Информационный документооборот. Система электронного документооборота

В зависимости от степени интеграции, системы электронного документооборота можно разделить на следующие виды:

Универсальные системы электронного документооборота (EDMS системы) . Это независимые системы документооборота, полностью предназначенные для автоматизации процесса управления документацией. Как правило, такие системы используют клиент-серверную технологию работы.
Системы управления групповой работой . Эти системы обеспечивают распределенную работу с документами и данными группы пользователей. Их основное назначение – обеспечить совместную работу. Поэтому, системы управления групповой работой имеют значительно меньший функционал, чем EDMS системы.
Встроенные модули в составе информационных систем управления . Такие модули имеют все ERP системы. Данные модули также имеют ограниченный функционал (в сравнении с EDMS системами) и, как правило, без внедрения базового функционала ERP системы не работают.

Еще одним направлением, по которому можно структурировать системы электронного документооборота, является область применения. Существуют системы электронного документооборота, которые ориентированы на специальные виды документации или сферы деятельности. Например, PDM системы, системы поддержки разработки ПО, системы типа HelpDesk, системы поддержки медицинской документации, и пр.

Приятный дизайн - общая особенность системы. Гибкость, согласно требованиям пользователя. При массовом импорте документов получение и регистрация циркуляров или идентичных документов содержания, которые отправляются различным получателям, выполняется в гораздо более короткие сроки. Принимая во внимание размер организации или взаимосвязь с административными задачами, некоторые процессы управления документами могут быть объединены или переданы другим делегатам.

Система легко настраивается как для простых, так и для сложных потоков. Управление содержимым равномерно. Централизованная унитарная система управления документами позволяет отслеживать все документы - независимо от размера или формата - и, при необходимости, находить их немедленно. Система предлагает возможность получения, хранения и управления документами любого размера или формата через электронные регистры системы, такие как.

Внедрение системы электронного документооборота

Внедрение системы электронного документооборота включает в себя несколько этапов, которые организация должна выполнить самостоятельно вне зависимости от участия поставщика системы. Эти этапы включают в себя набор логически взаимосвязанных действий и мероприятий, которые позволят организации оценить проект в целом, и повысить вероятность успешного завершения проекта.

«Традиционные» бумажные документы. Прикрепленные файлы, возможно электронные письма, содержащие электронные подписи. Управление исходящими поступлениями с сервера факсов. Документы, взятые лично, по связям с общественностью в текстовом формате или хранятся на электронном носителе данных.

Управление выводами печати внутри вашей организации. Описательные данные могут быть прикреплены к нашей электронной почте, поступающей в организацию или из нее, соответственно, мы можем управлять электронными факсами и факсами, которые поступают. Управление документами с различным содержимым и форматами в одной системе значительно ускоряет поток информации внутри организации, таким образом, с уменьшением времени отклика, циклы управления случаями ускоряются. В дополнение к крайним срокам, которые можно отслеживать и присваивать документам, мы также можем легко управлять теми случаями, когда нам нужен документ, выпущенный третьей стороной.

Общая схема этапов внедрения системы электронного документооборота представлена на рисунке.

Основные этапы внедрения системы электронного документооборота включают в себя:

Этап 1. Определение базовых процессов и процедур.

Цель данного этапа заключается в четком определении состава существующих процессов документооборота и процедур обработки документации. Для этого необходимо провести детальный анализ существующих процессов и процедур.

Документы, которые поступают или будут отправлены из учреждения, будут идентифицированы с уникальным регистрационным номером с использованием электронного регистрационного модуля. Их акцент достигается благодаря функции автозаполнения и единицам данных, которые могут поддерживаться. Система, помимо электронного архивирования и безопасного управления данными, также поддерживает физическое хранение документов, то есть архивный поиск и заимствование.

Поддержка управленческих решений, отчетов. С помощью общих и ориентированных на результат функций поиска документы можно легко получить, и список результатов можно распечатать. С расширенными возможностями поиска мы можем установить критерии фильтрации по любому полю в соответствии с нашими предпочтениями. Результаты фильтрации, списки результатов могут быть перечислены или экспортированы в табличные форматы.

В ходе этого этапа необходимо:

определить процессы верхнего уровня;
определить детальный состав процессов;
определить бизнес цели для процессов документооборота;
определить технические цели для процессов документооборота.

Этап 2. Определение требований к процессам документооборота.

На данном этапе определяется, какие изменения необходимо внести в процессы документооборота, чтобы они работали эффективно и могли быть автоматизированы.

При наличии нескольких условий поиска мы можем создавать списки, которые мы можем распечатать или экспортировать. Управление процессами документооборота. Управление контрактами и счета-фактуры. Решение для управления документами поддерживает с дополнительными полями индексирование и управление контрактами и счетами-фактами, обеспечивая быстрый и удобный поиск.

Вы можете распечатать список документов, которые могут быть классифицированы после определенной даты, а после рейтинга реестр, подтверждающий этот факт, может быть «на бумаге». этот процесс называется электронным архивированием. Программные и аппаратные условия.

На данном этапе необходимо:

провести технологическую оценку процессов документооборота;
определить бизнес требования к процессам;
подготовить карты процессов «как должно быть»;
установить измеряемые характеристики процессов;
сформулировать технические требования к процессам документооборота и подготовить техническое задание .

Пример документов:

Система представляет собой так называемое приложение интрасети, оно использует навигационную программу в качестве рабочей среды. Из-за технических параметров требуется аппаратное обеспечение низкого уровня. На клиентских компьютерах нет необходимости устанавливать. Он не зависит от платформы и поэтому может использоваться даже в смешанных клиентских сетях.

Технология - десятилетний опыт, непрерывное развитие. Разработка системы осуществляется с использованием технологий с открытыми стандартами. Это обеспечивает высокую безопасность для дальнейших разработок и вопросов совместимости. Его собственная разработанная инфраструктура гарантирует, что исходный код системы не подвержен риску возникновения внешних компонентов обновлений. Программное обеспечение отлично работает в сетевой среде. Благодаря трехуровневой архитектуре данные обычно хранятся в центральной базе данных, что позволяет не только резервировать данные, но и безопасное управление самопомощи.

Карта процесса "Управление входящей корреспонденцией"	Карта процесса "Управление исходящей корреспонденцией"	Техническое задание на автоматизацию документооборота

Этап 3. Формирование критериев выбора системы электронного документооборота.

Задачи обслуживания и сохранения, архивирование базы данных можно настроить как запланированные задачи. Система должна быть установлена только на сервере. Клиентская сторона не требует установки, ей нужен только интернет-браузер. Из-за минимальных требований к оборудованию он обеспечивает достаточную производительность даже в конфигурации офиса, поэтому реализация не требует дополнительных инвестиций в оборудование. Для использования программы необходимы только базовые навыки работы с компьютером, ее использование не является проблемой, ее можно легко узнать по месту установки в течение 4 часов.

На основании данных первого и второго этапов необходимо сформулировать набор критериев для выбора системы электронного документооборота. Критерии выбора системы электронного документооборота будут во многом определять объем дальнейших работ и порядок организации взаимодействия с поставщиком системы.

На данном этапе необходимо:

Загрузите брошюру о презентации продукта, следуя приведенной ниже ссылке. Запросите индивидуальное предложение цены, заполнив форму ниже! Чтобы максимально точно оценить затраты, пожалуйста, убедитесь, что предоставленные данные точны. После заполнения формы мы отправим вам анкету, которая поможет вам оценить уровень управления документами вашей компании, вашего учреждения.

Также нам не нравится получать незапрашиваемые письма, поэтому мы не будем злоупотреблять вашим доверием, и мы не будем отправлять ваш почтовый ящик с такими материалами. Управление - это термин, полученный на английском языке и принятый как таковой, с очень сложной семантикой, которая обозначает науку организационного руководства и научное руководство. На французском или итальянском языке эти слова на английском языке приобрели глагол для управления различными значениями, в том числе с управлением, вождением.

классифицировать существующие документы по видам;
провести оценку существующих форм документов;
определить состав данных, которые будут перенесены в электронный вид;
определить требования к пользовательскому интерфейсу;
составить набор критериев выбора системы электронного документооборота.

Этап 4. Выбор системы электронного документооборота.

Затем английский правильно сформировал имена управляющих и управляющих. Руководством как наукой подразумевается изучение процесса управления с целью систематизации и обобщения концепций, законов, принципов, правил, разработки новых систем, методов и методов, которые способствуют повышению эффективности деятельности, осуществляемой для достижения целей. По мере развития технологий ожидается, что документы будут охватывать новые формы и предоставлять новые возможности для общения. Руководители румын осознали важность управления документами и проектами.

Этот этап позволяет организации определить основные технологии, на основании которых будет работать система электронного документооборота, выбрать подходящую систему и определить поставщика услуг по внедрению системы электронного документооборота.

На данном этапе необходимо:

определить состав функций системы документооборота;
определить вид системы документооборота, наибольшим образом соответствующий потребностям организации;
сформировать список возможных поставщиков системы электронного документооборота;
выбрать поставщика системы электронного документооборота.

Этап 5. Управление проектом внедрения системы электронного документооборота.

В словаре документ определяется как: акт, по которому установлен факт, установлен или ожидается, предоставляется право, признается обязательство; письменном или печатном тексте, надписи или других показаниях, служащих знанием реального или прошлого реального факта или, что более кратко, документ является листом бумаги, на котором написано что-то важное, что может быть информацией. Теперь, после цифровой революции, разрешено новое определение документа: «любой структурированный пакет данных, который может использоваться как информация».

После выбора поставщика системы электронного документооборота необходимо разработать план внедрения. Этот этап может занять достаточно много времени, однако время на планирование поможет значительно сократить время на внедрение системы. План может быть разработан совместно с поставщиком услуг.

План управления проектом должен включать следующие работы:

Самое главное, что документ будет определен самим автором. Когда автор называет это документом, это документ. Все бизнес-среды управляются вручную или в электронном виде. Доказательства являются доказательством окружающей среды, в которой мы действуем, оплачиваем определенные обязательства или развиваемся в отношениях с клиентами. Рекордные среды или документы развивались так, чтобы максимально точно отражать текущие и предполагаемые действия различных сфер деятельности. Независимо от того, есть ли у них внутренняя схема или адрес кого-либо за пределами организации, им нужна хорошая запись и архив, которые можно легко восстановить и использовать позже.

проектирование функционала системы;
внедрение системы;
тестирование и оценка работы системы;
опытная эксплуатация системы;
доработка и настройка системы.

Этап 6. Документирование системы.

Этот этап может выполняться параллельно с предыдущим этапом. Целью данного этапа является создание определенных организационных правил, которые обеспечат стабильную работу системы электронного документооборота.

Деятельность агентства заключается в составлении базы данных хозяйки, используемой в рекламных кампаниях для сотрудничающих фирм. У агентства есть большое количество документов, которые хранятся в базах разделов, чтобы легко найти документ. Информация может вводить различные типологии в зависимости от сохраненного критерия анализа. Некоторые из этих критериев были бы следующими: происхождение, значение иерархии, представление, продолжительность жизни, положение в процессе, получатель, степень институционализации, структура фирмы, окончательность.

На данном этапе необходимо:

провести обучение персонала;
разработать процедуры и регламенты взаимодействия пользователей;
разработать руководства по работе с системой.

Критерии выбора системы электронного документооборота

Критерии выбора системы электронного документооборота во многом зависят от потребностей и возможностей организации. Детальный состав критериев должен определяться непосредственно на основании бизнес целей и технических целей процессов документооборота.

Согласно иерархическому движению, внутри агентства мы находим нисходящую, восходящую и боковую информацию. Другим документом, который мы встречаем в агентстве, является договор о сотрудничестве с сотрудничающими фирмами, для которых агентство предоставляет рекламные услуги. Они имеют внутреннюю схему, имеют серийный номер и содержат необработанную информацию, также называемую элементарной или базовой. Эти контракты архивируются как классическими, так и электронными. Управление знаниями - еще один важный аспект, связанный с будущими документами, хотя глобальное следование определению управления знаниями отсутствует.

Помимо детальных критериев, организация должна использовать и обобщенные критерии, которые связаны с видами систем электронного документооборота и применяемыми технологиями.

К таким обобщенным критериям относятся:

«зрелость» системы электронного документооборота . Необходимо оценить уровень «зрелости» выбираемой системы. Такая оценка позволит понять, как долго система существует на рынке, какое количество организаций применяет эту систему, существуют ли обновления системы. Если система новая, и только вышла на рынок, то существует большая вероятность ошибок в работе системы. Это может привести к проблемам в ходе эксплуатации системы электронного документооборота.
Соответствие стандартам отрасли . В различных видах деятельности существуют свои стандарты, прямо или косвенно влияющие на документооборот организации. При выборе системы необходимо обращать внимание, каким образом требования этих стандартов учитываются в системе электронного документооборота.
Соответствие целям и критическим факторам успеха . При выборе системы необходимо учитывать степень соответствия целям организации. Важно, чтобы система максимально соответствовала целям и ключевым требованиям организации. Если система не соответствует требованиям, то необходимо изменить выбор системы, но не менять ключевые требования и цели. Организация может изменить часть требований под конкретную систему документооборота, но только если эти требования не являются критическими для процессов организации.
Уровень технической поддержки . Этот критерий относится к выбору поставщика системы электронного документооборота. Необходимо оценить уровень технической поддержки системы, как во время внедрения, так и во время эксплуатации системы.
Масштабируемость системы . Этот критерий выбора важен с точки зрения расширения деятельности организации. При увеличении объемов работ и расширении базы пользователей системы она должна позволять организации масштабировать решения.
Доступность системной документации . Помимо пользовательской документации для организации может быть важным иметь доступ к документации по администрированию или изменению настроек системы.
Защита системы . При выборе системы электронного документооборота необходимо обращать внимание на применяемые меры обеспечения безопасности в системе. У организации могут существовать свои требования по политике безопасности и конфиденциальности данных. Выбираемая система должна позволять настраивать доступ к информации и документам в соответствии с политикой безопасности организации.
Отказоустойчивость системы . Для некоторых организаций время простоя системы электронного документооборота может быть критическим фактором. При выборе системы необходимо обращать внимание, сколько времени может потребоваться на восстановление системы в минимальной рабочей конфигурации.
Стоимость владения . При выборе системы необходимо учесть общую стоимость владения системой: стоимость покупки лицензий, стоимость администрирования, стоимость расширения системы, стоимость технической поддержки и обновления, стоимость аппаратного обеспечения и пр.

Данные критерия включают в себя наиболее общие аспекты выбора системы электронного документооборота. Для разработки полного состава критериев необходимо привлекать многие подразделения организации: руководство, юридическую службу, ИТ подразделения, технических специалистов, специалистов по документообороту и пр.

Однако практически любая реализация управления знаниями основана на интеллектуальной технологии. Независимо от того, предназначены ли приложения для совместной работы или обмена знаниями, они зависят от технологий, лежащих в основе документов, таких как управление контентом, привязка документов или интегрированные инструменты хранилища данных для хранилищ данных или интеллектуального анализа данных. Документы - Сущность бизнеса Трудно недооценивать важность документов. Организация структурирована вокруг стопок писем, копий различных документов, полки, полные папок, полотно, полное электронных сообщений, - всего лишь несколько примеров.

Система автоматизации документооборота , система электронного документооборота - организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации.

Основные понятия электронного документооборота

Основные принципы электронного документооборота

Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ в любой инсталляции данной системы.
Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения
Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса).
Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов.
Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём.
Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.

Российские системы электронного документооборота

Проприетарные СЭД

СЭД оплачиваемые из бюджета

СЭД для организаций-участников бюджетного процесса предоставляет Федеральное казначейство

Платные СЭД

См. также

ECM (бизнес) - Системы управления информационными ресурсами предприятия

Ссылки

Просто об электронном документообороте, бизнес-процессах и взаимодействии. Блоги. Обсуждения.
Выбор систем автоматизации управления предприятием по критериям

Wikimedia Foundation . 2010 .

И вся деятельность компании организована вокруг этих документов. Бизнес можно определить как архитектуру документа. Вот почему мы можем сказать, что документы суть сущности всего бизнеса. Но простой анализ ручного документооборота показывает трудности классического управления документами в условиях современной организации. Управление документами - это информационная система, которая позволяет осуществлять циркуляцию, хранение и извлечение документов в любом электронном формате, с оборудованием для подключения к другим компьютерным системам или электронным устройствам.

Смотреть что такое "СЭД" в других словарях:

СЭД - СЭДО система электронного документооборота техн. СЭД сводно экономический департамент фин. СЭД Система «Электронной демократии» http://e democratia.ru/ …

Система электронного документооборота автоматизированная многопользовательская система, сопровождающая процесс управления работой организации с целью обеспечения выполнения ее функций. Словарь бизнес терминов. Академик.ру. 2001 … Словарь бизнес-терминов

СЭД УД - система электронного документооборота и управления взаимодействием техн. Источник: http://www.cnews.ru/news/line/index.shtml?2007/06/09/254408 Пример использования СЭД УД Directum … Словарь сокращений и аббревиатур