Написание crm системы. Разработка CRM системы. Время реализации CRM-проекта

В настоящее время многие предприниматели озабочены вопросом комплексной автоматизации бизнеса, в частности, внедрением CRM-системы. Такой интерес к подобным решениям обуславливается, в первую очередь, высокой отдачей от их использования, а также повышением уровня прозрачности всех бизнес-процессов компании.

Сегодня на рынке существует большое количество CRM-решений (в том числе "псевдо" CRM-систем), которые создаются на базе различных CMS, складских и бухгалтерских программ. Просмотрев иной раз десяток таких систем, определенная часть бизнесменов приходит к выводу, что на рынке не существует идеального решения для их задач и задумывается о написании CRM-системы для себя с "нуля". Эта статья посвящена именно таким людям, которые уже решились на этот смелый поступок или только начинают его обдумывать.

Большой опыт внедрения CRM-систем в российских компаниях позволяет мне выделить несколько ключевых аспектов среди причин, почему не стоит писать CRM-систему с "нуля".

Команда CRM-проекта

Для написания сложной информационной системы Вам потребуется штат высококвалифицированных сотрудников. Если Вы думаете, что достаточно будет нанять всего одного программиста, Вы глубоко заблуждаетесь.

Для работы над проектом Вам потребуется как минимум 3 человека: архитектор решения , программист , дизайнер-верстальщик . Если к тому же Вы хотите, чтобы в созданной программе было удобно работать не только Вашему программисту, но и другим сотрудникам - Вам будет необходим специалист по юзабилити . А для того, чтобы Вам было комфортно работать в программе и не приходилось звонить программисту с бесконечными просьбами "исправь тут баг " и вопросами "что это за отладочное сообщение выскочило? ", включайте в команду тестировщика . Итого: для серьезного проекта необходимо 5 человек.

Если Вы решите сэкономить на ком-либо, то можете значительно потерять на качестве продукта или вообще не запустить проект.

Еще один аспект - это квалификация нанимаемого персонала. Если у Вас не было опыта работы в IT-сфере, то Вам будет достаточно тяжело найти достойных кандидатов в свою проектную команду. За пять лет работы в IT-бизнесе могу сказать откровенно, что каждый второй программист, который приедет к Вам на собеседование, будет уверять Вас, что он гений в программировании и его строчки кода ничем не уступают стихам Пушкина или Есенина.

Также не стоит забывать про руководителя проекта , обычно эту роль возлагает на себя сам предприниматель. Но при отсутствии опыта руководства группой разработчиков - все благие начинания могут свестись нулю. Вопрос зарплаты сотрудников оставляем за кадром.

Выходом из данной ситуации является обращение в IT-компанию, которая в обозначенные сроки реализует Ваш CRM-проект.

Время реализации CRM-проекта

Время является важным фактором в любом проекте, и IT-проект не исключение. При планировании проекта очень важно четко обозначить сроки реализации и этапы проекта. Также обязательным условием является фиксирование контрольных точек проекта. Если Вы не будете контролировать ход проекта, то он может затянуться на месяцы, а в некоторых случаях и на годы.

Если Вы не специалист в IT-сфере, то в 99% случаев от своих сотрудников Вы будете слышать одно и то же: "Я делаю" и далее тысячи оправданий - почему сроки проекта затягиваются: "Я кнопку добавил красивую", "Я ускорил работу программы", "Я усовершенствовал модуль заказов". Ваши сотрудники отчетливо понимают, что чем дольше они работают над проектом, тем дольше они будут работать у Вас и получать больше денег.

Их совершено не будет волновать, что Вы теряете время и, соответственно, деньги от задержки сдачи проекта. К тому же может возникнуть ситуация, что к моменту, когда Вам все-таки удастся получить финальную версию программы, она уже морально устареет и на рынке появятся более современные и масштабируемые решения. Да и Ваш бизнес изменится за этот срок: поменяются люди, трансформируются бизнес-процессы. А может, Вы вообще решите заняться другим видом бизнеса.

Документация

Одной из важной составляющей любого проекта - является документация. Вам будет необходимо как минимум 2 вида документации: для разработчиков и для пользователей. Если Вы считаете, что Ваши программисты будут их с радостью писать - Вы заблуждаетесь.

Каждый программист глубоко в душе уверен, что его код настолько красив, прозрачен и безупречен, что никакая документация не требуется. А работать в программе может даже ребенок - "Зачем тут что-то еще документировать? У нас идеальная программа ". В современных IT-компаниях эту обязанность возлагают на технических писателей, которые описывают программный код, а также подробно документируют функциональность готовой программы.

Опыт внедрения CRM-системы

Еще один немаловажный аспект при разработке корпоративной информационной системы - положительный опыт внедрения проектов. Этот опыт нельзя купить, он накапливается только в процессе работы. Соответственно, при разработке системы Ваша проектная команда будет неоднократно наступать на одни и те же грабли, будут бесконечно "изобретаться велосипеды" и т.д. В результате предприниматель может получить совсем не то, что хотел. При этом предъявить претензию будет некому - "Мы же все вместе работали. Хотели как лучше, а получилось как всегда ". Преимуществом сотрудничества с IT-компанией как раз и является получение положительного опыта внедрения аналогичных проектов.

Риски CRM-проекта

При реализации любого проекта есть всегда определенные риски, на которые не стоит закрывать глаза. Самый главный риск - потеря ядра команды. Может случиться так, что через определенный период времени работы над проектом, по каким-то немыслимым обстоятельствам от Вас уходит ключевой программист, на котором все держится. При этом, как правило, после него остается незавершенная программа, в которой разобраться другому программисту в 100 раз сложнее, чем написать то же самое с нуля. Поэтому при приеме на работу стоит особо уделять внимание тому, насколько программист умеет разбираться в чужом коде.

Следующий риск связан непосредственно с работой программы. На определенном этапе разработки может выясниться, что функционирование программы при определенных условиях (большая база данных, большое количество пользователей и т.д.) становится просто невозможным - программа начинает зависать, выдавать различные ошибки. Если проблему не удастся решить оперативно, то проект можно будет считать проваленным или потребуются дополнительные время и деньги на модернизацию ядра системы. При покупке готового тиражного решения данные риски сведены к нулю.

В заключение я еще раз хочу подчеркнуть мысль о том, что разрабатывать CRM-систему самому значительно сложнее, дольше, дороже и рискованней. Если у Вас возникла задача внедрения информационной системы - лучше обратиться к профессионалам. Сэкономленные силы, деньги и время, Вы сможете легко потратить на развитие своего бизнеса.

CRM система (от англ. Customer Relationship Management) - это система управления взаимоотношений с клиентами, такие системы помогают вести учёт клиентов, фиксировать моменты коммуникаций с ними, что помогает поддерживать диалог с клиентом и плавно подводить его к очередной покупке вашей услуги. Когда количество клиентов велико, индивидуального подход к каждому вашему клиенту становится невозможным без автоматизации процесса.

Стоимость разработки CRM системы

Срок разработки от 2 недель.

В CRM системе вы храните не только персональную информацию о клиентах, но и историю их заказов, предпочтения, историю их общения с вашими менеджерами. CRM системы позволяют быстро создавать адресные рассылки, используя предпочтения заказчиков, создавать красивые коммерческие предложения, формировать счета на оплату и пр.

Мы создаём CRM на базе веб-интерфейса. Ваша CRM - это адрес в Интернете, на который вы можете зайти с любого места, внести или получить актуальную информацию о клиенте.

Ваша CRM станет дополнительным инструментом для повышения продаж. Вы сможете связать товарные позиции на сайте с клиентами из базы. Например, отмечать, каким продуктом интересуется тот или иной клиент. Все клиенты распределены между менеджерами, которые их ведут, но, в зависимости от уровня доступа и прав, можно «подсматривать» чужих клиентов или править по ним информацию.

Основные функции CRM

• Хранение контактной информации о клиенте.
• Настройка предпочтений клиента.
• История заказов клиента.
• Управление менеджерами.
• История общения менеджера с клиентом (время контакта и суть разговора).
• Выставление коммерческих предложений в вашем дизайне.
• Формирование счёта на оплату в формате pdf, xlsx.
• Расчёт gross profit заказов, задолженность и прогноз поступлений.
• Рассылки по SMS и e-mail.
• Планирование дел, создание напоминалок.
• Ежедневное резервное копирование.

Отличие нашей CRM от коробочных и других SaaS решений

Наши CRM созданы по индивидуальному заказу и обладают тем функционалом, который действительно нужен. Есть множество решений с огромными возможностями, но, как правило, 90% опций для вас будет избыточно, а 10% нужных функций будут отсутствовать. Если ваш сайт находится у нас на обслуживании, то в CRM можно сделать интеграцию с вашей товарной базой и формировать коммерческие предложения, используя карточки товаров.

Интерфейс CRM

Интерфейс нашей CRM - строгий и практичный, напоминает популярную программу ведения учёта 1С. Перетаскивание окон, сохранение форм, типовые элементы управления реализованы с использованием фреймворка jQuery UI, который в последнее время стал промышленным стандартом. Интерфейс системы привычный и не требует изучения.

С 2008 года я занимаюсь программированием, изначально я разрабатывал сайты. Но мое мнение о сайтах сейчас не лучшее, с точки зрения разработки, обязательно напишу об этом статью. А пока вернусь к тому, как я начал разрабатывать CRM.

Это был уютный вечер 19 августа 2017 года, когда ко мне обратились в третий раз за неделю по поводу разработки индивидуальной CRM-системы. И тут я понял, что разрабатывать с нуля несколько проектов одновременно я просто не смогу. Поэтому я сел и решил написать собственную базу для разработки CRM-систем.

Началось все с выбора оформления, так как сам я больше люблю разработку и максимально предпочитаю не открывать Фотошоп и ни в коем случае не верстать (благо 8 лет опыта разработки позволяет отойти от верстки), то я выбрал уже готовый шаблон админки, и начал разрабатывать свой модуль CRM на базе фреимворка Yii2.

Первым делом была реализована система авторизации: вход, регистрация, восстановление пароля, уведомления и подтверждения на почту, учет количества попыток входа, reCaptcha и бан на полчаса, если слишком много попыток. В общем, получилась приятная и удобная авторизация, которую я теперь использую в проектах.

Далее были созданы два модуля: сбор лидов и контакты, они очень базовые и имеют самые стандартные поля: ФИО, email, телефон, комментарий - то, что может быть общим во всех проектах, остальное можно добавить индивидуально.

После я решил, что будет хорошо иметь логирование действий пользователей. Это можно в дальнейшем учитывать в аналитике. Как работают менеджеры компании, куда заходят, какие действия выполняют, в какое время самая высокая активность. Модуля аналитики в базе нет, так как всем нужна своя аналитика, но фундамент уже заложен. Говоря о логировании, были также добавлены в админку почтовые логи - заголовки от работы SMTP и раздел для отслеживания попыток авторизации в системе, где записывается логин, время и ip адрес. Полезно, когда данная информация на виду, можно чуть-что, заблокировать ip, чтобы душа была спокойна.

Для себя реализовал внутри системы парсер с первого сайта фриланса, на котором часто нахожу заказы. Сейчас список новых заказов загружается в систему автоматически, через Cron-задачу. Я могу делать пометки, отвечать на проекты, либо скрывать их. Каждое действие учитывается в дальнейшей аналитике, которая позволяет мне оценивать эффективность данного канала, и с помощью этого корректировать действия.

Не так давно мне понадобилось организовать максимально простую CRM для маленького офиса. Основная проблема заключалась в том, что данные клиентов хранились абсолютно хаотично, не было понятно кто кому когда звонил, о чем договорились с клиентом и на какой стадии находится клиентский заказ.

Да, на сегодняшний день, количество CRM-систем на рынке очень велико. Есть варианты и как отдельное приложение, так и как онлайн-сервис с облачной синхронизацией. Если предметно задаться целью, то можно найти систему практически под любой запрос и кошелек. Но для моей задачи функционал большинства CRM был либо избыточен, либо слишком дорогим. Плюс, мне требовалось максимально простое для внедрения решения, которое не потребует отдельного обучения или дополнительной настройки.

Что изначально требовалось?

Необходимо было получить:

1. единое хранилище контактов всех клиентов компании;
2. доступ к хранилищу онлайн/оффлайн 24/7 для всех сотрудников офиса в любой момент;
3. возможность посмотреть историю клиента;
4. возможность разбивать клиентов на группы;
5. возможность вести историю звонков клиента с комментариями о разговоре;
6. возможность получать доступ к информации на телефонах и PC;
7. возможность редактирования/обновления информации всем сотрудникам офиса (ограничения по правам доступа не требовались);
8. возможность сразу видеть при входящем/исходящем звонке на экране телефона — данные клиента и его историю.

Что имелось в наличии?

1. несколько недорогих dual-SIM смартфонов на Android, подключенных к CDMA и GSM операторам;
2. WI-FI в офисе;
3. база в Excel с данными клиентов, лежащая на сетевом диске с общим доступом со всех офисных PC.

Ни АТС, ни IP телефония в офисе не использовались, поскольку в них не было особой необходимости.

Чего не хватало?

Рабочий процесс выглядел так — клиенты были разрозненно записаны в память телефонов под разными именами, с какими-то пометками и прочим. В каких-то телефонах записи были, в каких-то не было. Кроме того, существовал Excel-файл, лежащий на сетевой шаре с общим доступом.

При звонке клиента, сотрудник уточнял ФИО звонящего, с помощью встроенного поиска Excel проверял есть ли такой клиент в базе и по результатам разговора записывал в этот же файл итоги.

Мягко говоря, процесс был оптимизирован очень слабо, а данные хотя и были систематизированы в Excel, пользоваться ими было крайне неудобно. Кроме того, если сотрудник выходил из офиса, то он лишался доступа к файлу.

Что понадобилось?

Поскольку краеугольным камнем задачи был вывод данных клиентов при входящих звонках, сразу стало понятно, что искать решение нужно в области Google -> Android. И такое решение нашлось почти сразу — им стали бесплатные Google Contacts.

Почти все знают, что Google позволяет синхронизировать контакты с вашим аккаунтом Google, но не все знают, что их можно редактировать не только из телефона. Для получения доступа к веб-интерфейсу Google Contacts нужно зайти в Gmail и в выпадающем меню выбрать «Контакты».

Кроме того, количество полей, предоставляемых Google Contacts намного больше, чем стандартные ФИО-номер телефона. Самое важное для меня было то, что Google Contacts позволяют создавать для каждой записи отдельный блок заметок.

1. обладает всеми необходимыми полями для контактов (даже с некоторым избытком);
2. есть возможность создавать группы и размещать в них контакты;
3. имеет интерфейс как для смартфона, так и для PC;
4. позволяет импортировать/экспортировать базу контактов;
5. данные автоматически и быстро синхронизируются через аккаунт — на всех устройствах.

Таким образом:

1. был создан новый Google-аккаунт, который был подключен на всех офисных смартфонах и PC;
2. был разработан шаблон карточки клиента;
3. созданы и сохранены несколько тестовых контактов;
4. с помощью встроенной в Google Contacts системы экспорта эти контакты были экспортированы в Excel;
5. «офисный» Excel-файл с данными контактов был приведен к формату Google (это очень несложно, достаточно правильно разместить данные в правильных столбцах);
6. новый файл через встроенную систему импорта Google Contacts был импортирован в Google Contacts.

Profit! Вся ранее накопленная клиентская база помещена в аккаунт Google, синхронизировалась на всех смартфонах и для каждого клиента получилась вот такая карточка:

1. ФИО клиента;
2. группа, в которую он отнесен — является быстрым «маркером» клиента;
3. все его контактные данные;
4. жизненный цикл каждого заказа. В скобках указан сотрудник, который выполнил действие.

Фотография добавляется либо вручную, либо подтягивается из Google+, вместе с указанными самим пользователем данными.

Учитывая ограничение по объему выводимых при входящем/исходящем звонке данных, чтобы не создавать лишних записей, после завершения сделки, записи о шагах удалялись. Оставляли только результат с ключевыми параметрами:

Ложка дёгтя и ее решение

Казалось бы — вот оно счастье, бери, забивай базу контактов и пользуйся. Но известно, что к каждой бочке меда, обязательно всегда прилагается своя ложка дёгтя. В данном случае она выглядела так — задача №6 требовала выводить данные клиентов и заметки к ним при входящем и исходящем звонках. При всей мощи и действительно удобстве Google Contacts, Google не преминул подложить свинью — на стандартном экране звонилки Android-смартфонов выводились исключительно поля Имя, Фамилия и номер звонящего. Никаких настроек, позволявших бы вывести другие дополнительные поля, присутствовавшие для контакта, не было.

Однако учитывая тот факт, что смартфоны работали под управлением Android, задача казалась не столь уж нерешаемой. В результате поисков, было найдено приложение « «, которое и позволяло выводить все нужные данные на экран стандартной Android-звонилки при входящем или исходящем звонках.

Возможности Call Notes Pro

Приложение умеет:

• выводить данные из карточки клиента в Google Contacts на экран стандартной Android-звонилки;
• позволяет настраивать — какие именно поля будут выводиться на экране и в каком порядке:
  • группа;
  • компания;
  • должность;
  • адрес;
  • электронная почта;
  • веб-сайт;
  • номер телефона;
  • заметка контакта;
  • день рождения;
  • календарь;
  • тип звонка — входящий/исходящий;
  • тип номера — личный, рабочий и т.д.;
  • псевдоним;
  • местоположение;
  • оператор связи.
• выводить время предыдущего звонка клиента (если таковой был);
• работать с dual-SIM смартфонами;
• внешний вид выводимой карточки полностью настраивается — цвет, шрифт, размер шрифта каждого элемента и т.д.;
• возможность создавать заметки для контакта прямо во время разговора;
• возможность скрывать карточку, чтобы она не мешала пользоваться кнопками на экране.

Отмечу сразу, что приложение платное, но цена в $3 явно не может стать преградой. Приложение было куплено, установлено на все смартоны, с ранее подключенным общим аккаунтом Google, в котором хранятся все данные.

Вот так выглядит выглядит выводимая при звонке карточка клиента. Настроить ее можно по своему вкусу.

Результат

После всех манипуляций, рабочий процесс стал выглядеть так:

Для существующего клиента:

1. при входящем звонке клиента, сотрудник сразу видит на экране телефона все необходимые данные;
2. после завершения разговора, сотрудник через web-интерфейс Google Contacts вносит итоги разговора и выполненные действия;
3. данные синхронизируются в общем аккаунте Google и доступны всем сотрудникам.

Для нового клиента:

1. после входящего звонка клиента, сотрудник создает новый контакт;
2. вносит все необходимые данные о клиенте и звонке;
3. добавляет звонившего в соответствующую группу;
4. данные синхронизируются в общем аккаунте Google и мгновенно доступны всем сотрудникам.

Выводы

Новая логика внедрена и успешно работает уже несколько месяцев. Хаоса в рабочих процессах стало в разы меньше, карточки клиентов и работа по ним хранится упорядочено. Конверсия телефонных звонков выросла на 23%. Правильная группировка клиентов позволила:

• сразу видеть когда в последний раз обращался клиент;
• клиент какой группы звонит — новый, вернувшийся, оптовик, ритейл и т.д.;
• видеть сколько лидов в процессе обработки, сколько заказов завершены;
• повторно обзванивать клиентов, интересовавшихся товаром, но не сделавших заказ;
• быстро отвечать клиенту о статусе его заказа;
• не тратить время на неадекватов.

Клиенты приходят к нам с идеей создания CRM или ERP системы или конкретными требованиями к функционалу. В ходе бесплатной консультации наш аналитик проводит предварительный аудит с выявлением процессов и потребностей вашей компании, ищет возможные решения для увеличения скорости, эффективности, удобства и формирует видение будущего проекта.

Идея и консультация

Почти всегда идея, с которой клиенты приходят к нам, требует аналитики и доработки. Эта работа необходима, чтобы на старте четко понимать, что мы имеем и в каком направлении двигаться, а также, чтобы продумать стратегию создания лучшего продукта.

На этом этапе мы проводим аналитику рынка приложений/веб-сервисов по выбранной тематике, выявляем лидеров и находим примеры плохой реализации, определяем критерии их успеха или провала. Мы изучаем продукты конкурентов с точки зрения интерфейсных решений, ориентирования на конечного пользователя, выполнения сервисом своих целей и задач и выявляем их преимущества и недостатки.

Полученные знания проецируем на будущее приложение, формируем представление о конечном продукте, о пользователях и их целях, и в результате получаем видение будущего проекта, зафиксированное в документе - project vision.

После консультации с нашим специалистом у Вас появится точное понимание, как сделать так чтобы проект выстрелил.

Приступаем к работе!

Команда разработчиков оценивает будущую CRM или ERP системы, и мы составляем предварительное коммерческое предложение на разработку.

После составления project vision проекта наша команда разработчиков оценивает примерные трудозатраты на реализацию продукта. Исходя из поставленных задач и технологических ограничений, составляется оценка количества часов, необходимых на разработку вашего продукта.

На основе полученной оценки формируется предварительное коммерческое предложение, в которое входит описание похожих проектов, реализованных нашей компанией, состав команды разработчиков и профессиональный уровень каждого участника, стоимость всего проекта с разбиением на этапы разработки.

На коммерческом предложении в дальнейшем будет основан договор.

3. ПРОЕКТИРОВАНИЕ, БЭКЛОГ И ДОГОВОР НА РАЗРАБОТКУ

После обсуждения деталей проекта с продукт-оунером, заказчик и команда разрабатывают архитектуру решения, описывает алгоритмы и сценарии работы в бэклоге на весь проект. Проектируем интерфейсы и возможно разрабатываем дизайн. После этого с заказчиком подписывается договор.

* продукт оунер – руководитель проекта

Ответственность за содержимое бэклога, его упорядочение и доступность всем членам проекта несет Product Owner. Он также ответственен за достижение максимальной ценности продукта и работы, выполняемой командой, поэтому непрерывно анализирует процесс разработки и ищет способы по улучшению продукта. Эту роль может исполнять как человек со стороны заказчика, так и сотрудник нашей компании.

**бэклог – список задач для команды разработки, которые полностью описывают проект

Документ представляет собой иерархическую структуру из пользовательских возможностей и технических требований, упорядоченных по очередности реализации, более важный функционал будет реализован раньше остальных. Каждому элементу Бэклога присваиваться описание, порядковый номер, оценка объема работы и ценность. Это позволяет просчитать окончательную стоимость разработки всего продукта.

Договор в первую очередь обеспечивает полную прозрачность проводимых работ для заказчика и позволяет ему контролировать процесс разработки на каждом этапе.Все этапы прописываются отдельно, что позволяет производить оплату выполненной работы по факту сдачи.

Бэклог – гибкий документ, который позволяет Заказчику вносить даже серьезные изменения в продукт по ходу разработки, ведь большинство новаторских идей придумываются уже в ходе выполнения проекта. Дополнительный функционал оформляется в виде доп. соглашений к договору, в которых отмечается, сдвинет ли реализация вносимых изменений сроки завершения этапов проекта.

Определение вместе с клиентом тех задач, которые необходимо реализовать на предстоящем спринте.

Сердцем Scrum* является Спринт** длительностью в одну или две недели, в течение которых создается потенциально готовая к выпуску и использованию часть продукта.

*Scrum – гибкая методология разработки, по который мы ведем проекты

** Спринт-этап в рамках которого реализуется определенная часть проекта

Обычно длительность Спринта является постоянной на протяжении всего периода разработки. Следующий Спринт начинается сразу же по окончании предыдущего.

Спринт состоит из списка того, какие функции нужно разработать и гибкого плана, служащего ориентиром в работе по проекту. Ресурсом для планирования спринта является Бэклог Продукта.

Объем работ на предстоящий Спринт определяется во время планирования Спринта в ходе совместной работы всей команды.

При планировании Спринта команда отвечает на следующие вопросы.