ФНС России вводит обязательный контроль наличия и корректности ИНН в справках о доходах физических лиц (форма 2-НДФЛ). Для компаний это значит, что без ИНН справку инспекция не примет. За отчетность, не представленную в срок, грозит ответственность по статье 126 НК РФ - 200 руб. за каждый документ. Срыв срока весьма вероятен, если учесть, что до недавнего времени указывать ИНН в форме 2-НДФЛ было не обязательно.
Основанием для ужесточения правил проверки сведений в формах 2-НДФЛ послужило письмо Управления налогообложения имущества и доходов физических лиц ФНС России от 23.11.2015 № 11-2-06/0733. Документ вводит восемь новых дополнительных правил контроля, из которых выделим два:
- Проверка на наличие обязательности заполнения поля «ИНН в Российской Федерации» при реквизите «Гражданство (код страны)» равном «643».
- Проверка структуры заполненного поля «ИНН в Российской Федерации» на разрядность и корректность контрольного числа ИНН (в том числе на заполнение данных произвольными техническими значениями, начинающимися с 0000000000, 1234567890 и т.п.).
Спрашивается, в чем суть проблемы? Дело в том, что законодательство не обязывает граждан ни узнавать свой ИНН, ни сообщать его работодателю при трудоустройстве. Статья 65 ТК РФ не упоминает свидетельство о постановке на учет в инспекции среди документов, которые следует представить, заключая трудовой договор. Никаких рычагов воздействия на работника с тем, чтобы тот узнавал и сообщал свой ИНН, у бухгалтера не имеется.
Порядок заполнения формы 2-НДФЛ утвержден приказом ФНС России от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485. Там сказано, что реквизит не заполняется «при отсутствии ИНН у налогоплательщика». Поскольку ИНН присваивается всем российским налогоплательщикам (п. 7 ст. 84 НК РФ), то эта фраза обычно трактовалась как отсутствие у работника сведений об ИНН. Более того, тем же приказом № ММВ-7-11/485 утвержден электронный формат справки 2-НДФЛ. И там реквизит «ИННФЛ» содержит признак «Н» - то есть не является обязательным.
Что же получается? Если инспекция меняет трактовку, ужесточает правила, то налицо формальное противоречие между разными частями одного и того же документа. Добавим к этому отсутствие узаконенного требования «предъявить» ИНН при приеме на работу. Что вырисовывается на выходе? Что бухгалтеру, который не готов спорить с инспекторами, в самое короткое время предстоит собрать ИНН сотрудников. Тем самым снизить риск штрафов за несвоевременную сдачу справок 2-НДФЛ. Последние, напомним, заполняются на каждого работника, а санкция применяется за каждый документ, представленный с нарушением срока.
Налоговики предлагают узнавать ИНН через соответствующий сервис на портале nalog.ru . К сожалению, найти ИНН получается не всегда. Поэтому мы советуем бухгалтерам известить руководство компании о сложившейся ситуации, подключить отделы кадров. Кадровики помогут собрать информацию по уволившимся сотрудникам. Руководство может пойти навстречу бухгалтерам, помочь известить работников о необходимости узнать ИНН, назначить ответственными за сбор данных сотрудников начальников отделов, принять другие оргмеры.
Можно порекомендовать ставить в известность инспекцию о каждом случае, когда ИНН узнать не удается. Вопросы можно также адресовать в Управление налогообложения имущества и доходов физических лиц в центральный аппарат налоговой службы (127381, г. Москва, Неглинная ул., д. 23; тел. контакт-центра 8-800-222-2222).
Времени не так много: 1 марта предстоит сдавать справки 2-НДФЛ по работникам, с которых невозможно удержать налог, 1 апреля - по всем работникам организации.
В заключение обращаем внимание на крайне важную техническую тонкость. Справки 2-НДФЛ сдаются в электронной форме по ТКС в компаниях с численностью более 25 человек. При отправке справок операторы ЭДО руководствуются приказом ФНС России от 16.09.2011 № ММВ-7-3-/576, где четко сказано, что сведения «в электронном виде представляются по установленным форматам». Поскольку электронный формат справки 2-НДФЛ заполнения поля ИНН не предусматривает, оснований у оператора сформировать ошибку не имеется. Будьте особенно внимательны!
на физлиц, которым выплачивались доходы, сдают все налоговые агенты. Очередной год близится к концу, и до 3 апреля 2017 года снова нужно будет представить в ИФНС сведения о доходах своих сотрудников. У работодателей, наверняка, возникнет множество вопросов в связи с указанием ИНН в 2-НДФЛ за 2016 год.
При подготовке справок за 2015 год , обязательное указание ИНН физлица для многих налоговых агентов стало проблемой. Далеко не все работодатели требуют налоговый номер у сотрудников при приеме на работу, да и физлицо не обязано сообщать его при своем трудоустройстве. Как быть с ИНН физлица при заполнении справки 2-НДФЛ, рассмотрим далее.
Обязателен ли ИНН в справке 2-НДФЛ
Письмо ФНС России от 23.11.2015 № 11-2-06/0733 обязывало всех налоговых агентов указывать ИНН в справке 2-НДФЛ, иначе отчет не смог бы пройти контроль, а значит, и сдать отчет было бы невозможно. Чуть позднее ситуация разрешилась в пользу налогоплательщиков: ФНС РФ в своем письме от 02.02.2016 сообщила, что заполнение реквизита «ИНН в РФ», если код страны равен 643, не является обязательным . Таким образом, если кроме отсутствующего ИНН, справка 2-НДФЛ не содержит ошибок, то налоговики должны такую справку принять.
Станет ли ИНН в справке 2-НДФЛ 2016 года обязательным, пока неизвестно. Конечно, лучше заранее позаботиться об уточнении идентификационного номера работника, чтобы потом внести его в отчет. Минфин РФ в письме от 18.04.2016 № 03-04-06/22325 говорит, что налоговые агенты должны принимать все возможные меры для определения ИНН физлица, в том числе направлять запросы об этом в налоговые органы.
Чтобы узнать ИНН сотрудника, можно также воспользоваться специальным сервисом «Узнай ИНН» на официальном сайте ФНС России. Если известны все необходимые персональные данные сотрудника (Ф.И.О., дата рождения, серия, номер паспорта, дата его выдачи) то достаточно ввести их в форму поиска и система выдаст нужный ИНН. Но такой поиск может не увенчаться успехом, если данные физлица, имеющиеся у работодателя, неверные или устаревшие.
Если точно установить ИНН не удалось, лучше оставить эту строку пустой. Отсутствие ИНН в 2-НДФЛ не делает справку недостоверной, а значит применить штраф по статье 126.1 НК РФ в данном случае нельзя. Но если ИНН будет указан неверно, и вы не предоставите исправленную отчетность раньше, чем ошибки обнаружат налоговики – штрафа не избежать. За каждую справку с неправильным ИНН будет взыскано по 500 рублей, согласно п. 1 ст. 126.1 НК РФ, причем не имеет значения, сдадите ли вы уточненные справки до окончания срока, установленного для сдачи отчетности, или после.
При сдаче 2-НДФЛ за 2016 год, обязательный ИНН, будем надеяться, нам не грозит. Но вполне вероятно, что когда-нибудь ФНС все же сделает идентификационный номер физлица обязательным реквизитом отчетности. Лучше встретить такие изменения во всеоружии, заранее запросив недостающие ИНН и уточнив правильность уже имеющихся.
Обязательный контроль на наличие и корректность ИНН в справках 2-НФДЛ был введен совсем недавно, на основании письма Управления налогообложения имущества и доходов от 23.11.2015 № 11-2-06/0733. На практике это значило, что если реквизит отсутствует, то справку инспекция не примет. То же произойдет, если нарушена структура, разрядность, корректность показателя - проще говоря, поле ИНН заполнено произвольным набором символов. В протоколе приема будет сообщение «Не заполнен ИНН для гражданина России».
Выполнение требований налоговиков вызвало замешательство, ведь ТК РФ не обязывает работника сообщать свой ИНН при трудоустройстве. Поэтому у многих компаний эта информация просто отсутствует, как и у самих работников.
«Мы провели экспресс-опрос среди наших абонентов. Данных об ИНН либо нет совсем, либо есть по незначительному количеству сотрудников. Этот реквизит не был обязательным для отчетности. Так, в прошлом году компании указывали в справках паспортные данные и адреса, даже несмотря на риск ошибиться. Сложнее всего тем компаниям, где высокая текучесть кадров, а также тем, где применяется вахтовый метод работы, есть обособленные подразделения в удаленной местности без постоянного доступа к интернету», - поясняет Наталья Никитина, эксперт системы Экстерн компании - Узнать ИНН на сайте ФНС, как рекомендуют налоговики, получается не всегда. К примеру, если утратилась связь между ИНН и паспортными данными ничего не получится».
Первую отчетность по новым правилам предстояло направить в инспекции уже 1 марта (справки 2-НДФЛ по работникам, с которых невозможно удержать налог), а 1 апреля - отчитаться уже по всем работникам.
Если бы ФНС сохранила требование об обязательности ИНН в силе, то большая часть компаний наверняка сорвала бы сроки Суммы санкций были бы впечатляющими - ст. 126 НК РФ предусматривает штраф 200 руб. за каждый не в срок
Эксперты СКБ Контур обратились в ФНС, привели свои аргументы. К чести службы, доводы были услышаны и приняты. Контроль ИНН снят, о чем ФНС уведомила операторов.
Обратите внимание! Тестовые отчеты сейчас проходят через системы без ИНН, на стороне инспекций их принимают. Это значит, что в ближайшую отчетную кампания можно отправлять как прежде, без указания ИНН.
Внезапное включение опции проверки ИНН для граждан РФ в ФНС стало большой неожиданностью для всех - и для разработчиков бухгалтерского ПО, и для самих бухгалтеров. Если порядок заполнения печатного варианта формы 2-НДФЛ позволяет трактовать, что ИНН надо указывать для всех граждан РФ (так как он должен быть всем присвоен независимо от их желания), то вот описание файла такой трактовки не допускало.
Если бы ФНС не отменила своего решения, то в очень сжатые сроки бухгалтерам пришлось бы добывать недостающие сведения. При этом практика показала, что никаких гарантий успеха и быть не могло. Сервис «Узнай свой ИНН» порой раз не выдает информацию об ИНН по паспортным данным (причем в некоторых случаях не выдает ИНН по всем паспортам, имеющимся у работника).
"Замечательно, что в ФНС прислушалась к мнению и отменили обязанность включать ИНН в справки 2-НДФЛ по крайней мере, для ближайшей отчетности, - говорит Вячеслав Шинкарев, эксперт сервиса Контур-Зарплата компании СКБ Контур. - Однако мы не рекомендуем расслабляться. Информацию об ИНН работников нужно собрать - с самих работников, через сервис «Узнай свой ИНН». Вполне возможно, что в течение года внесет поправки в порядок заполнения 2-НДФЛ и в электронный формат. И указание ИНН для граждан РФ вновь станет обязательным".
Хотелось бы отметить, что для ежемесячной отчетности в ПФР по форме СЗВ-М (список работников с указанием ФИО, СНИЛС, ИНН), которая вступает в силу с апреля 2016 года, тоже потребуется ИНН. Правда, в обсуждаемом сейчас проекте этой формы ИНН предписано заполнять, только если соответствующая информация есть у организации.
В этой статье мы подробно рассмотрим возможность подачи справки 2-НДФЛ, в случае отсутствия ИНН.
Аббревиатура НДФЛ расшифровывается как налог на доходы физических лиц. 2-НДФЛ – это справка, в которой показана информация о источнике вашего дохода, зарплате, удержанных налогах. Выдается обычно за год работодателем.
В справке 2-НДФЛ представлена следующая информация:
- информация о работодателе; его название, реквизиты;
- сведенье о сотруднике;
- доход, который облагают по базовой ставке в 13% каждый месяц.
- наличие стандартных, социальных и имущественных налоговых вычетов вместе с кодами;
- совокупность доходов, вычетов и налогов.
Этот документ вы можете получить в бухгалтерии вашей фирмы. Справку должны оформить за три дня после подачи заявления. Она должна быть заверена подписью начальства и печатью.
Когда вам нужно взять большую суму в кредит, банк затребует такую справку, или при покупке нового автомобиля, если таковой берется в рассрочку.
Коротко о ИНН
ИНН – идентификационный номер налогоплательщика, дается ему, когда он становится на учет в качестве налогоплательщика. Практически каждому выдается свидетельство с данным кодом. Даже если человек не получил документ по тем или иным причинам(например, религия), за ним закрепляется индивидуальный номер.
Для чего нужен ИНН?
Идентификационный номер нужен для того, чтобы регламентировать действие человека, когда он совершает разные финансовые действия.
Количество цифр зависит от того, кем является владелец – физическим или юридическим лицом. ИНН физического лица состоит из 12 цифр, а юридических – с 10.
Эту справку могут запрашивать бухгалтера, адвокаты, нотариусы и др. Часто просят во время заключение какого-либо договора.
Практически постоянно ИНН требуют вместе с паспортом, когда принимают на работу. Так намного легче платить налоги за сотрудников.
Почему у работодателя может отсутствовать ИНН рабочего для 2-НДФЛ?
Работодатель может не иметь ИНН. Это потому, что в Трудовом кодексе отсутствует положение о том, что данный документ нужен обязательно во время того, как человек устраивается на работу. На сегодняшний день работнику не обязательно знать свой ИНН, так как для того, чтоб заключить трудовой договор, нужны такие документы:
- паспорт;
- трудовая книжка;
- СНИСЛ;
- Аттестат/диплом;
- справка об отсутствии судимости.
Основные вопросы
Что делать бухгалтеру, если работник не предоставил ИНН?
Если нужно узнать ИНН работника или делового партнера, бухгалтер имеет право сделать запрос в специализированный Интернет-сервис, который даст нужную информацию в нужные строки.
Примут ли справки 2-НДФЛ, если ИНН не указан?
Налоговая служба утверждает, что строку ИНН можно оставить пустой, если нету таких сведений. Чтобы обезопасить себя от неверных данных, реквизит ИНН будут проверять дополнительно.
Сроки сдачи 2-НДФЛ для организаций?
Время, до которого организация должна сдать данную справку зависит от того, по каким причинам она была запрошена. Но отчитаться вовремя обязаны все работодатели. В противном случае компании придется платить штраф.
Ошибки при заполнении формы 2-НДФЛ
Исправление ошибки в бланке категорически запрещаются. Если ошибка все же допущена, бланк нужно заполнить заново. Ошибки, которые встречаются очень часто:
- нет подписи бухгалтера. Она должна быть видна и сделана синей ручкой;
- дата обязательно должна быть указана в формате ДД.ММ.ГГГГ. и никак иначе;
- печать должна находиться в левом нижнем углу, на отметке «М.П»
Если физическое лицо, в отношении которого формируется справка 2-НДФЛ, является гражданином РФ, то его ИНН должен быть указан в справке обязательно. Если в справке, передаваемой в инспекцию через интернет, не будет идентификационного номера, то такую справку налоговая принимать не должна. Это следует из недавно обнародованного письма ФНС России от 23.11.2015 № 11-2-06/0733@ . Однако у некоторых работников попросту нет ИНН. Как сдать справку 2-НДФЛ в таком случае? Законны ли новые требования ФНС? Давайте разбираться.
Вводная информация
С 2016 года налоговые агенты обязаны представлять в налоговые инспекции справки 2-НДФЛ по новой форме. См. « ». Разделом 2 справки 2-НДФЛ «Данные о физическом лице — получателе дохода» предусмотрено поле: «ИНН в Российской Федерации».
ИНН — это персональный номер физического лица в налоговых органах. Он указывается в свидетельстве о постановке на учет физического лица в налоговом органе. Такой документ работодатель может попросить при приеме на работу. Однако работник не обязан его представлять, поскольку он не упомянут в статье 65 Трудового кодекса РФ.
Почему справку без ИНН могут не принять
Бухгалтеры зачастую сталкиваются с тем, что у некоторых физических лиц ИНН отсутствует. Однако на этот случай в порядке заполнения справки 2-НДФЛ прямо сказано, что «при отсутствии у налогоплательщика ИНН данный реквизит не заполняется». Кроме этого, согласно утвержденному формату справки 2-НДФЛ (по такому формату справка формируется для передачи ее в электронном виде через интернет) такой реквизит, как ИНН в 2-НДФЛ является необязательным (указанные порядок и формат утверждены приказом ФНС России от 30.10.15 № ММВ-7-11/485@).
Несмотря на это, ФНС письмом от 23.11.15 № 11-2-06/0733@ рекомендовало налоговым инспекциям «с целью обеспечения полноты формирования и достоверности данных» настроить программы приема 2-НДФЛ таким образом, чтобы электронные справки без указания ИНН российских граждан от налоговых агентов не принимались. Из этого письма следует, что такой реквизит как ИНН следует расценивать как обязательный. В связи с этим, можно предположить, что у тех налоговых агентов, которые передадут в ИФНС через интернет справки 2-НДФЛ без указания ИНН, отчетность принята не будет.
Обратите внимание: что комментируемое письмо ФНС России не является нормативным правовым актом и, как следствие, не содержит общеобязательных правил и не может распространять своё действие на всех налоговых агентов. На наш взгляд, система для отправки и приема отчетности должна работать в строгом соответствии с форматом, утвержденным приказом ФНС России от 30.10.15 № ММВ-7-11/485@ и отказов в приеме отчетности без ИНН, по идее, быть не должно. В связи с этим, к примеру, система « » дает возможность отправить отчет без ИНН, но перед отправкой обязательно предупреждает клиента, что такой отчет инспекция, скорее всего, не примет и ИНН лучше указать. Однако многие разработчики настроили свои системы для отправки отчетности так, что те попросту не позволяют отправить справки, в которых не указан ИНН (см. обсуждение « »).
Что делать налоговому агенту по НДФЛ
За несвоевременное представление справок по форме 2-НДФЛ налогового агента могут оштрафовать на 200 рублей за каждую справку, представленную с опозданием. Кроме того, с 1 января 2016 года для налоговых агентов введен штраф в размере 500 рублей за каждую справку 2-НДФЛ с недостоверными сведениями (п. 1 ст. 126 , ст. 226.1 НК РФ). Не исключено, что некоторые инспекции попробуют применять данные санкции и к тем налоговым агентам, которые не укажут ИНН в справках 2-НДФЛ из-за отсутствия ИНН у работника. Полагаем, что во избежание этого, налоговым агентам целесообразно принять меры, направленные на уточнение информации об ИНН работников. Более того, информация об ИНН вскоре будет необходима для формирования ежемесячной отчетности в ПФР (См. « »).
В частности, попробовать узнать ИНН можно на сайте ФНС России в разделе « ». Если установить ИНН физического лица с помощью данного сервиса не получится, то работодателю стоит настоятельно рекомендовать работникам как можно скорее получить ИНН в инспекции по месту жительства (п. 22, 24 Порядка, утв. приказом Минфина России от 05.11.09 № 114н) и сообщить его работодателю. Для этого можно пояснить, какие проблемы может создать работодателю отсутствие ИНН у работника. Думается, что разумные работники вряд ли откажутся пойти навстречу работодателю в такой ситуации.
Если же ИНН всех работников узнать не удается, нужно сдать справки 2-НДФЛ через те системы, которые позволяют отправить отчетность без указания ИНН (например, через « »). Во-первых, не исключено, что именно ваша инспекция не успела выполнить рекомендации ФНС и сделать ИНН в своем приемном компелксе обязательным реквизитом. Во-вторых, при отправке спецоператор связи зафиксирует факт своевременной сдачи отчетности и при необходимости подтвердит его в суде. Поскольку указания ФНС об обязательном указании ИНН в справках 2-НДФЛ явно противоречат законодательству, вы сможете успешно оспорить отказ налоговиков в приеме отчетности.
