Корпоративный портал нередко путают с корпоративным сайтом. На самом деле, это абсолютно разные инструменты и функции портала намного шире. По сути, портал - это некий виртуальный офис компании, позволяющий всем сотрудникам обмениваться документами и информацией, а также автоматизировать основные бизнес-процессы. А вот понятия корпоративного портала и интранета традиционно используются как синонимы.
Что представляет собой интранет?
Интранет, или корпоративный портал, - весьма объемный и сложный инструмент, позволяющий справиться с решением большого круга задач. Это не просто самостоятельный сайт, а целая совокупность разных продуктов, например, система работы с документами, таск-трекер, ERP-система и множество других в зависимости от потребностей конкретной организации. Портал объединяет функции хранилища файлов и документов, социальной сети и информационного ресурса. При этом главных задач у любого портала всего две: дать сотрудникам возможность коллективно работать над поставленными задачами и обеспечить эффективные внутренние коммуникации.
Для решения этих задач в типовой корпоративный интранет могут входить следующие блоки:
- сведения о компании: устав, структура, должностные инструкции, миссия и мировоззрение компании, корпоративный стиль и т.д.;
- сведения о сотрудниках: персональные данные и страницы, контакты, занимаемая должность, подразделение, достижения;
- обновляемая информация: приказы, распоряжения, объявления о событиях в компании, взыскания и благодарности, новости компании;
- единая база знаний: справочная информация (каталоги продукции, прайс-листы), документы, шаблоны, архив файлов;
- инструменты общения: форумы, опросы, анкеты, связь с руководящим аппаратом и коллегами;
- служебные механизмы: проекты, постановка задач и контроль их выполнения, заявки на приобретение оргтехники, заказ пропусков, транспорта и тому подобное.
Как показывает практика, корпоративный портал способен эффективно решать вопросы рабочего плана, такие как постановка и контроль выполнения задач, аналитика, создание системы хранения важной информации, автоматизация бизнес-процессов и системы управления взаимоотношений с клиентами (CRM).
Достаточно успешно реализуется на порталах и быстрая связь между разными подразделениями компании. Исчезает необходимость, например, уведомлять каждое подразделение о нововведении или важном событии - достаточно разместить информацию на портале, и она тут же станет достоянием общественности. Персонал, кроме того, имеет постоянный доступ к базе знаний компании.
На заметку
Один из главных трендов развития интранета - это его упрощение. Если несколько лет назад разработчики пытались оснастить его максимальным количеством функционала, то сегодня они все чаще отказываются от таких решений в пользу более простых социальных интранетов.
Что касается эффективных коммуникаций между сотрудниками, то в теории портал, конечно, дает им возможность мгновенного общения через интегрированную социальную сеть, обсуждения как рабочих, так и личных вопросов на форумах и в группах. Каждый может пообщаться с каждым, задать вопрос, передать и получить нужную информацию... На практике, к сожалению, это работает далеко не всегда или не работает вовсе. Интранет хорош для автоматизации различных операций, упрощения системы документооборота и отчетности, поиска нужной информации, но… не для общения.
Кстати, успешность взаимодействия сотрудников с помощью портала во многом зависит от степени их вовлеченности в общение на всех управленческих уровнях. Открытая организация, где любой может напрямую обратиться к руководителю, намного привлекательнее для действующих и потенциальных сотрудников. Это создает у персонала дополнительную уверенность в том, что топ-менеджмент относится к членам коллектива как к полноправным партнерам и формирует лояльность к компании.
Каким компаниям нужен корпоративный портал
Интранет - это очень удобный, а порой и жизненно необходимый инструмент для компаний, в которых имеются удаленные сотрудники. Для них портал может служить настоящим мобильным рабочим местом. Полезен портал и для крупных фирм, имеющих филиалы в рамках одного населенного пункта или даже в разных городах. Но даже и в том случае, если у фирмы нет филиалов, но имеется большой штат сотрудников, а отделы расположены на разных этажах, портал может стать средством объединения всех в одну команду. При наличии портала исчезает необходимость ходить с бумажными документами из кабинета в кабинет, тратя на это драгоценное рабочее время и отвлекая других сотрудников, или искать клиентскую базу где-то на просторах 1С, с которой работать умеет далеко не каждый. Конечно, если в организации работают два-три человека и в течение рабочего дня они находятся в одном кабинете, то портал в этом случае будет ненужной роскошью.
Иногда руководители компании искренне не понимают, зачем может понадобиться корпоративный портал, считая его установку пустой тратой денег. На самом деле, портал необходим компании, если:
Очень полезен будет портал и тем компаниям, где нужна быстрая адаптация сотрудников или обучение персонала. При наличии интранета новичок гораздо быстрее входит в курс своих обязанностей, поскольку получает доступ ко всей основной информации, имеет возможность получать консультации по любому вопросу у опытных коллег. Для обучения сотрудников не потребуется организовывать очные курсы или тренинги - все это можно сделать онлайн на территории портала. Не придется и надолго отрывать работников от трудового процесса и тратить дополнительные средства на организацию.
Как внедрять интрасеть
Процесс внедрения интранета в компании достаточно сложный и многоэтапный. Первый этап - это всегда решение «сверху». Именно руководство должно принять решение о внедрении и способствовать его продвижению. Но психология людей такова, что любые нововведения и изменения привычного хода работы воспринимаются в штыки, независимо от того, насколько полезными и эффективными они окажутся в будущем.
Итак, допустим, что решение принято. С чего начать?
- Этап 1. Сбор требований и планирование проекта. На этом этапе определяются главные цели внедрения и собираются мнения всех заинтересованных лиц.
- Этап 2. Создание информационной архитектуры портала. Под этим понимается структурирование всех данных на портале, то, как они будут представлены пользователям. Главное назначение структуры - ускорение поиска, самая важная информация должна быть получена не более, чем в три «клика» мышкой.
- Этап 3. Оптимизация бизнес-процессов. Это нужно для того, чтобы портал был не просто складом информации, но и автоматизировал самые трудоемкие бизнес-процессы компании.
- Этап 4. Создание дизайна портала. В данном случае дизайн - не просто картинка, он серьезно влияет на удобство портала для пользователей. Работа над дизайном обычно ведется параллельно с программной реализацией.
- Этап 5. Информационное наполнение. По мнению специалистов, инициаторами публикаций в начале работы интранета должны быть топ-менеджеры, но от них должно поступать не более 20% постов. Остальное - публикации рядовых сотрудников. Если их количество в дальнейшем окажется менее 80%, то, возможно, портал не является инструментом для персонала. К сожалению, на деле за наполнение обычно отвечает администратор.
- Этап 6. Продвижение среди сотрудников и обучение пользователей. Пожалуй, самый сложный и ответственный этап. Как бы идеально не был создан портал с точки зрения программного обеспечения или дизайнерского оформления, если он не будет востребован сотрудниками компании, ценность его будет равна нулю. Чтобы проинформировать коллектив о запуске интранета, можно разослать информационное письмо с оповещением о сервисе и его самых полезных возможностях, советами по переходу на новую систему. В процессе функционирования портала каждая компания находит свои решения для его популяризации среди работников, например, у кого-то доступ в интернет или электронную почту открывается только через интранет, а кто-то материально поощряет тех, кто регулярно использует портал в работе. Мотивация к использованию этого инструмента - едва ли не самая сложная часть работы по внедрению портала.
Сравниваем решения: топ-3 лучших интранет-портала
Yammer. По заявлению разработчиков, этот корпоративный портал будет полезен всем подразделениями компании - от руководителей до рядовых сотрудников. На сегодня он доступен только в составе еще одного продукта ― Microsoft-Office365 ― и легко интегрируется с SharePoint. При этом они во многом схожи, но Yammer - это облачное решение, а SharePoint - серверное.
Структура портала несколько напоминает популярный Twitter, интранет позволяет сотрудникам обмениваться мгновенными сообщениями, включая текстовые файлы и изображения, формировать рабочие группы, просматривать онлайн-контакты, искать людей, группы или тексты, использовать общую базу данных и принимать участие в ее формировании. Интерфейс портала достаточно прост, разобраться в нем сможет каждый, кто имеет хоть небольшой опыт работы с социальными сетями.
Кроме создания внутренних коммуникаций между сотрудниками, Yammer также помогает решать бизнес-задачи, такие как создание коммуникаций для руководителей, управление проектами, взаимодействие с бизнес-партнерами, формирование мотивации у персонала, обучение и адаптация сотрудников, повышение эффективности продаж.
Поскольку Yammer на сегодня является составной частью Office365, то установить его отдельно от последнего не представляется возможным. Но зато от добавления Yammer во все тарифы онлайн-офиса цена последнего не изменилась. Кстати, именно невозможность самостоятельной установки Yammer и можно считать одним из его главных недостатком наряду с тем, что Yammer подойдет лишь тем компаниям, которые хотят разработать свой индивидуальный корпоративный портал, поскольку не является готовым коробочным решением.
«Битрикс24» - корпоративный портал с функциями социальной сети. Он содержит микроблоги, мессенджер, хранилище файлов, фотогалереи. С помощью «Битрикс24» можно не только общаться и совместно работать над проектами, но и вести свой CRM, планировать и учитывать рабочее время, автоматизировать бизнес-процессы, управлять персоналом. Всего предлагается 12 рабочих инструментов.
«Битрикс» выглядит как корпоративный Facebook, во всяком случае, интерфейсы у них очень похожи. На главной странице имеется привычная лента, в которой каждый пользователь может писать свои сообщения и комментарии к постам других участников. Эта же лента отражает и все события компании. Существует как коробочный, так и облачный варианта портала. «Битрикс» можно установить как на стационарный компьютер, так и на ноутбук или любое мобильное устройство. Кроме того, интранет легко интегрируется с Google, Apple, Microsoft. Цена ПО зависит от вида выбранного тарифа: пакет «Проект» на 12 пользователей можно установить бесплатно, «Проект+» - за 990 рублей в месяц, «Компания» - за 10 990 рублей. Количество пользователей в двух последних пакетах не ограничено.
По отзывам пользователей - главные минусы портала - неинформативный интерфейс и перегруженность функционалом.
Jive - это готовое решение, которое дает возможность создавать собственный внутрикорпоративный портал в компании. Здесь имеются готовые шаблоны для отдела маркетинга, отдела продаж, HR, службы технической поддержки - запустить и развить портал можно в максимально сжатые сроки Пользователи могут настроить свое индивидуальное рабочее пространство при помощи стартовой страницы. Приложение содержит все необходимые инструменты для управления проектами, корпоративным контентом и задачами.
Для пользователей доступны блоги, профили, обсуждения, группы, календари, умный поиск и многое другое. Jive можно интегрировать с Google и Office365, доступ к порталу возможен с любых устройств, включая мобильные.
Цена приложения зависит от выбранного пакета, на сегодня их предлагается три: Select, Premier или Premier+. Главный недостаток портала - отсутствие локализации на русском языке и отличие навигации от привычных пользователю соцсетей. Из-за большого количества возможностей, процесс адаптации пользователей к интранету может вызвать трудности.
На рынке сегодня представлено достаточно большое количество решений. Понять, какое из них подойдет конкретной компании достаточно сложно. Именно поэтому в разделе об интеграции особое место занимает необходимость постановки четкой цели. Конечно, рабочий функционал представлен практически везде одинаково хорошо, что касается социального - вопрос остается открытым.
Индивидуальный инструмент vs готовое решение
Что предпочесть: разработку индивидуального инструмента или готовое решение? Об этом мы поговорили с Дмитрием Бенцем, разработчиком корпоративной социальной сети LOQUI BUSINESS :
«Если руководство будет понимать, зачем и для кого нужен интранет, то станет ясно и какой именно портал лучше всего установить. Не последнюю роль в выборе, конечно, играют финансовые возможности. Индивидуальное решение всегда будет дороже, чем коробочный вариант, но иногда компании и не нужно это решение. Готовые порталы успешно справляются с возложенными на них задачами, и большинство из них позволяют настроить все функции под специфику компании.
Но очень часто, к сожалению, встречается ситуация, когда портал становится только хранилищем информации, а делу укрепления внутренних коммуникаций он никак не помогает. Это происходит потому, что портал все же официальный рабочий инструмент, а человек психологически не расположен к общению с его помощью. Если компания видит своей основной целью именно укрепление внутренних коммуникаций, то внедрять нужно корпоративную социальную сеть. Именно КСС становится той площадкой, где персонал компании начинает активно общаться по всем вопросам, решать рабочие задачи, обмениваться мнениями, делиться информацией. Сети становятся все более востребованными, и одной из первых отечественных разработок стал наш LOQUI BUSINESS. Мы надеемся, что его ждет большое будущее. По крайней мере, мы постарались внедрить в него самое лучшее от социальной сети и корпоративного портала, чтобы LOQUI стал инструментом, способным решить любые вопросы и задачи компании».
Время чтения: 5-6 минут
Юлия Большова - руководитель по автоматизации HR-процессов Авито. Ранее развивала интранеты Билайна, Ламоды и Яндекса.
В предыдущем интервью Юлия как повысить эффективность интранета и дала советы начинающим интранет-менеджерам. В этом выпуске блога - о том, какой у Авито интранет и какие задачи он решает.
Интранет для людей
Факт № 1 . Avito People - интранет для людей. Над названием сервиса думали долго, и оно родилось в результате голосования внутри нашего департамента. Авито - это мы, а People - люди, для которых мы все придумываем и разрабатываем. Все, что мы делаем, делается для удобства и пользы сотрудников.
Факт № 2. В Авито работает больше 1500 сотрудников. Ежемесячно в среднем интранетом пользуются более 70% сотрудников (1100 человек)
Факт № 3. Помимо интранета в компании пользуются и другими сервисами, например, Slack и Workplace от Facebook. Каждый сервис выполняет свою задачу.
Slack - внутренний корпоративный мессенджер. Мы используем его для оперативной коммуникации между коллегами.
Workplace - инструмент для среднесрочной коммуникации. Мы используем его для общения с зарубежными коллегами. Контент в workplace создают лидеры мнений.
Avito People - сервис для рабочих процессов, а также официальной и структурированной информации. Он необходим для публикации и хранения значимых событий, о которых должен знать каждый сотрудник.
От почтовых рассылок мы отказались.
Факт № 4. Наш интранет создала команда разработчиков Авито. Так как мы динамичная компания, процессы и идеи могут часто корректироваться. Нам важно быстро внедрять новое или менять существующее. Если некоторые функции стали неудобными или больше не нужны сотрудникам, мы без сожаления их меняем или удаляем.
Новости в интранете Авито
Соцсети vs. Интранет. Почему интранет?
Для донесения важного контента. Интранет нужен для того, чтобы сотрудники в одном месте видели основные новости и события компании. Мессенджеры - это дополнительные и добровольные каналы, поэтому важная информация может затеряться в обсуждениях. В дополнительных каналах коммуникации сложно создать полноформатные информационные страницы, где сотрудник может ознакомиться с описанием нужных процессов и действий.
Для безопасности. В мессенджерах небезопасно пересылать конфиденциальные файлы. Или, например, оперировать такими данными, как зарплаты сотрудников.
Для архивации и легкого поиска. В мессенджерах сложно хранить исторические данные или найти сотрудника. Если вы не знаете к кому обратиться, вам понадобится больше времени.
Для нужных действий. Мы не отделяем сервисы для решения бизнес-задач от интранета. Для нас это одно целое. Самым важным преимуществом интранета должно быть решение рабочих задач: оценить коллегу, отправить заявку на отпуск, получить аналитику по своему подразделению.
Новости в интранете Авито
Какой у Авито интранет?
Наш интранет находится в ведении двух департаментов. Я - менеджер проекта и нахожусь в команде HR, а моя команда разработки - в техническом департаменте.
Платформа. У нас собственная разработка, мы работаем в технологическом стеке компании.
Мобильная версия. Мобильной версии у нас нет, но открыть интранет на мобильном можно. Это выглядит не так красиво, как хотелось бы, но разработку мобильной версии мы пока не ставим в приоритет, так как сотрудники заходят в интранет с офисного компьютера.
Для начала мы возьмем самые востребованные среди сотрудников функции и добавим их в мобильную версию. Позже расширим до полноценного функционала.
Аудитория и запросы. Верхнеуровнево мы выделили три аудитории пользователей интранета: HR, руководители и сотрудники. Основная часть сотрудников в интранете пользуется общим функционалом: читает новости, ищет коллег и прочее. Далее идут запросы от руководителей - более навороченные и специализированные. Руководители ищут информацию о сотрудниках, переведенных в другой отдел, отчеты по выполнению KPI и другие важные для них данные. У HR специфические запросы, которые касаются автоматизации процессов.
Сервис и удобство . Наш интранет - это полноценный сервис и инструмент для работы. Мы не планировали делать сайт, где публикуются только новости и статьи. У нас есть портальная часть (это тот самый интранет в классическом понимании - с новостями, оргструктурой, списками сотрудников, днями рождениями и другими замечательными вещами), а есть микросервисы, которые помогают сотрудникам выполнять определенные задачи.
Например, есть сервис, где сотрудники проходят перформанс-ревью. А есть дашборд для руководителей, где мы выводим самую важную информацию по их подчиненным сотрудникам.
Контент и коммуникация. В интранете мы пока не даем возможности сотрудникам добавлять материалы, кроме заполнения данных в личном профиле. Это не запрещено, просто на текущем этапе не совсем понятно, что конкретно нужно сотрудникам. Быстрые объявления и мини-новости все пишут в Slack. В новостной ленте публикуются официальные материалы, которые готовят внутренние коммуникаторы.
Эффективность. Главные вопросы, которые мы задаем себе, прежде чем что-либо делать: «Правда ли мы экономим время сотрудников?», «Для кого и зачем мы это делаем?», «Какую выгоду мы принесем?».
Например, если мы сделаем заголовки в новостях красными, кому это сэкономит время? А если мы выведем все отпуски сотрудников в виде графика, сэкономит ли это время и деньги?
И, конечно, любой функционал мы стараемся делать удобным и красивым. Мы привлекаем дизайнера интерфейсов и тестируем нововведения до запуска на фокус-группах.
Всеобщая глобализация приводит к тому, что всё больше и больше компаний имеют географически распределённую структуру, офисы и представительства в разных городах и странах. Сотрудники проводят больше времени, работая удалённо , а корпоративный интранет портал становится основным рабочим инструментом .
Времена, когда люди просто приходили на работу в офис и работали только в течение рабочих офисных часов уходят в прошлое. Сотрудники и команды постоянно находятся на связи. Быстрый доступ к информации, задачам и проектам становится неотъемлемым требованием для успешной и высокопродуктивной работы . Компаниям необходима гибкость и не привязка к рабочему месту, если они ставят перед сотрудниками амбициозные цели.
Эволюция рабочего пространства
Мы живём во времена интересных перемен и наблюдаем, как меняется рабочее пространство, превращаясь в , объединяя в себе все инструменты, которые используют сотрудники для работы. Начиная от Email и мессенджеров и заканчивая электронным документооборотом и автоматизацией бизнес-процессов. Выражение «цифровое рабочее пространство» плотно вошло в обиход, хотя совсем недавно вызывало массу споров и противоречий.
Термин «интранет портал» , также становится популярнее, его стали чаще гуглить в поисковиках, а его синонимом можно смело назвать «корпоративный портал» , который подразумевает то же предназначение и набор функций.
Рабочее пространство развивается, и в него интегрируются новые цифровые каналы коммуникаций, как внутри компании, так и для общения с клиентами и партнёрами. Хороший интранет – это мощный инструмент современной компании . Он объединяет в себе ресурсы и функции, позволяющие сотрудникам выполнять свою работу быстрее, проще и эффективнее.
Переход на цифровое рабочее пространство позволяет компаниям добиваться высокого уровня вовлеченности сотрудников. Недавнее исследование Deloitte в сфере HR показало, что вовлечённость и заинтересованность сотрудников является проблемой №1 для компаний с распределённой структурой . Вовлечённость начинается с того, что необходимо научиться слушать сотрудников, вовлекать их в принятие решений и наделять полномочиями и ответственностью для решения задач.
Как может помочь интранет портал?
- Гибкость: доступ к информации и документам должен быть гибким и не зависеть от места и устройства, которым пользуется сотрудник.
- Совместная работа: командам необходимо единое пространство, где они могут взаимодействовать и работать над задачами и проектами, при этом быть в курсе всех событий в режиме real-time.
- Вовлечённость и корпоративная культура: удобство, целостность бренда и корпоративного дизайна отражает единство компании и обязательства перед сотрудниками.
Что же такое интранет портал и почему без него не может обойтись не одна современная компания?
Если вы задумались над тем, что такое интранет портал и что он собой представляет, вы определённо не одиноки. Большинство людей не догадываются, что есть такой инструмент, позволяющий им решить проблемы с документооборотом, коммуникациями, бизнес-процессами, контролем выполнения задач и проектами пока они с ними не столкнутся.
Техническое определение: закрытый внутренний портал компании, базирующийся на облачном решении или установленный на локальный сервер.
Общее определение: интранет портал – это внутренний закрытый инструмент автоматизации бизнеса, предоставляющий ряд функций для решения бизнес-задач. Количество и набор этих функций зависит от решения или потребностей бизнеса.
Несмотря на то, что интранет может решать множество различных задач , мы различаем 13 основных и наиболее распространённых инструментов используемых в интранет порталах. Ниже мы подробнее рассказываем о каждом из них и как вы можете применить их в своей компании
1. Социальная сеть
Интранет портал легко заменяет внутреннюю социальную сеть компании без необходимости специально обучаться ей пользоваться, ведь все уже это, итак, давно умеют. Используйте все знакомые вам вещи для того чтобы быть в курсе всех событий или проектов компании, общайтесь, делитесь информацией, комментируйте, ссылайтесь на коллег в сообщениях, рассылайте документы и проводите опросы. Объединяйтесь в группы по интересам или проектам и используйте всю мощь социальной сети для повышения вашей продуктивности .
2. Задачи
Любая работа или проект – это череда задач, как больших, так и не очень, но все они направленны на достижение конечной цели. Человечество пока не придумало инструмента лучше, чтобы отследить эффективность работы и не сбиться с намеченного курса. Задачи – это удобный, простой, а главное всем знакомый способ работы.
Интранет портал позволяет не просто легко и быстро ставить задачи, но и проверять результат и качество их выполнения. Следите за сроками, стройте графики эффективности работы сотрудников , работайте с диаграммой Ганта и другими отчётами, помогающими оценивать результативность и качество работы вашей команды . Создавайте свои собственные чек-листы и шаблоны, чтобы тратить меньше времени на одинаковые и рутинные задачи.
3. Коммуникации и совместная работа
Скорость коммуникации в компании решает очень многое и сильно влияет на её эффективность и гибкость. Времена, когда документы могли путешествовать долгими днями по кабинетам и Email-сообщения превращающиеся в бесконечную череду пересылок, стремительно уходят в прошлое. Сотрудники и компании ищут новые способы ускорить общение и, как правило, в этот момент в компании начинают пользоваться скайпом и другими мессенджерами. Собрать и проанализировать потом всю эту переписку просто невозможно, а угроза утечки данных встаёт ещё острее.
Начните пользоваться единым инструментом для общения и совместной работы. Общайтесь в мессенджере, создавайте группы по интересам и проектам, совершайте бесплатные аудио- и видеозвонки друг другу. Отправляйте файлы и документы. Исключение Email из внутренних коммуникаций компании повышает эффективность сотрудников минимум на 28% . Всё это позволяет делать интранет портал. Более того, вы всегда сможете проконтролировать переписку, и посмотреть её историю.
4. Документы
Документы – неотъемлема часть любой работы и компании. Редко когда документы создаются идеально с первого раза, обычно проходит несколько этапов правок и утверждений, прежде чем документ будет призван рабочим. Во всём этом процессе наверняка участвуют несколько человек, и нет ничего хуже последовательной работы с документами. Такой подход является настоящим врагом эффективности .
Совместная работа над документами – это одно из ключевых и основных преимуществ интранет портала. Вы не просто можете сэкономить на офисных приложениях типа Microsoft Word, но и работать над одним документом одновременно . Контролируйте все правки, отслеживайте историю изменений и версии документов. Открывайте и ограничивайте доступ к документам и папкам, обсуждайте их, утверждайте, и быстро находите. Для всего этого вам нужен лишь один инструмент - интранет портал.
5. Хранилище файлов
Облачные технологии переворачивают подход, к хранению файлов открывая тем самым большие возможности и удобства для работы с ними. Больше не нужно испытывать неудобства использования USB-флешек и локальных корпоративных дисков.
Храните файлы в облаках. Это даст вам больше гибкости и контроля над ними . Настройте права доступа в соответствии с вашими требованиями и будьте спокойны за их безопасность. Вы больше никогда не потеряете ни один файл или документ. Оправляйте прямые ссылки на ваши файлы и не занимайте место в вашем почтовом приложении.
6. Календари
Ищите способы прозрачной работы со своими календарями и календарями сотрудников? Работа компании подразумевает большое количество событий и мероприятий. Проблема в том, что не всегда понятна доступность того или иного сотрудника в нужное врмя, а возможность планирования превращается в сложную задачу.
Синхронизируйте все свои календари с интранет порталом. Сделав это, вся информация о доступности ваших коллег и переговорок будет как на ладони. Начните эффективнее планировать своё время . Создавайте мероприятия и приглашайте на него участников прямо из календаря и тогда, когда всем это удобно. Проводите собрания и планёрки, формируйте протокол встречи и ставьте задачи участникам прямо в интранет портале.
7. Почта
Почта популярный и эффективный способ общения, хотя он и не очень подходит для внутренних коммуникаций. Всё что касается внешних коммуникаций, почта незаменимый помощник и инструмент.
С почтой эффективнее работать тогда, когда она плотно интегрирована с вашим интранет порталом. Создавайте свои почтовые ящики или подключите свой домен. Вся ваша база контактов под рукой, а вся переписка крепится к карточкам ваших клиентов, партнеров или сделкам. Всевозможные счётчики и аналитика по использованию почты помогут вам понять, насколько вы эффективно умеете пользоваться этим инструментом, для достижения поставленных задач .
8. Телефония
Сколько времени вы тратите на поиск контактов и набор номеров? Телефония неотъемлемая часть любого бизнеса. Если ваш бизнес построен целиком на телефонной связи, то скорость работы и эффективность использования этого инструмента будет являться критическим фактором.
Настройте телефонию в интранет портале и повысьте ваши продажи и эффективность работы сотрудников . Больше не нужно переключать звонящего на нужного менеджера, система сама определит, кто работает с этим клиентом и направит его к нему. Звоните в один клик мышкой, записывайте разговоры, прослушивайте их и оценивайте эффективность работы ваших сотрудников на телефоне.
9. Бизнес-процессы
Нет ничего хуже неавтоматизированных рутинных операций. Время, потраченное на поход по кабинетам, чтобы утвердить счёт на оплату или заявку на командировку, можно потратить с большей пользой. Если компания имеет географически распределённую структуру, то эту проблему можно смело умножить на два. Многие компании по-прежнему тратят массу времени и денег на то, что можно и нужно автоматизировать.
Работайте там, где вам удобно и с любого удобного вам инструмента – планшета, телефона. Интранет портал, имеющий мобильное приложение делает вас гибким и эффективным независимо от вашего местоположения и условий работы . Пользуйтесь всеми преимуществами интранета и будьте всегда в курсе всех событий по вашим задачам и проектам в режиме real-time.
Нужен ли вам интранет портал?
Если какие-то из проблем описанные выше вам знакомы, и вы ищите пути их решения, вам определённо нужно задуматься о том, чтобы начать пользоваться интранет порталом в вашей компании. Если вы не знаете с чего начать, закажите презентацию , на которой вы узнаете, как интранет портал поможет решить ваши проблемы, и какие преимущества вы получите от его использования.
Пользуетесь ли вы интранет порталом в вашей компании? Поделитесь своим опытом в комментариях.
Для обмена и совместного использования некоторой части информации внутри этой организации. Это могут быть списки сотрудников, списки телефонов партнёров и заказчиков. Чаще всего под этим термином имеют в виду только видимую часть Интранет - внутренний веб-сайт организации. Основанный на базовых протоколах HTTP и HTTPS и организованный по принципу клиент-се́рвер , интранет-сайт доступен с любого компьютера через браузер . Таким образом, Интранет - это «частный» Интернет, ограниченный виртуальным пространством отдельно взятой организации. Intranet допускает использование публичных каналов связи, входящих в Internet , (VPN), но при этом обеспечивается защита передаваемых данных и меры по пресечению проникновения извне на корпоративные узлы.
Приложения в Intranet основаны на применении Internet -технологий и в особенности Web -технологии: гипертекст в формате HTML , протокол передачи гипертекста HTTP и интерфейс се́рверных приложений CGI . Составными частями Intranet являются Web-се́рверы для статической или динамической публикации информации и браузеры для просмотра и интерпретации гипертекста.
Как утверждает Стивен Лотон (Stephen Lawton), термин «интранет» впервые появился 24 апреля 1995 года в журнале «Digital News & Review», техническим редактором которого он являлся, в его статье под заголовком «Intranets fuel growth of Internet access tools».
Особенности
Интранет построен на базе тех же понятий и технологий, которые используются для Интернета , такие как архитектура клиент-сервер и стек протоколов Интернет (TCP/IP). В Интранете встречаются все из известных интернет-протоколов, например, протоколы HTTP (веб-службы), SMTP (электронная почта), и FTP (передача файлов). Интернет-технологии часто используются для обеспечения современными интерфейсами функции информационных систем, размещающих корпоративные данные.
Интранет можно представить как частную версию Интернета, или как частное расширение Интернета, ограниченного организацией с помощью брандмауэра . Первые интранет-веб-сайты и домашние страницы начали появляться в организациях в 1990-1991. Однако по неофициальным данным, термин Интранет впервые стал использоваться в 1992 году в таких учреждениях, как университеты и корпорации, работающие в технической сфере.
Интранет также противопоставляют Экстранету ; доступ к Интранету предоставлен только служащим организации, в то время как к Экстранету могут получить доступ клиенты, поставщики, или другие утверждённые руководством лица. В Экстранет-технологии помимо частной сети, пользователи имеют доступ к Интернет ресурсам, но при этом осуществляются специальные меры для безопасного доступа, авторизации, и аутентификации .
Интранет компании не обязательно должен обеспечивать доступ к Интернету. Когда такой доступ всё же обеспечивается, обычно это происходит через сетевой шлюз с брандмауэром, ограждая Интранет от несанкционированного внешнего доступа. Сетевой шлюз часто также осуществляет пользовательскую аутентификацию, шифрование данных, и часто - возможность соединения по виртуальной частной сети (VPN) для находящихся за пределами предприятия сотрудников, чтобы они могли получить доступ к информации о компании, вычислительным ресурсам и внутренним контактам.
Очевидная выгода использования Интранет
- Высокая производительность при совместной работе над какими-то общими проектами
- Легкий доступ персонала к данным
- Гибкий уровень взаимодействия: можно менять бизнес-схемы взаимодействия как по вертикали, так и по горизонтали.
- Мгновенная публикация данных на ресурсах Интранет позволяет специфические корпоративные знания всегда поддерживать в форме и легко получать отовсюду в компании, используя технологии Сети и гипермедиа. Например: служебные инструкции, внутренние правила, стандарты, службы рассылки новостей, и даже обучение на рабочем месте.
- Позволяет проводить в жизнь общую корпоративную культуру и использовать гибкость и универсальность современных информационных технологий для управления корпоративными работами.
- Не требуется инсталляция программы-клиента на компьютерах пользователей (в качестве неё используется браузер). Соответственно, при изменениях функциональности корпоративной информационной системы обновление клиентского ПО также не требуется.
- Сокращение временных издержек на рутинных операциях по вводу различных данных, благодаря использованию веб-форм вместо обмена данными по электронной почте
- Кросс-платформенная совместимость - стандартный браузер на Microsoft Windows , Mac , и GNU/Linux /*NIX.
- Сеть может быть взломана и использована в целях хакера
- Непроверенная или неточная информация, опубликованная в Интранет, приводит к путанице и недоразумениям.
- В свободном интерактивном пространстве могут распространяться нелегитимные и оскорбительные материалы.
- Легкий доступ к корпоративным данным может спровоцировать их утечку к конкурентам через недобросовестного работника.
- Работоспособность и гибкость Интранет требуют значительных накладных расходов на разработку и администрирование.
Планирование, создание и развертывание Интранет
Основой для планирования Интранет должно быть целенаправленное сокращение и оптимизация внутрикорпоративного информационного обмена. Исходя из этих целей важно выделить 2 - 3 наиболее важные составляющие, например:
- HTTP (HTTPS) Web Интранет сервер
- SMTP /IMAP e-mail почтовый сервер
следующие сервисы в большей степени являются опциональными:
- Сервер обмена сообщениями (MSN Messenger , Jabber и др.)
- NNTP сервер новостей
- VoIP сервер внутрикорпоративной телефонии.
Литература
- Кульгин М. Технологии корпоративных сетей. Энциклопедия. - СПб.: Питер, 2000. - 509 с.
Ссылки
Примечания
Wikimedia Foundation . 2010 .
Синонимы :Смотреть что такое "Интранет" в других словарях:
Распределенная корпоративная вычислительная сеть, предназначенная для обеспечения теледоступа сотрудников к корпоративным информационным ресурсам и использующая программные продукты и технологии Интернет. Интранет позволяет контролировать доступ… … Финансовый словарь
Интранет - распределенная корпоративная вычислительная сеть, базирующаяся на технологиях Интернета и предназначенная для обеспечения доступа сотрудников к корпоративным информационным электронным ресурсам... Источник: Постановление Росстата от 20.12.2007 N… … Официальная терминология
Внутренняя корпоративная сеть, построенная на интернет технологиях. Распределенная корпоративная вычислительная сеть, предназначенная для обеспечения теледоступа сотрудников к корпоративным информационным ресурсам и использующая программные… … Словарь бизнес-терминов
Сущ., кол во синонимов: 2 интрасеть (2) сеть (96) Словарь синонимов ASIS. В.Н. Тришин. 2013 … Словарь синонимов
интранет - интрасеть Внутрикорпоративная сеть, использующая технологию Интернета. Закрытая корпоративная сеть, построенная на базе технологий Интернета. В ее состав может входить корпоративный вэб узел, доступный только сотрудникам компании. Интрасеть… … Справочник технического переводчика
интранет - 3.18 интранет (intranet): Частная сеть, развернутая внутри организации. Источник … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации
Интранет - закрытая сеть, использующая Интернет технологии для передачи информации в рамках отдельного предприятия (организации) … Толковый словарь «Инновационная деятельность». Термины инновационного менеджмента и смежных областей
интернат - интранет … Краткий словарь анаграмм
