За дни нахождения в командировке работнику положены средний заработок и суточные за каждый календарный день поездки. Компания вправе сама решать, сколько суточных платить за день. Разберем, как правильно оплачивать командировки по России и за границу.
Порядок выплаты суточных работникам
Суточные — это дополнительные расходы работника, связанные с его проживанием вне места жительства.
Работодатель обязан возмещать работникам суточные (абз. 3 ч. 1 ст. 168 ТК РФ):
- за каждый день, пока он находится в командировке;
- за выходные и нерабочие праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути (п. 11 Положения о командировках). Например, работник уехал в командировку в воскресенье, а вернулся на следующей неделе в субботу. Суточные за субботу и воскресенье выплачиваются.
Суточные при однодневных командировках по России не выплачиваются, но работодатель вправе предусмотреть в локальных нормативных актах организации компенсацию взамен суточных по таким поездкам. Подробно про суточные при однодневных командировках читайте далее в этой статье.
- за 9 дней — 40 евро за каждый день;
- за 1 день возвращения в Россию — 700 руб.
Курс (условно) евро:
- на дату выдачи аванса (30 мая) - 70 руб. за 1 евро;
- на дату утверждения авансового отчета (14 июня) - 68 руб. за 1 евро.
Решение . В расходы по налогу на прибыль суточные будут включены в сумме:
40 евро х 70 руб. х 9 дней = 25 200 руб.
Суточные по России = 700 руб.
Итого: 25 200 руб. + 700 руб. = 25 900 руб
Размер суточных при командировках по России и за границу
Компания вправе сама решать, сколько платить сотрудникам за день командировки (ст. 168 ТК РФ). Размеры суточных при командировках необходимо закрепить во внутренних документах организации, например в положении о командировках.
Бухгалтеры знают про 700 и 2 500 руб. — если размер суточных не превышает эти суммы, то с этих сумм не придется платить НДФЛ. Поэтому некоторые компании для удобства вводят эти размеры суточных. Но это вовсе не означает, что организация может установить размер суточных сотрудникам 700 и 2 500 руб. и ни рублем больше или меньше. Можно, к примеру, закрепить суточные хоть 4 000 руб. за каждый день командировки по России, но тогда с 3 300 руб. придется удержать НДФЛ (4 000 руб. - 700 руб. = 3 300 руб.).
По общему правилу суточные, выплачиваемые сотруднику, не облагаются НДФЛ, если их размер не превышает:
- 700 руб. — за каждый день командировки на территории России;
- 2 500 руб. — за каждый день при поездках за границу.
Вывод : как такового лимита суточных для коммерческих организаций нет. Есть только суммы, которые не облагаются НДФЛ (700 и 2 500 руб.). Так сколько платить суточных? Решайте самостоятельно (решение закрепите во внутренних документах организации).
Как рассчитать дни командировки, за которые надо выплатить суточные
Если работник едет в командировку на личном и служебном автомобиле, то посчитать дни можно по служебной записке. Ее работник должен предоставить по возвращении из командировки вместе с документами, подтверждающими использование транспорта для проезда к месту командировки и обратно (путевой лист, например, по форме № 3), счета, квитанции, кассовые чеки, иные документы, подтверждающие маршрут следования). В иных случаях количество дней, за которые надо выплатить суточные, определяется по проездным документам.
Суточные в иностранной валюте
Суточные при командировках за пределы РФ платите в том размере, который установлен во внутренних документах компании.
Суточные при однодневной командировке
По закону минимальный срок командировки не установлен. Поездка по заданию работодателя может быть и однодневной. Оформляем такую поездку как многоднедвную командировку (выпускаем приказ, ставим соответствующую отметку в табеле учета рабочего времени: «К» или «06»).
После сотрудник отчитывается за поездку. Работодатель возмещает ему расходы, например на проезд, а также другие согласованные суммы. А суточные положены? По закону суточные за «мини-поездки» по России не выплачиваются. Оставить сотрудника совсем без денег даже в однодневной командировке — не лучшая идея, даже если это и по закону. Как можно выйти из ситуации?
Выплаты при однодневных командировках взамен суточных
Работодатель по собственному решению может выплатить сотруднику некую сумму вместо суточных.
Суточные по однодневным командировкам:
- за границу — в размере 50% от суммы суточных по загранкомандировкам, установленным в локальных документах компании;
- по России — в общем случае не выплачиваются, но вы можете установить выплату работнику самостоятельно.
НДФЛ с суточных при однодневных командировках
Ранее ситуация с налогообложением суточных и возмещением иных расходов при однодневных командировках была спорной. Сегодня с уверенностью можно говорить, что ситуация стабилизировалась и общая тенденция такова: выплаты по однодневным командировкам не облагаются НДФЛ. Тем не менее позиции различных ведомств отличаются:
- Мнение Минфина РФ : документально подтвержденные расходы, связанные с однодневной командировкой (например, расходы на питание), можно не облагать НДФЛ полностью. Если подтвердить такие расходы нечем, то они освобождаются от налога в пределах 700 руб. при внутрироссийской командировке и 2 500 руб. при однодневной командировке за границу (Письмо Минфина России от 01.03.2013 № 03-04-07/6189).
- Мнение ВАС РФ : выплаченные работнику денежные средства (названные суточными) не являются таковыми в силу определения, содержащегося в трудовом законодательстве, однако исходя из их направленности и экономического содержания могут быть признаны возмещением иных расходов, связанных со служебной командировкой, произведенных с разрешения или ведома работодателя, в связи с чем не являются доходом (экономической выгодой) работника, облагаемым НДФЛ (Постановление Президиума ВАС РФ от 11.09.2012 № 4357/12).
Суточные при командировке в страны СНГ
Командировки в страны СНГ (например, в Казахстан, Беларусь и пр.) являются особым случаем. При таких командировках не ставят отметки в загранпаспорте о пересечении границы. Суточные для таких поездок считают в особом порядке: дата пересечения границы определяется по проездным документам (п. 19 Положения № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки»).
Отчет по суточным в командировке
Работник по возвращении из командировки обязан предоставить работодателю в течение трех рабочих дней:
- авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах;
- окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы (п. 26 Положения о командировках № 749).
В составе авансового документа с отрудник не обязан отчитываться ни по суточным при командировках по России, ни по суточным при командировках за пределы РФ, ни по однодневным или каким-либо еще командировкам. Подтверждающих документов по суточным не существует. Работодатель платит суточные — икс рублей, работник тратит их по собственному желанию.
Нина Ковязина , заместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России
Размер суточных
Суточные платить обязательно. Порядок и размер возмещения командировочных расходов, в том числе и суточных, можно установить самостоятельно. Достаточно закрепить их приказом руководителя или указать в коллективном (трудовом) договоре. Это предусмотрено в части 4 статьи 168 Трудового кодекса РФ.
Пример оформления в коммерческой организации приказа об установлении норм суточных
В ООО «Альфа» приказом установлены нормы суточных по командировкам сотрудников по России и за границу.
НДФЛ
Суточные нормируются только при расчете НДФЛ. Так, не облагаются этим налогом суточные в пределах:
- 700 руб. в день – при командировке по России;
- 2500 руб. в день – при загранкомандировке.
Суточные сверх этой нормы облагаются НДФЛ. Такой порядок установлен в абзаце 10 пункта 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ.
Период командировки
Суточные сотрудникам выплачивайте:
- за каждый день пребывания в командировке, включая выходные и праздничные дни;
- за все дни нахождения в пути (включая дни отъезда и возвращения), в том числе за время вынужденной задержки.
Такой порядок предусмотрен пунктом 11 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749, и подтвержден в письме Минтруда России от 5 сентября 2013 г. № 14-2/3044898-4415.
Чтобы правильно определить период командировки, учитывайте следующее. Днем отъезда в командировку будет дата отправления транспорта (поезда, самолета и т. д.) из населенного пункта, где обычно работает сотрудник, к месту, куда он направлен. И наоборот, днем возвращения командированного будет дата прибытия транспорта в населенный пункт, где он работает постоянно. При этом, если транспорт отправляется или прибывает до 24 часов включительно, считаются текущие сутки. Если же это происходит в 0 часов – следующие сутки.
За сутки, когда сотрудник отправляется в командировку или возвращается из нее, выплатите ему суточные в полном размере.
Пример начисления суточных в зависимости от времени отправления транспортного средства, на котором сотрудник отбывает в командировку
Сотрудник выезжает в служебную командировку на поезде. Железнодорожный вокзал находится в черте города. Время отправления поезда – 23 часа 56 минут 10 ноября.
Первым днем командировки считается 10 ноября. Суточные за этот день должны быть выплачены в полном размере.
Пример начисления суточных в зависимости от времени прибытия транспортного средства, на котором сотрудник возвращается из командировки
Сотрудник возвращается из служебной командировки на поезде. Железнодорожный вокзал находится в черте города. Время прибытия поезда – 0 часов 5 минут 11 ноября.
Последним днем командировки считается 11 ноября. Суточные за этот день должны быть выплачены в полном размере.
Для сотрудников, которые работают удаленно (на дому), пунктом отправления в командировку (возвращения из командировки) является их местожительство (письмо Минфина России от 2 июня 2011 г. № 03-03-06/1/322).
Обратите внимание, если до места отправления транспорта (вокзала, пристани, аэропорта и т. п.) командированный должен сначала добраться, то это время тоже необходимо учитывать.
Аналогично нужно поступить и при определении последнего дня командировки, когда сотрудник возвращается к месту постоянной работы. Вопрос о явке сотрудника на работу в день выезда в командировку и в день приезда из командировки решается по договоренности с администрацией организации.
Обо всем этом сказано в пункте 4 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.
Пример начисления суточных с учетом удаленности места выезда в командировку от места постоянной работы
Сотрудник вылетает в командировку на самолете. Аэропорт находится в 45 минутах езды от города, в котором работает сотрудник. Время вылета самолета – 0 часов 35 минут 20 февраля. Время прилета обратно – 23 часа 35 минут 23 февраля.
Согласно купленному билету регистрация пассажиров заканчивается за 40 минут до вылета самолета.
Таким образом, для того чтобы успеть на регистрацию, сотрудник должен выехать из города не позднее 23 часов 10 минут. В этом случае первым днем командировки, за который сотруднику положены суточные, следует считать 19 февраля.
Последним днем командировки является 24 февраля. Несмотря на то что самолет прибыл 23 февраля, при начислении суточных нужно учесть время, необходимое для проезда от аэропорта до города. Таким образом, сотрудник имеет право получить суточные за шесть дней.
Ситуация: в каком размере выплатить сотруднику суточные, если он вернулся из одной командировки и в тот же день его направили в следующую командировку
За этот день суточные начислите по каждой из командировок. Но, чтобы убедиться в том, что работодатель ничего при этом не нарушает, необходимо проанализировать, какие решения он при этом должен принять и какие документы оформить.
Итак, при направлении сотрудника в новую командировку следует:
- издать приказ с указанием срока командировок (день приезда из предыдущей будет совпадать с днем убытия в следующую);
- решить вопрос о явке сотрудника на работу в день приезда из командировки (нужно будет заранее об этом договориться);
- отразить в табеле учета рабочего времени, что сотрудник находится в командировке;
- начислить средний заработок за дни работы по графику (начисляется на основании приказов о направлении в командировку);
- выплатить суточные до направления в командировку;
- выдать денежный аванс перед направлением в командировку;
- получить от сотрудника авансовый отчет о предыдущей командировке в течение трех рабочих дней после возвращения из предыдущей командировки.
Только выполнив все эти требования, можно рассматривать вопрос о направлении сотрудника в очередную командировку в день его возвращения из предыдущей поездки. Если все формальные процедуры по документам и начислениям выполнены, суточные нужно выплатить дважды за один календарный день – то есть за две командировки.
Это следует из пунктов 4, 9, 10, 11 и 26 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.
Однодневная командировка по России
Иногда сотрудника направляют в местность, откуда он каждый день может возвращаться к своему постоянному местожительству.
Вопрос о целесообразности ежедневного возвращения сотрудника решает руководитель организации. При этом он должен учесть:
- удаленность места командировки от местожительства сотрудника;
- условия транспортного сообщения;
- характер выполняемого задания;
- необходимость создания сотруднику условий для отдыха.
Обязанность работодателя оплачивать командированным дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), предусмотрена статьей 168 Трудового кодекса РФ. Однако при командировках по России в местность, откуда сотрудник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются. Это предусмотрено пунктом 11 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749. Аналогичное правило содержит пункт 15 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62.
Таким образом, при однодневной командировке по России суточные сотруднику не положены.
В то же время статьей 168 Трудового кодекса РФ предусмотрено, что при направлении сотрудника в командировку работодатель обязан возмещать ему не только суточные, но и расходы на проезд, на наем жилого помещения, а также иные расходы, произведенные с разрешения или с ведома работодателя. Поэтому запрет на выплату суточных при однодневной командировке не мешает возместить сотруднику понесенные им иные расходы, связанные с выполнением трудовой функции (при условии что они подтверждены первичными документами). Главное, чтобы сотрудник получил разрешение работодателя на такие затраты, а порядок их возмещения был установлен коллективным договором или локальным нормативным актом.
Аналогичные выводы следуют из пункта 1 письма Минтруда России от 28 ноября 2013 г. № 14-2-242.
Зарубежная командировка
При зарубежных командировках суточные нужно выплатить, даже если сотрудник выехал из России и вернулся обратно в один и тот же день. Выплатить их надо в размере, составляющем 50 процентов от норм суточных, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом для зарубежных командировок (п. 20 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).
Если перед тем, как выехать за границу, сотрудник перемещается по территории России, суточные выплачивайте по норме, установленной для внутренних командировок. Со дня пересечения границы при выезде из России действует норма, установленная для страны, в которую направляется сотрудник. А со дня пересечения границы при въезде в Россию вновь применяйте норму для командировок по России. Об этом сказано в пункте 18 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749, и письме Минтруда России и Минфина России от 17 мая 1996 г. № 1037-ИХ.
Если за время командировки сотрудник посещает несколько стран, суточные за день пересечения границы между государствами выплатите по нормам той страны, в которую направлен сотрудник (п. 18 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).
При этом местом пересечения границы считается пункт пропуска через государственную границу России. А именно территория (акватория), открытая для международных сообщений (международных полетов), в пределах:
- железнодорожной, автомобильной станции или вокзала;
- морского, речного порта;
- аэропорта;
- другого специально выделенного в непосредственной близости от государственной границы участка местности, где происходит пропуск людей через государственную границу.
Пример начисления суточных по нормам, установленным для внутренних и заграничных командировок
Организация, расположенная в г. Белгороде, направляет экономиста А.С. Кондратьева в служебную командировку в г. Мадрид (Испания). Время вылета из Москвы – 14 часов 25 минут 8 апреля. Чтобы успеть на этот рейс, сотрудник должен выехать в Москву на поезде, который отправляется из Белгорода 7 апреля в 1 час 35 минут.
Обратный самолет, на котором Кондратьев возвращается из Мадрида, прибывает в Москву в 22 часа 12 минут 13 апреля.
При вылете в Мадрид Кондратьев пересекает границу России 8 апреля. За этот день ему положены суточные в иностранной валюте по норме, установленной для командировок в Испанию.
При возвращении из командировки сотрудник пересекает границу России 13 апреля. За этот день ему должны быть выплачены суточные по нормам, установленным для командировок по России.
В Белгород Кондратьев прибывает 15 апреля в 8 часов 5 минут (время прибытия поезда). Следовательно, за 14 и 15 апреля ему положены суточные по норме, установленной для внутренних командировок.
Оплата питания
Ситуация: полагаются ли сотруднику суточные, если в счет гостиницы, где он остановился во время командировки, помимо стоимости проживания, включена стоимость питания в ресторане
Да, полагаются.
Суточные сотруднику выплачивайте в любом случае (ст. 168 ТК РФ, п. 11 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Расходы на выплату суточных могут подтвердить документы, оформляемые при направлении сотрудника в командировку. Представление чеков и квитанций, подтверждающих расходование сотрудником суточных, не требуется. Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 24 ноября 2009 г. № 03-03-06/1/770 и ФНС России от 3 декабря 2009 г. № 3-2-09/362.
Что же касается налогового учета расходов на питание, то он зависит от того, как гостиница оформила документы.
В состав командировочных расходов, которые уменьшают налогооблагаемую прибыль, входят и суточные, и затраты на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах. Однако стоимость обслуживания в номерах, барах и ресторанах в налоговую базу включить нельзя. Об этом сказано в подпункте 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ.
Поэтому, если в счете гостиницы расходы на питание указаны отдельной строкой, учесть их при расчете налога на прибыль нельзя. В расчет налога включите только стоимость проживания. Если же расходы на питание в счете не указаны и отдельной строкой не выделены, а включены в общий счет, то в уменьшение налоговой базы спишите всю заплаченную гостинице сумму (за вычетом НДС).
Однако если в счете гостиницы сделана запись «стоимость питания включена», но отдельной строкой эта стоимость не выделена, то при включении всей суммы счета в состав расходов появляется риск возникновения спора с проверяющими. Дело в том, что налоговая инспекция может не принять такие затраты в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль, причем в полной сумме, поскольку расчетным путем выделить расходы на питание не представляется возможным. В такой ситуации, чтобы включить стоимость проживания в состав расходов в налоговом учете, нужно попросить гостиницу переоформить счет одним из следующих способов:
− не делать запись «стоимость питания включена»;
− при наличии такой записи выделить стоимость питания отдельной строкой.
Командировка к постоянному местожительству
Ситуация: положены ли суточные сотруднику, командированному в местность, где он имеет постоянную регистрацию (прописку). В местонахождении работодателя у сотрудника временная регистрация
Да, положены.
Командировкой признается служебная поездка сотрудника по распоряжению руководителя для выполнения какого-либо поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). Работодатель обязан выплатить командированному сотруднику суточные (ст. 168 ТК РФ). Исключением является тот случай, когда сотрудник уезжает в командировку в местность, откуда у него есть возможность ежедневно возвращаться к постоянному местожительству (абз. 4 п. 11 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).
В Трудовом кодексе РФ и Положении, утвержденном постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749, суточные называются дополнительными расходами, связанными с проживанием вне постоянного местожительства (ст. 168 ТК РФ, п. 10 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Постоянным местожительством является место, где гражданин постоянно или преимущественно проживает и имеет постоянную регистрацию (п. 3, 16 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 17 июля 1995 г. № 713). Из буквального толкования этого определения можно сделать вывод – при командировании к месту постоянной регистрации суточные сотруднику не положены.
Однако такой порядок приведет к нарушению прав сотрудника. Необходимо учитывать невозможность командированного ежедневно возвращаться к постоянному местожительству (абз. 4 п. 11 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Таким местом, по мнению Минздравсоцразвития России, является местожительство в местности, где расположена организация, в которой работает сотрудник (т. е. место его временной регистрации). Место постоянной регистрации при этом неважно. Поэтому, если сотрудник отправляется в командировку в регион, в котором у него есть постоянная регистрация, но откуда он не сможет возвращаться ежедневно в место постоянного проживания, выплатите ему суточные. Подтверждает такой вывод Минздравсоцразвития России в письме от 30 марта 2009 г. № 22-2-1100.
Больничный в командировке
Если сотрудник в командировке заболел, то суточные за весь период болезни выплачивайте в полном объеме (п. 25 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).
Пример начисления суточных за период командировки, во время которой сотрудник заболел
Сотрудник был направлен в командировку с 9 по 21 марта (13 дней). Во время командировки он заболел и с 13 по 16 марта находился в стационаре (это подтверждено больничным листком). В связи с болезнью из командировки сотрудник вернулся 25 марта (позже на четыре дня).
Норма расхода суточных при командировках по России установлена организацией в коллективном договоре и составляет 100 руб. в день.
Период болезни в срок командировки не включается. Бухгалтер начислил сотруднику:
- суточные за период с 9 по 25 марта в размере 1700 руб. (100 руб./дн. × 17 дн.);
- больничное пособие за период с 13 по 16 марта;
- компенсацию расходов на наем жилья. Расходы за период с 13 по 16 марта не возмещаются.
Кроме того, за сотрудником сохраняется средний заработок за рабочие дни по графику организации в период с 9 по 12 и с 17 по 25 марта.
По материалам БСС «Система Главбух»
При назначении работника в командирование компания не только оплачивает расходы на транспорт и по аренде жилья, но выплачивает и суточные. В связи с последними расходами у бухгалтеров и руководителей возникают вопросы. Не всегда понятно, в каких случаях данные выплаты назначаются, каков их размер и порядок расчета.
Суточные в командировках - изменения в законодательстве на 2018 год
Для начала необходимо разобрать, что такое суточные расходы в командировке. По статье 168 ТК РФ законодательство определяет данные выплаты как возможность компенсировать сотруднику расходы в связи с его проживанием вне пределов постоянного места жительства.
До недавнего времени такие выплаты при расчете не облагались налогом. С начала 2018 года Постановление Правительства предписывает определенные лимиты, которые по-прежнему не облагаются налоговыми и страховыми взносами:
- 700 рублей для поездок по России;
- 2500 рублей для командировочных за границу.
Предел данных выплат при этом не ограничен как и раньше. Однако суммы сверх указанного лимита теперь облагаются взносами в стандартном порядке.
Размер суточных в командировке по России
Минимальный размер суточных в командировке на 2018 год по России, как и за границей, законодательством не предусматривается. То есть на практике начисление осуществляется по усмотрению работодателя в соответствии с локальными нормами организации.
Однако правила направления в командировку предписывают, что сотрудник не должен оказаться в худших условиях по сравнению с текущими. Поэтому во избежание трудовых споров при расчете рекомендуется придерживаться следующих минимальных рамок:
- при назначении в пределах того же региона - 200-300 рублей;
- для другого региона - от 500 рублей.
Законодательство предусматривает, что норма суточных должна быть прописана в локальном положении о командировках . Также она может указываться в нормативных актах, по которым работник направляется в поездку.
Командировка за границу - суточные в 2018 году
Отдельно необходимо рассмотреть командировочные расходы при направлении за границу. В данной ситуации рекомендуется руководствоваться Постановлением Правительства под номером 812 . Данное законоположение предписывает определенные размеры расходов для каждой страны.
Такое предписания относятся к работникам бюджетных организаций. Поэтому для внебюджетных компаний они носят скорее рекомендательный характер. В данном вопросе также необходимо учитывать установленный порог в 2500 рублей. Все средства, которые превышают данное значение подлежат налогооблажению.
Руководитель вправе самостоятельно решать, в какой валюте он выплачивает командируемому деньги. Расчет при этом производится в соответствии с текущим курсом Центрального Банка РФ.
Суточные в командировках в бюджетных учреждениях
Постановление Правительства под номером 729 регулирует начисление всех командировочных выплат. Оно также предписывает фиксированный размер начислений по расходам на одни сутки для поездок в пределах России. На 2018 год для работников бюджетных учреждений размер суточных составляет 100 рублей.
Для расчета выплат в сутки при заграничных поездках необходимо обращаться к Постановлению Правительства под номеров 812. Приложение к данному документу регулирует выплаты согласно расчету по каждой стране в отдельности.
Выплата суточных при командировках
Один из главных вопросов, который возникает при выдаче командировочных - это как считают суточные в командировке. Рассчитать данное положение не составляет труда. Для этого необходимо установить количество командировочных дней. Полученное значение умножается на указанную в нормативе сумму.
Если к примеру сотрудник 4 дня находится за пределами России и на пятый день приезжает, то выплата рассчитывается соответственно этим значениям. То есть 4 дня оплачиваются как заграничные, пятый - как внутри России.
Расчет суточных при командировках в 2018 году
Для наглядности можно рассмотреть пример расчета на 2018 год. Сотрудник отправляется в командировку с первого по девятое октября. Едет он за границу, по приказу прибывает девятого вечером, то есть всего восемь дней.
Организация установила, что для страны назначения выплата средств в сутки составляет 2800 рублей, а по России - 600 рублей. Первое значение необходимо умножить на семь дней - выходит 19600. К ним прибавляются 600 рублей за день по России, итого 20200 выдаются на руки командируемому.
Но поскольку лимит превышен, то следует вычесть и налоги. Вместе со страховыми взносами они к примеру составят 18%. Лимит превышен на 300 рублей, их также необходимо умножить на 7 дней - 2100. Далее нужно найти указанный процент от полученной суммы - 378 рублей потребуется уплатить за превышение лимита.
Командировка на один день - суточные в 2018 году
Законодательство предписывает, что однодневная командировка не требует начисления суточных. То есть возмещаются фактически только транспортные услуги и организационные расходы. Однако локальное положение организации может предусматривать такое начисление на расходы.
Оформляется такая сумма обычно из расчета 50% от установленного размера начислений для поездок за границу. По России такие средства могут не выплачиваться вообще, но работодатель может оформить их отдельным платежом на текущие расходы. Налог с такой выплаты при расчете не удерживается, если сумма находится в пределах лимита.
Оплата проживания в командировке в 2018 году
Направление сотрудника в деловую поездку - это решение работодателя. Оно связано с текущей необходимостью или прохождением сотрудником обучения.…
Размер базовой пенсии в 2018 в России
Базовая пенсия гражданину устанавливается на государственном уровне единой ставкой и поддается ежегодной индексации. Этот процесс…
Размер суточных при командировках на один день в 2018 году
В период нахождения в командировке, сотрудник будет получать свой обычный средний доход и все стимулирующие и поощрительные…
Пенсия детям сиротам в 2018 – размер и последние изменения
Российское государство призвано поддерживать своих граждан, оказавшихся в тяжелом положении. К таким гражданам относятся пенсионеры,…
Пенсия после 80 лет в 2018 – размер и последние изменения
При достижении установленного в законодательстве РФ возраста каждому гражданину положена выплата пенсии, независимо от стажа…
Как и ранее, в настоящем году работодатель при возмещении работнику понесенных им командировочных расходов обязан выплачивать ему суточные (дополнительные расходы, связанные с нахождением вне места постоянного проживания). Никаких новых правил в отношении суточных при командировках в 2016 году не введено.
Суточные как часть командировочных расходов
Ч. 1 ст. 168 Трудового кодекса РФ определяет круг расходов командированного работника, подлежащих возмещению работодателем. Он включает в себя:
- затраты на проезд к месту командировки и обратно;
- оплату найма жилого помещения (гостиницы, частного жилья и др.);
- собственно суточные — дополнительные траты, связанные с проживанием вне места постоянного жительства;
- прочие расходы, понесенные работником с разрешения или ведома работодателя.
То есть суточные - это часть командировочных расходов, имеющая свои особенности.
Состав командировочных расходов в скором будущем может быть изменен. Правительство планирует исключить из него суточные при командировках внутри Российской Федерации, оставив их лишь для зарубежных командировок.
Что входит в суточные командировочные расходы
Закон не регламентирует, на что могут быть потрачены суточные работником.
Исходя из п. 10 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749, суточные выплачиваются работнику для того, чтобы компенсировать ему неудобства от нахождения вне своего места жительства. В основном подразумеваются расходы на питание в командировке, понесенные работником. Но это могут быть и другие траты, которые работник по своему усмотрению посчитает необходимыми для создания комфортного пребывания вне дома.
За этот вид командировочных расходов работник не должен отчитываться. Значит, собирать и предъявлять работодателю чеки из предприятий общепита и т.п. не требуется. А работодатель лишен права контролировать целесообразность этих трат.
Именно поэтому закон не конкретизирует, что именно входит в понятие «суточные в командировке».
Размер суточных при командировках
Для коммерческих организаций сумма суточных законом не установлена. Порядок оплаты командировочных расходов, включая суточные и их размер, должен определяться коллективным договором или локальным нормативным актом организации (ст. 167 ТК РФ). Обычно это положение о командировках или одноименный приказ.
Однако в налоговом законодательстве (абз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ) определен максимальный размер суточных, не облагаемых НДФЛ: 700 руб. при командировках по России, 2500 руб. при загранкомандировках. При превышении этих сумм работодатель обязан удержать НДФЛ с работника.
По этой причине многие организации в своих локальных положениях о командировках устанавливают в качестве суточных именно эти суммы, хотя отступление от них в любую сторону нарушением закона не будет.
Размер суточных при командировках в 2016 году не изменился в сравнении с прошлыми периодами.
Выплата суточных расходов при командировке
Законодательство не определяет точные сроки выплаты аванса при командировке. Условие одно — этот аванс должен быть выплачен до начала командировки.
Необходимо знать, что работник имеет право отказаться от командировки из-за невыплаты аванса; этот отказ не будет считаться нарушением трудовой дисциплины.
Желательно прописать порядок и сроки выплаты суточных при командировках (а также в целом командировочных расходов) в локальном положении о командировках.
Выплата этих сумм работнику может производиться как наличными деньгами в кассе организации, так и путем перечисления денежных средств на банковскую зарплатную карту работника. Указание об этом также нужно закрепить в положении о командировках организации.
Таким образом, выплата суточных при командировках в 2016 году особенностями не отличается.
Несмотря на то что трудовое законодательство предусматривает несколько оснований для выплаты суточных, чаще всего с их выплатой работодатель сталкивается при отправлении работников в командировки. Причем суточные, выплачиваемые в этом случае, всегда были предметом повышенного внимания налоговых органов. Поскольку мало того, что их размер значительно сказывается на налоге на прибыль, они, как и другие выплаты в пользу работников, тесно связано с исчислением налога на доходы физических лиц и страховых взносов на обязательные виды социального страхования.
В этой статье рассматриваются порядок выплаты и размер суточных, возмещаемых при командировках, а также вопросы их налогообложения (по состоянию на 10 февраля 2010 г.).
Виды суточных
Положения Трудового кодекса РФ обязывают работодателя выплачивать суточные в трех случаях:
1) при направлении работников в командировку (ст. 168 ТК РФ);
2) служебных поездках работников, постоянная работа которых осуществляется в пути, в полевых условиях, имеет разъездной либо экспедиционный характер (ст. 168.1 ТК РФ);
Заметим, что независимо от основания выплаты под суточными Трудовой кодекс РФ понимает не что иное, как дополнительные расходы работника, связанные с проживанием вне места его постоянного жительства. В то же время указанные виды суточных все-таки различаются.
Так, суточные, выплачиваемые при командировках и поездках для повышения квалификации работников, определяются работодателем самостоятельно и закрепляются либо в коллективном договоре, либо в ином локальном нормативном акте, например в положении о командировках.
Суточные, выплачиваемые работникам за разъездной характер работы, работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера (далее - «разъездные» суточные), могут устанавливаться также трудовым договором.
Отметим, что наличие «разъездных» суточных характерно лишь для специализированных организаций, а вот суточные, выплачиваемые при направлении работника в командировку, имеют место в деятельности практически любой компании, так как командировки работников - явление обычное для подавляющего числа организаций.
Извлечение
из Трудового кодекса Российской Федерации
Статья 166. Понятие служебной командировки
Служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.
Особенности направления работников в служебные командировки устанавливаются в порядке, определяемом Правительством Российской Федерации.
Статья 167. Гарантии при направлении работников в служебные командировки
При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.
На основании статьи 168 ТК РФ к возмещаемым командировочным расходам сотрудника относят в том числе суточные. Причем, обязывая работодателя выплачивать суточные при направлении работника в командировку, как уже было отмечено выше, Трудовой кодекс РФ предоставляет работодателю самостоятельно решать вопрос о порядке и размере их выплаты.
Пользуясь данным правом, организация самостоятельно определяет свои «внутренние» нормы суточных и закрепляет их либо в коллективном договоре, либо в положении о командировках. При этом к установлению своих «внутренних» норм суточных организация вправе подойти дифференцированно. Так, ничто не запрещает работодателю для руководства компании предусмотреть одни нормы суточных, а для рядовых сотрудников фирмы - другие. Кроме того, организация может устанавливать размер суточных и в зависимости от места командирования сотрудника, поскольку понятно, что дополнительные расходы работника, связанные с командировкой в Москву, будут выше, чем при поездке в российскую глубинку. Если организация осуществляет свою деятельность не только в Российской Федерации, но и на внешнем рынке, то организации следует определить размер суточных, выплачиваемых при командировках за границу.
Правила выплаты суточных
Сегодня, как известно, при направлении работников в командировку работодатели руководствуются Положением об особенностях направления работников в служебные командировки (утверждено постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749; далее - Положение).
В п. 11 Положения сказано, что суточные возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути. Причем, как сказано в письме ФНС РФ от 03.12.2009 № 3-2-09/362 «О порядке учета при исчислении налога на прибыль суточных в составе командировочных расходов», расходование суточных не требует документального подтверждения.
Таким образом, расчет суточных зависит от срока командировки работника, который работодатель определяет самостоятельно, исходя из объема, сложности и других особенностей служебного поручения. Кроме того, работодатель должен включать в общие сроки командировки и время нахождения работника в пути в зависимости от вида транспорта, которым командируемый работник будет добираться до места назначения. При этом следует иметь в виду, что в соответствии с п. 4 Положения днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки - дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее - последующие сутки. Если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта.
Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы.
В случае вынужденной задержки в пути суточные за время задержки выплачиваются по решению руководителя организации при представлении документов, подтверждающих факт вынужденной задержки.
Ни сам Трудовой кодекс РФ, ни Положение не ограничивают продолжительность командировки. Фактически это означает, что командировка работника может быть как однодневной, так и длительной.
Однодневная поездка
В п. 11 Положения сказано, что при командировках в местность, откуда работник, исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы, имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются.
В то же время, учитывая право, предоставленное работодателю статьей 168 ТК РФ, организация может предусмотреть в своем коллективном договоре или в положении о командировках выплату таких суточных. Правда, их налогообложение производится в особом порядке, но об этом чуть позже.
Однако если имеет место однодневная командировка за границу, то суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50 % суточных, определяемых «внутренними» нормами компании для командировок за границу.
Принципы выплаты суточных при зарубежных поездках определены пунктом 18 Положения. Из указанной нормы следует, что дата пересечения границы Российской Федерации оплачивается по правилам, установленным для государства, в которое направляется работник: при выезде из Российской Федерации суточные выплачиваются в иностранной валюте, при возращении в Российскую Федерацию - в рублях.
Такие же правила выплаты суточных действуют и для случаев командирования работника на территории двух или более иностранных государств: суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник.
Работники - это живые люди, и может случиться так, что сотрудник, находясь в командировке, заболеет. Положение предусматривает такой вариант развития событий в командировке. Как сказано в п. 25 Положения, суточные в данном случае выплачиваются в течение всего времени, пока работник не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту постоянного жительства. Правда, такое возможно только при наличии больничного листа, оформленного в надлежащем порядке.
Итак, основные правила выплаты суточных мы рассмотрели, теперь перейдем к вопросам их налогообложения.
Суточные - прочие расходы налогоплательщика
Подпунктом 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ (далее - НК РФ) определено, что расходы на командировки, в том числе суточные, признаются прочими расходами налогоплательщика, связанными с производством и реализацией. Конечно, при условии, что данные расходы отвечают критериям статьи 252 НК РФ, то есть:
1) связаны с получением дохода;
2) обоснованы;
3) документально подтверждены.
При этом с 1 января 2009 г. размер суточных, выплачиваемых при отправлении работника в командировку, не нормируется, вследствие чего организация вправе учитывать для целей налогообложения прибыли суточные в размере фактических затрат, порядок выплаты - при условии, что их размер закреплен локальным нормативным актом работодателя.
Аналогичного мнения по этому вопросу придерживаются и контролирующие органы. В частности, такое мнение изложено в письмах Минфина России от 18.08.2009 № 03-03-06/1/533 и от 21.09.2009 № 03-03-06/1/604. Солидарны с финансистами и налоговики столицы, на что указывает письмо УФНС России по г. Москве от 18.06.2009 № 16-15/061727.
Однодневная поездка
Выше мы уже упомянули о том, что организация может принять решение о выплате суточных при однодневных командировках в пределах Российской Федерации. Поскольку выплата таких суточных не предусмотрена Положением, данный расход не признается обоснованным. Тем более что по мнению арбитров, изложенному в решении Верховного Суда РФ от 04.03.2005 № ГКПИ05-147 «Об оставлении без удовлетворения заявления о признании недействительным первого предложения пункта 15 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 № 62 “О служебных командировках в пределах СССР”», суточные выплачиваются работнику при условии проживания его вне места постоянного жительства в течение суток, и если работник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства, то выплата суточных работнику не производится.
Признанный необоснованным расход не признается налогооблагаемым расходом. На это указывает пункт 49 ст. 270 НК РФ, в соответствии с которым не могут учитываться для целей налогообложения расходы, не соответствующие критериям, названным в п. 1 ст. 252 НК РФ.
Таким образом, организация не сможет учесть для целей налогообложения прибыли суточные, выплачиваемые за однодневные поездки, следовательно, источником их покрытия будут собственные средства компании, оставшиеся после налогообложения.
Аналогичный вывод содержится и в разъяснениях налоговиков, приведенных в письме УФНС России по городу Москве от 10.02.2006 № 20-12/11312. Согласны с такой точкой зрения и суды, на что указывает постановление ФАС Северо-Западного округа от 01.03.2006 по делу № А05-5899/2005-12.
Иначе дело обстоит с налогом на доходы физических лиц (НДФЛ).
Обложение налогом на доходы физических лиц
При обложение НДФЛ суточные подлежат нормированию. Пунктом 3 ст. 217 НК РФ определено, что при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы, в доход, подлежащий налогообложению, не включаются суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством Российской Федерации, но не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации и не более 2 500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке.
Таким образом, не облагаются НДФЛ суточные в размере, не превышающем 700 руб. за каждый день нахождения в командировке внутри страны и 2 500 руб. за каждый день нахождения в командировке за рубежом. Причем данные нормы касаются не только работников коммерческих фирм, но и работников организаций, финансируемых из бюджета. На это еще в 2005 г. указали арбитры в решении ВАС России от 26.01.2005 № 16141/04 «О признании недействующим письма МНС Российской Федерации от 17.02.2004 № 04-2-06/127 “О налогообложении компенсационных выплат по возмещению расходов, связанных со служебными командировками”».
В том случае если организация выплачивает суточные свыше своих «внутренних» норм, то сумма превышения также признается налогооблагаемым доходом физического лица, и, следовательно, организация должна удержать с работника НДФЛ и перечислить его в бюджет[СНОСКА Аналогичные разъяснения содержатся в письме Минфина России от 11.06.2009 № 03-04-06-01/133.].
В силу ст. 224 НК РФ обложение налогом суммы превышения производится по ставке 13 %. Организация обязана удержать исчисленную сумму НДФЛ непосредственно из доходов работника на дату выплаты дохода (суточных), на это Минфин России указал в своем письме от 01.02.2008 № 03-04-06-01/27.
Если речь идет о сверхнормативных суточных, выплачиваемых командируемому работнику в иностранной валюте, то произвести пересчет налогооблагаемого дохода физического лица в рубли нужно по курсу Центрального банка РФ, действующему на дату их выплаты, на это также указано в письме Минфина России от 01.02.2008 № 03-04-06-01/27.
Нормирование суточных в целях обложения НДФЛ касается только суточных, выплачиваемых при командировках работников и их поездках для повышения квалификации. Иные виды суточных для целей налогообложения НДФЛ нормированию не подлежат. Это вытекает из п. 3 ст. 217 НК РФ. Следовательно, «разъездные» суточные, установленные коллективным договором, иным локальным актом компании или предусмотренные трудовым договором, не облагаются НДФЛ в полном объеме.
Однодневная поездка
В отношении того, являются ли суточные, выплачиваемые работнику при однодневных поездках, налогооблагаемым доходом физического лица, глава 23 «Налог на доходы физических лиц» НК РФ не содержит конкретного ответа.
Тем не менее налоговики рассматривают такие выплаты в качестве налогооблагаемых доходов физического лица и требуют удержания НДФЛ. Заметим, что арбитражная практика по этому вопросу не однозначна. Одни суды соглашаются с доводами налоговых органов, о чем свидетельствует, например, постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 19.05.2009 по делу № А32-2910/2008-29/78-56/24. Другие, напротив, считают требования контролеров неправомерными, на что указывает, в частности, постановление ФАС Центрального округа от 27.05.2008 по делу № А62-4451/2007.
В силу того, что вопрос удержания НДФЛ с суточных, выплаченных при однодневных командировках, не является урегулированным, компании придется самостоятельно решать вопрос о том, будет ли она признавать эти суммы налогооблагаемым доходом физического лица или нет.
Страховые взносы на обязательные виды социального страхования
Как известно, с 1 января 2010 г. единый социальный налог (ЕСН) на территории Российской Федерации не взимается, так как глава 24 НК РФ утратила силу. Однако отмена единого социального налога не привела фактически к снижению налоговой нагрузки на работодателя, так как ЕСН, по сути, заменили страховые взносы, порядок исчисления и уплаты которых регулируется нормами Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования (в ред. от 25.12.2009; далее - Федеральный закон № 212-ФЗ).
Согласно Федеральному закону № 212-ФЗ лица, производящие выплаты и иные вознаграждения физическим лицам, признаются плательщиками страховых взносов:
На обязательное пенсионное страхование;
Обязательное социальное страхование по временной нетрудоспособности и в связи с материнством;
Обязательное медицинское страхование.
В соответствии с ч. 2 ст. 9 Федерального закона № 212-ФЗ при оплате плательщиками страховых взносов расходов на командировки работников, как в пределах территории Российской Федерации, так и за пределами территории Российской Федерации, суточные не подлежат обложению страховыми взносами. Следовательно, выплата суточных при командировках не влечет за собой для работодателя обязанности по начислению указанных страховых взносов. Хотя не исключено, что в части однодневных суточных контролирующие органы будут настаивать на их начислении. Такое предположение можно сделать на основании опыта взимания ЕСН.
Напомним, что в период уплаты ЕСН организация, выплачивающая суточные при ежедневных командировках, имела возможность не начислять ЕСН на такие выплаты, руководствуясь лишь нормой пункта 3 ст. 236 НК РФ (с 1 января 2010 г. утратила силу). Сегодня такой возможности нет, поскольку Федеральный закон № 212-ФЗ не связывает начисление страховых взносов с порядком признания выплат, производимых в пользу физических лиц, в целях налогообложения прибыли. Это, в свою очередь, означает, что страховые взносы необходимо начислять даже с тех выплат, которые не учитываются для целей налогообложения прибыли.
Однодневная поездка
Хоть в ст. 9 Федерального закона № 212-ФЗ сказано, что суточные, выплачиваемые при командировках, не подлежат обложению страховыми взносами, причем в размерах, установленных «внутренними» нормами самой компании, но не исключено, что в части суточных, выплачиваемых при однодневных командировках, контролирующие органы будут настаивать на необходимости их начисления. Именно так ранее обстояло дело с налогообложением ЕСН в части суточных, выплачиваемых при однодневных поездках, причем арбитражная практика по этому вопросу не была однозначной. Например, в постановлении ФАС Волго-Вятского округа от 16.08.2007 по делу № А28-1084/2007-3/29 было сказано, что выплата таких суточных влечет за собой обязанность по начислению ЕСН.
Вместе с тем в постановлении ФАС Северо-Западного округа от 13.03.2008 по делу А56-17909/2007 судом был сделан противоположный вывод.
Пока в части необходимости начисления страховых взносов с суточных, выплачиваемых при однодневных командировках, нет каких-либо официальных разъяснений контролирующих органов. Учитывая это, а также существующую арбитражную практику в части ЕСН, можно сделать вывод, что неначисление сумм страховых взносов с однодневных суточных у организаций, их выплачивающих, связано с повышенными рисками.
И как это ни парадоксально, в ст. 9 Федерального закона № 212-ФЗ «разъездные» суточные не упомянуты. Следовательно, их выплата подпадает под обложение страховыми взносами.
В. В. Семенихин,
руководитель «Экспертбюро Семенихина»
