а также наличие всех оправдательных документов, подтверждающих его расходы.

Проверенный бухгалтером авансовый отчет утверждается руководителем организации.

Оплата командировочных расходов

Командированному работнику оплачиваются:

Расходы по найму жилого помещения;

Расходы по проезду к месту командировки и обратно;

Суточные;

Другие расходы (например, оплата услуг связи или почты).

На оплату таких расходов работнику перед его отъездом в командировку выдается аванс.

Сумма аванса рассчитывается так: Сумма аванса = Предполагаемая сумма расходов на проезд до места командировки и обратно + Предполагаемая сумма расходов на оплату жилья + Предполагаемая сумма прочих расходов + Суточные

Аванс выдается в рублях. Однако, если работник уезжает в зарубежную командировку или в страны СНГ, аванс выдается в валюте страны, в которую он направляется.

Оплата расходов, связанных с зарубежными командировками работников, относится к текущим валютным операциям. Следовательно, разрешение Центрального банка РФ не требуется (подп. "г" п. 9 ст. 1 Закона РФ "О валютном регулировании и валютном контроле").

Для того чтобы получить валюту, вам необходимо открыть валютный счет в банке. Валюта на оплату командировочных расходов может быть получена только с валютного счета.

Валюту с текущего валютного счета можно получить не раньше чем за 10 рабочих дней до выезда работника в командировку. Одновременно с выдачей наличной валюты или дорожного чека вы должны получить на имя каждого командируемого работника или на имя старшего группы справку по форме N 0406007. Она является основанием для вывоза наличной иностранной валюты.

Эту справку необходимо зарегистрировать в журнале учета справок (порядок ведения журнала приведен в приложении 3 к Положению Банка России от 25 июня 1997 г. N 62).

Если командировка отменяется, иностранную валюту или дорожные чеки вместе со справкой по форме N 0406007 в течение пяти дней со дня предполагавшегося отъезда нужно сдать в банк.

После возвращения работника из командировки и представления в бухгалтерию авансового отчета сумма неизрасходованного аванса должна быть возвращена в кассу организации.

Если работник получил аванс в валюте, он может возвратить неизрасходованную сумму аванса либо в валюте, либо в рублях (по официальному курсу иностранной валюты на дату утверждения авансового отчета).

Неиспользованные суммы наличной валюты или дорожные чеки нужно сдать в банк в течение 10 рабочих дней после того, как работник вернет их в кассу организации.

Расходы по найму жилого помещения

Работнику возмещается вся сумма расходов по найму жилого помещения.

Также работнику возмещаются расходы по оплате дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах и включаемых в счет за проживание.

Исключение из этого порядка предусмотрено для услуг по обслуживанию работника в баре, ресторане или номере и расходов на пользование рекреационно-оздоровительными объектами (например, бассейном, сауной, тренажерным залом и т.д.). Такие расходы работнику не оплачиваются.

Если руководитель организации все-таки принял решение оплатить такие расходы, то их сумма облагается налогом на доходы физических лиц и взносом на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

Кроме того, работнику возмещаются расходы по бронированию места в гостинице. Такие расходы оплачиваются в пределах 50% от стоимости проживания в гостинице в сутки.

Сумма расходов на проживание командированного работника, оплаченная организацией, налогом на доходы физических лиц, а также страховыми взносами в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний не облагается.

Расходы по проезду к месту командировки и обратно

Расходы по проезду к месту командировки и обратно, возмещаемые командированному работнику, включают:

Стоимость билета на транспортное средство общего пользования (самолет, поезд и т.д.);

Оплату услуг, связанных с предварительной продажей (бронированием) билетов;

Оплату за пользование в поездах постельными принадлежностями;

Стоимость проезда транспортом общего пользования к станции (пристани, аэропорту), если она находится за чертой населенного пункта;

Сумму страховых платежей по обязательному страхованию пассажиров на транспорте.

Сумма расходов по проезду командированного работника, оплаченная организацией, налогом на доходы физических лиц, страховыми взносами в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний не облагается.

Суточные

Суточные выплачиваются командированному работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также за все дни нахождения в пути (включая день отъезда и приезда).

Размер суточных, которые выплачиваются работникам, направляемым в командировку, устанавливается приказом руководителя.

Если работник направлен в зарубежную командировку, суточные за время передвижения по территории России выплачиваются по нормам, установленным для командировок в пределах России.

День пересечения границы оплачивается по принципу страны въезда. За день пересечения границы России при выезде суточные оплачиваются в иностранной валюте по нормам той страны, куда въезжает работник. При возвращении в Россию день пересечения границы оплачивается по нормам, установленным для России.

В случае выезда за границу и возврата в Россию в один день суточные оплачиваются в размере 50% от установленной нормы для иностранного государства, в которое был направлен работник.

При направлении работника в командировку в две и более страны суточные за день пересечения границы выплачиваются в валюте и по нормам той страны, в которую направляется работник.

Если работника иностранной валютой обеспечивает принимающая сторона, то суточные не выплачиваются. Если принимающая сторона предоставляет работникам питание, то суточные выплачиваются в размере 30% от установленной нормы.

Размер суточных, которые фирма выплачивает своим работникам, определяется коллективным договором или локальным нормативным актом. При этом размеры не могут быть ниже размеров, установленных Правительством РФ для бюджетных организаций. В настоящее время этот размер составляет 100 рублей за день нахождения в командировке (постановление Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. N 93). Этим же постановлением установлены нормы суточных при загранкомандировках.

С 1 января 2008 г. НДФЛ не облагаются суточные до 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и до 2500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке.

Сумма суточных уменьшает налогооблагаемую прибыль, не облагается страховыми взносами в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний не облагается.

Прочие расходы в командировке

В некоторых случаях работнику, направляемому в командировку, необходимо осуществить какие-либо дополнительные расходы (например, провоз багажа, услуги связи, приобрести те или иные товары и т. д.).

В таких случаях выдайте работнику аванс в размере предполагаемых расходов.

При загранкомандировках работнику дополнительно оплачиваются:

Расходы по оформлению заграничных паспортов, виз, приглашений и других выездных документов;

Расходы по обмену в банке дорожных чеков на наличную иностранную валюту;

Консульские и аэродромные сборы;

Сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;

иные аналогичные платежи и сборы.

Ряд иностранных государств не разрешает въезд в страну без оформления обязательной медицинской страховки. Такие расходы также оплачиваются работникам.

Отражение расходов на командировку в учете

При выдаче работнику аванса на командировку делают в учете запись:

Дебет 71 Кредит 50-1

выданы работнику наличные денежные средства (дорожные чеки) для оплаты командировочных расходов.

Если денежные средства для оплаты командировочных расходов зачисляются на корпоративную пластиковую карту, в учете следует сделать записи:

Дебет 55 кредит 51 (52)

перечислены денежные средства на специальный карточный счет;

Дебет 71 Кредит 55

учтена сумма аванса, выданного работнику для оплаты командировочных расходов.

Порядок отражения в учете расходов командированного работника зависит от цели командировки.

Если командировка необходима для нужд основного (вспомогательного или обслуживающего) производства, то расходы работника отражаются проводкой:

Дебет 20 (23, 29) Кредит 71

списаны расходы по командировке, необходимой для нужд основного (вспомогательного, обслуживающего) производства.

Если командировка связана с управленческой деятельностью организации (например, проверка деятельности филиала, участие в собрании акционеров), то расходы отражаются записью:

Дебет 26 Кредит 71

списаны расходы по командировке, необходимой для управленческих нужд организации.

Если командировка была связана с продажами товаров или готовой продукции, то расходы по ней отражаются записью:

Дебет 44 Кредит 71

списаны расходы по командировке, связанной с продажей товаров или готовой продукции.

Затраты на командировку, связанную с приобретением того или иного имущества, увеличивают его стоимость. Такие затраты отражаются проводкой:

Дебет 08 (07, 10, 41) Кредит 71

списаны затраты по командировке, связанной с покупкой нематериальных активов или основных средств (материалов, товаров).

Если работник организации ездил в командировку, связанную с возвратом и транспортировкой бракованной продукции, расходы по ней отражаются записью:

Дебет 28 Кредит 71

списаны расходы по командировке, связанной с возвратом и транспортировкой бракованной продукции.

Если командировка связана с получением организацией прочих доходов (например, заключение работником договора о предоставлении имущества организации в аренду), то расходы командированного лица списывают проводкой:

Дебет 91-2 Кредит 71

списаны расходы по командировке, связанной с получением организацией прочих доходов.

Такая же проводка делается, если работник оплатил в командировке те или иные расходы непроизводственного характера (например, расходы на осуществление спортивных мероприятий, отдыха, развлечений и т.п.) и организация их возмещает.

Сумму НДС по командировочным расходам списывается проводками:

Дебет 19 Кредит 71

учтена сумма НДС по командировочным расходам;

Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДС" Кредит 19

произведен налоговый вычет (на основании счетов-фактур, полученных от поставщиков товаров (работ, услуг)).

Сумма НДС по расходам непроизводственного характера к вычету не принимается. Такая сумма списывается проводкой:

Дебет 91-2 Кредит 19

списан НДС по расходам непроизводственного характера.

Если работник израсходовал в командировке сумму большую, чем выданный аванс, то эту сумму ему необходимо возместить. Такая операция отражается записью:

Дебет 71 Кредит 50-1

возмещены работнику затраты по командировке, превышающие ранее выданный аванс.

Если работник возвращает суммы неизрасходованного аванса в кассу организации, делают запись:

Дебет 50-1 Кредит 71

оприходованы денежные средства, не израсходованные работником и возвращенные в кассу организации.

Контрольные вопросы:

1. Что понимается под дебиторской и кредиторской задолженностью?

2. Каким образом осуществляются расчеты с поставщиками и подрядчиками?

3. Каким образом осуществляются расчеты с покупателями и заказчиками?

4. Каким образом осуществляются расчеты по налогам и сборам?

1. Каким образом осуществляются расчеты по социальному страхованию и обеспечению?

2. Каким образом осуществляются расчеты с учредителями и акционерами?

3. Каким образом осуществляются расчеты с персоналом по прочим операциям?

4. Каким образом осуществляются расчеты с разными дебиторами и кредиторами?

5. Каким образом осуществляются расчеты с подотчетными лицами?

6. Как оформляются командировочные расходы?

7. На какие виды расходов командированному выдается аванс?

Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами на предприятии

С точки зрения экономического содержания хозяйственные операции по использованию денежных средств, которые выданы под отчет подотчетным лицам, нуждаются в особом внимании со стороны бухгалтерии предприятия.

Основной проблемой в исследуемой области выступает тот факт, что в современных условиях объем операций с денежными средствами организации достаточно велик и зависит от характера и масштаба экономической деятельности организации. Поэтому очевидна важность достоверного, корректного и полного бухгалтерского учета хозяйственных операций по выдаче денежных средств пот отчет и их целевому расходованию подотчетными лицами. Кроме того, можно объективно утверждать, что эффективная организация бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами представляет особую важность для руководства предприятия в контексте недопущения нецелевого расходования средств организации.

Для получения достоверных сведений о ходе хозяйственных процессов на предприятиях организуется бухгалтерский финансовый учет. "Бухгалтерский финансовый учет – это система сбора и обработки учетной информации, необходимой для составления финансовой отчетности. Финансовый учет включает в себя информацию по учету балансовых счетов, используется не только внутри предприятия, но и внешними пользователями. Финансовый учет регулируется нормативными документами" .

Главные задачи бухгалтерского финансового учета представлены на рисунке 1.

Рис. 1. Главные задачи бухгалтерского финансового учета

В соответствии с целью получения достоверных сведений о хозяйственных процессах на предприятии и задачами бухгалтерского финансового учета основные учетные процессы представляют собой линейную систему, представляющую последовательность работы с бухгалтерской информацией.

Расчеты с подотчетными лицами являются важным участком бухгалтерского финансового учета, что обусловлено природой возникновения данного вида операций в хозяйственной деятельности предприятия. В деятельности предприятия часто возникает необходимость оплачивать те или иные расходы наличными деньгами, производить закупки на других предприятиях за наличный расчет, оплачивать служебные командировки и так далее. В таких ситуациях работнику предприятия выдаются наличные деньги под его ответственность для выполнения определенных действий. Такие работники называются подотчетными лицами: "подотчетными лицами являются работники предприятия, получившие авансом наличные суммы денежных средств на предстоящие административно-хозяйственные и командировочные расходы" .

Цель учета расчетов с подотчетными лицами :

Обобщение информации о расчетах с работниками предприятия, по суммам выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы, на служебные командировки, а также по расчетам с сотрудниками по возмещению затрат произведенными ими в процессе хозяйственной деятельности.

Перечень должностных лиц, имеющих право по роду работы получать в кассе наличные деньги под отчет на операционные и хозяйственные нужды, ежегодно утверждается руководителем предприятия в приказе с указанием фамилии, имени, отчества, должности, на какую цель может быть выдана подотчетная сумма и ее предельный размер. Размер этих сумм ограничен; выдача наличных денежных средств на хозяйственные нужды предусмотрена сметой предприятия. Основанием для выдачи подотчетной суммы служит приказ. Подотчетная сумма может быть выдана работнику предприятия, за которым не числится задолженности по ранее полученным подотчетным суммам. Сумма, выданная под отчет, должна расходоваться лишь по прямому назначению.

Следовательно, стоящие перед бухгалтерией предприятия задачи бухгалтерского финансового учета расчетов с подотчетными лицами сопряжены с несколькими аспектами учетного процесса.

Основные аспекты учета расчетов с подотчетными лицами

	Характеристика
	Определен ли руководителем предприятия круг лиц, которым предоставлено право получать деньги под отчет
	Не выдаются ли подотчетным лицам авансы сверх установленных размеров или лицам, не отчитавшимся по ранее полученным суммам
	Не допускается ли оплата через подотчетных лиц расходов, которые могли быть оплачены непосредственно из кассы или с расчетных счетов предприятия
	Подтверждает ли руководитель предприятия целесообразность произведенных расходов
	Своевременно ли отражается в учете расходы из подотчетных сумм
	Расходуют ли подотчетные лица, полученные суммы, на те цели, на которые эти суммы выданы

Вместе с этим, по данным бухгалтерского учета должна формироваться информация, пригодная для принятия управленческих решений, связанных с повышением эффективности, как непосредственно организации финансового учета и учетного процесса, так и сопряженных процессов. Следовательно, состояние учета расчетов с подотчетными лицами не должно снижать эффективность действующей системы учета на предприятии. Таким образом, можно сделать объективный вывод, что бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами занимает особое место в учетной системе на предприятии, так как предоставляемая информация влияет на отдельные показатели деятельности предприятия.

В соответствии с этим, задачи данного участка бухгалтерского учета предприятия связаны с контролем, достоверностью и формализацией хозяйственных операций, связанных с предоставлением денежных средств в подотчет.

Задачи учета расчетов с подотчетными лицами представлены на рисунке 2.

Рис. 2. Задачи учета расчета с подотчетными лицами

Нормативно-правовое регулирование учета расчетов с подотчетными лицами

Нормативно-правовое регулирование учета расчетов с подотчетными лицами осуществляется в рамках действующей системы регулирования бухгалтерского учета.

Первый уровень наряду с другими законодательными актами образует Федеральный закон "О бухгалтерском учете" от 06.12.2011 N 402-ФЗ (ред. от 04.11.2014).

Второй уровень регулирования бухгалтерского учета составляют Положения по бухгалтерскому учету (ПБУ).

Регулирования учета расчетов с подотчетными лицами касается ПБУ 10/99 "Расходы организации", в котором указаны основополагающие аспекты признания расходов, произведенных организацией в соответствии с правилами формирования в бухгалтерском учете информации о расходах коммерческих организаций, в рамках данного участка бухгалтерского учета.

План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организации с Инструкцией по его применению, который утвержден Министерством финансов РФ, считается наиболее важным документом третьего уровня регулирования бухгалтерского учета.

Четвертый уровень регулирования бухгалтерского учета включает приказы, указания, инструкции, выпускаемые самой организацией: рабочий план счетов, учетная политика и др.

Согласно Инструкции по применению плана счетов учет расчетов с подотчетными лицами осуществляется на счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами". На счете учета расчетов с подотчетными лицами обобщается информация о расчетах с работниками и суммах денежных средств, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и прочие расходы.

Таким образом, можно сделать вывод, что нормативно-правовое регулирование бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами в настоящее время определяется в соответствии с четырьмя уровнями регулирования бухгалтерского учета.

Учет операций по расчетам с подотчетными лицами

Для учета операций по расчетам с работниками, получившими деньги для определенной цели, используется счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами". Сальдо счета отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму невозмещенного перерасхода. Общий порядок выдачи подотчетных сумм и отчетности по ним предусмотрен Указанием Банка России "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства". Предприятие ведет учет расчетов с подотчетными лицами в соответствии действующими нормативными положениями.

Основанием для выдачи подотчетной суммы служит приказ руководителя, заверенный также подписью главного бухгалтера. Сумма выдачи на расходы зависит от характера предстоящих расходов и выдается в виде денежного аванса в пределах предполагаемого размера расходов. Подотчетная сумма может быть выдана работнику, за которым не числится задолженности по ранее полученным подотчетным суммам. Целевое использование сумм, выданных под отчет, контролируется главным бухгалтером. Выдача денежных средств оформляется расходным кассовым ордером после расчета бухгалтерией причитающихся сумм. Выданные под отчет суммы на хозяйственные и операционные расходы называются нормированными и включаются в себестоимость продукции организации.

Порядок выдачи денежных средств на операционные и хозяйственные нужды и командировочные расходы должен быть закреплен в Учетной политике предприятия. К операционным и хозяйственным расходам относятся расходы на приобретение материальных ценностей, канцелярские, почтовые расходы, оплата денежных документов и т.п. Размер командировочных расходов рассчитывается на основе соответствующих положений Учетной политики предприятий. Оплата представительских расходов в Учетной политике может быть не предусмотрена.

Учет расчетов с подотчетными лицами по суммам, выданным им под отчет из кассы или переведенным им через органы связи, предназначенным для совершения операционных или хозяйственных расходов, приобретения мелких партий различных материалов или оплату расходов за время служебных командировок ведется на счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

По дебету счета записываются суммы возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту – суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные по приходным кассовым ордерам (неиспользованные).

Выдача денежных средств под отчет оформляется следующей записью:

Дебет 71 Кредит 50 на сумму выданных наличных денег.

Возврат неиспользованных денежных средств в кассу предприятия оформляется следующей записью

Дебет 50 Кредит 71 на сумму сданных наличных денег

На выданные под отчет суммы счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей". В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" в дебет счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).

Основные бухгалтерские записи по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

Подотчетные лица в подтверждение расходов полученных авансов обязаны представить бухгалтерии авансовый отчет с приложением подлинных документов, подтверждающих произведённый расход полученных на предприятии денежных сумм.

В отношении командировочных расходов в течение трех дней по возвращении подотчетное лицо обязано отчитаться за полученные и израсходованные суммы. С этой целью им составляется авансовый отчет на основе подлинных документов, подтверждающих произведенный расход (счетов магазинов, товарных чеков, железнодорожных, авиационных и прочих билетов), докладная о проделанной работе (выполнение задания) и прилагается командировочное удостоверение.

По авансовым суммам на хозяйственные и операционные нужды отчет должен быть сдан на следующий рабочий день после истечения срока, на который была выдана подотчетная сумма.

Целесообразность произведенных расходов подтверждается непосредственными руководителями в зависимости от целевого назначения расходов. После проверки бухгалтером авансового отчета и определения суммы к отчету, последний утверждается руководителем предприятия и принимается к учету.

В случае если при авансовом отчете имеются товарные чеки розничных магазинов на приобретенные из подотчетных сумм различные материалы, эти материалы должны быть сданы на склад предприятия, на них выписывается общая приходная накладная.

Остаток неиспользованных сумм сдается подотчетным лицом в кассу по приходному кассовому ордеру одновременно со сдачей авансового отчета, а перерасход выдается из кассы по расходному кассовому ордеру в день сдачи авансового отчета.

Согласно приказа руководителя расходовать выданные под отчет суммы следует по назначению, а передача подотчетных сумм одним лицом другому запрещается. Новые авансы подотчетному лицу выдаются лишь при условии полного расчета по ранее выданному ему авансу. У лиц, не предоставивших отчеты и подтверждающие документы в расходовании подотчетных сумм в установленные сроки или не возвративших в кассу предприятия остатки не использованных сумм авансов, бухгалтерия вправе удержать с него в бесспорном порядке при очередной выдаче заработной платы числящуюся за работником подотчетную сумму задолженности в порядке, предусмотренном действующим законодательством.

Администрация организации самостоятельно решает вопрос о размере сумм, выделяемых под отчет, в соответствии с производственной необходимостью и на основе ретроспективного анализа аналогичных расходов в прошлые периоды.

Регистром для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами в организациях служит журнал-ордер № 7 – комбинированный регистр, сочетающий в единой системе аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. На рисунке приведен пример журнала-ордера №7.

Каждой выданной под отчет сумме в журнале-ордере отводится одна строка и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке.

Применение журнала-ордера № 7 исключает необходимость ведения накопительных ведомостей, карточек и оборотных ведомостей по счету № 71 "Расчеты с подотчетными лицами", что способствует резкому сокращению учетной работы. В то же время журнал-ордер № 7 сохраняет шахматную форму записи, заложенную в основу журнально-ордерной формы счетоводства, в части расшифровки оборота по кредиту счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

Позиционная форма записи и ведение расчетов по каждому авансовому отчету вносят ясность в расчеты, увеличивают контрольные функции учета.

Основанием для заполнения журнала-ордера № 7 являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные работникам под отчет, авансовые отчеты – на израсходованные суммы; новые приходные или расходные кассовые ордера – на расхождения в суммах полученных и израсходованных. К учету принимаются авансовые отчеты, проверенные главным бухгалтером на корректность представления и по существу информации, в отношении целесообразности и необходимости расходов, соответствия их назначению аванса, и утвержденные руководителем предприятия. Главный бухгалтер обрабатывает авансовый отчет, проставляя на документах и на отчете корреспондирующие счета, отвечающие направлению расхода.

В журнал-ордер № 7 вносятся дата выдачи денежных средств под отчет и состояние расчетов на начало месяца (дебет – суммы, оставшиеся под отчет, кредит – суммы, невозмещенного перерасхода) с каждым из подотчетных лиц. Эти записи берутся из журнала-ордера № 7 за прошлый месяц.

Аналитический учет расчетов в журнал-ордере № 7 ведется по каждой отдельно выданной под отчет сумме. По строкам журнала-ордера № 7 отражаются выданные авансы, списание сумм расхода на основе утвержденного авансового отчета, а также выдачи в возмещение перерасхода и возврат неиспользованных авансов. Таким образом, операции по каждому авансовому отчету находят отражение только по одной строке журнала-ордера № 7.

При разработке отчетов кассира суммы, выданные под отчет, заносятся в журнал-ордер № 7. Одновременно указываются дата выдачи и корреспондирующий счет, что соответствует действующему порядку учета и системе учета в организации.

В случае, когда подотчетному лицу, находящемуся в длительной командировке, или в других случаях выдается (переводится) дополнительный аванс, в разделе "Выдано в подотчет", по кассовым, банковским и другим документам устанавливаются суммы, выданные в возмещение перерасхода. Отражаются суммы неиспользованных авансов, сданные в кассу и на расчетный счет, а также удержанные из заработной платы рабочих и служащих. Запись в этот раздел журнала-ордера № 7 производится на основании документов по кассе, банку и расчетно-платежных ведомостей.

Суммы, выданные под отчет и в возмещение перерасхода, а также суммы возвращенных и удержанных неиспользованных авансов сверяет главный бухгалтер. Проверенные и утвержденные авансовые отчеты записываются в соответствующие графы, с указанием сумм, утвержденной по авансовому отчету. На основании разметки корреспондирующих счетов в авансовых отчетах производятся записи в соответствующие данным счетам графы.

Для того, чтобы определить сумму итога по кредиту счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами", необходимо сложить суммы, сданные подотчетными лицами в кассу, внесенные на расчетный счет и удержанные из заработной платы, а также суммы, списанные по утвержденным авансовым отчетам. Общая сумма кредитового оборота по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" заносится в Главную книгу. В состав сумм, относимых в дебет счетов 10 "Материалы", 41 "Товары" включаются стоимость материальных ценностей по учетным ценам, суммы транспортно-заготовительных и других расходов по заготовлению и приобретению материальных ценностей. Стоимость приобретенных материальных ценностей на основе сумм в журнале-ордере №7 определяется согласно специальной справке, заполняемой на основании копий приходных документов (накладных, приемных актов, приходных ордеров), которые прилагаются к авансовым отчетам подотчетных лиц. В практике чаще всего выписывается общая приходная накладная на основе сопроводительных документов к приобретенным материальным ценностям, оплата которых была произведена подотчетными лицами из сумм денежных средств, выданных им под отчет.

В журнале-ордере № 7 предусмотрены графы для отражения остатка на начало месяца, дебетовых оборотов и кредитовых оборотов. Остаток на конец месяца по каждой позиции (строке) переносится в журнал-ордер № 7 следующего отчетного месяца. Такой порядок переноса сальдо сокращает количество записей. После окончания всех записей журнал-ордер № 7 проверяется и подписывается главным бухгалтером.

Проблемы учета расчетов с подотчетными лицами

В ходе изучения состояния учета расчетов с подотчетными лицами на предприятиях могут быть выявлены типичные для данного участка учета проблемы.

Типовые нарушения учета расчетов с подотчетными лицами

	Описание
	В организации допускается на практике скрытое авансирование сотрудников предприятия денежными средствами на личные нужды, выдача которых из кассы оформляется под видом авансов на хозяйственные нужды.
	Имеются случаи выдачи авансов работникам на хозяйственные нужды без уточнения факта совершения целевых расходов либо квалификации хозяйственных расходов как операционных затрат без подтверждающих документов.
	Имеются случаи несвоевременного отчета подотчетных лиц за расходование полученных денежных средств под отчет.
	Авансовый отчет подотчетных лиц не всегда соответствует целям расходования денежных средств, полученных под отчет, согласно приказу руководителя.
	Возникают противоречия при отнесении расходов подотчетных лиц конкретную статью расходов из-за некорректных сведений, предоставляемых подотчетными лицами.

Совершенствование учета расчетов с подотчетными лицами

Таким образом, хотя учетный процесс в организации может быть налажен достаточно эффективно, а учет расчетов с подотчетными лицами ведется вполне рационально, учетная политика в отношении данного аспекта учета часто может быть представлена в общих чертах, что является достаточно существенным недостатком. В соответствии с этим необходимо внести некоторые изменения в учетную политику в плане конкретизации системы документооборота и отслеживания расчетов с подотчетными лицами и отражения связанных с этим хозяйственных операций в системе бухгалтерской информации предприятия.

В отношении учета расчетов с подотчетными лицами в учетной политике следует закрепить и прописать следующие моменты:

• виды первичных документов, применяемых при учете операций связанных с расчетами с подотчетными лицами, учета произведенных расходов, порядок их заполнения и принятия к учету, а также процесс документооборота по данным операциям и расчетам в соответствии с действующим на предприятии порядком предоставления денежных средств под отчет;
• порядок и момент признания расходов, совершенных подотчетным лицом, и отнесения их на себестоимость продукции предприятия;
• порядок и момент начисления задолженности по расчетам с подотчетными лицами;
• документально закрепить основные проводки, используемые для отражения расчетов с подотчетными лицами, и формализовать порядок отражения данных операций в системе учета предприятия;
• порядок проведения инвентаризации расчетов с подотчетными лицами;
• закрепить перечень расходов, которые должны учитываться на счете 44 "Расходы на продажу", производимых из сумм денежных средств, выданных под отчет на операционные расходы;
• полностью отразить методы оценки произведенных подотчетными лицами расходов на соответствие целям расходования и отнесения расходов на конкретные статьи расходов для избежания возникновения возможных противоречий в системе учета.

Следует отметить, что при закреплении перечня расходов, которые должны учитываться на счете 44 "Расходы на продажу" следует также включить порядок списания этих расходов в себестоимость продаж в полной сумме расходов, признанных в отчетном периоде. Отнесение расходов на продажу в себестоимость проданной готовой продукции формирует более полную ее себестоимость.

Согласно положениям ПБУ 1/2008, изменять учетную политику можно только в некоторых случаях, к которым относится и разработка предприятием новых способов ведения бухгалтерского учета, которые позволили бы отображать более достоверное представление фактов хозяйственной деятельности. Таким образом, предлагаемые изменения учетной политики не будут противозаконными.

Реализация данных мер позволит более объективно формировать бухгалтерскую информацию о состоянии расчетов с подотчетными лицами, избежать возможных искажений данных финансово-экономических показателях, что, в свою очередь, снизит вероятность принятия неверных управленческих решений.

Выводы

Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами в рамках хозяйственной деятельности и развития предприятия является естественным и объективным процессом в современной экономике, так как основу хозяйственной деятельности любого производственного предприятия составляют операции, связанные с поступлением и расходованием денежных средств. Таким образом, полное, точное, своевременное и достоверное отражение в бухгалтерском учете операций по выдаче под отчет и использованию денежных средств подотчетными лицами является необходимым условием для формирования достоверной информационной картины для руководства предприятия.

Значимость данного участка бухгалтерского учета обусловлена значением всех хозяйственных операций, связанных с использованием денежных средств предприятия подотчетными лицами, с которыми сопряжены внутрихозяйственные процессы в рамках экономической деятельности предприятия. Цели и задачи учета расчетов с подотчетными лицами связаны с контролем, достоверностью и формализацией операций по выдаче и расходованию подотчетных денежных средств.

Нормативно-правовое регулирование бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами соответствует общей четырехуровневой системе регулирования бухгалтерского учета. В соответствии с планом счетов и инструкцией по его применению учет расчетов с подотчетными лицами денежных средств осуществляется с использованием счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами". Отражение учета расчетов с подотчетными лицами в учетной политике организации сопряжено с рядом аспектов, которые имеют существенное значение для учета движения денежных средств организации, прежде всего, кассовых операций.

На данном участке бухгалтерского учета чаще всего возникают типовые нарушения, связанные с выдачей денежных средств под отчет. На предприятии имеют место случаи нецелевого предоставления денежных средств под отчет под видом авансов на хозяйственные нужды, некорректного подтверждения совершения целевых расходов и отсутствия подтверждающих документов, несвоевременного отчета по израсходованным подотчетным суммам, а также возникают противоречия по содержанию произведенных расходов. Помимо этого в организации отсутствует документально закрепленный и формализованный порядок выдачи денежных средств под отчет и отражения операций по их расходованию.

Список литературы

1. Федеральный закон "О бухгалтерском учете" от 06.12.2011 N 402-ФЗ (ред. от 23.05.2016).
2. Положение по бухгалтерскому учету "Расходы организации" (ПБУ 10/99). Утверждено Приказом Минфина России от 06.05.1999 №33н (в редакции Приказа Минфина РФ от 06.04.2015 N 57н).
3. План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организации и Инструкция по его применению. Утверждены Приказом Минфина РФ от 31.10.2000 г. № 94-н (в ред. Приказа Минфина РФ от 08.11.2010 №142н).
4. Указание Банка России от 11.03.2014 №3210-У (ред. от 03.02.2015) "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства".
5. Алексеева Г.И. Бухгалтерский финансовый учет. – М.: Юрайт, 2015.
6. Алисенов А.С. Бухгалтерский финансовый учет. – М.: Юрайт, 2016.
7. Астахов В.П. Бухгалтерский (финансовый) учет. – Ростов-на-Дону: МарТ, 2013.
8. Бабаев Ю.А., Петров А.М., Мельникова Л.А. Бухгалтерский финансовый учет. – М.: Проспект, 2015.
9. Богатая И.Н., Хахонова Н.Н. Бухгалтерский учет. – Ростов-на-Дону: Феникс, 2013.
10. Богаченко В.М., Кириллова Н.А. Бухгалтерский учет. – Ростов-на-Дону: Феникс, 2015.
11. Бычкова С.М., Бадмаева Д.Г. Бухгалтерский учет и анализ. – СПб.: Питер, 2015.
12. Нечитайло А.И., Панкова Л.В., Нечитайло И.А. Методология и концепции бухгалтерского учета. – Ростов-на-Дону: Феникс, 2015.
13. Поленова С.Н. Теория бухгалтерского учета. – М.: Дашков и К, 2012.
14. Сапожникова Н.Г. Бухгалтерский учет. – М.: КноРус, 2013.
15. Черненко Н.Ю., Черненко А.Ф. Бухгалтерский финансовый учет. – Ростов-на-Дону: Феникс, 2015.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

1. Бухгалтерский учёт расчётов с подотчётными лицами

1.1 Общее понятие о подотчётных лицах

1.2 Учёт расчётов с подотчётными лицами

1.3 Документальное оформление хозяйственные операции

2. Бухгалтерский учёт расчётов с подотчётными лицами на предприятии ТОО «День»

2.1 Общая характеристика предприятия ТОО «День»

2.2 Учётная политика ТОО «День»

2.3 Операции по учёту и расчётам с подотчётными лицами

Заключение

Список использованных источников

Введение

Актуальность данной темы связана с тем, что финансовое состояние предприятия характеризуется рядом показателей, среди которых платежеспособность и кредитоспособность привлекают особое внимание пользователей финансовой отчетности предприятия - инвесторов, банков, партнеров, акционеров и т.д.

Поскольку денежные средства являются посредником во всех расчетах, очевидно, что для обеспечения нормального кругооборота средств в народном хозяйстве, ведения деятельности в условиях рыночной экономики роль бухгалтерского учета заключается в правильности и своевременности выполнения всех необходимых расчетов. В свою очередь эффективность расчетных операций во многом зависит от состояния бухгалтерского учета денежных средств, расчетных и кредитных операций.

Расчеты наличными денежными средствами периодически осуществляются практически всеми субъектами предпринимательской деятельности независимо от их организационно-правовой формы, объемов реализации и прочих финансово-экономических показателей с целью ускорения расчетов и снижения издержек, связанных с оформлением безналичных операций.

В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций возникает потребность использовать наличные денежные средства для расчетов с работниками по командировкам, выдачи им средств на представительские цели, для покупки за наличный расчет товаров в других организациях или у физических лиц, для оплаты выполненных работ, оказанных услуг, а также на иные хозяйственно-операционные цели. При этом работники организации, получающие денежные средства на указанные нужды, для целей бухгалтерского учета называются подотчетными лицами.

Цель работы: изучить учёт расчётов с подотчётными лицами.

Задачи работы:

· изучить теоретический материал, действующие в настоящее время нормативные акты в сфере учёта расчётов с подотчётными лицами, быть в курсе последних изменений законодательства;

· осветить как можно шире проблемы бухгалтерского учёта командировочных расходов.

1. Бухгалтерский учёт расчётов с подотчётными лицами

1.1 Общее понятие о подотчётных лицах

Подотчетными лицами считаются работники организации, получившие авансом денежные средства из кассы. В подотчет выдаются деньги для предстоящих командировочных расходов, а также для оплаты хозяйственных расходов, расходов, связанных с приобретением материалов, и на другие хозяйственные нужды. Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны:

*приобретение запасных частей, материалов, топлива за наличный расчет, канцелярских товаров, оплата почтово-телеграфных расходов;

*оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;

*расходы на командировки по территории Республики Казахстан и за границу;

*представительские расходы.

При выдаче денежных средств организация обязана:

*определить сумму подотчетных средств и срок, на который она выдается;

*получить от подотчетного лица отчет о расходах в срок не позднее 3 рабочих дней по истечению срока, на который выданы средства;

*выдать денежные средства работнику под отчет при условии полного отчета или по ранее выданным авансам;

*запретить передачу подотчетных денежных средств от одного работника другому;

*определить перечень лиц, которые могут заменять кассиров и получать в банке денежные средства под отчет.

Право получать денежные средства под отчет имеют только те сотрудники, чьи фамилии есть в перечне подотчетных лиц. Этот перечень утверждается приказом руководителя предприятия. Как правило, сюда записывают водителей, работников хозяйственных служб, секретарей, а также тех лиц, кто часто бывает в командировках. Иначе говоря, работников, которым могут понадобиться наличные деньги для того, чтобы выполнить свои должностные обязанности: водителю - купить бензин, секретарю - отправить почту, командированному - заплатить за гостиницу.

Все работники предприятия, получающие деньги под отчет, должны соблюдать правила работы с наличностью.

В приказе нужно не только перечислять подотчетных сотрудников, но и указать, какую сумму каждый из них может получить за один раз, на какой срок и когда они должны сдавать авансовые отчеты в бухгалтерию.

Если надо выдавать деньги лицу, не указанному в приказе, можно составить отдельный приказ, где указывают фамилию и должность сотрудника, срок на который ему выдана сумма, дата, не позднее которой он должен сдать авансовый отчет в бухгалтерию и т.д.

Каждого сотрудника, чья фамилия включена в перечень подотчетных лиц, нужно под расписку ознакомить с приказом, а при необходимости разъяснить правила, которые он должен соблюдать, получая наличные и отчитываясь за них.

Для правильного отражения организацией расчетов с подотчетными лицами при осуществлении ими командировок необходимо учитывать:

*цель командировки;

*кто направляется в командировку;

*место командировки;

*срок командировки;

*какие расходы допускается нести работнику в служебной командировке;

*условия командировки за пределами Республики Казахстан;

*порядок оформления командировки;

*порядок учета расходов по служебной командировке для целей налогообложения.

Цель командировки определяет её классификацию и порядок распределения расходов, понесенных командированным работником. Исходя из этого командировки можно подразделить на служебные и непроизводственные.

Служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

Под служебной командировкой, совершаемой в установленном порядке, понимается также поездки работника, которые связаны с:

*покупкой ТМЗ, расходы по которым учитываются в составе заготовительно-складских расходов и включаются в состав затрат по приобретению запасов;

*осуществлением работ капитального характера, расходы по которым учитываются в составе прочих капитальных затрат и включаются в инвентарную стоимость объекта строительства;

*подготовкой и повышением квалификации работников, расходы по которой учитываются в составе сметы на общехозяйственные расходы;

*другими аналогичными нуждами.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективными договорами или локально-нормативными актами организации. При этом размеры возмещения расходов связанных со служебными командировками, не могут быть ниже размеров, установленных Правительством РК.

Командировки, целью которых является деятельность, не связанная с производством, являются непроизводственными. Расходы по данным командировкам списываются за счет целевых источников, относятся на финансовые результаты. К таким командировкам относятся поездки работников, связанные с лечением, обслуживанием, передачей объектов непроизводственного назначения и т.п.

Порядок оформления командировки и расчетов с работником:

*для командировки работнику оформляется командировочное удостоверение;

*наряду с командировочным удостоверением может быть издан приказ о командировке;

*командировочное удостоверение может не выписываться на однодневные командировки, если по ним не выплачиваются суточные;

*фактическое время нахождения работника в командировке отмечается в командировочном удостоверении печатью организации, отправляющей в командировку и принимающей, записями о днях отправления, прибытия, выбытия;

*днем выезда считается день отправления соответствующего транспорта из мест постоянной работы до 24 часов, а днем возвращения - дата прибытия соответствующего транспорта;

*перед командировкой работнику наряду с командировочным удостоверением также выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся ему для выполнения установленного задания;

*организации разрешается рассчитываться с командированным работником по предварительному расчету, если командировочные расходы заранее известны. В этом случае работник в составе авансового отчета не предоставляет документы, подтверждающие его расходы по командировке;

*по возвращении из командировки работник обязан в течение 3 дней предоставить руководителю организации для утверждения авансовый отчет с приложением командировочного удостоверения и документов, подтверждающих достоверность производственных расходов. По утверждении отчета руководителем, он предается в бухгалтерию для отражения в бухгалтерском учете использованной суммы.

Для успешного проведения переговоров с деловыми партнерами, при проведении собраний акционеров, приеме различных делегаций, часто бывает необходимо произвести определенные расходы. Такие расходы называют представительскими.

К представительским расходам относят расходы на:

*официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий;

*проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лицорганизации - налогоплательщика, участвующих в переговорах.

1.2 Учёт расчётов с подотчётными лицами

Денежные средства выдаются под отчёт на административно-хозяйственные расходы.

Административно-хозяйственные расходы - это непроизводственные накладные расходы, связанные с содержанием административных служб и управлением предприятием в целом.

К административно-хозяйственным расходам относятся канцелярские, почтово-телеграфные расходы, приобретение материалов по мелкому опту в розничной торговле и расходы на прочие операционные нужды.

Выдача наличных денежных средств сотрудникам из кассы организации может производиться:

Либо под отчёт на хозяйственные и операционные расходы;

Либо в порядке возмещения произведённых сотрудником из личных средств расходов на нужды организации (по решению руководителя организации).

В соответствии с Порядком ведения кассовых операций выдача наличных денег из кассы организации производится по расходным кассовым ордерам типовой межведомственной формы КО-2(Смотрите приложение «А»)или надлежаще оформленным другим документам (платёжным ведомостям, заявлениям на выдачу денег и т.п.) с проставлением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера.

Руководитель предприятия своим приказом должен установить размеры подотчётных сумм и сроки, на которые они выдаются.

Лица, получившие наличные деньги под отчёт, обязаны не позднее трёх дней по окончании срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию отчёт об израсходованных суммах и произвести по ним окончательный расчёт. При наличии неизрасходованного остатка денежных средств этот остаток должен быть внесён сотрудником в кассу организации.

Сотрудники организации, уполномоченные производить закупку материальных ценностей (работ, услуг) для производственных нужд за наличный расчёт, должны быть заранее ознакомлены с нормативными ограничениями налично-денежного обращения, а также с требованиями, предъявляемыми к документальному оформлению таких операций.

Процесс приобретения за наличный расчёт материальных ценностей (работ, услуг) у организаций-изготовителей, организаций оптовой торговли и иных организаций - юридических лиц (кроме розничной торговли, общественного питания и аукционной продажи товаров), как правило, включает в себя несколько этапов, каждый из которых оформляется соответствующим документом:

1. Заключение договоров между юридическими лицами, регламентирующих их отношения, а именно договоров купли-продажи, подряда, договоров на оказание услуг и т.п. Реализация товаров покупателю оформляется накладной (иногда накладная с подписями и печатями обеих сторон выступает в качестве договора купли-продажи). Реализация работ (услуг) оформляется актом сдачи-приёмки, составляемым в дополнение к соответствующему договору.

2. Внесение наличных денег по заключённому договору в кассу организации-продавца оформляется приходным кассовым ордером по межведомственной форме КО-1.(Смотрите приложение «Г») Покупателю выдаётся квитанция к приходному кассовому ордеру, которая заверяется печатью (штампом) организации-продавца.

Установлены следующие основные ограничения в отношении выдачи наличных денежных средств под отчет:

Запрещается выдавать подотчетные суммы лицам, не являющимся работниками организации;

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета по ранее выданным под отчет суммам;

Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели;

Предприятие выдает наличные деньги своим сотрудникам на конкретные сроки, определяемые учетной политикой предприятия;

Для усиления ответственности запрещается выдавать подотчетные суммы лицам, которые не указаны в качестве материально ответственных лиц (кроме командированных лиц) в соответствующем распорядительном документе;

Не допускается передача полученных под отчет наличных денег одним работником другому.

Порядок выдачи и оформления денежных средств под отчет, а также форма авансового отчета законодательными актами Республики Казахстан в настоящее время не регламентированы. В таких случаях статья 7 «Бухгалтерская документация» Закона Республики Казахстан от 28 февраля 2007 года № 234-III «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» (далее - Закон о бухгалтерском учете) и пункт 139 НСФО № 2 дают право организациям и индивидуальным предпринимателям самостоятельно прописать в учетной политике все то, что не предусмотрено нормативно-правовыми актами (далее - НПА), основываясь на принципах законности, целесообразности, эффективности, минимизации рисков, в соответствии со своей отраслевой принадлежностью и другими особенностями деятельности. В качестве образца для разработки положений расчетов с подотчетными лицами можно использовать Инструкцию по бухгалтерскому учету в государственных учреждениях (счет 16 «Расчеты с подотчетными лицами»), утвержденную приказом директора Департамента казначейства Министерства финансов Республики Казахстан от 27 января 1998 года № 30.

Главное, чтобы в учетной политике и других внутренних документах (приказы, положения о командировках и т. д.) в расчете с подотчетными лицами было отражено:

Сроки и размеры выдачи подотчетных сумм своим сотрудникам;

Перечень должностей, кому выдают деньги под отчет;

Срок сдачи в бухгалтерию отчета об израсходованных суммах (обычно не позднее 3-5 дней по истечении срока, на который они выданы или со дня возвращения подотчетных лиц из командировки);

Срок сдачи в кассу бухгалтерии неизрасходованных сумм или возмещения организацией перерасхода согласно утвержденному авансовому отчету (обычно не позднее трех дней после сдачи авансового отчета).

Учет по расчетам с подотчетными лицами ведется на счетах 1251 «Краткосрочная задолженность подотчетных лиц», 2151 «Долгосрочная задолженность подотчетных лиц» (используется редко). Это активно-пассивные счета, сальдо которых отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию - или наоборот.

Выдачу денежных авансов подотчетным лицам отражают по дебету счета 1251 «Долгосрочная задолженность подотчетных лиц» и кредиту счета 1010 «Денежные средства в кассе», 1030 «Денежные средства на текущих банковских счетах». Расходы, оплаченные из подотчетных сумм, списывают с кредита счета 1251 «Долгосрочная задолженность подотчетных лиц» в дебет счетов 1310 «Сырье и материалы», 1330 «Товары», и другие в зависимости от характера расходов. Возвращенные в кассу остатки неиспользованных сумм списывают с подотчетных лиц в дебет счета 1010 «Денежные средства в кассе». Аналитический учет по счету 1251 «Долгосрочная задолженность подотчетных лиц» ведется по каждой авансовой выдаче.

Основанием для заполнения журнала-ордера являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты - на израсходованные суммы, новые приходные или расходные кассовые ордера - на расхождения в суммах, полученных и израсходованных.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками (работникам) в установленные сроки, отражаются по дебету счета 1251 «Краткосрочная задолженность подотчетных лиц» и кредиту счета 3396 «Задолженность перед подотчетными лицами».

Если деньги выданы в валюте, то на момент утверждения отчета возникает либо положительная, либо отрицательная курсовая разница.

Курсовая разница - разница в стоимости товара (услуги), возникающая в связи с текущим изменением курса рубля к иностранным валютам.

Это явление возникает в учете организаций, которые осуществляют экспорт или импорт. Если товар оплачивается 100-процентным валютным авансом, то переоценка не потребуется Курсовые разницы образуются, если организация производит пересчет валютных средств, а также задолженностей которые следует погашать. Самая непростая ситуация при расчете курсовых разниц возникает, если задолженность погашается в два этапа: сначала вносится аванс, а затем после отгрузки оплачивается остаток суммы.

Таблица № 1 «Основные счета при работе с подотчётными лицами»

		Корреспонденция счетов
	Выдача денег под отчет из кассы, на карточный счет сотрудника с расчетного счета компании
	Погашение задолженности подотчетными лицами:
	· на приобретение:
	Финансовых инвестиций
	Запасов
	Основных средств
	Биологических активов
	Прочих нематериальных активов
	· расчет с поставщиками
	· расходы по служебным командировкам работников, представительские расходы	7110, 7210, 8410
	Примечание. При указании счетов учета ТМЗ или счетов затрат выделяется зачетный НДС
	Возврат в кассу неиспользованных подотчетных сумм
	Удержание из заработной платы подотчетных сумм с согласия работника
	Расходы по списанию безнадежных требований
	Перенос не возмещенного на конец периода перерасхода по авансовому отчету на счет учета кредиторской задолженности
	Возмещение задолженности подотчетному лицу из кассы предприятия

1.3 Документальное оф ормление хозяйственные операции

К ведению бухгалтерской документации предъявляются требования, основными из которых являются: документальность, краткость и ясность записей, взаимный контроль записей.

Все хозяйственные операции организацией должны оформляться оправдательными документами, которые являются первичными документами. В соответствии со статьей 7 Закона о бухгалтерском учете все бухгалтерские записи производятся на основании первичных документов.

Первичный учетный документ - документ, который фиксирует факт совершения операции или события. Первичный документ на электронном носителе имеет силу первичного документа, оформленного на бумажном носителе. Первичный документ составляется в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания.

Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по форме или в соответствии с требованиями, утвержденными центральным государственным органом, осуществляющим регулирование деятельности в сфере бухгалтерского учета и финансовой отчетности в соответствии с законодательством Республики Казахстан.

Первичные учетные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты:

· наименование документа;

· дату составления;

· наименование организации или фамилию и инициалы предпринимателя, от имени которых составлен документ;

· единицы измерения операции или события (в количественном и стоимостном выражении);

· наименование должностей, фамилии, инициалы и подписи ответственных за совершение операции (подтверждающие событие) и правильность ее (его) оформления.

Наличие данных реквизитов придает первичным документам юридическую силу. В зависимости от характера операций или событий, требований нормативных правовых актов Республики Казахстан и способов обработки учетной информации в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты.

Процесс отражения совершаемых организацией операций в первичных документах принято называть документированием хозяйственных операций. Документооборот представляет собой процесс создания (получения), принятия к учету, обработки и передачи в архив первичных учетных документов.

Правила документооборота утверждаются в учетной политике организации по бухгалтерскому учету. При составлении первичных документов и регистров бухгалтерского учета на электронных носителях индивидуальный предприниматель или организация должны изготовить копии таких документов на бумажных носителях для других участников операций, а также по требованию государственных органов, которым такое право требования предоставлено в соответствии с законодательством Республики Казахстан.

В бухгалтерской документации текст и цифры должны быть написаны ясно и четко, все подписи - разборчивыми.

Ошибки в первичных документах должны исправляться путем зачеркивания неправильного текста или суммы и написания над зачеркиванием правильного текста или суммы. Зачеркивание производится тонкой чертой так, чтобы можно было прочитать ранее написанное. Исправление ошибки в первичном документе должно быть оговорено надписью «Исправлено» и подтверждено подписями лиц, подписавших документ, с указанием даты исправления.

Подотчетными суммами признаются денежные авансы, выдаваемые организацией работнику из кассы под его ответственность (под отчет) для выполнения определенных действий по поручению организации. Такие работники называются подотчетными лицами.

Расчеты с подотчетными лицами возникают практически в каждой организации и весьма разнообразны, например:

· приобретение запасных частей, материалов, топлива;

· приобретение канцелярских товаров;

· оплата почтово-телеграфных расходов;

· оплата услуг связи;

· оплата коммунальных услуг;

· оплата аренды;

· оплата мелкого ремонта оргтехники;

· транспортные расходы;

· расходы на командировки;

· представительские расходы;

· прочие расходы.

Все эти хозяйственные операции сопровождаются выдачей денежных средств из кассы организации. Операции, связанные с получением и расходованием наличных денежных средств непосредственно из кассы организации, называются кассовыми операциями. Порядок учета и оформления кассовых операций в организации отражается в учетной политике и основывается на принципах, изложенных в Правилах бухгалтерского учета.

В соответствии с Правилами бухгалтерского учета для приема, хранения и выдачи наличных денег каждая организация должна иметь кассу, которая должна быть специально оборудована в соответствии с техническими требованиями для обеспечения сохранности наличных денег и изолирована.

Индивидуальные предприниматели и организации с численностью наемных работников не более десяти человек, являющиеся субъектами малого предпринимательства, могут не иметь специально оборудованного и изолированного помещения кассы при условии наличия несгораемых металлических шкафов, которые подлежат ежедневному опечатыванию. Все наличные деньги, чеки, бланки строгой отчетности и ценные бумаги хранятся, как правило, в сейфах или несгораемых металлических шкафах. Ключи от металлических шкафов, печати и ключи от помещения кассы хранятся у кассира.

Все кассовые операции осуществляются кассиром, являющимся материально ответственным лицом. Назначение на работу кассира оформляется приказом индивидуального предпринимателя или руководителя организации. Для обеспечения сохранности денежных средств заключается договор о полной индивидуальной материальной ответственности с кассиром, который в случае недостачи денежных средств, чековых книжек при возможности погашает за счет собственных средств недостачу.

В организациях с небольшой численностью работников, не имеющих в штате кассира, его обязанности может выполнять главный бухгалтер по письменному распоряжению руководителя организации.

2. Бухгалтерский учёт расчётов с подотчётными лицами на предприятии ТОО « День »

2.1 Общая характеристика предприятия ТОО « День »

Наименование предприятия: ТОО «День».

Организационно-правовая форма: Товарищество с ограниченной ответственностью.

Адрес предприятия: 140100, г. Аксу, ул. Астана, 47.

Сфера деятельности: ТОО «День» производит продукцию и реализует её на территории Павлодарской области. Продукцией ТОО «День» является несколько видов электронных приборов (пылесосы, чайники, миксеры и т.д.)

ТОО «День»- развивающееся предприятие, действующее на рынке больше года, применяет современное оборудование для производства продукции.

Предприятие самостоятельно устанавливает цены на выпускаемую и реализуемую продукцию.

ТОО «День»самостоятельно устанавливает формы и системы оплаты труда работников, структуру и штатное расписание, самостоятельно распоряжается прибылью после уплаты налогов, сборов и других обязательных платежей.

Уставный капитал ТОО «День» на 31.01.20015 г. составляет 40 000000 тенге.

Численность работников 6 человек:

Таблица № 2 «Персонал предприятия ТОО «День» »

	Должность		Год рождения	Количество иждивенцев
	Директор	Фёдоров Э.М.
	Гл. бухгалтер	Смирнова Л.Л.
	Мастер цеха	Петров С.А.
	Менеджер	Сидоров И.А.
	Рабочий 1	Митрофанов С.Ф.
	Рабочий 2	Байкалов П.И.
		Герин К. В.

2.2 Учётная политика ТОО « День »

Выписка из приказа об учетной политике предприятия на 2014 г.

1. Установить, что бухгалтерский учет осуществляется главным бухгалтером предприятия.

2. Учет ведется с помощью специализированной бухгалтерской программы «1С: Бухгалтерия».

3. Сроки полезного использования основных средств определяются исходя из ожидаемого срока использования объекта в соответствии с ожидаемой производительностью.

4. Амортизация объектов основных средств для налогообложения начисляется методом уменьшаемого остатка.

5. Амортизация объектов основных средств в бухгалтерском учете определяется линейным методом.

6. Предметы со сроком полезного использования более 12 месяцев, но стоимостью на дату принятия к бухгалтерскому учету не более 50 000тг., списываются по мере отпуска в эксплуатацию.

7. Готовая продукция в бухгалтерском учете отражается по полной себестоимости.

8. Установить лимит кассы 200 000 тг.

9. Сумма командировочных (суточных) расходов, не облагаемых НДС5000 тг.

10. Рентабельность продукции 20%.

учет расчет подотчетный лицо

2.3 Операции по учёту и расчётам с под отчётными лицами

Менеджер ТОО «День» Сидоров И. А. получил в подотчет 40 000 тенге на хозяйственные нужды, составил авансовый отчет(Смотрите приложение «Б») и приложил документы на сумму 36 164 тенге.

В бухгалтерском учете такая ситуация будет отражена следующим образом:

Таблица № 3 «Корреспонденция счетов при составлении авансового отчета»

		Сумма, тенге	Корреспонденция счетов
	Выдано в подотчет
	Приобретены канцелярские товары
	НДС, отнесенный в зачет
	Приобретены хозяйственные товары
	Приобретен сотовый телефон
	НДС, отнесенный в зачет
	Приобретены проездные билеты
	Возврат неизрасходованной подотчетной суммы

Следует обратить особое внимание на оформление подтверждающих документов при приобретении товаров у индивидуальных предпринимателей, работающих по специальному налоговому режиму.

При этом следует иметь в виду, что статьей 8 Закона Республики Казахстан «О введении в действие Кодекса Республики Казахстан «О налогах и других обязательных платежах в бюджет» (Налоговый кодекс) от 10 декабря 2008 года № 100-IV (далее - Закон о введении) до 1 января 2013 года приостановлено действие подпункта 1 пункта 1 статьи 426 Кодекса Республики Казахстан «О налогах и других обязательныхплатежах в бюджет» (Налоговый кодекс) от 10 декабря 2008 года № 99-IV (далее - Налоговый кодекс) и что в период приостановления подпункт 1 пункта 1 указанной статьи действует в следующей редакции:

«1) специальный налоговый режим для субъектов малого бизнеса включает в себя:

специальный налоговый режим на основе разового талона;

специальный налоговый режим на основе патента;

специальный налоговый режим на основе упрощенной декларации».

Порядок применения специального налогового режима на основе разового талона регламентируется статьей 36 Закона о введении. Данной статьей предусмотрено, что выдача разовых талонов производится при предъявлении:

Специальный налоговый режим на основе разового талона применяют:

· граждане Республики Казахстан, оралманы деятельность которых носит эпизодический характер, осуществляющие виды деятельности, предусмотренные статьей 36 Закона о введении;

· граждане Республики Казахстан, оралманы, индивидуальные предприниматели и юридические лица, осуществляющие деятельность по реализации товаров, выполнению работ, оказанию услуг на рынках, за исключением реализации в киосках, стационарных помещениях (изолированных блоках) на территории рынка.

Разовый талон действителен по месту осуществления деятельности, указанному в разовом талоне. Форма разового талона устанавливается уполномоченным органом.

Важно, что требование о выдаче покупателю подтверждающих документов теперь закреплено в налоговом законодательстве. Так, пунктом 12 статьи 36 Закона о введении установлено, что налогоплательщики в документе, выданном по требованию покупателя и подтверждающем факт реализации товара, выполнения работы, оказания услуги, обязаны указать наименование рынка, серию и номер разового талона, дату выдачи разового талона.

В закупочном акте обязательно следует указывать также фамилию, имя, отчество продавца, проставлять печать рынка.

При приобретении товарно-материальных ценностей (далее - ТМЦ) в торговых точках у индивидуальных предпринимателей, осуществляющих деятельность по специальному налоговому режиму на основе патента, к авансовому отчету необходимо приложить закупочный акт, составленный по форме, утвержденной на предприятии, но при этом акт должен содержать все обязательные реквизиты, предусмотренные Законом о бухгалтерском учете. К закупочному акту желательно приложить копию патента индивидуального предпринимателя.

При приобретении ТМЦ у индивидуальных предпринимателей и организаций, осуществляющих деятельность по специальному налоговому режиму на основе упрощенной декларации, а также осуществляющих деятельность в общеустановленном порядке, к авансовому отчету следует прилагать накладную на отпуск товаров на сторону (товарный чек), фискальный чек ККМ, счет-фактуру.

При этом счет-фактура может не выписываться только в случаях, предусмотренных пунктом 15 статьи 263 Налогового кодекса, а именно в случае:

1) осуществления расчетов за предоставленные коммунальные услуги, услуги связи

населению через банки с применением первичных учетных документов, служащих основанием при ведении бухгалтерского учета;

2) оформления перевозки пассажира проездным билетом, в том числе электронным билетом, выдаваемым на воздушном транспорте;

3) представления покупателю чека контрольно-кассовой машины в случае реализации товаров, работ, услуг населению за наличный расчет;

4) оказания услуг, предусмотренных статьей 250 Налогового кодекса (финансовые операции, освобождаемые от уплаты НДС).

Ситуация:

Работник несколько раз получал в подотчет денежные суммы на приобретение хозяйственных товаров. При инвентаризации расчетов по подотчетным лицам было установлено, что за ним числится непогашенная сумма в размере 4 560 тенге. В качестве подтверждающего документа он представил товарный чек на эту сумму со штампом «Оплачено» и без указания перечня приобретенных хозяйственных товаров. Бухгалтер не принял такой документ в качестве подтверждающего и на основании приказа руководителя включил указанную сумму в облагаемый доход работника.

В бухгалтерском учете сделаны следующие проводки

Таблица № 4 «Начисление суммы в облагаемый доход»

	Корреспонденция счетов
Начислен дополнительный доход работнику		1250 «Краткосрочная дебиторская задолженность работников»
	3350 «Краткосрочная задолженность по оплате труда»
	3350 «Краткосрочная задолженность по оплате труда»
Начислен совокупно по всем облагаемым доходам работника социальный налог	7210 «Административные расходы»	3150 «Социальный налог»
	7210 «Административные расходы»

Правовая форма отношений, в рамках которых осуществляется предоставление займа с возникновением обязательств по его возврату, обозначается категорией «заем».

Имущественные отношения в виде займа регламентируются главой 36 Гражданского кодекса Республики Казахстан (далее - Гражданский кодекс).

Согласно пункту 1 статьи 715 Гражданского кодекса, по договору займа одна сторона (заимодатель) передает, а в случаях, предусмотренных Гражданским кодексом или договором, обязуется передать в собственность (хозяйственное ведение, оперативное управление) другой стороне (заемщику) деньги или вещи, определенные родовыми признаками, а заемщик обязуется своевременно возвратить заимодателю такую же сумму денег или равное количество вещей того же рода и качества.

Статьей 718 Гражданского кодекса установлено, что если иное не предусмотрено законодательными актами или договором, то за пользование предметом займа заемщик выплачивает вознаграждение заимодателю в размерах, определенных договором.

На основании статьи 722 Гражданского кодекса заемщик обязан возвратить предмет займа в порядке и сроки, предусмотренные договором. Предмет займа, предоставленный без условия о выплате вознаграждения, может быть возвращен досрочно. Предмет займа, предоставленный с условием выплаты вознаграждения, может быть также возвращен досрочно, но с согласия заимодателя либо если это предусмотрено договором.

Следовательно, нормы Гражданского кодекса допускают предоставление займа без условий выплаты вознаграждения, то есть в таком случае финансовая помощь классифицируется как заем без условия выплаты вознаграждения.

Согласно Гражданскому кодексу, договорные обязательства, оформляющие заемные отношения, подразделяются на:

· кредит;

· товарный и коммерческий кредит.

Обязательные условия платности, срочности, возвратности применяются к договору банковского займа на основании статьи 727 Гражданского кодекса.

За заемные средства кредитующей организации (банка) заемщик обязан выплачивать вознаграждение (процент). Такого рода отношения всегда оформляются подписанием кредитного договора, в котором должны быть четко указаны сумма, параметры кредита, обеспечение, условия погашения, возможные санкции при условии его невозврата.

Товарный и коммерческий кредит характерен тем, что при предоставлении в заем вещей, определяемых родовыми признаками, исполнение условий об их количестве, ассортименте, комплектности, качестве, таре и (или) упаковке должно осуществляться в соответствии с правилами о договорах купли-продажи товаров (ст. 406-492 Гражданского кодекса), если договором не предусмотрено иное.

Понятие «ссуда» более узкое, хотя есть много общих черт с кредитом, однако ссуда, как правило, является беспроцентной. На практике ее выдает работодатель штатному сотруднику, если такие взаимоотношения предусмотрены уставом юридического лица. Договор ссуды или договор безвозмездного пользования имуществом (ссуда имущества) - договор, по которому одна сторона (ссудодатель) передает имущество в безвозмездное временное пользование другой стороне (ссудополучателю), а последняя обязуется вернуть то же имущество в том состоянии, в каком она его получила, с учетом нормального износа, или в состоянии, обусловленном договором (п. 1 ст. 604 Гражданского кодекса). Существенным признаком договора ссуды является его безвозмездность, другим существенным признаком договора ссуды является право пользоваться ссуженной вещью.

В хозяйственной деятельности многих организаций практикуется выдача работникам займов (беспроцентных ссуд). Как правило, для получения займа (ссуды) работник оформляет на имя руководителя организации просьбу о предоставлении ему денежных средств с указанием причины, в связи с которой испрашивается заем (ссуда), например, на приобретение недвижимости, на ремонт квартиры, на приобретение автомобиля, на лечение.

Решение о предоставлении займа или ссуды администрация предприятия принимает самостоятельно или совместно с профсоюзным органом (если таковой имеется). Для правильного оформления отношений между предприятием и его работниками необходимо четко определить содержание договора о выдаче займа (ссуды). После принятия работодателем решения о выдаче работнику займа (ссуды) работник составляет в письменной форме обязательство о его возврате.

В обязательстве (договоре) должны быть указаны:

· сумма предоставляемых денежных средств;

· цели, на которые она будет использована;

· форма выдачи денежных средств - наличная или безналичная;

· срок возврата (погашения) работником займа (ссуды):

Погашение ежемесячными платежами

Непосредственно по истечении срока, на который выданы денежные средства;

· форма возврата - в кассу организации, на расчетный счет, предоставление равноценного имущества;

· сроки досрочного возврата денежных средств с указанием причин (например, увольнение работника, выход на пенсию).

Срок возврата предмета договора займа (ссуды), как и срок отсрочки (рассрочки) платежа, не ограничен Гражданским кодексом. Налоговое законодательство не устанавливает никаких особенностей налогообложения в зависимости от этих сроков. Возврат займа (ссуды) может быть определен в договоре путем удержаний из заработной платы. В договоре могут быть предусмотрены меры обеспечения исполнения работником-заемщиком своих обязательств перед предприятием-заимодавцем (например, залог недвижимости). Предприятие в этом случае минимизирует свои финансовые риски по возврату займа, например, при увольнении работника.

В бухгалтерском учете заем отражен следующими проводками

Таблица № 5 «Корреспонденция счетов при выдаче займа, ссуды»

	Корреспонденция счетов
Погашен работником заем (ссуда)	1010 «Денежные средства в кассе», 3350 «Краткосрочная задолженность по оплате труда»	1250 «Краткосрочная дебиторская задолженность работников» (2150«Долгосрочная дебиторская задолженность работников»)

Отражение в бухгалтерском учете сделок по договорам беспроцентного займа, а также порядок их налогообложения вызывает много споров среди бухгалтеров, которые вызваны различными критериями признания доходов в бухгалтерском и налоговом учете. Ниже изложено мнение автора по данному вопросу.

В соответствии со статьей 96 Налогового кодекса стоимость любого имущества, в том числе работ и услуг, полученного налогоплательщиком безвозмездно, является его доходом. Стоимость безвозмездно полученного имущества, в том числе работ и услуг, определяется по данным бухгалтерского учета в соответствии с Международными стандартами финансовой отчетности и требованиями законодательства Республики Казахстан о бухгалтерском учете и финансовой отчетности.

В соответствии с пунктом 3 статьи 12 Налогового кодекса понятия гражданского и других отраслей законодательства Республики Казахстан, используемые в Налоговом кодексе, применяются в том значении, в каком они используются в этих отраслях законодательства, если иное не предусмотрено Налоговым кодексом.

В соответствии с пунктом 2 статьи 13 Закона о бухгалтерском учете доходы - это увеличение экономических выгод в течение отчетного периода в форме притока или прироста активов или уменьшения обязательств, которые приводят к увеличению капитала, отличному от увеличения, связанного со взносами лиц, участвующих в капитале.

В свою очередь, пунктом 1 статьи 13 Закона о бухгалтерском учете установлено, что обязательство - существующая обязанность индивидуального предпринимателя или организации, возникающая из прошлых событий, урегулирование которой приведет к выбытию ресурсов, содержащих экономические выгоды.

Напомним, что, согласно пункту 1 статьи 715 Гражданского кодекса, по договору займа одна сторона (заимодатель) передает другой стороне (заемщику) деньги или вещи, определенные родовыми признаками, а заемщик обязуется своевременно возвратить заимодателю такую же сумму денег или равное количество вещей того же рода и качества.

Следовательно, сумма беспроцентного займа является возвратной и у заемщика возникает обязательство возвратить заимодателю в срок такую же сумму денег, установленную договором, что, соответственно, не приводит к возникновению дохода в бухгалтерском учете.

Так как экономическая выгода от пользования ссудой или займом (на условиях возвратности) без оплаты процентов не получена и не подлежит фактическому получению в будущем юридическим лицом, что прямо предусмотрено в заключенном договоре, следовательно, в целях налогообложения не возникает дохода, включаемого в совокупный годовой доход (далее - СГД), и обязательств по исчислению и уплате корпоративного подоходного налога (далее - КПН).

Заем является по своей сути финансовым обязательством. Оценка справедливой стоимости займа осуществляется в соответствии с МСФО (IAS) 39 «Финансовые инструменты: признание и измерение». Для этих целей сумма займа дисконтируется по рыночным ставкам. При этом возникает разница между номинальной стоимостью займа и его справедливой стоимостью, которая отражается в отчете о прибылях и убытках, то есть в бухгалтерском учете.

«Экономическая выгода» по процентам при предоставлении беспроцентного займа работнику предприятия не является доходом в налоговом учете в Республике Казахстан.

Согласно подпунктам 5 и 7 пункта 2 статьи 84 Налогового кодекса, в целях налогообложения в качестве дохода не рассматриваются:

· доход, возникающий в связи с изменением стоимости активов и (или) обязательств, признаваемый доходом в бухгалтерском учете в соответствии с Международными стандартами финансовой отчетности и требованиями законодательства Республики Казахстан о бухгалтерском учете и финансовой отчетности, кроме подлежащего получению (полученного) от другого лица;

· доход, возникающий в связи с признанием обязательства в бухгалтерском учете в соответствии с Международными стандартами финансовой отчетности и требованиями законодательства Республики Казахстан о бухгалтерском учете и финансовой отчетности в виде положительной разницы между размером фактически подлежащего исполнению обязательства и стоимостью данного обязательства, признанной в бухгалтерском учете.

Кроме того, согласно пункту 15 статьи 100 Налогового кодекса, если иное не предусмотрено Налоговым кодексом, в качестве расхода в целях налогообложения не рассматривается расход, возникающий в бухгалтерском учете в связи с изменением стоимости активов и (или) обязательств при применении Международных стандартов финансовой отчетности и законодательства Республики Казахстан о бухгалтерском учете и финансовой отчетности, кроме подлежащего выплате (выплаченного).

Ситуация:

Предприятие предоставило ссуду своему работнику сроком на один год. В течение первого полугодия (6 месяцев) работник выплачивал ссуду в порядке, предусмотренном договором, - путем удержания из заработной платы. В связи с возникшими форс-мажорными обстоятельствами работник не смог больше выплачивать остаток ссуды. Работодатель принял решение долг с работника не взыскивать.

Данную ситуацию в бухгалтерском учете следует отразить так

Таблица № 6 «Корреспонденция счетов при неоплате ссуды»

	Корреспонденция счетов
Выдан краткосрочный (долгосрочный) заем (ссуда) работнику из кассы (перечислен на карточку с расчетного счета)	1250 «Краткосрочная дебиторская задолженность работников» (2150«Долгосрочная дебиторская задолженность работников»)	1010 «Денежные средства в кассе» (1030«Денежные средства на текущих банковских счетах»)
Погашена часть займа (ссуды)	1010 «Денежные средства в кассе»	1250 «Краткосрочная дебиторская задолженность работников» (2150«Долгосрочная дебиторская задолженность работников»)
Не выплаченная работником часть займа (ссуды) является доходом работника	3350 «Краткосрочная задолженность по оплате труда»	1250 «Краткосрочная дебиторская задолженность работников» (2150«Долгосрочная дебиторская задолженность работников»)
Остаток займа по решению работодателя списан на расходы за счет чистого дохода (невычитаемые расходы)		3350 «Краткосрочная задолженность по оплате труда»
Удержан индивидуальный подоходный налог	3350 «Краткосрочная задолженность по оплате труда»	3120 «Индивидуальный подоходный налог»
Удержаны обязательные пенсионные взносы	3350 «Краткосрочная задолженность по оплате труда»	3220 «Обязательства по пенсионным отчислениям»
Начислен социальный налог по всем доходам работника в совокупности	7210 «Административные расходы» (субсчет «Расходы, не идущие на вычет»)	3150 «Социальный налог»
Начислены социальные отчисления	7210 «Административные расходы» (субсчет «Расходы, не идущие на вычет»)	3210 «Обязательства по социальному страхованию»

Заключение

В заключении можно сдать выводы о том, в процессе написания работы были достигнуты цели и задачи, поставленные во введении к данной работе и отражающие актуальность данной темы.

А именно рассмотрены основы бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами. Определены основные направления расходования подотчетных сумм: на хозяйственные нужды, на командировочные и представительские расходы.

Рассмотрены основные первичные документы и нормативные акты, применяемые в оформление расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете.

Основным первичным документом, отражающим расчеты с подотчетными лицами, является авансовый отчет.

В данной курсовой работе была рассмотрена организация учета расчетов с подотчетными лицами, а также общая теория учета данных расчетов. Как правило, в организациях деньги под отчет выдаются достаточно часто и разным работникам. Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны.

Расчеты с подотчетными лицами имеют особую актуальность. Эти расчеты позволяют увеличить оборачиваемость сырья и материалов, а в конечном итоге и денежных средств. Не имея специальных хранилищ для длительного хранения продукции (запасы сырья и материалов могут храниться до двух недель), ее приобретение за наличный расчет дает возможность вести непрерывное производство и последующую реализацию готовой продукции. Приобретение сельхозпродукции подотчетным лицом дает дополнительные гарантии ее качества. Следует отметить, что некоторые фирмы продают продукцию только за наличные денежные средства. При этом поставщик может не оставить товар у себя на складе. Выписка счета, перечисление средств по нему не гарантирует получение товаров в срок и не продажу их третьим лицам.

При возникновении производственной необходимости в командировках, безналичный расчет не является быстрым для осуществления таких целей (тем более при срочной командировке), гостиницы не работают перечислением, также как оплата постельного белья, дополнительные расходы (кроме как покупки билетов, но это трудоемкий процесс) оплачиваются за наличные деньги.

Рассмотрены такие вопросы как: понятие подотчетных сумм, право и порядок получения денег под отчет при закупе товаров, продукции у физических и юридических лиц, при направлении подотчетных лиц в служебные зарубежные командировки и командировки по России, документальное оформление соответствующих операций, отражение расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете.

Все вышеперечисленное подчеркивает значимость выбранной темы в условиях современного функционирования для организации.

Вообще, изучив организацию учёта расчетов с подотчётными лицами, могу сделать следующие выводы:

Любая организация, будь то строительная фирма, финансовая организация, юридическая контора и т.д., сталкивается с необходимостью приобретения товарно-материальных ценностей а также работ и услуг за наличные деньги, с направлением своих работников в служебные командировки, с целью повышения квалификации, в связи с производственной необходимостью, для заключения каких-либо договоров.

Т.е. каждая организация сталкивается с такими расчетами. А, следовательно, учету расчетов с подотчетными лицами следует уделять не меньшее внимание, чем, например, учету основных средств или учету труда и заработной платы. Учет расчетов с подотчетными лицами занимает особое место в бухгалтерском учете.

Список использованных источников

1. Нурсеитов Э.О. Бухгалтерский учет в организациях: Учебное пособие. -Алматы, 2006.-472с.

2. Шеремет А. Управленческий учет. Учебное пособие - М.: ФБК-Пресс, 2004 - 512с.

3. Приказ МФ РК «Об утверждении Типового плана счетов бухгалтерского учета» от 23.05.2007 г. №185

4. Приказом МФ РК «Об утверждении форм первичных документов» от 21.06.2007 г. № 216

5. Кеулимжаев К., Акимова Б. Производственный учет// Бухгалтерский и налоговый учет в Казахстане, №3, 2005 - Алматы: Издательский дом «БИКО», с.169-196

...

Подобные документы

Нормативные акты в сфере учета расчетов с подотчетными лицами, обзор изменений в законодательстве. Изучение проблем бухгалтерского учета командировочных расходов. Документальное оформление хозяйственных операций по учету расчетов с подотчетными лицами.

курсовая работа , добавлен 12.06.2014


Общие правила расчетов с подотчетными лицами. Выдача и учет подотчетных сумм. Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами по суммам, выданным на командировочные расходы. Основы аналитического и синтетического учета. Журнал хозяйственных операций.

курсовая работа , добавлен 26.08.2010


Расчеты с подотчетными лицами как объект контроля. Особенности ведения учета расчетов с подотчетными лицами на современном этапе. Движение денежных средств, выданных под отчет, их документальное оформление. Учет хозяйственных и командировочных расходов.

курсовая работа , добавлен 20.06.2014


Документальное оформление и порядок учета командировочных, представительских и хозяйственных расходов. Учет компенсаций за использование личного транспорта. Синтетический учет расчетов с подотчетными лицами, его отражение в программе "1С:Бухгалтерия".

курсовая работа , добавлен 10.06.2010


Основы ведения бухгалтерского учета и учета расчетов с подотчетными лицами в бюджетных организациях на сегодня. Проблемы бухгалтерского учета командировочных расходов. Предложения по совершенствованию бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами.

дипломная работа , добавлен 23.06.2010


Учет операционно-хозяйственных расходов. Нормативное регулирование расчетов с подотчетными лицами. Методика учета подотчетных сумм, выданных на хозяйственно-операционные и командировочные расходы. Учет расчетов с подотчетными лицами в ООО "Тари-Авто".

курсовая работа , добавлен 11.11.2010


Теоретические основы учета расчетов с подотчетными лицами, нормативно-правовое регулирование в РФ. Учет командировочных, хозяйственных и представительских расходов. Главные особенности налогообложения и налогового учета расчетов с подотчетными лицами.

курсовая работа , добавлен 14.03.2012


Особенности учета расчетов с подотчетными лицами. Организация расчетов с подотчетными лицами. Корреспонденция счетов. Учет хозяйственных расходов. Учет подотчетных сумм на иные расходы. Операции по командировочным и хозяйственным расходам.

статья , добавлен 25.04.2007


Общие положения, основные законодательные и нормативные нормы регулирования расчетов с подотчетными лицами. Аспекты ведения бухгалтерского учета командировочных расчетов и расчетов с подотчетными лицами на предприятии ОАО "Тульский оружейный завод".

курсовая работа , добавлен 08.11.2015


Нормативные документы по ведению бухгалтерского учета и отчетности. Порядок учета и организации контроля расчетов с подотчетными лицами. Первичный учет расчетов. Выдача и учет подотчетных сумм. Организационно-экономическая характеристика предприятия.

необходим в любой организации как для контроля денежной наличности и учета реально произведенных затрат, так и для правильного расчета налогов. Какие документы и как должны оформляться в этом случае?

Кто считается подотчетным лицом

Очень часто в ходе хозяйственной деятельности затраты на нужды предприятия приходится осуществлять работникам по указанию руководителя организации. В таком случае работнику дают деньги под отчет, т. е. за этим следует его обязанность представления отчета за полученные и потраченные суммы. Такой работник для бухгалтерии является подотчетным лицом.

Деньги подотчетникам могут быть выданы:

• на хозяйственные и административные расходы - в размере, определенном производственной необходимостью, и на сроки, определенные производственной необходимостью;
• на командировочные расходы - на срок, установленный приказом руководителя о направлении работника в командировку, и в сумме, в которую должны быть включены расходы на проезд, затраты на проживание и суточные.

Учет подотчетных сумм (их поступление, списание, отражение остатка или перерасхода) проводится на бухгалтерском активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

ВАЖНО! Аналитический учет бухгалтер должен вести по каждой сумме, выданной под отчет.

Организация бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами

Выдаются средства под отчет согласно п. 6.3 указания Банка РФ от 11.03.2014 № 3210-У на основании завизированного руководителем (или ИП) заявления работника с прописанными в нем суммой и сроком, на который берутся деньги. С 19.08.2017 (указание Банка России от 19.06.2017 № 4416-У) такое заявление не является обязательным, и выдача может быть осуществлена без заявления на основании распоряжения руководителя (или ИП). Выдачу наличных из кассы осуществляют по расходному кассовому ордеру.

Отчитаться работник должен не позднее 3 дней после окончания периода, на который выдавались деньги. Для этого существует такой документ, как авансовый отчет, в котором отражается полученная сумма средств и то, на что она была потрачена. К отчету также необходимо также приложить документы, подтверждающие произведенные расходы.

ВАЖНО! До 19.08.2017 действовало правило о невозможности выдачи денежных средств под отчет лицу, не отчитавшемуся за предыдущие суммы. С 19.08.2017 оно отменено.

Нюансы командировочных расходов

Служебная командировка - это выезд сотрудника в местность, отдаленную от его основного места работы, для выполнения служебных функций. Оформление документов, на основании которых нужно вести бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами в этом случае, должно проводиться в соответствии с постановлением Правительства РФ «Об особенностях направления работников в служебные командировки» от 13.10.2008 № 749.

Выдача денег для поездки в командировку рассчитывается исходя из стоимости проезда туда и обратно, расходов на жилье и суточных.

При этом нужно учесть, что:

• днем выезда и днем приезда считаются даты, зафиксированные в транспортных билетах;
• расходы за проживание должны будут учитываться по факту на основании предоставленных подотчетником документов;
• суточные могут быть установлены и выданы в соответствии с внутренними документами, регламентирующими их размер, например, положением о командировках (ст. 168 ТК РФ).

Для правильного расчета налогооблагаемой базы по НДФЛ суточные учитывают в пределах норм, установленных законом: 700 руб. по России и 2500 руб. - в загранкомандировке (абз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ), для расчета налога на прибыль в расходы включается сумма в пределах размера, оговоренного внутренними документами работодателя (трудовым договором, приказом, положением о командировках).

ВАЖНО! Та часть суточных, которая выплачена сверх нормы, установленной законодательством, считается доходом работника, и облагается НДФЛ.

О нюансах отражения суточных в налоговой отчетности вы можете узнать из статьи .

Проводки для ведения учета на счете 71

Согласно разделу VI инструкции по применению плана счетов (приказ Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н) счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»:

• дебетуется со счетами денежных средств 50 «Касса» (если подотчетнику выдаются наличные) или 51 (когда средства выданы в безналичной форме);
• кредитуется со счетами, на которых учитываются расходы, связанные с хоздеятельностью работодателя, и счетами денежных средств в случае возврата неистраченных сумм.

Суммы, за которые работник не отчитался, он должен вернуть работодателю - такая операция будет записана по кредиту счета 71 и дебету денежных счетов 50, 51.

Если остаток денег числится в долгу у работника, то его следует учесть по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в корреспонденции со счетом 71. Такая задолженность может быть удержана из зарплаты сотрудника, в этом случае будет проведена проводка Дт 70 Кт 94. Когда у работодателя нет возможности удержать долг из зарплаты, используется счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», и проводка будет выглядеть так: Дт 73 Кт 94.

Обобщим информацию о том, с какими счетами может корреспондировать счет 71.

Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» корреспондирует:
по дебету со счетами		по кредиту со счетами
Наименование операции	Корр. счет	Наименование операции	Корр. счет
Выданы средства в подотчет или на возмещение перерасхода подотчетных сумм		Приобретение материальных ценностей, товара
		Потрачены средства на издержки, хознужды	20, 23, 25, 26, 44
		НДС по купленным ТМЦ
		Возврат остатка подотчетных денег
		Произошла просрочка возврата подотчетных сумм

Сданный в бухгалтерию авансовый отчет проверяет бухгалтер, а утверждение его (путем подписания) осуществляет руководитель (или ИП). После этого бухгалтер может сделать все необходимые проводки по расходам в учете.

Итоги

Учет расчетов по денежным средствам, выданным подотчетному лицу, основывается прежде всего на правильном и своевременном документальном оформлении всех операций. В числе таких операций – выдача денег на расходы, отчетность подотчетного лица, возврат неизрасходованных сумм, отражение в учете произведенных расходов.

Основной задачей учета подотчетных сумму является обобщение информации о состоянии с работниками предприятия, получившими аванс на хозяйственные, командировочные или операционные расходы.

Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами на предприятии

Каждая компания в России наделена правом расплачиваться за товары и услуги, выплачивать зарплату служащим и суммы командировочным наличными деньгами. Но, для оплаты товароматериальных ценностей и командировок сотрудников все должны оформляться через счет учета подотчетных лиц – балансовый счет 71.

Данный счет всегда находится под строгим контролем руководства любой компании. Чем крупнее компания, тем больший объем наличных расчетов может проходить именно здесь. Учет должен быть правильным, своевременным, прозрачным и соответствовать нормам и правилам бухучета и законов РФ.

К контролю целевого использования выданной работникам наличности в подотчет на предприятиях относятся серьезно. Каждая сумма, полученная работником, выдается ему с конкретным распоряжением руководства:

1. произвести расчет за какую-то определенную услугу;
2. купить канцтовары и конверты;
3. бензин и другие горюче-смазочные материалы для служебного автомобиля;
4. купить билеты для поездки в командировку и оплатить гостиницу;
5. закупить офисную технику и т.д.

Работник, чтобы получить деньги в подотчет пишет заявление с указанием суммы и цел расходования. Круг подотчетных лиц должен быть четко очерчен приказом руководителя или управляющего фирмы. В данном перечне указываются сотрудники, которые могут получать в кассе наличные деньги, для выполнения какой-то определенной задачи.

В списке указывают все данные сотрудника, должность, цель и сумму денежных средств, больше которой ему не имеют права выдавать.

Командировочные могут получать любые сотрудники, если они получили приказ отправиться в командировку, либо на обучение для повышения квалификации от компании.

В перечень сотрудников включают только тех, с кем заключен договор о материальной ответственности. Такой договор заключается с руководителями компаний, их заместителями, начальниками отделов и служб, завхозами, кладовщиками, снабженцами, и т.д. Работники, которые еще не достигли совершеннолетия, не могут работать на должностях, на которых предполагается нести материальную ответственность. И поэтому они также не могут быть подотчетными лицами.

После выполнения поставленной задачи сотрудник обязан отчитаться, о проделанной работе, и сдать в бухгалтерию авансовый отчет с приложением всех финансовых документов, подтверждающих полной или частичное расходование аванса.

Основные аспекты учета расчетов с подотчетными лицами

Эффективная модель учета включает в себя несколько основных принципов, которыми руководствуются при совершении операций:

1. Наличные денежные средства должны выдаваться только определенным руководством предприятия сотрудникам. Запрещено выдавать деньги лицам, не работающим в компании.
2. Суммы, полученные работником не должны превышать лимит, утвержденный для него.
3. Прежде чем получить новую сумму в свое распоряжение, подотчетное лицо обязано отчитаться по ранее полученной сумме.
4. Данные расчеты используются только в том случае, если другим способом нужных целей достичь невозможно, например, если из кассы разрешено выдать заработную плату наличными, то неправомерно ее выдавать через 71 счет.
5. Руководитель компании должен утверждать целесообразность совершенных расходных операций.
6. Учет должен производиться в полном объеме и своевременно, все сроки, прописанные в нормативных документах должны неукоснительно соблюдаться.
7. Главный бухгалтер организации должен контролировать целевое использование подотчетных сумм.

Выполнение всех правил совершения операций гарантирует создание правильной системы их учета.

Нормативная база учета сумм, выданных в подотчет

Нормативными документами, регламентирующими расчеты:

• ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.02.2011 №402-ФЗ,
• Положение о бухучете, в части 10/99 «Расходы организации»,
• План счетов бухучета организаций и инструкция по его применению, принятые Министерством финансов РФ,
• Положения, приказы и регламенты самого предприятия

ФЗ о «Бухучете»

Несмотря на широкие возможности в расходовании своих средств, компании могут расходовать средства из выручки только на определенные цели (Указание № 3073-У от 07.10.2013г. п.2 Центрального Банка РФ). В том числе и на выдачу наличных денег в подотчет.

Указанием № 3210-У ЦБ РФ определены принципы работы кассы предприятия. Обязательное утверждение и соблюдение . В документообороте кассы используются приходные и расходные кассовые ордера, утвержденные Государственным комитетом статистики РФ (Постановление №88 от 18.08.1998)

Сам учет, как уже упоминалось выше, ведется на 71 счете «Расчеты с подотчетными лицам», здесь аккумулируются все данные об операциях.

Остаток на счете отражает – это либо задолженность, либо сумма перерасхода, которая подлежит возврату подотчетному лицу. Денежные средства выдаются на основании приказа руководства компании, заверенного главным бухгалтером. Сумма определяется из соображений целесообразности, в пределах заранее произведенного расчета. Порядок выдачи денег на совершение операционных, командировочных или хозяйственных расходов регламентирует учетная политика компании.

Операционные и хозяйственные расходы – это расходы на канцтовары, расходы на оплату коммунальных услуг, покупку основных средству, материальных ценностей, оплата почтовых расходов, выплата зарплаты. Сумма определяется, исходя из учетной политики компании. Представительские расходы могут быть не предусмотрены правилами организации.

Учет операций подотчетных лиц

Выдачу подотчетных сумм и возмещение перерасхода , операции оформляются расходным кассовым ордером.

В таблице представлены возможные проводки по счету 71 «Учет подотчетных сумм»

Сотрудники, получившие аванс денежных средств на определенные приказом руководства цели обязаны отчитаться, об использовании полученной суммы, представив в бухгалтерию авансовый отчет с приложением все платежных квитанций и и услуг. Если срок задания, на которое выдавалось финансирование, закончен, работник отчитывается на следующий рабочий день. На обороте отчета перечисляются все прилагаемые оправдательные документы (чеки, счета-фактуры), даты и суммы операций.

Сотрудники, получившие командировочные обязаны отчитаться о полученных и потраченных суммах не позднее трех дней после возвращения из командировки.

Для этого также составляется авансовый отчет с приложением билетов за проезд, счет об оплате жилого помещения, докладная о проделанной работе, и .

Целесообразность совершенных расходов утверждается непосредственным начальником подотчетного лица, в зависимости от подтверждения, или не подтверждения целевого использования суммы.

Бухгалтерия проверяет, правильно ли оформлен авансовый отчет, подлинные ли приложены чеки и документы, и отдает его на утверждение руководителю компании. На купленные, на основании товарных чеков основные средства оформляется накладная по приходу, и все закупленные товарно-материальные ценности сдаются на склад.

Неизрасходованные средства сдаются в кассу предприятия по приходному кассовому ордеру одновременно с авансовым отчетом. Работник не может передавать другому работнику, выданную ему сумму. Если работник помимо аванса израсходовало собственные денежные средства для оплаты товара, ему возмещаются расходы в сумме перерасхода.

Если оправдательные документы не будут признаны подлинными, или к чекам не прилагается товар, купленный подотчетным сотрудником, то сумма, полученная работником, будет считаться его доходом и подлежать налогообложению.

Заключение

Для предприятий система учета расходования подотчетных денежных средств имеет огромное значение. Правильное и четкое оформление всех документов, четкое следование инструкциям и нормативным документам, прозрачность совершаемых операций – это принципы, соблюдение которых поставят уровень учета на должный уровень.

Вконтакте